VietNetwork.Vn

Chương trình của Microsoft thực hiện mọi thứ mà người ta có thể yêu cầu trong một bảng tính. Trở thành chuyên gia Excel văn phòng ngay lập tức với 38 mẹo và thủ thuật này. Rất ít người trên Trái đất có thể nói rằng họ đã hoàn toàn nắm vững mọi thứ về Microsoft Excel. Là phần mềm bảng tính hàng đầu thế giới, nó đã trở thành tiêu chuẩn công nghiệp trong hơn 35 năm, thay thế Lotus 1-2-3 nổi tiếng một thời, ứng dụng sát thủ đầu tiên dành cho PC vào những năm 1980.

Sự thống trị của Microsoft Excel với tư cách là một bảng tính vẫn chưa được thử thách thực sự, chắc chắn không phải bởi Quattro Pro của Corel (ngày nay vẫn được bán trong  WordPerfect Office), các công cụ nguồn mở của  LibreOffice hoặc Numbers của Apple. Google có thể có lợi thế về số lượng người dùng nhưng Trang tính chỉ dành cho ứng dụng và trực tuyến của họ không thể sánh được với sức mạnh của Excel chạy đầy đủ trên máy tính để bàn. (Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng phiên bản giới hạn của Excel và các ứng dụng Office khác miễn phí trực tuyến.)

Excel dựa trên máy tính để bàn chỉ đơn giản thực hiện mọi thứ mà người ta có thể yêu cầu trong bảng tính. Phiên bản Excel hiện tại, có sẵn như một phần của  đăng ký Microsoft 365  và các gói khác, vẫn là Sự lựa chọn của sử dụng thường xuyên của người dùng.

Đừng nghĩ rằng Excel chỉ dành cho số. Rất nhiều người điền dữ liệu vào các lưới dường như vô tận của Excel, sử dụng dữ liệu đó làm cơ sở dữ liệu tệp phẳng. Nó có thể trở thành một người quản lý liên hệ hoặc người quản lý quan hệ khách hàng toàn diện tương đối hiệu quả. Chưa kể đến hàng loạt biểu đồ đẹp mắt mà nó có thể tạo ra với dữ liệu đúng (hoặc thậm chí sai!).

Một điểm chung của hầu hết mọi người dùng Excel: không biết đủ. Có rất nhiều cách để phân chia dữ liệu và không thể thảo luận hết được. Toàn bộ cuốn sách được viết về chủ đề này. Nhưng thật dễ dàng để nắm vững một số mẹo thú vị và phức tạp hơn sẽ giúp bạn sử dụng chương trình dễ dàng hơn và khiến bạn trông giống như một bậc thầy. Hãy trau dồi bất kỳ hoặc tất cả các thủ thuật này để trở nên xuất sắc trong Excel.

1. Chọn mọi thứ, mọi nơi cùng một lúc

Có, bạn có thể chọn tất cả dữ liệu trong trang tính mà bạn đang xem bằng Ctrl-A. Nhưng bạn cũng có thể chỉ cần nhấp vào hộp nhỏ ở góc trên bên trái, phía trên hộp bên trái cột A, để thực hiện tương tự.
Vẽ các ô sang định dạng mới

2. Vẽ ô sang định dạng mới


Giả sử bạn thay đổi không chỉ phần bao bọc trong một ô mà còn thay đổi toàn bộ hình thức—phông chữ, màu sắc, bất cứ thứ gì. Bây giờ bạn muốn áp dụng giao diện đó cho rất nhiều ô khác. Bí quyết là công cụ Format Painter, một công cụ nằm trên tab Trang chủ trông giống như một cây cọ vẽ.

Chọn sản phẩm bạn thích, nhấp vào biểu tượng cọ vẽ rồi nhấp vào một ô khác để vẽ theo định dạng—chúng sẽ khớp về hình thức chứ không phải về nội dung. Bạn muốn áp dụng nó cho nhiều tab? Bấm đúp vào biểu tượng cọ vẽ, sau đó bấm vào nhiều ô.

3. Thêm ngắt dòng

Việc nhập vào các ô của bảng tính có thể gây khó chịu vì mặc định cho văn bản bạn nhập là tiếp tục mãi mãi mà không cần chuyển xuống dòng mới. Bạn có thể thay đổi điều đó. Tạo một dòng mới bằng cách gõ Alt+Enter (chỉ nhấn Enter sẽ đưa bạn ra khỏi ô). Hoặc nhấp vào tùy chọn Ngắt dòng văn bản trong tab Trang chủ, nghĩa là tất cả văn bản được ngắt dòng ngay tại cạnh ô bạn đang ở. Thay đổi kích thước hàng/cột và ngắt dòng văn bản cho phù hợp.

Nếu bạn có nhiều ô bị tràn văn bản, hãy chọn tất cả các ô đó trước khi bấm vào Ngắt dòng. Hoặc, chọn tất cả các ô trước khi bạn nhập chúng và bấm Ngắt dòng. Sau đó, bất cứ điều gì bạn gõ trong tương lai sẽ được gói lại.

