VietNetwork.Vn

Tận dụng tối đa các tính năng hiệu quả của PowerPoint.

Cho dù bạn là giáo viên đang lập kế hoạch bài học, một nhà lãnh đạo doanh nghiệp trình bày báo cáo hàng quý hay một nhà tiếp thị thiết kế nội dung bắt mắt, việc tạo bản trình bày PowerPoint thường có thể ngốn quá nhiều thời gian quý báu của bạn. May mắn thay, có nhiều cách để đẩy nhanh quá trình này.


1. Sử dụng Slide Master để thực hiện thay đổi toàn diện

Slide master của PowerPoint cho phép bạn kiểm soát thiết kế tổng thể của bài thuyết trình bằng cách thay đổi phông chữ, hình ảnh, màu sắc, nền, kiểu dấu đầu dòng và bất kỳ thứ gì khác xuất hiện trên tất cả các slide hoặc một số slide có cùng kiểu. Vì việc thay đổi slide master ảnh hưởng đến nhiều slide, nên đây là cách chắc chắn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán.

Để xem và chỉnh sửa bản mẫu slide, hãy nhấp vào "Bản mẫu slide" trong tab xem trên ribbon.


Mặc dù bạn có thể thay đổi slide master sau khi thêm nội dung vào bài thuyết trình, hãy tạo thói quen điều chỉnh slide master trước khi thêm nội dung. Làm như vậy có nghĩa là bạn có thể kiểm tra xem mình có hài lòng với bố cục khi làm việc với các slide của mình hay không, thay vì phải thực hiện các thay đổi toàn bộ sau đó.

Slide ở đầu khung hình thu nhỏ là slide chính, nghĩa là bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với slide này sẽ xuất hiện trên tất cả các slide trong bài thuyết trình của bạn. Trong ví dụ này, ngay khi tôi chọn slide chính và thay đổi phông chữ giữ chỗ tiêu đề thành màu đỏ với phần tô sáng màu vàng, các slide khác đã áp dụng định dạng này.


Mặt khác, nếu bạn muốn thay đổi bố cục của một số loại slide nhất định, chẳng hạn như loại có hai hộp nội dung nằm cạnh nhau, hãy cuộn đến bố cục có liên quan trong khung hình thu nhỏ và thực hiện những thay đổi mong muốn.

Khi bạn hoàn tất việc thực hiện các thay đổi trên trang chiếu chính, hãy nhấp vào "Đóng chế độ xem trang chiếu chính" trong tab Trang chiếu chính (hoặc nhấp vào "Bình thường" trong tab Xem).


Slide master của PowerPoint không phải là cách duy nhất để thực hiện thay đổi toàn diện cho bố cục của bản trình bày. Ví dụ: nếu bạn muốn thực hiện thay đổi đáng kể cho giao diện tổng thể của slide, hãy chuyển đến tab Thiết kế.

2. Thêm lệnh vào thanh công cụ truy cập nhanh

Đúng như tên gọi của nó, Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT)—cũng có sẵn trên các phiên bản máy tính để bàn của các chương trình Microsoft khác như Word và Excel—là nơi bạn có thể thêm các nút vào các lệnh mà bạn thường thực hiện, giúp bạn không phải lướt qua nhiều tab và menu của PowerPoint.

Ví dụ, QAT của tôi chứa các biểu tượng cho phép tôi chèn hộp văn bản, định dạng văn bản thành dấu đầu dòng, căn chỉnh các đối tượng vào giữa trang chiếu và thực hiện các lệnh PowerPoint thường dùng khác.

Theo mặc định, QAT nằm ở đầu cửa sổ PowerPoint và chứa các biểu tượng thường dùng như Save và AutoSave. Nếu bạn không nhìn thấy nó, bạn cần kích hoạt nó bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên ribbon và nhấp vào "Show Quick Access Toolbar".


Bây giờ bạn đã sẵn sàng thêm lệnh vào QAT và có ba cách để thực hiện việc này. Cách đầu tiên (và nhanh nhất) là nhấp chuột phải vào lệnh trong một trong các tab và nhấp vào "Thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh". Trong ví dụ này, tôi muốn thêm nút Bình luận vào QAT của mình.


Chỉ cần lưu ý rằng không phải tất cả các nút riêng lẻ đều có thể được thêm vào. Ví dụ, nếu bạn nhấp chuột phải vào nút chèn hình tam giác vào trang chiếu, bạn sẽ chỉ thấy tùy chọn thêm thư viện Hình dạng vào QAT.

Cách thứ hai để thêm nút vào QAT là chọn từ các tùy chọn được đề xuất trong danh sách thả xuống "Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh" ở bên phải QAT. Các hành động có dấu kiểm đã được thêm vào QAT.


Cuối cùng, nếu bạn không tìm thấy lệnh nào bằng bất kỳ phương pháp nào trong hai phương pháp trên, hãy nhấp lại vào mũi tên thả xuống "Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh", nhưng lần này hãy chọn "Thêm lệnh".


Sau đó, trong menu thả xuống bên trái của hộp thoại Tùy chọn PowerPoint, hãy nhấp vào "Tất cả lệnh" và khi bạn tìm thấy hành động muốn thêm vào QAT, hãy nhấp vào "Thêm". Sau khi chọn lệnh trong menu bên phải và sử dụng các mũi tên để định vị lại thứ tự các biểu tượng trên QAT, hãy nhấp vào "OK".


Để xóa một biểu tượng khỏi QAT, chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng đó và chọn "Xóa khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh".

3. Nhóm các mục được kết nối để duy trì tỷ lệ

Một trong các nút trên QAT của tôi là biểu tượng Nhóm mục vì nó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi khi tạo bài thuyết trình trên PowerPoint.

