VietNetwork.Vn

Google Drive có thể không cho phép bạn mã hóa từng tài liệu Google nhưng vẫn có nhiều cách để bảo vệ tính bảo mật và quyền riêng tư của bạn. Đây là cách giữ cho Tài liệu của bạn khỏi những con mắt tò mò.


Nếu bạn muốn giữ an toàn cho các tệp của mình khỏi những con mắt tò mò, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất của bạn—đặc biệt nếu bạn định lưu trữ các tệp đó trên đám mây, nơi vi phạm dữ liệu và các sự cố bảo mật khác có thể khiến chúng bị lộ ra thế giới bên ngoài. Thật không may, khi nói đến việc bảo mật Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của bạn, điều này trở thành một vấn đề phức tạp hơn nhiều.

Mặc dù bạn có thể quản lý ai có quyền truy cập vào tài liệu của mình trong Google Drive, nhưng người dùng thông thường không có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu. Mặc dù thực tế đơn giản này, vẫn có một số tùy chọn để xem xét trước khi bạn từ bỏ. Đây là cách bạn có thể khóa các tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive.

1. Bạn có thể bảo mật tệp trong Google Drive không?

Google hiện không cung cấp cho người dùng cá nhân khả năng khóa tài liệu bằng mật khẩu, nhưng một số gói Workspace nhất định thì có. Nếu bạn có tài khoản với một tổ chức thanh toán cho một trong các gói Enterprise và Education của Google, thì bạn có thể có quyền truy cập vào tính năng mã hóa phía máy khách nếu quản trị viên của bạn đã bật tính năng này.

Đối với những người khác, dữ liệu Google Drive vẫn được mã hóa ở phía máy chủ để bảo vệ khỏi truy cập trái phép. Điều này có nghĩa là các tệp đã tải lên của bạn được bảo vệ khỏi sự rình mò của nhân viên Google và tin tặc có thể bẻ khóa máy chủ của Google, nhưng nó không bảo vệ bạn nếu ai đó giành được quyền truy cập vào thông tin đăng nhập tài khoản Google cá nhân của bạn.

Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện một số điều để giữ an toàn cho tài khoản của mình và vẫn khóa các tệp riêng lẻ.

2. Giữ an toàn cho tài khoản Google của bạn


Vì bạn không thể thêm mật khẩu vào Google Documents nên tốt nhất bạn nên đảm bảo rằng tài khoản Google của mình được an toàn. Bước đầu tiên của bạn là xem lại cài đặt quyền riêng tư của tài khoản và thực hiện kiểm tra bảo mật để xác định và bịt bất kỳ lỗ hổng nào tìm thấy, chẳng hạn như thay thế mật khẩu bị xâm phạm và bảo mật các thiết bị được liên kết của bạn.

Có một vài điều khác bạn có thể làm để trực tuyến an toàn hơn, chẳng hạn như sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác thực hai yếu tố. Bạn cũng có thể tiến thêm một bước bằng cách thay thế hoàn toàn mật khẩu của mình bằng mật khẩu hoặc khóa bảo mật vật lý. Với những thứ này, rất khó có ai có thể truy cập vào tài khoản của bạn.

Với các biện pháp phòng ngừa bảo mật này, bạn có thể cảm thấy khá an toàn rằng bạn bè, gia đình hoặc kẻ trộm của bạn sẽ bị khóa khỏi mọi Google Tài liệu mà bạn đã lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, các tệp riêng lẻ mà bạn có thể muốn giữ an toàn sẽ vẫn có thể đọc được nếu nhầm người giành được quyền truy cập.

3. Mã hóa tệp của bạn trước khi bạn tải lên

Bộ nhớ đám mây an toàn nhất là bộ nhớ bạn kiểm soát—hoặc ít nhất là bộ nhớ mà bạn kiểm soát mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của riêng mình, điều tốt nhất bạn có thể làm là bảo vệ tài liệu của mình bằng mật khẩu thông qua Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat, sau đó tải tệp được bảo vệ đó lên Google Drive.

Google sẽ không thể đọc tệp, vì vậy hãy nói lời tạm biệt với việc chỉnh sửa trực tuyến, nhưng nó có thể đáng để đánh đổi nếu bạn chỉ có một vài tài liệu thực sự nhạy cảm. Nếu cần xem hoặc chỉnh sửa tệp, bạn có thể tải xuống và giải mã tài liệu, thực hiện các chỉnh sửa của mình trong chương trình được liên kết, sau đó mã hóa và tải lên lại.

