VietNetwork.Vn

Làm thế nào để đảm bảo bạn không bao giờ mất bất kỳ dữ liệu nào khi sử dụng Microsoft Office.

Tài liệu Microsoft Office có thể bao gồm mọi thứ từ kế hoạch kinh doanh đến tiểu thuyết Mỹ tuyệt vời của bạn và việc mất công việc của bạn có thể gây ra từ bực bội đến thảm họa. May mắn thay, không khó để đảm bảo rằng điều này không bao giờ xảy ra. Sau đây là sáu bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo công việc của mình vẫn an toàn.


1. Một tài liệu không tồn tại trừ khi bạn có ít nhất ba bản sao

Nếu có ai biết về rủi ro mất dữ liệu thì đó chính là những người làm việc trong lĩnh vực CNTT. Họ có hai câu nói đáng ghi nhớ trước khi chúng ta đi sâu vào chi tiết.

"Chỉ có hai loại người trên thế giới: những người đã mất dữ liệu và những người sắp mất dữ liệu."

Quá nhiều người nghĩ rằng điều đó sẽ không bao giờ xảy ra với họ, nhưng gần như không thể tránh khỏi rằng nó sẽ xảy ra vào một thời điểm nào đó. Việc đó có trở thành phiền toái tạm thời hay thảm họa hoàn toàn phụ thuộc vào việc bạn có sao lưu hay không.

"Một tài liệu không tồn tại trừ khi bạn có ít nhất ba bản sao." Câu này đưa ý tưởng đi xa hơn một bước. Bạn muốn có không chỉ một bản sao lưu, mà là hai. Có một số loại lỗi nhất định có thể dẫn đến mất không chỉ bản sao làm việc của tài liệu mà còn cả bản sao lưu của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một bản sao lưu trên ổ đĩa ngoài tại nhà hoặc văn phòng của mình và tòa nhà bị cháy. Cá nhân tôi, tôi thêm vào điều khoản "... một trong số đó là ngoài trang web."

2. Đảm bảo rằng Tự động lưu được bật

Tùy chọn này chỉ khả dụng nếu bạn có đăng ký Microsoft 365. Chỉ cần tìm nút chuyển đổi "Tự động lưu" ở góc trên bên trái cửa sổ và trượt vào.

Tính năng Tự động lưu yêu cầu tài liệu của bạn phải được lưu trữ trên OneDrive hoặc trong thư mục Sharepoint, vì vậy nếu tài liệu chưa được lưu trữ ở một trong những nơi đó, hãy vào Tệp > Lưu dưới dạng rồi chọn OneDrive. (Bạn sẽ cần phải đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình để thấy tùy chọn này và nếu vẫn không thấy thì hãy chọn tùy chọn "Thêm địa điểm".)

Sau đó, bạn nên tiếp tục công việc của mình trong phiên bản này để công việc được bảo vệ.

3. Bật OneDrive Backup

Nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu được lưu trữ cục bộ trên PC Windows hoặc Mac, bạn có thể đảm bảo toàn bộ thư mục được sao lưu vào OneDrive. Bạn chỉ cần thực hiện việc này một lần, sau đó nếu có bất kỳ điều gì xảy ra với máy của bạn, bạn sẽ có bản sao lưu trực tuyến.

3.1. Windows

Nhấp vào biểu tượng OneDrive (đám mây) trong khay hệ thống của bạn để mở OneDrive. Nhấp vào biểu tượng bánh răng, góc trên bên phải, sau đó chọn "Cài đặt". Nhấp vào tab "Đồng bộ hóa và Sao lưu", sau đó nhấp vào nút "Quản lý Sao lưu". Kiểm tra xem thư mục bạn đang sử dụng (ví dụ: Tài liệu) có đang được sao lưu không. Nếu không, chỉ cần bật nó lên.

Nếu bạn đang sử dụng Windows 11, bạn có thể thấy tính năng này được bật theo mặc định.

3.2. Máy Mac

Bạn cần sử dụng ứng dụng OneDrive độc lập và đây phải là phiên bản được tải xuống từ trang web của Microsoft. Phiên bản Mac App Store sẽ không hoạt động cho mục đích này (cảm ơn, Microsoft).

Sau khi cài đặt ứng dụng, bạn cần cấp cho ứng dụng quyền truy cập toàn bộ đĩa. Nhấp vào menu Apple ở trên cùng bên trái, sau đó "Cài đặt hệ thống". Nhấp vào "Quyền riêng tư & Bảo mật" sau đó cuộn xuống "Quyền truy cập toàn bộ đĩa" và nhấp vào đó (hoặc chỉ cần tìm kiếm "Quyền truy cập toàn bộ đĩa" trong thanh tìm kiếm cài đặt). Bật OneDrive.

OneDrive nằm trong thanh menu Mac của bạn và được hiển thị dưới dạng biểu tượng đám mây. Nhấp vào đây, sau đó là menu ba chấm. Sau đó, Tùy chọn > Sao lưu > Quản lý Sao lưu. Nếu thư mục của bạn được hiển thị là "Tệp đã sao lưu", thì mọi thứ đều ổn. Nếu không, chỉ cần nhấp vào tùy chọn "Bắt đầu sao lưu" cho thư mục mong muốn của bạn.