4. Tự động điều chỉnh tất cả các cột/hàng ngay lập tức


Nếu bạn có một trang tính chứa đầy các ô bị cắt bớt (không có dòng văn bản) mà không ai có thể đọc được, việc bấm thủ công từng tiêu đề cột và hàng sẽ giúp dễ đọc nhưng có thể mất một chút thời gian. Thay vào đó, hãy nhấn Ctrl+A để chọn tất cả rồi nhấn Alt+HOI (nhấn các chữ cái theo thứ tự đó). Điều đó sẽ tự động điều chỉnh tất cả các cột. Sau đó sử dụng Alt+HOA để tự động điều chỉnh các hàng. Mọi ô sẽ có thể đọc được ngay lập tức, mặc dù bạn có thể cần sử dụng thanh cuộn để xem mọi thứ trên trang tính. Bạn cũng có thể tìm thấy các lệnh đó bằng cách sử dụng Trang chủ > Định dạng > Tự động điều chỉnh chiều cao hàng hoặc Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.

5. Tự động điền ô của bạn

Đây là điều hiển nhiên nhưng lại rất dễ bị bỏ qua. Bạn bắt đầu nhập một loạt những thứ lặp đi lặp lại như ngày (23/1/23, 2/1/23, 3/1/23, v.v.) và bạn biết mình sắp phải trải qua một ngày dài. Thay vào đó, hãy bắt đầu chuỗi và di chuyển con trỏ trên màn hình đến phần phía dưới bên phải của ô cuối cùng để lấy bộ điều khiển Tự động điền —nó trông giống như dấu cộng ( + ). Nhấp và kéo để chọn tất cả các ô bạn muốn điền. Chúng sẽ lấp đầy một cách kỳ diệu bằng cách sử dụng mẫu bạn đã bắt đầu. Nó có thể đi lên hoặc xuống một cột, sang trái hoặc sang phải trên một hàng.

Thậm chí tốt hơn—hãy thử Tự động điền mà không cần nhiều mẫu. Một lần nữa, hãy chọn một hoặc nhiều ô, di chuyển đến ô điều khiển điền, nhấp chuột phải và kéo. Bạn sẽ nhận được một menu các tùy chọn. Lúc đầu bạn nhập càng nhiều dữ liệu thì tùy chọn Fill Series sẽ càng hiệu quả trong việc tạo các tùy chọn Tự động điền của bạn. Hãy xem hướng dẫn này của Microsoft.

6. Flash Fill: Điền nhanh nhất còn sống


Flash Fill sẽ lấp đầy một cột một cách thông minh dựa trên mẫu dữ liệu mà nó nhìn thấy trong cột đầu tiên (điều này sẽ hữu ích nếu hàng trên cùng là hàng tiêu đề duy nhất). Ví dụ: nếu cột đầu tiên chứa tất cả các số điện thoại được định dạng như "21255554111" và bạn muốn tất cả chúng trông giống như "(212)-555-4111", hãy bắt đầu nhập. Ở ô thứ hai, Excel sẽ nhận dạng mẫu và hiển thị những gì nó cho là bạn muốn. Chỉ cần nhấn enter để sử dụng chúng.

Tính năng này hoạt động với số, tên, ngày tháng, v.v. Nếu ô thứ hai không cung cấp cho bạn phạm vi chính xác, hãy nhập thêm một số—mẫu có thể khó nhận ra. Sau đó chuyển đến tab Data và nhấp vào nút Flash Fill.

7. Ctrl+Shift để chọn

Có nhiều cách nhanh hơn để chọn tập dữ liệu hơn là sử dụng chuột và kéo con trỏ, đặc biệt là trong bảng tính có thể chứa hàng trăm nghìn hàng hoặc cột. Nhấp vào ô đầu tiên bạn muốn chọn và giữ Ctrl+Shift, sau đó nhấn mũi tên xuống để lấy tất cả dữ liệu trong cột bên dưới, mũi tên lên để lấy tất cả dữ liệu ở trên hoặc mũi tên trái hoặc phải để lấy mọi thứ vào hàng (tất nhiên là ở bên trái hoặc bên phải). Kết hợp các chỉ đường và bạn có thể nhận được toàn bộ cột cũng như mọi thứ trong các hàng bên trái hoặc bên phải. Nó sẽ chỉ chọn các ô có dữ liệu (thậm chí cả dữ liệu vô hình).

Nếu bạn sử dụng Ctrl+Shift+End, con trỏ sẽ nhảy đến ô thấp nhất bên phải có dữ liệu, chọn mọi thứ ở giữa, kể cả các ô trống. Vì vậy, nếu con trỏ ở ô phía trên bên trái (A1) thì thế là xong.

Ctrl+Shift+* (dấu hoa thị) có thể nhanh hơn vì nó sẽ chọn toàn bộ tập dữ liệu liền kề của một trang tính nhưng sẽ dừng ở các ô trống.

8. Kéo dữ liệu đó xung quanh

Bạn có một cột mà bạn muốn có một vài cột ở bên trái? Đánh dấu cột và di chuyển con trỏ đến cạnh và khi nó biến thành một chuỗi mũi tên chỉ mọi hướng, hãy nhấp và kéo nó đến nơi bạn muốn. Nếu vượt quá dữ liệu hiện có, Excel sẽ hỏi bạn trước xem bạn có thực sự muốn làm điều đó hay không. Nhấn phím Ctrl trước khi kéo để sao chép dữ liệu sang vị trí mới, nhờ đó bạn sẽ có được một bản sao.

Nếu bạn giữ phím Alt, bạn có thể kéo dữ liệu ngay khỏi trang tính—di chuyển con trỏ chuột đến tab ở dưới cùng và khi tab đó mở ra, bạn có thể thả dữ liệu vào đó.

