VietNetwork.Vn

Excel là một công cụ tuyệt vời để trình bày và phân tích thông tin, nhưng bạn sẽ cảm thấy khó chịu khi dữ liệu không được trình bày phù hợp. Việc gõ lại dữ liệu vào bố cục ưa thích sẽ mất thời gian và chắc chắn sẽ gây ra lỗi. May mắn thay, có nhiều cách để sắp xếp lại dữ liệu chỉ bằng vài bước đơn giản.


Có nhiều cách khác nhau để sắp xếp lại dữ liệu trong Excel nhưng chúng tôi đã liệt kê một số phương pháp hữu ích và hiệu quả nhất.

1. Tách các hàng thay thế thành hai cột

Trong ví dụ này, chúng tôi có một bảng tính chứa tên và số điện thoại của mọi người trong các ô bên dưới. Bạn có thể rơi vào tình huống này nếu bạn đã sao chép dữ liệu từ một nguồn khác (chẳng hạn như email hoặc biểu mẫu) vào bảng tính của mình.


Excel được thiết kế để hiển thị dữ liệu ở dạng bảng điển hình. Nói cách khác, mỗi cột phải chứa cùng loại giá trị (trong trường hợp của chúng tôi là tên người ở cột A và số điện thoại ở cột B) và mỗi hàng phải chứa thông tin chi tiết về một biến (trong trường hợp của chúng tôi là mỗi người).

Để đạt được điều này, hãy nhấn Ctrl+G để khởi chạy hộp thoại Đi tới. Nếu bạn có dữ liệu khác trong trang tính của mình, trước tiên hãy chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp lại. Sau đó, nhấp vào "Đặc biệt".


Sau đó, chọn kiểu dữ liệu bạn muốn chọn. Trong trường hợp của chúng tôi, trước tiên chúng tôi muốn chọn bất kỳ ô nào liên tục có văn bản (tên người), vì vậy chúng tôi sẽ nhấp vào "Hằng số" và sau đó bỏ chọn "Số", "Logic" và "Lỗi", để lại "Văn bản" là kiểu dữ liệu được kiểm tra duy nhất.


Sau đó bấm vào "OK."

Bạn sẽ thấy rằng chỉ có văn bản được chọn.


Sau đó nhấn Ctrl+C để sao chép văn bản. Chọn ô nơi bạn muốn dán cột đầu tiên của bảng mới mà bạn đang tạo và nhấn Ctrl+V. Bạn sẽ thấy dữ liệu được dán một cách khéo léo mà không có khoảng trống giữa mỗi ô.


Lặp lại quy trình cho các số, nhưng lần này, hãy để "Số" là loại dữ liệu không đổi duy nhất được kiểm tra.


Sao chép và dán các số đã chọn vào cột bên cạnh nơi bạn dán tên, sau đó xóa cột ban đầu bằng cách nhấp chuột phải vào tiêu đề cột.


Sử dụng phương pháp này đảm bảo dữ liệu vẫn giữ nguyên thứ tự và bạn không phải sử dụng bất kỳ công thức nào trong quy trình. Bạn cũng có thể định dạng bảng để có tùy chọn sắp xếp dữ liệu hoặc dễ dàng thêm các hàng và cột khác.


Như bạn đã thấy khi mở hộp thoại Đi tới Đặc biệt, có nhiều loại dữ liệu khác mà bạn có thể chọn và dán vào một cột mới.

2. Xoay dữ liệu dọc theo chiều ngang (Hoặc ngược lại)

Trong ví dụ bên dưới, chúng ta muốn lật bảng để ngày tháng chạy dọc trên cùng và mọi người chạy dọc theo bên cạnh. Việc thực hiện thủ công sẽ mất nhiều thời gian và chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót khi sao chép. May mắn thay, bạn có thể thực hiện việc này chỉ trong vài bước bằng cách sử dụng chức năng dán chuyển vị của Excel.


Nhiều diễn đàn và hướng dẫn trực tuyến nêu rõ rằng bạn không thể chuyển đổi bảng đã định dạng, nhưng điều này không đúng. Thật vậy, quy trình sau đây hoạt động bất kể bảng của bạn có được định dạng hay không bằng tùy chọn Định dạng dưới dạng bảng của Excel.

Chọn tất cả dữ liệu trong bảng của bạn (bao gồm hàng tiêu đề) rồi nhấn Ctrl+C. Sau đó, bấm vào ô nơi bạn muốn giá trị trên cùng bên trái của dữ liệu được chuyển đổi và nhấn Ctrl+Alt+V để khởi chạy hộp thoại Dán Đặc biệt.

Bây giờ, bạn cần chọn cách dữ liệu sẽ được chuyển đổi. Ví dụ: vì chúng tôi có ngày trong bảng nên chúng tôi muốn đảm bảo định dạng số được chuyển đổi chính xác. Nếu chúng ta không chú ý đến điều này, ngày tháng sẽ không được chuyển đổi chính xác. Vì vậy, chúng tôi đã nhấp vào nút "Giá trị và định dạng số". Sau đó, chọn hộp kiểm "Chuyển đổi" vì đây là chức năng sẽ chuyển đổi hàng và cột cho bạn. Cuối cùng, nhấp vào "OK."


