VietNetwork.Vn

Microsoft 365 gần như hoàn hảo. Nhưng nó vẫn chưa có ở đó.

Những người dùng Microsoft 365 dày dạn kinh nghiệm sẽ bảo vệ tính ưu việt của nó cho đến khi những con bò về nhà và đúng như vậy. Nó linh hoạt và toàn diện (và đôi khi phải thừa nhận là gây nghiện!), vì vậy không có gì ngạc nhiên khi đến năm 2022, hơn 345 triệu người đã trả tiền để sử dụng nó. Nhưng nó không đến mà không có những nhược điểm khó chịu.


1. Microsoft có thể cung cấp thêm đào tạo

Vì Microsoft 365 quá toàn diện nên hầu hết mọi người chỉ sử dụng một phần rất nhỏ chức năng của nó. Các khóa đào tạo trực tuyến của Microsoft chỉ bao gồm các chủ đề rất phức tạp, chẳng hạn như AI tái tạo và xây dựng các phần bổ trợ. Và mặc dù có các bài viết, blog và video của Microsoft về Microsoft 365 nhưng chúng hầu hết đều ngắn gọn, giải thích hướng dẫn với giả định rằng người dùng có kiến thức toàn diện về gói và không có nhiều tính tương tác.

Microsoft chắc chắn sẽ được hưởng lợi từ việc cung cấp một khóa đào tạo tập trung và toàn diện hơn do con người hướng dẫn cho người dùng ở mọi cấp độ, để nhiều người có thể thực sự đánh giá cao lợi ích của bộ chương trình năng động này và bổ sung thêm các kỹ năng hiện đại hơn vào sơ yếu lý lịch của họ.

2. Phần mềm Microsoft 365 có thể thân thiện với người dùng và thiết bị hơn

Đối thủ cạnh tranh chính của Microsoft 365 là Google Suite. Nếu Microsoft muốn thu hút nhiều người rời xa đối tác Google, họ cần phải nghĩ cách làm cho các chương trình của mình thân thiện hơn với người dùng. Ví dụ: nếu bạn luôn sử dụng Google Docs và Sheets, bạn có thể gặp khó khăn khi chuyển sang Microsoft Word và Excel. Bí mật của Google là sự đơn giản, luôn sẵn có các tùy chọn được truy cập thường xuyên cùng với mọi thứ khác được sắp xếp gọn gàng trong các trình đơn thả xuống dễ hiểu. Với các dải băng phức tạp và vô số menu thả xuống, Microsoft 365 có thể là cơn ác mộng khó hiểu đối với người dùng mới hoặc người dùng chuyển đổi.

Hơn nữa, với việc phần mềm Microsoft 365 có đầy đủ các tính năng và menu, điều này có thể khiến những người sử dụng máy tính cấp thấp gặp khó khăn trong việc vận hành phần mềm một cách trơn tru. Ví dụ: các thiết bị có ít bộ nhớ hơn có thể gặp khó khăn khi xử lý nhiều quy trình đang diễn ra ở chế độ nền trong các bảng tính, tài liệu word và hộp thư lớn hơn và phức tạp hơn. Thật vậy, tìm kiếm nhanh trên Google cho thấy nhiều người thường gặp khó khăn với vấn đề này.

Điều tương tự cũng áp dụng cho các thiết bị hoặc máy tính cũ hơn có phiên bản hệ điều hành cũ hơn. Với các bản cập nhật thường xuyên và bản phát hành mới của chương trình Microsoft 365, một số máy tính cũ hơn có thể gặp sự cố tương thích với các tính năng mới hơn của Microsoft 365.

Nếu chưa, các quan chức tại Microsoft nên cố gắng đạt được sự cân bằng giữa chức năng nâng cao của các chương trình 365 và khả năng tương thích của chúng với các máy tính cũ hơn hoặc rẻ hơn.

3. Cần có giao diện di động tốt hơn

Khi sử dụng các ứng dụng di động Microsoft 365, bạn sẽ không mất nhiều thời gian để nhận ra rằng chúng không được thiết kế để sử dụng tối ưu trên các thiết bị cầm tay.

Ví dụ: nếu bạn cố định hai cột trên bảng tính Excel, khi bạn xem nó trên thiết bị di động, bạn sẽ thấy rằng các ô cố định chiếm ưu thế đáng kể trên màn hình của bạn. Và khi bạn chuyển sang chế độ xem ngang, các tùy chọn định dạng và chỉnh sửa sẽ chiếm khoảng một nửa màn hình của bạn, nghĩa là bạn có rất ít chỗ để truy cập vào vùng ô của trang tính.


Ngoài ra còn có rất nhiều tùy chọn trong menu chỉnh sửa và định dạng khiến bạn không thể nhìn thấy không gian làm việc và thậm chí còn khó tìm thấy tùy chọn bạn đang tìm kiếm hơn so với trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn.