9. Văn bản thành cột


Giả sử bạn có một cột chứa đầy tên, đầu tiên bên cạnh cuối cùng, nhưng bạn muốn có hai cột tách chúng ra. Chọn dữ liệu, sau đó trên tab Data (ở trên cùng) nhấp vào Text to Columns. Chọn phân tách chúng bằng dấu phân cách (dựa trên dấu cách hoặc dấu phẩy—rất phù hợp với giá trị dữ liệu CSV) hoặc theo chiều rộng cố định. Độ rộng cố định được sử dụng khi tất cả dữ liệu được nhồi nhét vào cột đầu tiên, nhưng được phân tách bằng một số khoảng trắng hoặc dấu chấm cố định. Phần còn lại giống như phép thuật, có thêm tùy chọn cho một số con số nhất định.

10. Dán đặc biệt để chuyển đổi

Bạn đã có một loạt các hàng. Bạn muốn chúng là cột. Hoặc ngược lại. Bạn sẽ phát điên khi di chuyển mọi thứ từng tế bào một. Sao chép dữ liệu đó, chọn Paste Special, đánh dấu vào hộp Transpose và nhấn OK để dán nó sang hướng khác. Cột thành hàng, hàng thành cột.

11. Nhiều ô, cùng một dữ liệu

Vì lý do nào đó, bạn có thể phải viết đi viết lại cùng một nội dung vào các ô trong trang tính. Thật là đau đớn. Chỉ cần nhấp vào toàn bộ tập hợp ô, bằng cách kéo con trỏ hoặc bằng cách giữ phím Ctrl khi bạn nhấp vào từng ô. Nhập nội dung bạn muốn vào ô cuối cùng, sau đó nhấn Ctrl+Enter (không phải chỉ Enter)—những gì bạn nhập sẽ đi vào từng ô đã chọn. Điều này cũng hoạt động với các công thức.

12. Dán đặc biệt với công thức


Giả sử bạn có một tập hợp số lớn ở định dạng thập phân mà bạn muốn hiển thị dưới dạng phần trăm. Vấn đề là số 1 đó không thể là 100%. Nhưng đó là những gì Excel mang lại cho bạn nếu bạn nhấp vào nút Kiểu Phần trăm (hoặc nhấn Ctrl-Shift-% ). Bạn muốn 1 đó là 1%. Vì vậy bạn phải chia nó cho 100. Đó là lúc Paste Special xuất hiện.

Đầu tiên, gõ 100 vào một ô và sao chép nó. Sau đó, chọn tất cả các số bạn muốn định dạng lại, chọn Dán Đặc biệt, nhấp vào nút radio " Chia ", và tiếng nổ vang lên: bạn đã có các số được chuyển đổi thành tỷ lệ phần trăm. Điều này cũng có tác dụng cộng, trừ hoặc nhân các số ngay lập tức.

13. Lưu biểu đồ dưới dạng mẫu

Khả năng tùy chỉnh tất cả các biểu đồ của Excel là mẫu mực. Nhưng khi bạn phải tạo lại một biểu đồ tương tự hoàn toàn từ đầu thì đó là một điều khó khăn. Thay vào đó, khi biểu đồ đã được hoàn thiện, hãy nhấp chuột phải vào biểu đồ đó. Chọn Lưu dưới dạng mẫu. Lưu tệp có phần mở rộng CRTX trong thư mục Mẫu Microsoft Excel mặc định của bạn. Sau khi hoàn tất, bạn chỉ cần áp dụng lại mẫu đó cho các biểu đồ mới. Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, chuyển đến tab Chèn, nhấp vào Biểu đồ được đề xuất > tab Tất cả biểu đồ > thư mục Mẫu. Trong hộp Mẫu của tôi, chọn mẫu để áp dụng, sau đó bấm OK.

Một số thành phần, như văn bản thực tế trong chú giải và tiêu đề, sẽ không được dịch trừ khi chúng là một phần của dữ liệu được chọn. Bạn sẽ nhận được tất cả các lựa chọn về phông chữ và màu sắc, đồ họa nhúng, thậm chí cả các tùy chọn chuỗi (như bóng đổ hoặc ánh sáng xung quanh thành phần biểu đồ).

14. Sử dụng đồ họa trong biểu đồ


Bạn có thể đặt đồ họa vào bất kỳ thành phần nào của biểu đồ Excel. Bất kỳ phần tử nào. Mỗi thanh, miếng bánh, v.v., có thể hỗ trợ hình ảnh của chính nó. Ví dụ: đặt cờ trạng thái trên biểu đồ hình tròn (chọn lát cắt, sử dụng menu thả ra Tùy chọn chuỗi và chọn " Tô màu hình ảnh hoặc kết cấu ") hoặc nhúng biểu tượng (đặt nó bằng nút Ảnh của tab Chèn ). Bạn thậm chí có thể sử dụng "không tô", làm cho một phần của biểu đồ hình tròn "biến mất".

Clip nghệ thuật có thể được cắt và dán vào một yếu tố—tờ đô la để hiển thị số đô la đã chi tiêu, nước nhỏ giọt cho chi phí sửa ống nước, những thứ tương tự. Việc trộn và kết hợp quá nhiều thành phần đồ họa sẽ khiến biểu đồ không thể đọc được nhưng các tùy chọn này đáng để bạn mày mò kỹ thuật số. Yêu cầu nhà thiết kế đồ họa thường trú của bạn kiểm tra chúng trước khi bạn sử dụng chúng.

15. Làm việc với các ô trên bảng tính

Tham chiếu 3D hoạt động khi bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc mà tất cả đều có cùng bố cục cơ bản. Ví dụ: trong ô B3, bạn luôn có số tiền cho cùng tuần tương ứng theo thời gian.

