VietNetwork.Vn

Các thành phần tương tác được gọi là chip thông minh trong Tài liệu và Trang tính sẽ đưa thông tin có giá trị vào tầm tay bạn. Hãy sử dụng những mẹo nâng cao này để đưa chip thông minh lên một tầm cao mới.


Trong Google Tài liệu và Trang tính, bạn có thể thêm khối thông minh vào tài liệu của mình hoặc bên trong các ô trong bảng tính. Đây là những yếu tố tương tác có hình dạng như viên nang; khi bạn di chuyển con trỏ qua bất kỳ thẻ nào trong số chúng, một thẻ sẽ mở ra với thông tin hữu ích trên đó. Ví dụ: bạn có thể chèn chip thông minh People để mở thông tin chi tiết về một người từ ứng dụng Danh bạ Google của bạn, chẳng hạn như tên đầy đủ, chức danh, địa chỉ email, số điện thoại và ảnh chân dung của họ.

Để tìm hiểu thêm về những kiến thức cơ bản về chip thông minh, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi " Cách sử dụng chip thông minh trong Google Tài liệu và Trang tính ". Nó mô tả các chip thông minh phổ biến nhất và cách sử dụng chúng trong tài liệu hoặc bảng tính của bạn.

Hướng dẫn này cung cấp thêm các mẹo để làm việc với chip thông minh. Xin lưu ý rằng một số tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn đăng ký gói Google Workspace trả phí.

2. Biến địa chỉ email hoặc liên kết tệp thành chip thông minh

Khi bạn dán địa chỉ email của ai đó trong Danh bạ Google vào tài liệu trong Google Tài liệu hoặc bên trong ô bảng tính trong Google Trang tính, bạn sẽ được nhắc nhấn phím Tab. Điều này sẽ chuyển đổi email thành một con chip thông minh People.

Bạn sẽ thấy lời nhắc tương tự khi dán liên kết web vào tệp được lưu trữ trong Google Drive hoặc được chia sẻ với bạn trong Google Drive. Nhấn Tab để chuyển đổi liên kết thành chip thông minh Tệp.


Nếu tài liệu hoặc bảng tính của bạn đã có địa chỉ email cho những người trong Danh bạ Google hoặc liên kết tới các tệp trong Google Drive hoặc tới các tệp được chia sẻ với bạn trong Google Drive, bạn có thể chuyển đổi địa chỉ hoặc liên kết thành một con chip thông minh.

Nhưng trước tiên, trong Google Docs, hãy đảm bảo địa chỉ email hoặc liên kết tệp là liên kết đang hoạt động — văn bản của nó sẽ có màu xanh lam và được gạch chân. Nếu không, hãy đặt con trỏ ở cuối địa chỉ email hoặc liên kết tệp và nhấn phím Return. Điều này sẽ biến nó thành một liên kết hoạt động.

Để chuyển đổi liên kết tệp thành chip thông minh Tệp: Trong Google Tài liệu hoặc Trang tính, hãy nhấp vào liên kết tệp. Một thẻ thông tin cho tập tin sẽ mở ra. Bấm vào Chip dọc phía dưới thẻ để chuyển link file sang chip thông minh.


Ngoài ra, trong Google Trang tính, bạn có thể chọn ô chứa liên kết và trên thanh menu dọc đầu bảng tính, hãy chọn Chèn > Chip thông minh > Chuyển đổi sang chip tệp. (Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào ô và cuộn xuống menu mở ra, chọn Chip thông minh > Chuyển đổi sang chip tệp.)

Để chuyển đổi địa chỉ email thành chip thông minh People: Trong Google Docs, hãy nhấp vào địa chỉ email. Một thẻ thông tin cho địa chỉ email sẽ mở ra. Nhấp vào Thay thế dọc cuối thẻ để chuyển đổi địa chỉ email thành chip thông minh.

Trong Google Trang tính, hãy nhấp vào ô chứa địa chỉ email. Trên thanh công cụ dọc đầu bảng tính của bạn, chọn Chèn > Khối thông minh > Chuyển đổi sang khối người. (Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào ô và cuộn xuống menu mở ra, chọn Chip thông minh > Chuyển đổi sang chip người.)

3. Sử dụng chip thông minh có thể thay đổi để cập nhật thông tin (Google Tài liệu)

Nếu đã đăng ký một số gói Workspace trả phí nhất định, bạn có thể chèn một chip thông minh có thể thay đổi vào tài liệu của mình trong Google Tài liệu. Con chip này cho phép bạn nhập một từ hoặc đoạn văn bản mà sau đó bạn có thể chèn vào toàn bộ tài liệu của mình dưới dạng phần giữ chỗ. Bất cứ khi nào bạn thay đổi văn bản của nó, tất cả các chip chứa văn bản này cũng thay đổi.