Sau đó, bạn sẽ thấy dữ liệu được chuyển đổi ở vị trí bạn đã chọn. Bây giờ bạn có thể xóa bảng gốc và định dạng bảng mới cho phù hợp với nhu cầu của mình.


3. Sắp xếp dữ liệu

Cho dù bạn muốn sắp xếp số (tăng dần hay giảm dần) hay văn bản (theo bảng chữ cái), có nhiều cách khác nhau để đạt được điều này. Tùy chọn bạn chọn sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang sắp xếp một mảng riêng biệt (nói cách khác, cột bạn đang sắp xếp không được kết nối với bất kỳ dữ liệu nào khác) hay một cột trong bảng.

3.1. Sắp xếp một mảng biệt lập

Nếu bạn chỉ muốn sắp xếp lại một mảng bị cô lập, hãy chọn và nhấp chuột phải vào dữ liệu. Trong menu xuất hiện, hãy di chuột qua "Sắp xếp".


Sau đó bạn sẽ thấy một số tùy chọn. Nếu dữ liệu của bạn là một chuỗi số, bạn sẽ có tùy chọn sắp xếp chúng từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lớn nhất đến nhỏ nhất. Tương tự, nếu bạn có một chuỗi văn bản, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái hoặc bảng chữ cái ngược.

Ngoài ra, với mảng bị cô lập đã chọn, hãy xem các tùy chọn có sẵn trong nhóm Sắp xếp và Lọc của tab Dữ liệu trên dải băng. Tại đây, bạn có thể nhấp vào nút "AZ" hoặc "ZA" để sắp xếp lại dữ liệu của mình một cách nhanh chóng hoặc nhấp vào "Sắp xếp" để khởi chạy thêm tùy chọn.


Nếu bạn nhấp vào "Sắp xếp", bạn sẽ thấy hộp thoại sau. Nếu muốn, bạn có thể sắp xếp dữ liệu dựa trên màu ô hoặc phông chữ thay vì giá trị của ô.


3.2. Sắp xếp một cột trong bảng

Nếu bạn sử dụng các phương pháp trên để sắp xếp một cột trong bảng, các cột còn lại sẽ giữ nguyên và bảng của bạn sẽ không còn đọc chính xác nữa. Trong trường hợp này, bạn cần thêm các nút lọc vào bảng của mình.

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn và trong tab Dữ liệu trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Bộ lọc".


Sau đó, bạn sẽ thấy các nút bộ lọc mà bạn có thể nhấp vào để sắp xếp lại một cột với sự hiểu biết rằng mỗi hàng sẽ vẫn đồng nhất khi bạn thực hiện việc này.


Định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng bằng chức năng Format As Table của Excel sẽ khiến các nút bộ lọc tự động xuất hiện.

4. Tách và hợp nhất dữ liệu bằng FlashFill

Có thể đôi khi bạn muốn chia dữ liệu thành hai hoặc nhiều ô—ví dụ: nếu bạn có nhiều thông tin trong một ô, việc chia dữ liệu này thành hai ô có nghĩa là bạn sẽ có thể sử dụng chức năng sắp xếp nhiều hơn có hiệu quả.

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn tách tên ở cột A sao cho họ ở cột B và họ ở cột C.


Bắt đầu bằng cách nhập mục đầu tiên vào cột B.

Điều quan trọng là bạn phải tạo cột FlashFill ngay bên cạnh dữ liệu hiện có—nếu không, FlashFill sẽ không hoạt động.


Sau đó, chọn ô ngay bên dưới nơi bạn đã nhập mục nhập đầu tiên và nhấn Ctrl+E. Thao tác này sẽ tự động tuân theo cùng một mẫu mà bạn đã bắt đầu trong ô đầu tiên của cột này, trong trường hợp của chúng tôi là trích xuất từ đầu tiên từ cột A.


Sau đó, bạn có thể lặp lại quy trình trong cột C cho họ vì cột này liền kề trực tiếp với dữ liệu theo mẫu hiện có.


Để hoàn tất, hãy định dạng bảng, xóa dữ liệu gốc và thêm các nút lọc để làm cho dữ liệu của bạn linh hoạt hơn.


Thực hiện theo quy trình tương tự để hợp nhất dữ liệu lại với nhau. Vì vậy, nếu bạn có dữ liệu trong cột A và B mà bạn muốn hợp nhất trong cột C, hãy bắt đầu bằng cách nhập giá trị được hợp nhất đầu tiên vào cột C, sau đó nhấn Ctrl+E để buộc Excel tuân theo cùng một mẫu. Bạn cũng có thể thêm các chi tiết khác khi sử dụng FlashFill. Ví dụ: ở đây, chúng tôi đã thêm từ "và" vào dữ liệu.


Sẽ không tốt nếu dữ liệu được sắp xếp đẹp mắt trong bảng tính của bạn nếu các tab trang tính của bạn không được sắp xếp hợp lý. May mắn thay, Excel cũng cho phép bạn sắp xếp các tab theo thứ tự bảng chữ cái.