Trên một trang tính mới trong sổ làm việc, hãy chuyển đến một ô và nhập công thức như =sum('Y1:Y10'!B3). Điều đó cho biết công thức SUM (cộng mọi thứ) cho tất cả các trang có tiêu đề Y1 đến Y10 (có giá trị 10 năm) và xem xét ô B3 trong mỗi trang. Kết quả sẽ là tổng của 10 năm. Đó là một cách hay để tạo một bảng tính tổng thể đề cập đến dữ liệu luôn thay đổi. Tất nhiên, nó sẽ hoạt động với các hàm khác, như tính trung bình, tính, tìm giá trị tối thiểu và tối đa, v.v.

16. Ẩn trong tầm nhìn rõ ràng

Thật dễ dàng để ẩn một hàng hoặc cột—chỉ cần chọn toàn bộ nội dung bằng cách nhấp vào tiêu đề chữ cái hoặc số, nhấp chuột phải và chọn " Ẩn." (Bạn có thể hiện bằng cách chọn tất cả các cột ở hai bên cùng một lúc, nhấp chuột phải và chọn "Bỏ ẩn"). Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn ẩn một phần nhỏ dữ liệu được đặt không thuận tiện nhưng vẫn muốn có thể làm việc với dữ liệu đó? Dễ. Đánh dấu các ô, nhấp chuột phải và chọn Format Cells. Trên tab Số ở trên cùng, đi tới Danh mục và chọn " Tùy chỉnh ". Nhập ba dấu chấm phẩy (;;;) vào trường Loại:. Bấm vào đồng ý. Bây giờ các số không hiển thị nhưng bạn vẫn có thể sử dụng chúng trong công thức.

17. Ẩn toàn bộ trang tính


Sổ làm việc Excel thông thường của bạn—tệp bạn đang làm việc—có thể được tải rất nhiều trang tính (mỗi trang được biểu thị bằng một tab ở cuối mà bạn có thể đặt tên). Ẩn một trang tính nếu bạn muốn thay vì xóa nó, làm cho dữ liệu của nó vẫn có sẵn không chỉ để tham khảo mà còn có sẵn cho các công thức trên các trang tính khác trong sổ làm việc. Nhấp chuột phải vào tab và chọn Ẩn. Khi bạn cần tìm lại nó, hãy chuyển đến tab Xem ở trên cùng, nhấp vào Bỏ ẩn và chọn tên trang tính từ danh sách.

Ngoài ra còn có nút Ẩn trên menu tab Xem ở trên cùng. Điều gì xảy ra khi bạn nhấp vào đó? Nó ẩn toàn bộ sổ làm việc bạn đang sử dụng. Có vẻ như bạn đã đóng tệp nhưng Excel vẫn tiếp tục chạy. Khi bạn đóng chương trình, nó sẽ hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi vào sổ làm việc ẩn hay không. Khi bạn mở tệp, Excel sẽ cung cấp cho bạn một sổ làm việc trống—cho đến khi bạn bấm vào Bỏ ẩn lần nữa.

18. Sử dụng Sổ làm việc cá nhân cho Macro

Khi bạn bỏ ẩn toàn bộ sổ làm việc, có thể bạn sẽ thấy một sổ làm việc được liệt kê mà bạn không biết là mình đã ẩn: tệp Personal.XLSB. Đây là sổ làm việc cá nhân Excel được tạo cho bạn; nó được mở dưới dạng sổ làm việc ẩn mỗi khi Excel khởi động. Lý do để sử dụng nó? Macro.

Khi bạn tạo macro, macro đó không hoạt động trên mọi bảng tính bạn tạo theo mặc định (giống như trong Microsoft Word)—macro được gắn với sổ làm việc chứa macro đó. Tuy nhiên, nếu bạn lưu trữ macro trong Personal.XLSB, nó sẽ luôn có sẵn trong tất cả các tệp bảng tính của bạn.

Bí quyết là, khi bạn ghi macro, trong trường " Store macro in ", bạn nên chọn " Personal Macro Workbook ".

Bạn ghi macro bằng cách bật tab Nhà phát triển — đi tới tab Tệp, chọn Tùy chọn, nhấp vào Tùy chỉnh Dải băng, sau đó trong hộp Tab Chính, chọn Nhà phát triển, nhấp vào OK.

19. Tạo bảng PivotTable


Toàn bộ sách đã được dành cho PivotTable. Chúng là những bản tóm tắt về bộ sưu tập dữ liệu khổng lồ của bạn, giúp việc phân tích thông tin dựa trên các điểm tham chiếu của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ: nếu bạn có toàn bộ tập hợp điểm của tất cả học sinh trong tất cả các bài kiểm tra trong cả năm thì PivotTable có thể thu hẹp mọi thứ xuống còn một học sinh trong một tháng. Bất cứ ai có dữ liệu lớn đều nên sử dụng chúng (trước tiên hãy tạo một bản sao của dữ liệu gốc).

Để tạo PivotTable, hãy kiểm tra xem tất cả các cột và hàng có tiêu đề như mong muốn hay không, sau đó chọn PivotTable trên tab Chèn. Tốt hơn hết, hãy thử tùy chọn PivotTable được đề xuất để xem liệu Excel có thể chọn loại phù hợp với bạn hay không. Hoặc thử PivotChart, công cụ này sẽ tạo PivotTable với biểu đồ đi kèm để dễ hiểu hơn.