4. Bảo vệ tệp Microsoft Office


Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office trên PC, thì  tính năng mã hóa tích hợp của nó  có thể là tùy chọn dễ dàng nhất. Mở tệp Word, Excel hoặc PowerPoint và đi tới Tệp > Thông tin. Chọn Bảo vệ tài liệu (hoặc Bảo vệ bảng tính hoặc Bảo vệ bản trình bày ) và chọn Mã hóa bằng mật khẩu, sau đó nhập mật khẩu của bạn.

Hãy chắc chắn rằng bạn nhớ mật khẩu ở đây, bởi vì nếu bạn quên nó, tập tin đó sẽ bị mất vĩnh viễn. (Thật không may, điều này sẽ không hoạt động trong các bộ ứng dụng văn phòng khác như LibreOffice.)

5. Bảo vệ tập tin iWork


Nếu sử dụng bộ ứng dụng iWork của Apple, bạn có thể đặt mật khẩu cho từng tài liệu. Mở Pages, Keynote hoặc Sheets và đi tới Tệp > Đặt mật khẩu, sau đó thêm mật khẩu. Bạn thậm chí có thể thêm gợi ý và đồng bộ hóa mật khẩu với móc khóa của mình. Nhấp vào Đặt mật khẩu để khóa tài liệu.

6. Bảo vệ Adobe Acrobat PDF


Nếu bạn có gói Acrobat trả phí, bạn có thể bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu trong Tệp > Bảo vệ bằng mật khẩu, sau đó bật mật khẩu. Nếu bạn không muốn trả tiền, có một số dịch vụ trực tuyến miễn phí có thể thực hiện thủ thuật này.

7. Công cụ mã hóa của bên thứ ba

Có các tập lệnh của bên thứ ba hứa hẹn sẽ "hack" mật khẩu bảo vệ vào Google Drive, nhưng đó là một quá trình khá phức tạp và không được đảm bảo (và còn thiếu sót khi nói đến bảo mật). Nhiều tiện ích mở rộng trình duyệt tuyên bố phục vụ mục đích tương tự, nhưng chúng tôi khuyên bạn không nên giao các tệp nhạy cảm của mình cho các nhà phát triển tiện ích mở rộng không xác định.

Thay vào đó, có các dịch vụ đáng tin cậy của bên thứ ba có thể mã hóa dữ liệu của bạn, sau đó cho phép bạn tải các tệp đó lên bất cứ nơi nào bạn cần. Thật không may, Boxcryptor, công ty hàng đầu trong lĩnh vực này, đã được Dropbox mua lại vào gần cuối năm 2022 và không còn chấp nhận khách hàng mới. Một số lựa chọn thay thế xứng đáng vẫn còn.

8. Mã hóa tài liệu bằng Veracrypt


Nếu bạn muốn thứ gì đó hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể sử dụng với mọi dịch vụ lưu trữ đám mây và mọi thiết bị,  Veracrypt  là vô cùng mạnh mẽ. Nó có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo vùng chứa được mã hóa trong đó bạn có thể lưu trữ bất kỳ tệp nào bạn muốn—sau đó đặt ở bất kỳ đâu để lưu giữ an toàn.

Đây không phải là chương trình thân thiện với người dùng nhất dành cho người mới bắt đầu, nhưng nó sẽ thực hiện thủ thuật miễn phí. Chỉ cần cài đặt chương trình, tạo vùng chứa tệp được mã hóa mới trong thư mục Google Drive của bạn và gắn tệp đó từ cửa sổ chính của Veracrypt.

Nó sẽ xuất hiện như thể nó là một ổ cứng ngoài—khi đó, bạn có thể kéo các tệp nhạy cảm của mình vào đó, ngắt kết nối ổ đĩa và bộ chứa được mã hóa sẽ được lưu trữ an toàn trong tài khoản Google của bạn. Chỉ cần biết rằng bạn cần cài đặt Veracrypt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy cập tài liệu bên trong vùng chứa đó.

Thật không may khi Google vẫn chưa bổ sung tính năng bảo vệ bằng mật khẩu đơn giản cho Google Docs, nhưng hiện tại, ít nhất bạn cũng có một vài lựa chọn khác nhau.