VietNetwork.Vn

Lệnh Paste Special trong Excel có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ dán giá trị.

Paste Special là một công cụ bị đánh giá thấp trong Microsoft Excel, với nhiều người chỉ sử dụng nó để dán giá trị. Nhưng nó có thể làm được nhiều hơn thế nữa! Cho dù đây là lần đầu tiên bạn nghe nói đến Paste Special hay bạn là một chuyên gia Excel dày dạn kinh nghiệm, những mẹo và thủ thuật này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.


Phím tắt cho Paste Special trong Microsoft Excel 365 (phiên bản được sử dụng trong bài viết này) và Microsoft Excel 2024 trở đi là Ctrl+Alt+V. Tuy nhiên, trong các phiên bản cũ hơn, phím tắt là Ctrl+Shift+V.

1. Tăng hoặc Giảm Nhiều Giá Trị Cùng Một Lượng

Bạn có thể sử dụng Paste Special để thực hiện thay đổi lớn đối với các giá trị trong bảng tính Microsoft Excel của mình.

Trong ví dụ này, giả sử bạn đã sử dụng XLOOKUP để trả về điểm của học sinh dựa trên ngưỡng trong bảng tra cứu.


Tuy nhiên, sau đó bạn nhận ra rằng ranh giới điểm quá nghiêm ngặt nên bạn muốn giảm tất cả các ngưỡng xuống ba điểm.

Thay vì thực hiện thủ công, bạn có thể thực hiện phép tính tổng đơn giản trong một cột khác trước khi thay thế ngưỡng cũ bằng ngưỡng mới. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ mất quá nhiều thời gian, đặc biệt là khi bạn có thể sử dụng Paste Special để thực hiện cùng một việc trong ít bước hơn.

Đầu tiên, trong một ô trống, nhập 3, vì đây là mức giảm bạn muốn áp dụng cho tất cả các ngưỡng. Sau đó, nhấn Ctrl+C để sao chép ô đó.


Tiếp theo, với ô có ảnh hưởng vẫn được sao chép, hãy chọn tất cả các ô chứa giá trị bạn muốn tăng hoặc giảm và nhấn Ctrl+Alt+V để khởi chạy hộp thoại Dán đặc biệt.


Hộp thoại khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn đã sao chép và chọn. Ví dụ, khi sao chép định dạng của biểu đồ sang biểu đồ khác, bạn chỉ có ba tùy chọn: dán tất cả, dán định dạng và dán công thức.

Bây giờ, hãy nhấn các phím tương ứng với các ký tự gạch chân trong các hành động bạn muốn thực hiện. Trong trường hợp này, bạn muốn thực hiện phép trừ, hãy nhấn S và bạn chỉ muốn sao chép giá trị (không phải định dạng), hãy nhấn V.


Cuối cùng, khi bạn nhấn Enter, bạn sẽ thấy tất cả các ngưỡng giảm đi 3 và các ô vẫn giữ nguyên định dạng ban đầu, bao gồm cả đường viền và cỡ chữ nhỏ hơn.


Đừng quên xóa ô có ảnh hưởng khi bạn hoàn tất!

2. Chuyển số nguyên thành phần trăm

Nếu bạn đã từng thử đổi một số nguyên sang phần trăm, bạn sẽ biết rõ rằng Excel không hề giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn được gửi bảng tính này và bạn muốn chuyển các giá trị trong cột B thành phần trăm.


Tuy nhiên, nếu bạn chọn các ô có liên quan và nhấp vào biểu tượng "Phần trăm" trong nhóm Số của tab Trang chủ trên ruy-băng, vì các giá trị là số nguyên nên chúng sẽ chuyển đổi thành giá trị phần trăm lớn hơn mong đợi.


Thay vào đó, hãy giữ nguyên số nguyên ở định dạng ban đầu, nhập 1% vào ô trống và nhấn Ctrl+C để sao chép.


Bây giờ, hãy chọn các ô chứa các giá trị bạn muốn chuyển đổi từ số nguyên sang phần trăm và nhấn Ctrl+Alt+V. Sau đó, nhấn M để kích hoạt phép nhân.


Nếu ô có ảnh hưởng được định dạng khác với các ô bạn muốn tác động, hãy nhớ nhấn V để chỉ sao chép các giá trị.

Cuối cùng, nhấn Enter và tất cả các số nguyên sẽ được chuyển đổi thành phần trăm mong muốn. Bạn cũng có thể xóa ô influencer vì nó không liên kết theo bất kỳ cách nào với các giá trị trong cột B.