20. Đi sâu vào các nguồn của bảng tổng hợp

Bạn muốn biết một số số đến từ đâu trên bảng tổng hợp của bạn? Chỉ cần nhấp đúp vào ô trong trục. Một tab (bảng tính) hoàn toàn mới sẽ được tạo trong sổ làm việc của bạn. Nội dung của tab đó chỉ hiển thị dữ liệu được sử dụng để tính toán ô đơn lẻ đó. Tính năng này rất hữu ích khi bạn không hiểu tại sao một số thứ nhất định lại xuất hiện trong trục xoay.

21. Cắt thành một số dữ liệu


Sẽ không thành vấn đề nếu bạn chỉ sử dụng một bảng dữ liệu lớn, được định dạng trong một trang tính hoặc một bảng tổng hợp đầy đủ được nhồi nhét như nhau, bạn có thể lọc dữ liệu xuống khá nhanh chóng và dễ dàng bằng Slicer. Bất cứ khi nào con trỏ của bạn ở trong bảng/bảng tổng hợp, hãy chọn Bộ cắt từ tab Chèn hoặc trên menu Phân tích PivotTable, nhấn vào Bộ cắt hoặc nhấp chuột phải vào một mục trong các trường của bảng tổng hợp và chọn Bộ cắt.

Một menu nổi sẽ xuất hiện; chọn một điểm dữ liệu. Dữ liệu sẽ trở thành một menu nổi cố định mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng thu hẹp kết quả. Sửa đổi từng bộ cắt nổi thông qua tab Bộ cắt sẽ xuất hiện. Bạn có thể giữ nút điều khiển để chọn nhiều mục và dễ dàng xóa các lựa chọn bằng cách nhấp vào kênh có biểu tượng dấu gạch chéo ở phía trên bên phải. Nhấp chuột phải vào slicer để đi tới cài đặt và tắt Display Header nếu bạn không cần tiêu đề hoặc thay đổi nó để hiển thị nội dung khác.

22. Thực hiện phân tích nhanh

Nếu bạn không biết chính xác thông tin nào bạn muốn áp dụng cho dữ liệu trong Excel, hãy thử menu Phân tích nhanh để xem qua các tùy chọn. Chọn dữ liệu và nhấp vào hộp Phân tích nhanh xuất hiện ở phía dưới bên phải. Bạn sẽ nhận được một menu có đầy đủ các tùy chọn để nhanh chóng áp dụng định dạng có điều kiện, tạo biểu đồ, xử lý tổng số, hiển thị biểu đồ thu nhỏ, v.v.

23. Tùy chỉnh nhanh chóng bảng dữ liệu của bạn


Bảng trong Excel là khi bạn lấy các hàng/cột dữ liệu thô và đặt định dạng trên đó để dễ dàng sắp xếp. Như đã lưu ý ở trên, bạn có thể nhanh chóng chuyển bất kỳ dữ liệu nào bạn chọn vào bảng bằng Phân tích nhanh. Nhưng nếu dành thời gian đi tới tab Trang chủ để chọn Định dạng dưới dạng Bảng, bạn sẽ thấy vô số các thiết kế bảng khác có thể phù hợp hơn với bạn (một số có hàng và cột tiêu đề, một số không có). Đây cũng là nơi bạn đến để thay đổi định dạng của bảng.

Nếu bạn có một phong cách muốn thử, hãy đi thẳng vào menu tới Kiểu bảng mới và tạo phong cách của riêng bạn. Trong tương lai, nó sẽ xuất hiện ở đầu menu bên dưới biểu ngữ Tùy chỉnh.

24. Xác thực dữ liệu để thực hiện thả xuống

Tạo bảng tính cho người khác sử dụng? Nếu bạn muốn tạo một menu thả xuống gồm các lựa chọn để sử dụng trong các ô cụ thể (để chúng không thể làm hỏng nó!), điều đó thật dễ dàng. Đánh dấu ô, chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào Xác thực dữ liệu. Trong " Cho phép :" chọn " Danh sách." Sau đó, trong trường " Source :", nhập danh sách, có dấu phẩy giữa các tùy chọn. Hoặc bấm vào nút bên cạnh trường Nguồn và quay lại trang tính đó để chọn chuỗi dữ liệu—đây là cách tốt nhất để xử lý các danh sách lớn. Bạn có thể ẩn dữ liệu đó sau, nó vẫn hoạt động.

Xác thực dữ liệu là một cách hay để hạn chế dữ liệu được nhập—ví dụ: đưa ra phạm vi ngày và mọi người không thể nhập bất kỳ ngày nào trước hoặc sau ngày bạn chỉ định. Bạn thậm chí có thể tạo thông báo lỗi mà họ sẽ thấy.

25. Bảng định dạng có điều kiện


Nhìn vào một lượng dữ liệu khổng lồ và tự hỏi đâu là điểm nổi bật? Ai có điểm cao nhất (hoặc thấp nhất), top 5 là ai, v.v.? Định dạng có điều kiện của Excel sẽ hiển thị cho bạn từ đường viền xung quanh các điểm nổi bật đến mã màu cho toàn bộ bảng. Nó thậm chí còn xây dựng một biểu đồ vào từng ô để trực quan hóa phần trên và phần dưới của dãy số trong nháy mắt. Sử dụng menu phụ Quy tắc ô được đánh dấu để tạo thêm quy tắc tìm kiếm mọi thứ, chẳng hạn như văn bản chứa một chuỗi từ nhất định, ngày định kỳ, giá trị trùng lặp, v.v. Thậm chí còn có tùy chọn lớn hơn/nhỏ hơn để so sánh các thay đổi về số lượng.