Ví dụ: mẫu hợp đồng có thể bao gồm các khối có thể thay đổi cho Tên khách hàng, Địa chỉ, Ngày bắt đầu, v.v. Khi một hợp đồng mới được tạo từ mẫu, tên của khách hàng sẽ chỉ cần được nhập một lần và nó sẽ tự động xuất hiện trong hợp đồng ở bất cứ nơi nào chip Tên khách hàng xuất hiện.

Hoặc bạn có thể sử dụng các chip có thể thay đổi trong các chương trình khuyến mại hoặc tài liệu tiếp thị. Với một con chip có thể thay đổi, tờ rơi quảng cáo Taco Thứ Ba có thể dễ dàng được thay đổi để quảng cáo Thứ Tư Cánh.

Chip thông minh có thể thay đổi được cung cấp cho người dùng với các gói Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus hoặc Nonprofit.

4. Tạo một con chip thông minh có thể thay đổi

Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn văn bản giữ chỗ nằm trong tài liệu của mình. Trên thanh menu dọc đầu tài liệu của bạn, chọn Chèn > Chip thông minh > Biến. (Hoặc bạn có thể nhập @ và nhấp vào Biến từ menu mở ra.) Một menu nhỏ mở ra bên dưới con trỏ chỉ với một mục: Chèn biến mới. Nhấp vào nó.


Cửa sổ "Tạo biến" xuất hiện; ở đây bạn có thể tùy ý đặt cho chip mới một cái tên duy nhất. Bấm Tạo để tạo chip.


Chip thông minh mới xuất hiện trong tài liệu và bảng Biến sẽ mở ra ở bên phải (sẽ nói thêm về điều đó sau). Nhấp vào chip mới và nhập văn bản bạn muốn.


5. Chèn một con chip thông minh có thể thay đổi

Đặt con trỏ vào tài liệu của bạn nơi bạn muốn chèn một bản sao khác của chip biến đổi. Trên thanh menu dọc đầu tài liệu của bạn, chọn Chèn > Chip thông minh > Biến. Hoặc bạn có thể nhập @ và nhấp vào Biến từ danh sách menu mở ra.


Menu tương tự mà chúng ta đã thấy trước đó xuất hiện bên dưới con trỏ, ngoại trừ bây giờ nó hiển thị biến bạn đã tạo bên dưới "Chèn biến mới". Bấm vào nó để chèn nó vào tài liệu của bạn. Nó sẽ hiển thị cùng một văn bản mà bạn đã gán trước đó.


Lưu ý: Một cách thậm chí còn nhanh hơn để chèn một chip biến đổi là gõ @ theo sau là một vài chữ cái đầu tiên của tên mà bạn đã đặt cho nó. Nó sẽ xuất hiện trong menu thả xuống mở ra khi bạn nhập.

6. Thay đổi chip thông minh có thể thay đổi

Để cập nhật văn bản trên bất kỳ chip thông minh có thể thay đổi nào, hãy nhấp vào bất kỳ phiên bản nào của chip trong tài liệu của bạn, sau đó thay đổi văn bản bên trong chip đó thành nội dung khác. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấn Enter. Văn bản bên trong các phiên bản khác của khối biến đổi mà bạn đã chèn trong toàn bộ tài liệu cũng sẽ thay đổi.


7. Quản lý chip thông minh có thể thay đổi của bạn

Bạn có thể tạo nhiều chip thông minh có thể thay đổi và chèn chúng vào khắp tài liệu của mình. Bảng Biến giúp bạn quản lý chúng. Bất cứ khi nào bạn tạo một khối biến mới, bảng này sẽ mở dọc bên phải tài liệu của bạn. Để mở bảng Biến bất cứ khi nào bạn muốn, trên thanh menu dọc đầu tài liệu, hãy chọn Công cụ > Biến.

Trong bảng Biến, di chuyển con trỏ qua tên của một khối biến. Bạn có thể xóa hoặc đổi tên (bút chì) biến bằng cách sử dụng thùng rác và biểu tượng bút chì xuất hiện. (Việc xóa một khối biến đổi sẽ loại bỏ tất cả các phiên bản của khối đó khỏi tài liệu.) Nhấp vào Chèn để chèn khối biến đổi vào tài liệu của bạn nơi con trỏ hiện đang ở.