Thật tuyệt khi bạn có thể truy cập vào công việc bạn đã thực hiện trên Microsoft 365 khi đang di chuyển qua thiết bị di động của mình và tính năng đồng bộ hóa nhanh chóng với OneDrive khiến điều này thậm chí còn tốt hơn nữa. Nhưng trước khi có thể thực sự tuyên bố rằng bạn có thể sử dụng Microsoft 365 một cách liền mạch khi đang di chuyển, Microsoft cần tối ưu hóa phiên bản di động của một số ứng dụng của mình.

4. Lưu Tự động sẽ hoạt động... Tự động!

Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể làm việc trên tài liệu Microsoft Word của mình mà không cần phải lưu nó vài phút một lần trong trường hợp máy tính của bạn bị hỏng? Chà, bạn có thể sử dụng Microsoft 365 nhưng nó đi kèm với một cảnh báo.

Chức năng Tự động lưu vào OneDrive của Microsoft là một mạng lưới an toàn rất cần thiết và hoạt động cho dù bạn đang sử dụng các chương trình của nó trên máy tính để bàn, thiết bị di động hay máy tính bảng. Vấn đề là nó chỉ hoạt động khi bạn đã lưu tài liệu của mình theo cách thủ công. Nói cách khác, nếu bạn chưa đặt tên cho tài liệu của mình và đồng bộ hóa nó với OneDrive và máy tính của bạn đột nhiên ngừng hoạt động, bạn sẽ không thấy tác phẩm của mình nằm trong thư mục OneDrive một cách dễ dàng. Thay vào đó, bạn chỉ cần hy vọng rằng các phương pháp khôi phục khác sẽ hoạt động thay thế.

Tùy chọn Lưu Tự động sẽ chỉ thực sự đúng với tên của nó nếu nó hoạt động kể từ thời điểm bạn tạo tài liệu lần đầu tiên, với AI sẽ quét tài liệu của bạn để đặt tên thích hợp và lưu nó vào thư mục thích hợp trên máy tính và trong OneDrive của bạn.

5. Việc thêm tệp đính kèm vào tính năng trộn thư quá phức tạp

Trộn Thư là một công cụ siêu tiết kiệm thời gian để gửi các phiên bản được cá nhân hóa của cùng một email tới nhiều người nhận. Nó cũng thực sự hữu ích khi viết thư gửi cho một nhóm người hoặc tạo nhãn địa chỉ cá nhân.

Thật không may, một nhược điểm lớn của công cụ này là không có nút đơn giản để đính kèm tài liệu vào tất cả các email bạn gửi qua phương pháp này. Thay vào đó, bạn phải sử dụng phần bổ trợ của bên thứ ba hoặc tạo một macro phức tạp. Điều này có thể gây ngạc nhiên, vì Microsoft thường làm rất tốt việc chăm sóc các tính năng rõ ràng là hữu ích và thực tế là nhiều email có chứa tệp đính kèm, bạn sẽ nghĩ Microsoft sẽ giải quyết vấn đề này. Hơn nữa, vì nội dung email gửi đến mỗi người phần lớn giống nhau nên việc thêm tệp đính kèm vào bản sao sẽ là một quá trình đơn giản.

6. Quá nhiều người bị định giá quá cao

Mặc dù Microsoft cung cấp bốn gói 365 dành cho doanh nghiệp khác nhau nhưng chỉ có hai tùy chọn Microsoft 365 dành cho người dùng gia đình và cả hai đều đắt tiền. Ví dụ: Microsoft có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tính phí ít hơn cho những người chỉ muốn sử dụng Word, Excel và Outlook, vì nhiều người không bận tâm đến các chương trình khác được bao gồm trong phí đăng ký đắt đỏ.

Ngoài ra, nếu muốn sử dụng Microsoft 365 miễn phí, bạn phải sử dụng các phiên bản phần mềm dựa trên web. Microsoft sẽ tăng cơ sở người dùng của họ và thể hiện sự sẵn sàng có giá cả phải chăng hơn bằng cách cung cấp phiên bản miễn phí, rút gọn của các ứng dụng dành cho máy tính để bàn, đặc biệt là với Google Suite không tốn một xu.

Hãy ghi công cho Microsoft ở đây. Microsoft 365 là một bộ chương trình tuyệt vời cho phép bạn thực hiện các hoạt động phức tạp và trên phạm vi rộng cho nhiều mục đích khác nhau, đồng thời bạn cũng có thể gửi phản hồi cùng với ý tưởng của mình về các tính năng và cải tiến mới. Với một vài điều chỉnh nhỏ đối với các vấn đề được nêu trong bài viết này, Microsoft thực sự sẽ đóng băng cho chiếc bánh 365 của họ.