26. Chèn ảnh chụp màn hình

Excel giúp việc chụp ảnh màn hình của bất kỳ chương trình đang mở nào khác trên màn hình của bạn và chèn nó vào trang tính trở nên cực kỳ dễ dàng. Chỉ cần đi tới tab Insert, chọn Screenshot và bạn sẽ nhận được menu thả xuống hiển thị hình thu nhỏ của tất cả các chương trình đang mở. Chọn một để chèn hình ảnh có kích thước đầy đủ. Thay đổi kích thước nó như mong muốn.

27. Kéo dữ liệu từ ảnh


Có, bạn có thể chèn hình ảnh vào Excel một cách dễ dàng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bức ảnh đó chứa đầy dữ liệu bạn muốn đặt vào bảng tính—chẳng hạn như bạn đã chụp ảnh bảng tính? Bạn có thể gõ lại tất cả, nhưng điều đó sẽ mất mãi mãi. Và không cần thiết. Đi tới Dữ liệu > Từ Ảnh > Ảnh Từ Tệp để nhập hoặc thực hiện việc đó từ khay nhớ tạm nếu bạn muốn chụp ảnh màn hình ( Dữ liệu > Từ Ảnh > Ảnh Từ Clipboard ), tính năng này rất tiện lợi nếu bạn thấy một trang mẫu trên trang web. Bạn sẽ thấy một ngăn có tên Dữ liệu từ Ảnh hiển thị phân tích nhập diễn ra trong thời gian thực và sau đó dữ liệu sẽ xuất hiện trong trang tính của bạn.

28. Chèn dữ liệu Excel vào Word

Ba mươi lăm năm trước, ý tưởng đưa dữ liệu từ Excel vào Word hoặc PowerPoint thật đáng kinh ngạc. Hôm nay, không có gì cho nó. Cho dù bạn đang lấy ô dữ liệu hay biểu đồ đồ họa đầy đủ, hãy sao chép và dán nó vào chương trình khác. Điều cần lưu ý là đây là quy trình liên kết và nhúng—nếu bạn thay đổi dữ liệu trong bảng tính, dữ liệu đó sẽ thay đổi trong Word DOC hoặc PowerPoint PPT.

Nếu bạn không muốn điều đó, hãy dán nó dưới dạng đồ họa. Hãy sử dụng công cụ Paste Special của Word để thực hiện việc đó. Hoặc, khi lấy nó từ Excel, hãy chuyển đến tab Trang chủ ở trên cùng, chọn menu Sao chép và sử dụng tùy chọn Sao chép dưới dạng Ảnh. Sau đó, bạn có thể dán đồ họa vào bất kỳ chương trình nào.

29. Sử dụng ký hiệu đô la ($) để ngăn chặn sự thay đổi


Khi bạn viết một công thức, bạn tham chiếu các ô theo vị trí của chúng, chẳng hạn như A1. Nếu bạn sao chép một công thức và dán nó vào ô tiếp theo, Excel sẽ dịch chuyển ô được tham chiếu đó, do đó, nó sẽ nói là A2. Để tránh dịch chuyển, hãy sử dụng ký hiệu đô la ( $ ). Ví dụ: nhập $A1 rồi cắt và dán nó vào một ô mới, điều này ngăn cản sự dịch chuyển trong cột (A); A$1 ngăn chặn sự dịch chuyển trong hàng (1) và $A$1 ngăn chặn sự thay đổi dịch chuyển theo bất kỳ hướng nào khi sao chép công thức.

Điều này rất hữu ích khi bạn có một ô duy nhất để sử dụng trong cả đống công thức. Giả sử bạn muốn chia mọi thứ cho 100. Bạn có thể thực hiện một công thức như =(A1/100), nhưng điều đó có nghĩa là bạn không thể thay đổi 100 một cách dễ dàng trên toàn bảng. Đặt 100 vào ô B1 và sử dụng =(A1/B1)—nhưng sau đó khi bạn cắt và dán nó xuống, nó sẽ chuyển thành =(A2/B2), rồi =(A3/B3), v.v. $ khắc phục điều đó: =(A1/$B$1) có thể được cắt và dán xuống một hàng, nhưng tham chiếu $B$1 không bao giờ thay đổi. Sau đó, bạn có thể thay đổi giá trị 100 trong ô nếu cần để thử nghiệm các thay đổi khác.

30. Phím tắt Excel tuyệt vời

Excel, giống như bất kỳ phần mềm tuyệt vời nào, có nhiều phím tắt tuyệt vời. Đây là một số cái tốt nhất.

