VietNetwork.Vn

Tránh những cạm bẫy phổ biến này!

Hộp thư đến email của chúng ta trở nên khó quản lý do những lỗi thường gặp, chẳng hạn như không sử dụng thư mục, không thiết lập bộ lọc, bỏ qua thư mục thư rác, v.v. Nếu hộp thư đến Outlook của bạn thường xuyên tràn và khó kiểm soát các email quan trọng, sau đây là một số lỗi thường gặp cần tránh.


1. Không sử dụng thư mục và danh mục

Một lỗi phổ biến mà nhiều người dùng mắc phải khi quản lý email của họ là không sử dụng thư mục và danh mục. Nếu không có cấu trúc phù hợp, hộp thư đến Outlook của họ sẽ trở thành hỗn hợp hỗn loạn của các email chưa đọc, bản tin và thư rác. Việc thiếu tổ chức cản trở việc theo dõi các cuộc trò chuyện đang diễn ra và chúng ta thường bỏ lỡ thời hạn và bỏ qua các tin nhắn quan trọng.


Để tránh những vấn đề này, hãy thiết lập một hệ thống thư mục trong Outlook, trong đó mỗi email liên quan đến một dự án, khách hàng hoặc tổ chức cụ thể được đặt trong thư mục tương ứng. Điều này giúp hộp thư đến chính của bạn sạch sẽ và ngăn nắp. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các danh mục để dán nhãn email dựa trên loại của chúng, chẳng hạn như nhiệm vụ khẩn cấp, vấn đề pháp lý hoặc tin nhắn cá nhân.

Khi có email mới đến, hãy phân loại hoặc di chuyển email đó đến thư mục thích hợp. Điều này cho phép bạn dễ dàng duyệt email trong một danh mục cụ thể và nhanh chóng tìm thấy những gì bạn muốn.

2. Không thiết lập bộ lọc đúng cách


Một lỗi khác cần tránh là không thiết lập bộ lọc đúng cách—hoặc không sử dụng chúng. Bộ lọc cho phép bạn tự động sắp xếp email đến dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như người gửi, dòng chủ đề hoặc từ khóa. Sử dụng bộ lọc, bạn có thể đảm bảo email được chuyển hướng đến các thư mục tương ứng, giúp hộp thư đến của bạn được sắp xếp ngăn nắp.

Nếu không có bộ lọc phù hợp, thư rác, bản tin, email liên quan đến công việc và các tin nhắn khác sẽ trực tiếp vào hộp thư đến của bạn, khiến các email quan trọng bị chôn vùi dưới một núi email ít liên quan hơn. Điều này khiến bạn khó tìm được email mình cần. Để tránh điều này, hãy phân tích các loại email bạn nhận được và lập kế hoạch lọc chúng hiệu quả.

Nếu bạn đã thiết lập thư mục, bạn có thể cấu hình bộ lọc để tự động định tuyến email đến đúng thư mục. Ngoài ra, bạn nên thường xuyên kiểm tra xem bộ lọc của mình có hoạt động như mong muốn và không lọc nhầm các email quan trọng. Nếu email quan trọng bị đánh dấu nhầm là thư rác, bạn cần điều chỉnh các quy tắc sắp xếp.

3. Không lưu trữ và xóa email cũ

Việc không lưu trữ hoặc xóa email cũ sẽ biến hộp thư đến Outlook của bạn thành bãi rác. Khi email mới liên tục đến, các tin nhắn có thể thực hiện được sẽ bị lẫn lộn với các tin nhắn ít quan trọng hơn. Nếu bạn để một số email chưa đọc để tham khảo sau, chúng có thể dễ dàng bị lạc trong đống lộn xộn. Ngoài ra, việc tìm kiếm email trở nên khó khăn khi hộp thư đến của bạn bị đầy.

Để tránh điều này, hãy tạo thói quen lưu trữ email mà bạn sẽ không cần ngay lập tức. Lưu trữ sẽ giữ email không nằm trong hộp thư đến của bạn, nhưng chúng không bị xóa khỏi dữ liệu Outlook của bạn. Bạn có thể dễ dàng khôi phục chúng nếu cần trong tương lai. Mặt khác, nếu bạn gặp phải email rác hoặc tin nhắn mà bạn chỉ cần đọc một lần, hãy xóa chúng hoàn toàn.

Bạn cũng nên hủy đăng ký nhận bản tin không mong muốn, chặn những địa chỉ liên hệ gửi thư rác với nội dung không liên quan và thường xuyên dọn dẹp hộp thư đến.

4. Không sử dụng cờ theo dõi và lời nhắc nhở


Quên trả lời các email quan trọng vì chúng bị chôn vùi dưới các tin nhắn mới có thể gây ra căng thẳng không cần thiết. Nếu bạn thường xuyên bỏ lỡ thời hạn hoặc quên theo dõi, có thể bạn không sử dụng cờ theo dõi và lời nhắc. Các công cụ này trong Outlook nhắc nhở bạn về các tin nhắn nhạy cảm về thời gian và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ các email quan trọng, hãy tạo thói quen đánh dấu chúng ngay khi bạn đọc. Outlook cũng cho phép bạn đặt lời nhắc cho các tác vụ quan trọng, giúp bạn theo dõi thời hạn. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho các tác vụ hoặc email quan trọng trong ứng dụng danh sách việc cần làm để đảm bảo bạn luôn theo dõi chúng.