8. Trích xuất và hiển thị dữ liệu từ chip thông minh (Google Trang tính)

Trong Google Trang tính, bạn có thể trích xuất thông tin từ các chip thông minh sự kiện Mọi người, Tệp hoặc Lịch và chèn chúng vào các ô ở nơi khác trên bảng tính của bạn. Ví dụ: nếu bạn có bảng tính có một hoặc nhiều khối thông minh People, bạn có thể hiển thị số điện thoại của từng người trong bảng tính bên cạnh khối của họ. Hoặc nếu bảng tính chứa các chip thông minh cho nhiều tệp khác nhau liên quan đến dự án nhóm, bạn có thể liệt kê chủ sở hữu của từng tệp bên cạnh chip thông minh của nó.

8.1. Trích xuất thông tin từ chip People

Nhấp vào ô chứa chip thông minh. Trên thanh menu dọc đầu bảng tính của bạn, chọn Dữ liệu > Trích xuất dữ liệu. (Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải vào ô và cuộn xuống menu mở ra, chọn Trích xuất dữ liệu.) Bảng "Trích xuất dữ liệu" sẽ mở dọc theo bên phải.


Trường "Trích xuất từ" hiển thị vị trí ô của chip thông minh People mà bạn đã chọn.

Trong "Dữ liệu cần trích xuất", bạn có thể nhấp vào hộp kiểm để trích xuất thông tin về người đó. Người dùng có tài khoản Google miễn phí và gói Google Workspace Starter có thể trích xuất email hoặc tên của người đó hoặc cả hai. Người dùng có hầu hết các tài khoản giáo dục và doanh nghiệp Workspace trả phí có thể trích xuất thêm dữ liệu vị trí, số điện thoại và chức danh.

Trường "Trích xuất vào" hiển thị ô mà thông tin được trích xuất sẽ được đưa vào. Theo mặc định, nó chọn ô ở bên phải ô chứa chip, nhưng bạn có thể thay đổi ô này thành một ô khác bằng cách nhấp vào biểu tượng lưới ở bên phải trong trường "Trích xuất vào", chọn ô mục tiêu mới trong bảng tính, và nhấn OK. Ngoài ra, bạn có thể chọn ký hiệu chữ cái/số hàng cột cho ô đích (E6 trong ví dụ hiển thị ở trên) và nhập ký tự cột/số hàng mới.

Nếu bạn chọn các hộp để trích xuất nhiều loại dữ liệu', các loại dữ liệu bổ sung sẽ xuất hiện trong các ô 'bên phải ô được liệt kê trong hộp này.

Nếu bạn muốn đưa thông tin đã trích xuất này vào một trang tính khác trong tệp bảng tính của mình, hãy thay đổi số sau Trang tính trong hộp "Trích xuất sang".

Khi bạn thực hiện xong các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút Trích xuất.


Lưu ý: Bạn có thể chọn nhiều khối thông minh People ở các hàng liền kề trên bảng tính của mình để trích xuất thông tin. (Đảm bảo chọn tất cả các ô chip thông minh trước khi bạn chọn Dữ liệu > Trích xuất dữ liệu.) Khi bạn thực hiện việc này, thông tin của người thứ hai và bất kỳ người nào tiếp theo sẽ được thêm vào (các) ô bên dưới ô được liệt kê trong phần "Trích xuất". tới hộp".

8.2. Để trích xuất thông tin từ sự kiện Lịch hoặc khối Tệp

Tính năng trích xuất dữ liệu này cũng hoạt động với sự kiện Lịch và các khối Tệp. Khi bạn di chuyển con trỏ qua một trong hai loại chip thông minh, thẻ hiển thị hình thu nhỏ và thông tin khác về sự kiện hoặc tệp sẽ xuất hiện. Nhấp vào Trích xuất dữ liệu ở phía dưới bên phải. Hành động này sẽ mở bảng "Trích xuất dữ liệu". Bảng này hoạt động như mô tả ở trên đối với khối Mọi người.


Từ chip sự kiện trên Lịch, người dùng có tài khoản Google miễn phí và gói Workspace Starter có thể trích xuất bản tóm tắt về sự kiện đã lên lịch và đường liên kết web tới sự kiện đó trên Lịch Google. Người dùng có hầu hết các tài khoản giáo dục và doanh nghiệp Workspace trả phí đều có thể trích xuất thêm dữ liệu về người tạo, mô tả, ngày giờ, địa điểm và người tham dự sự kiện.