• Ctrl+; —Chèn ngày hôm nay vào một ô.
• Ctrl+Shift+: —Chèn thời gian hiện tại (dấu hai chấm là số chỉ trên đồng hồ, chẳng hạn như 12:00).
• Ctrl+Shift+# —Thay đổi định dạng của ngày.
• Ctrl+5 —Áp dụng gạch ngang ( như thế này ) cho văn bản trong một ô.
• Ctrl+0 - Ẩn cột hiện tại.
• Ctrl+9 —Ẩn hàng hiện tại.
• Ctrl+F6 —Chuyển đổi giữa các sổ làm việc đang mở (nghĩa là mở các tệp Excel trong các cửa sổ khác nhau).
• Ctrl+` —Đó là dấu trọng âm, tăng lên 1 phím. Tổ hợp này chuyển đổi chế độ xem trong trang tính để hiển thị tất cả các công thức.
• Ctrl+PageUp hoặc Ctrl+PageDown —Chuyển đổi nhanh giữa các trang tính trong sổ làm việc hiện đang mở.
• F2 —Bắt đầu chỉnh sửa ô đã chọn hiện tại (nhanh hơn nhiều so với nhấp đúp).
• Shift+F10 —Mở menu chuột phải cho ô bạn đang ở.
• Shift+F2 —Bạn có thể thêm nhận xét vào ô.
• Ctrl+Shift+V —Thao tác này sẽ dán bất cứ thứ gì bạn đã sao chép dưới dạng giá trị – vì vậy nếu bạn sao chép một số được tạo bởi một công thức, nó sẽ chỉ dán giá trị cuối cùng chứ không phải chính công thức đó. (Ctrl+V sẽ dán công thức.)

31. Thêm nhanh chóng mà không cần công thức


Bạn có các số trong bảng tính mà bạn muốn tính toán nhanh mà không gặp rắc rối khi đi đến ô mới và tạo công thức SUM cho công việc? Excel cung cấp một cách nhanh hơn. Bấm vào ô đầu tiên, giữ phím Ctrl và bấm vào ô thứ hai. Nhìn vào thanh trạng thái phía dưới bạn sẽ thấy tổng các ô được tính cho bạn.

Giữ ngón tay trên Ctrl và nhấp vào bao nhiêu ô tùy thích, thanh trạng thái sẽ tiếp tục hiển thị tổng cho tất cả các ô. (Nhấp vào ô có chữ cái/từ làm nội dung, ô này sẽ bị bỏ qua.)

Tốt hơn hết, hãy nhấp chuột phải vào thanh trạng thái để nhận menu Tùy chỉnh Thanh trạng thái và chọn thêm các yếu tố khác có thể được tính toán nhanh, chẳng hạn như xem mức trung bình hoặc số lượng ô bạn đã nhấp vào (hoặc số đếm, đó là cách nhiều ô bạn bấm vào thực sự có số).

32. Tiêu đề cố định để cuộn

Làm việc với tập dữ liệu khổng lồ trong bảng tính có thể khó khăn, đặc biệt khi bạn cuộn lên/xuống hoặc sang trái/phải và khó theo dõi các hàng và cột. Có một thủ thuật đơn giản cho việc đó nếu bạn có hàng hoặc cột tiêu đề, trong đó hàng/cột đầu tiên có phần mô tả. Bạn cố định nó để khi bạn cuộn, hàng và/hoặc cột đó (hoặc nhiều hàng và/hoặc cột) không di chuyển khỏi màn hình.

Chuyển đến tab View và tìm Freeze Panes. Bạn có thể dễ dàng chỉ cố định hàng trên cùng (chọn Freeze Top Row ) hoặc cột đầu tiên (chọn Freeze First Column ). Bạn có thể thực hiện cả hai việc cùng một lúc bằng cách nhấp vào ô ở B2 và chỉ chọn Freeze Panes. Đây là nơi thú vị—chọn bất kỳ ô nào khác và Đóng băng tất cả các ô phía trên và bên trái của ô đó. Ví dụ: chọn ô C3 và hai hàng ở trên và hai cột ở bên trái sẽ không cuộn. Bạn có thể nhìn thấy nó trong ảnh chụp màn hình ở trên, được biểu thị bằng các đường lưới tối màu.

Khi bạn muốn loại bỏ các ô bị đóng băng, hãy chọn Unfreeze Panes từ menu.

33. Cửa sổ mới cho chế độ xem thứ hai


Bảng tính có thể rất lớn. Tuy nhiên, bạn có thể phải tương tác cùng lúc với các khu vực khác nhau của bảng tính, chẳng hạn như cắt và dán thông tin từ trên xuống dưới, lặp đi lặp lại. Nếu là hàng trăm nghìn ô thì việc cuộn chuột có thể khiến bạn buồn nôn. Hoặc...bạn chỉ có thể mở cửa sổ thứ hai trên màn hình của mình với chế độ xem chính xác cùng một bảng tính.

Dễ thôi. Trong tab Xem, nhấp vào Cửa sổ mới. Bạn cũng có thể nhấp vào Sắp xếp tất cả để sắp xếp chúng trên màn hình theo cách phù hợp với bạn. Nhập nội dung nào đó vào một ô trong một cửa sổ, bạn có thể thấy nó xuất hiện trong cửa sổ khác. Thủ thuật này đặc biệt hữu ích với màn hình kép.

34. Tùy chỉnh thanh truy cập nhanh

Bạn có thể thấy Thanh truy cập nhanh phía trên hoặc bên dưới dải băng. Nó thường chỉ có một vài thứ trong đó để nhấp để lưu, hoàn tác và lặp lại. Nhưng bạn có thể lấp đầy thanh công cụ đó bằng các phím tắt hữu ích, có thể nhấp được. Đi tới Tệp > Tùy chọn > Thanh công cụ truy nhập nhanh. Chọn từ các lệnh phổ biến ở bên trái và nhấp vào Thêm>> để đặt chúng ở bên phải—bây giờ chúng sẽ nằm trên thanh công cụ. Tuy nhiên, bạn không bị giới hạn ở các lệnh phổ biến—hãy nhấp vào trình đơn thả xuống ở trên cùng bên trái và bạn sẽ thấy quyền truy cập vào các lệnh từ mọi tab. Thậm chí " All Commands " để chọn từ toàn bộ danh mục tùy chọn Excel. Và nếu bạn đã tạo macro, hãy sử dụng tùy chọn này để đặt lệnh macro trên thanh công cụ (đối với ngày đó khi bạn không thể nhớ tổ hợp phím mà bạn đã gán cho macro).