5. Không kiểm tra thư mục Junk hoặc Spam

Không kiểm tra thư mục thư rác hoặc thư không mong muốn là một lỗi khác mà chúng ta mắc phải. Mặc dù các bộ lọc trong Outlook thường thực hiện rất tốt việc phát hiện thư rác, nhưng đôi khi các email hợp lệ lại nằm trong thư mục thư rác do các quy tắc lọc hoặc từ ngữ cụ thể. Bạn có thể bỏ lỡ các email hoặc thông báo quan trọng nếu không thường xuyên kiểm tra thư mục thư rác hoặc thư không mong muốn.

Để ngăn chặn điều này, tôi kiểm tra thư mục thư rác của mình ít nhất một lần mỗi ngày. Điều này giúp tôi phát hiện bất kỳ email quan trọng nào có thể đã bị đánh dấu nhầm là thư rác. Tôi cũng thêm địa chỉ email vào danh bạ của mình, giúp đào tạo ứng dụng email nhận ra các tùy chọn của tôi và tránh đánh dấu các email tương tự trong tương lai. Ngoài ra, tôi điều chỉnh bất kỳ bộ lọc có vấn đề nào khi cần.

6. Không Lên Lịch Trả Lời "Ngoài Văn Phòng"


Bạn có thiết lập trả lời "Ngoài văn phòng" khi bạn đi nghỉ hoặc không có mặt ở công ty không? Nếu không, đó là một sự giám sát trong việc quản lý email của bạn. Nếu không có thông báo này, những người cố gắng liên lạc với bạn sẽ không biết bạn không có mặt và có thể nghĩ rằng bạn đang bỏ qua tin nhắn của họ, điều này có thể gây căng thẳng cho mối quan hệ của bạn. Họ cũng sẽ lãng phí thời gian theo dõi bạn.

Để tránh điều này, hãy luôn lên lịch trả lời "Ngoài văn phòng" trong Outlook trước khi bạn rời đi. Nêu rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc thời gian không có mặt của bạn và cung cấp người liên hệ thay thế cho các vấn đề khẩn cấp, đặc biệt là nếu bạn đang trong vai trò tuyển dụng. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn cho những người nộp đơn đang cố gắng liên lạc với bạn.

7. Không sao lưu dữ liệu email của bạn

Việc không sao lưu dữ liệu email của bạn cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Một lỗi đơn lẻ, vô tình xóa hoặc tấn công mạng có thể dẫn đến mất các thông tin liên lạc, tệp đính kèm, danh bạ quan trọng, v.v. Nếu bạn là mục tiêu của một cuộc tấn công ransomware, bạn sẽ phải trả tiền chuộc hoặc có nguy cơ mất dữ liệu vĩnh viễn.

Để ngăn chặn điều này, hãy thường xuyên tạo bản sao lưu cục bộ dữ liệu email của bạn, vì Outlook cho phép bạn xuất dữ liệu dễ dàng. Bạn cũng có thể sử dụng các giải pháp sao lưu của bên thứ ba tự động hóa quy trình và duy trì sao lưu thường xuyên. Tôi lưu trữ bản sao lưu ở nhiều vị trí để bảo vệ chống lại khả năng mất dữ liệu từ một điểm lỗi duy nhất.

Ngoài ra, bạn nên kiểm tra các bản sao lưu để đảm bảo chúng hoạt động chính xác và tránh mọi sự cố bất ngờ khi bạn cần khôi phục dữ liệu.

8. Không cập nhật chữ ký của bạn

Bất cứ khi nào bạn thay đổi vai trò, phòng ban, số điện thoại, chức danh, địa điểm văn phòng hoặc bất kỳ thông tin chi tiết nào khác, bạn cần cập nhật chữ ký email của mình. Nếu không, những người khác có thể gặp khó khăn khi liên lạc với bạn. Thông tin lỗi thời có thể gây nhầm lẫn và không nhất quán trong giao tiếp chuyên nghiệp của bạn.

Do đó, bạn nên luôn cập nhật chữ ký email của mình trong Outlook để phản ánh bất kỳ thay đổi mới nào. Nếu bạn giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ và sử dụng các phiên bản chữ ký khác nhau, hãy đảm bảo chúng cũng được cập nhật. Điều này sẽ giúp duy trì tính nhất quán trong tất cả các email của bạn, nâng cao độ tin cậy và khả năng giao tiếp của bạn.

Đây là một số lỗi thường gặp có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm Outlook của bạn. Bên cạnh việc tránh những lỗi này, bạn cũng nên sử dụng các địa chỉ email riêng biệt cho các mục đích khác nhau và tránh lạm dụng tính năng "Trả lời tất cả". Ngoài ra, đừng sử dụng email cho các tài liệu cực kỳ nhạy cảm; hãy dành một chút thời gian mỗi tuần để sắp xếp hộp thư đến của bạn.