Từ chip Tệp, người dùng có tài khoản Google miễn phí và gói Workspace Starter có thể trích xuất tên tệp, loại tệp và URL nơi tệp được lưu trữ trong Google Drive. Người dùng có hầu hết các tài khoản giáo dục và doanh nghiệp trả phí trên Workspace có thể trích xuất thêm dữ liệu về chủ sở hữu tệp, thời gian tạo tệp, người sửa đổi lần cuối và thời điểm sửa đổi lần cuối.


9. Sử dụng chip thông minh của bên thứ ba

Dù đã đăng ký gói Workspace trả phí hay có tài khoản Google miễn phí, bạn đều có thể cài đặt chip thông minh của bên thứ ba trong Google Tài liệu và Trang tính. Những con chip này do các nhà cung cấp phần mềm khác sản xuất và chúng cho phép bạn thêm nội dung cũng như thông tin khác từ ứng dụng của họ vào tài liệu hoặc bảng tính Google của bạn.

Ví dụ bao gồm các công cụ cộng tác trực tuyến Figma và Miro. Nhà phát triển của những ứng dụng này cung cấp chip thông minh để cho phép bạn kết hợp nội dung bạn đã tạo trên nền tảng của họ vào tài liệu và trang tính của mình dễ dàng hơn.

9.1. Cài đặt tiện ích bổ sung của bên thứ ba

Để bắt đầu sử dụng chip thông minh từ ứng dụng của bên thứ ba, bạn cần cài đặt tiện ích bổ sung cho ứng dụng đó trong Google Tài liệu hoặc Trang tính. Trên thanh công cụ ở đầu tài liệu hoặc bảng tính của bạn, hãy nhấp vào Tiện ích mở rộng > Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung. Trên bảng mở ra trên màn hình, hãy sử dụng hộp tìm kiếm tên của ứng dụng mà bạn biết có chức năng chip thông minh. (Theo Google, vẫn chưa có nhiều, nhưng các tiện ích bổ sung Atlassian, Figma, Miro và Whimsical đều có thành phần chip thông minh, theo Google.) Hoặc nhập chip thông minh vào hộp tìm kiếm để xem danh sách các tiện ích bổ sung cung cấp chip thông minh.


Bấm vào thẻ mô tả cho tiện ích bổ sung mà bạn muốn; trên trang tiếp theo mô tả tiện ích bổ sung, hãy nhấp vào Cài đặt — hoặc nếu là quản trị viên của tài khoản Workspace, bạn có thể cài đặt tiện ích bổ sung này cho tất cả người dùng trong tài khoản này. Bạn sẽ được thực hiện thêm một số bước nữa trong đó bạn cần cấp quyền cho tiện ích bổ sung truy cập vào tài khoản Workspace của mình trước khi cài đặt xong.

9.2. Thêm chip thông minh của bên thứ ba vào tài liệu hoặc trang tính của bạn

Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung cho ứng dụng, hãy dán liên kết từ ứng dụng vào tài liệu hoặc ô trong bảng tính. Docs hoặc Sheets hỏi bạn có muốn thay thế liên kết bằng chip thông minh không.


Giống như khi bạn chuyển đổi một địa chỉ email hoặc liên kết tệp thành một chip thông minh, chỉ cần nhấn phím Tab và liên kết sẽ trở thành một chip thông minh trong tài liệu hoặc bảng tính của bạn. Đặt con trỏ lên chip và một thẻ bật lên hiển thị hình thu nhỏ và thông tin khác từ ứng dụng nguồn. Nhấp vào tiêu đề của chip để mở ứng dụng trong trình duyệt của bạn.

Tất nhiên, chức năng của chip thông minh thường chỉ là một phần nhỏ trong số các tính năng mà các tiện ích bổ sung của bên thứ ba này cung cấp. Để tận dụng tối đa tiện ích bổ sung, bạn sẽ phải tham khảo hướng dẫn của nhà cung cấp.

9.3. Để xóa một tiện ích bổ sung

Trên thanh menu dọc đầu tài liệu hoặc bảng tính của bạn, hãy nhấp vào Tiện ích mở rộng > Tiện ích bổ sung > Quản lý tiện ích bổ sung. Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía trên bên phải thẻ mô tả của tiện ích bổ sung và chọn Gỡ cài đặt.

Nếu tiện ích bổ sung đã được cài đặt cho tất cả người dùng thì bạn sẽ phải gỡ cài đặt tiện ích bổ sung này thông qua Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace. Điều hướng qua Trang chủ > Ứng dụng > Ứng dụng Google Workspace Marketplace > Danh sách ứng dụng.