Giả sử bạn có sơ đồ chỗ ngồi trên một trong các slide của mình, nhưng bạn muốn thay đổi vị trí và kích thước của tất cả các bàn và ghế cùng một lúc, trong khi vẫn giữ nguyên tỷ lệ tương đối của chúng. Thay vì điều chỉnh chúng riêng lẻ, bạn có thể giữ phím Ctrl trong khi chọn từng cái một hoặc tốt hơn nữa là sử dụng con trỏ Chọn để chọn tất cả chúng cùng lúc.


Bây giờ, trong tab Trang chủ trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Sắp xếp", sau đó nhấp vào "Nhóm".


Bây giờ bạn đã nói với PowerPoint rằng mặc dù các hình dạng này là các mục riêng lẻ, chúng vẫn liên quan đến nhau. Điều này có nghĩa là khi bạn chọn một đối tượng, tất cả chúng sẽ được chọn cùng nhau, do đó bạn có thể di chuyển, thay đổi kích thước hoặc định dạng chúng một cách nhất quán hoặc thậm chí làm chúng hoạt hình cùng nhau nếu bạn muốn.

Trong ví dụ này, sau khi chọn các mục được nhóm, tôi đồng thời thay đổi kích thước của chúng, đổi phông chữ thành Times New Roman và di chuyển chúng xuống dưới slide để có thể thêm tiêu đề cho slide.


Sau khi chọn một nhóm, bạn có thể nhấp vào một trong các đối tượng trong nhóm một lần nữa để thực hiện các thay đổi riêng lẻ. Để hủy nhóm các đối tượng đã nhóm, hãy nhấp vào Sắp xếp > Hủy nhóm trong tab Trang chủ trên ruy-băng.

4. Sử dụng mẫu PowerPoint

Mẫu PowerPoint là các bố cục trình bày được thiết kế sẵn có chứa phông chữ, màu sắc và các loại bố cục trang chiếu khác nhau đã được chuẩn bị sẵn để bạn sử dụng. Chúng thậm chí còn có nội dung giữ chỗ để cung cấp cho bạn ý tưởng về loại chi tiết mà mỗi bố cục có thể chứa.

Ngoài việc giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế slide từ đầu, các mẫu PowerPoint còn trông chuyên nghiệp và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ bài thuyết trình.

Để sử dụng tốt nhất các mẫu PowerPoint, hãy chọn một mẫu trước khi bạn bắt đầu thêm nội dung. Khi bạn mở chương trình lần đầu tiên, hãy nhấp vào "Mới" trong menu bên trái trên trang chào mừng và bắt đầu bằng cách duyệt qua các lựa chọn ở cuối màn hình. Tuy nhiên, nếu không có tùy chọn nào trong số đó làm bạn thích thú, hãy sử dụng hộp tìm kiếm để tìm thêm các mẫu và chủ đề.


Khi bạn đã chọn được thiết kế ưng ý, hãy nhấp đúp vào thiết kế đó và PowerPoint sẽ mở mẫu dưới dạng bản trình bày mới có thể chỉnh sửa. Hãy nhớ lưu tệp trước khi bạn bắt đầu thực hiện thay đổi.

5. Tận dụng tối đa công cụ thiết kế AI

Công cụ Designer của PowerPoint sử dụng AI để gợi ý các bố cục slide chất lượng cao dựa trên nội dung của bạn, giúp bạn không phải suy nghĩ về cách làm cho bài thuyết trình của mình chuyên nghiệp và bắt mắt hơn. Khi bạn thêm văn bản hoặc hình ảnh vào slide, Designer sẽ tự động và trực quan tạo ra các bố cục để bạn lựa chọn.

Trong ví dụ này, tôi đã nhập "Trồng thực phẩm của riêng bạn" vào một slide tiêu đề trống. Sau đó, khi tôi nhấp vào "Designer" trong tab Design, khung bên phải tạo ra một số tùy chọn tuyệt vời để tôi lựa chọn.


Ngăn Thiết kế chỉ hoạt động khi không có mục nào trong trang chiếu được chọn, vì vậy hãy đảm bảo bạn nhấp vào phần chưa có mục nào trên trang chiếu trước.

Sau đó, khi tôi nhập tiêu đề phụ "Trở thành người làm vườn bền vững", các lựa chọn trong ngăn Thiết kế sẽ tải lại để tính đến nội dung bổ sung của tôi.


Bạn không cần phải bắt đầu với một trang giấy trắng. Ví dụ, ngay cả khi bạn đang sử dụng mẫu PowerPoint (xem phần trên), Designer vẫn sẵn sàng đề xuất các bố cục do AI tạo dựa trên những gì trang chiếu của bạn đã có.

Các thiết kế có biểu tượng hoạt hình hoặc video ở góc dưới bên trái của các gợi ý trong ngăn Thiết kế chứa hình ảnh chuyển động. Mặc dù các thiết kế này trông tuyệt vời, nhưng chúng làm tăng đáng kể kích thước tệp PowerPoint của bạn, có khả năng dẫn đến các vấn đề về hiệu suất. Nếu bạn chọn sử dụng các thiết kế hoạt hình này, hãy sử dụng một cách tiết kiệm, chẳng hạn như chỉ trên trang tiêu đề.

Một cách khác để cải thiện hiệu quả quy trình làm việc của bạn là tối ưu hóa chính tệp PowerPoint. Ví dụ, giảm kích thước tệp, xóa macro và tiện ích bổ sung và tắt Tự động lưu sẽ giúp bạn đảm bảo bài thuyết trình của mình không làm bạn thất vọng khi bạn trình bày cho khán giả.