4. Đảm bảo PC hoặc Mac của bạn được sao lưu tự động

Ngay cả khi bạn đang làm việc trên đám mây, bạn vẫn nên đảm bảo rằng PC hoặc Mac của mình được sao lưu và cách duy nhất đáng tin cậy để thực hiện việc này là đảm bảo việc này diễn ra hoàn toàn tự động. Sao lưu thủ công sẽ luôn bị lãng quên khi mọi thứ trở nên bận rộn, đó cũng là lúc chúng có nhiều khả năng cần thiết nhất.

Bạn sẽ cần một ổ đĩa ngoài lớn hơn ổ đĩa trong của máy và nên sử dụng ổ đĩa có kích thước gấp đôi. Vì vậy, nếu ổ đĩa PC hoặc Mac của bạn là 1TB, chẳng hạn, hãy sử dụng ổ đĩa ngoài 2TB. Điều này tạo ra đủ không gian cho nhiều phiên bản của một tài liệu, vì vậy nếu bạn thực hiện một việc gì đó như xóa một loạt văn bản và sau đó nhận ra mình cần nó, bạn sẽ có thể khôi phục nó từ phiên bản trước đó.

Bắt đầu bằng cách kết nối ổ đĩa ngoài.

4.1. Windows

Trong Windows 10, hãy vào Start > Backup Settings. Trong Windows 11, hãy vào Start > File History. Trong cả hai trường hợp, hãy tiếp tục bằng cách chọn Add a Drive > More Options rồi chọn ổ đĩa ngoài của bạn.

4.2. Máy Mac

Trên máy Mac, ngay khi bạn kết nối ổ đĩa ngoài, bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn sử dụng ổ đĩa đó làm ổ Time Machine không. Hãy trả lời là có. (Nếu điều này không xảy ra, hãy đi đến biểu tượng Time Machine trên thanh menu của bạn—một mũi tên ngược chiều kim đồng hồ xung quanh đồng hồ—sau đó Mở Cài đặt Time Machine. Nhấp vào dấu cộng và chọn ổ đĩa của bạn.)

5. Đối với các tài liệu lớn, hãy lưu định kỳ dưới dạng bản sao

Trong trường hợp phiên bản hiện tại của tệp bị hỏng hoặc bạn mắc lỗi nghiêm trọng như vô tình xóa một nửa văn bản, thì tốt nhất là bạn nên có nhiều phiên bản tài liệu. Cách đơn giản nhất để thực hiện việc này là định kỳ thực hiện Lưu dưới dạng rồi thêm số vào tên tệp.

Ví dụ, nếu tài liệu của bạn có tên là "Tiểu thuyết của tôi", hãy Lưu thành "Tiểu thuyết của tôi 001". Lần sau, hãy Lưu thành "Tiểu thuyết của tôi 002", v.v.

Tần suất thực hiện tùy thuộc vào bạn, nhưng cá nhân tôi khuyên bạn nên thực hiện ít nhất một lần mỗi ngày. Nếu tài liệu của bạn cực kỳ quan trọng hoặc bạn đang làm việc với tốc độ nhanh, bạn có thể muốn thực hiện thường xuyên hơn. Sau khi hoàn thành công việc và nộp, bạn có thể xóa tất cả các phiên bản trước đó để khôi phục dung lượng ổ đĩa.

6. Lưu bản sao cục bộ/đám mây vào cuối mỗi phiên làm việc

Nếu tài liệu được lưu trữ trên đám mây (ví dụ: OneDrive), thì vào cuối mỗi phiên làm việc, hãy Lưu dưới dạng vào PC hoặc Mac của bạn. Ngược lại, nếu bản sao làm việc của bạn nằm trên máy của riêng bạn, thì hãy Lưu dưới dạng vào đám mây—có thể là OneDrive, iCloud, Dropbox hoặc bất kỳ dịch vụ đám mây nào khác mà bạn sử dụng. Theo cách đó, cho dù thảm họa xảy ra với máy của bạn hay công ty đám mây, bạn vẫn sẽ được bảo vệ.

7. Hãy cân nhắc sao chép khóa USB cho các tài liệu quan trọng

Cuối cùng, nếu tài liệu của bạn thực sự quan trọng hoặc việc mất hết công sức trong ngày sẽ khiến bạn khóc, thì bạn có thể muốn tạo một bản sao lưu cuối cùng bằng cách sao chép tài liệu vào ổ USB và mang theo bên mình mỗi tối.

Nếu bạn đã thực hiện theo tất cả các bước này, thì bạn sẽ được bảo vệ khỏi mọi nguy cơ, trừ trường hợp Trái Đất bị xóa sổ bởi một thiên thạch khổng lồ—trong trường hợp đó, có lẽ bạn không cần phải lo lắng về việc nộp tác phẩm của mình.