3. Sao chép bình luận và ghi chú

Với Paste Special trong Microsoft Excel, bạn có thể sao chép và dán nhiều hơn nội dung hoặc định dạng của một ô. Thật vậy, bạn cũng có thể sao chép bình luận hoặc ghi chú của một ô trong một ô khác.

Trong bảng tính này, giả sử bạn đã thêm ghi chú vào một ô để chỉ ra rằng có một nhiệm vụ cần được chú ý thêm.


Sau đó, bạn nhận ra rằng các tác vụ khác cũng cần có cùng ghi chú đính kèm. Đúng, bạn có thể sao chép văn bản trong ghi chú và sao chép thủ công, nhưng sử dụng Paste Special là cách nhanh hơn nhiều. Bạn cũng có thể sử dụng Ctrl+C và Ctrl+V để sao chép toàn bộ ô, bao gồm cả chú thích và ghi chú, nhưng phương pháp này gây ra sự cố nếu các ô được định dạng khác nhau.

Đầu tiên, hãy chọn và sao chép ô chứa ghi chú, sau đó chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn ghi chú được sao chép.


Nhấn Ctrl trong khi chọn các ô không liền kề để chọn chúng cùng lúc.

Bây giờ, nhấn C để chọn "Bình luận và Ghi chú".


Cuối cùng, nhấn Enter để xem ghi chú được sao chép vào các ô đã chọn.


Nếu bạn sử dụng cùng phương pháp để sao chép chú thích giữa các ô, dấu thời gian trong chú thích hoặc các chú thích trùng lặp sẽ giống với dấu thời gian trong chú thích gốc. Nói cách khác, dấu thời gian không cập nhật để chỉ ra thời điểm chú thích được sao chép thông qua Paste Special.

4. Chuyển đổi hàng và cột

Có thể nói rằng tất cả các công cụ Paste Special đều được thiết kế để tăng tốc quy trình làm việc của bạn trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, tùy chọn Paste Special mạnh mẽ nhất cho phép bạn chuyển đổi hàng và cột trong dữ liệu của mình.

Trong ví dụ này, hãy tưởng tượng bạn nhận được bảng tính này và muốn hoán đổi tên ở hàng 1 với các ngày trong tuần ở cột A, vì các trường phải nằm trong các cột và bản ghi phải nằm trong các hàng.


Việc lật dữ liệu theo chiều ngang sang chiều dọc theo cách thủ công sẽ mất nhiều thời gian và chắc chắn sẽ dẫn đến lỗi sao chép. May mắn thay, bạn có thể thực hiện việc này chỉ trong vài bước bằng cách sử dụng Paste Special.

Đầu tiên, chọn toàn bộ dữ liệu, bao gồm cả hàng tiêu đề, rồi nhấn Ctrl+C để sao chép.

Nếu dữ liệu của bạn nằm trong bảng Excel đã định dạng, trước khi sao chép, bạn cần chọn bất kỳ ô nào trong bảng và nhấp vào "Chuyển đổi thành phạm vi" trong tab Thiết kế bảng trên ruy-băng.


Tiếp theo, nhấp vào ô mà bạn muốn chứa giá trị trên cùng bên trái của dữ liệu được chuyển vị (đảm bảo có đủ khoảng trống bên dưới ô đó cho bảng mới) và nhấn Ctrl+Alt+V để khởi chạy hộp thoại Dán đặc biệt.

Sau khi mở, nhấn E để kích hoạt hành động chuyển vị. Ngoài ra, hãy kiểm tra lại xem bạn có muốn chọn bất kỳ tùy chọn nào trong phần Dán của hộp thoại hay không—ví dụ, nếu một số ô được định dạng là ngày tháng, hãy nhấn U để giữ nguyên các giá trị và định dạng số của chúng.


Khi bạn nhấn Enter, bảng được chuyển vị sẽ xuất hiện ở vị trí bạn đã chọn.


Bây giờ bạn có thể xóa bảng gốc và định dạng bảng mới theo nhu cầu của mình.

Bạn cũng có thể sử dụng hàm TRANSPOSE trong Excel để đạt được kết quả tương tự. Tuy nhiên, khi dữ liệu được chuyển vị thông qua Paste Special không được liên kết với dữ liệu gốc, hàm TRANSPOSE tạo ra một mảng động tràn được cập nhật để phản ánh mọi thay đổi trong dữ liệu gốc.

Mặc dù hộp thoại Paste Special cho phép bạn sao chép định dạng, nhưng có một cách nhanh hơn để thực hiện việc này nếu bạn muốn sao chép định dạng vào nhiều ô ở các vùng khác nhau của bảng tính. Chọn các ô chứa định dạng bạn muốn sao chép và nhấp đúp vào biểu tượng Format Painter. Sau đó, chọn các ô mà bạn muốn dán định dạng.