35. Kết hợp văn bản từ các ô khác nhau


Ký hiệu dấu và (&) có thể được sử dụng trong công thức để ghép văn bản tìm thấy trong các ô khác lại với nhau. Hãy xem ảnh bên trên—nó hiển thị tên ở cột A, B và C; "công thức" của =A1&B1&C1 trong cột D kết hợp tất cả các tên lại với nhau. Điều này được gọi là nối. Nếu bạn muốn có khoảng cách giữa các mục bạn đang nối, hãy sử dụng dấu ngoặc kép xung quanh khoảng trắng, như sau: =A1&" "&B1&" "&C1 (như được hiển thị trong cột E.). Tùy chọn, có một hàm Excel có tên CONCAT cũng sẽ thực hiện việc đó.

36. Kết hợp nhiều sổ làm việc thành một

Nếu bạn có nhiều sổ làm việc có định dạng giống hệt nhau, bạn có thể sao chép và dán tất cả chúng vào một. Nhưng khi một số trang Excel có hàng trăm nghìn hàng thì đó là công việc bấp bênh. Thay vào đó, hãy đặt tất cả các tệp đó vào cùng một thư mục. Trong Excel, đi tới tab Dữ liệu trên dải băng và chọn Lấy dữ liệu > Từ tệp > Từ thư mục, chọn thư mục của bạn và nhấp vào Mở. Bạn sẽ nhận được một cửa sổ hiển thị tên của từng tệp, ở dưới cùng, hãy nhấp vào menu Kết hợp và chọn Kết hợp & Tải để... Một cửa sổ khác sẽ bật lên bây giờ có tên là Kết hợp các tệp, với mẫu về những gì bạn sẽ nhận được; nhấn OK.

Bây giờ, bạn sẽ nhận được hộp thoại Nhập dữ liệu hỏi xem bạn muốn dữ liệu này nằm trong bảng, Báo cáo PivotTable hay PivotTable thông thường. Bạn cũng có thể chọn đặt nó vào một bảng tính mới hoặc một bảng tính hiện có. Đợi một lúc; có thể mất thời gian nếu đó là một bộ tệp lớn. Sau khi hoàn tất, tất cả các tệp của bạn sẽ là một, với một cột được thêm hiển thị tên của tệp dữ liệu gốc, trong trường hợp bạn cần thu hẹp mọi thứ hơn nữa.

37. Sử dụng AI thông qua Copilot trong Excel

Tất nhiên, trí tuệ nhân tạo tổng quát (AI) hiện là một phần của Excel nếu bạn sẵn sàng trả tiền cho nó. Để sử dụng nó, bạn không chỉ cần đăng ký Microsoft 365 mà còn cần đăng ký Copilot Pro với giá 20 USD mỗi tháng. Ngay cả khi đó, bạn chỉ có thể sử dụng Copilot Pro khi ở trong Excel nếu tệp của bạn được lưu vào OneDrive hoặc SharePoint với tính năng Lưu Tự động được bật. Sau tất cả những điều đó, bạn sẽ thấy Copilot trên dải băng ở trên và có thể bắt đầu phân tích dữ liệu cho bạn. Bạn có thể biết tất cả thông tin chi tiết trong câu chuyện của chúng tôi về cách sử dụng Copilot Pro AI với Ứng dụng Microsoft 365.

38. Tìm công thức với bất kỳ AI nào


Bạn có bị mắc kẹt chỉ với Copilot Pro để nhận trợ giúp AI với Excel không? Chắc chắn không phải.

Bất kỳ AI tổng hợp nào—kể cả các phiên bản miễn phí của Copilot được tích hợp trong Microsoft Windows, Edge và Bing; hoặc chính ChatGPT ; hoặc Gemini của Google —sẽ cung cấp cho bạn công thức nếu bạn hỏi đúng. Họ cũng thường đưa ra lời giải thích về tác dụng của công thức để bạn có thể học được điều gì đó trong quá trình thực hiện. Có rất nhiều trình tạo AI của bên thứ ba nhắm mục tiêu cụ thể đến cách tiếp cận này, với các tên như Excel Formulator, ExcelFormulatBot và GPTExcel, nhiều trong số đó sẽ tính phí đăng ký cho bạn.

Về cơ bản, nếu bạn muốn AI xem dữ liệu của bạn và đưa ra phân tích, bạn phải trả tiền. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm ra một công thức để giải quyết vấn đề, thì việc hỏi AI sẽ không có hại gì.

Đảm bảo chỉ định rằng bạn cần công thức do AI tạo để hoạt động trong Excel hoặc nếu bạn cần công thức đó hoạt động trong cả Excel và Google Trang tính, nếu điều đó quan trọng. Hãy rõ ràng và rõ ràng—tham khảo dữ liệu hiện có của bạn để biết, ví dụ: tổng lương của mọi người nằm ở cột F, trong khi lương ròng của họ là cột G, đại loại như vậy. Sau đó sao chép và dán công thức được tạo vào ô thích hợp trong bảng tính của bạn. Kiểm tra độ chính xác trước khi bạn sao chép nó vào một cột hoặc hàng đầy đủ.