5 thói quen giúp bạn đọc công thức Excel dễ dàng hơn ngay lập tức

[Skynet]

Bảng, phạm vi được đặt tên, ngắt dòng, các hàm hiện đại và cột hỗ trợ giúp công thức Excel dễ đọc, dễ kiểm tra và dễ sửa chữa hơn.

Nhiều người viết công thức Excel cho máy tính, nhưng các chuyên gia viết chúng cho con người. Nếu logic của bạn trông giống như một khối văn bản dài, đó là một điểm yếu. Năm thay đổi thói quen đơn giản này sẽ giúp bạn sắp xếp lại cú pháp, đơn giản hóa logic và làm cho bảng tính của bạn dễ kiểm tra hơn.

1. Sử dụng các phạm vi và bảng được đặt tên

Việc chuyển sang sử dụng bảng và vùng dữ liệu được đặt tên trong Excel là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho bảng tính của mình. Nó mang lại vô số lợi ích trong việc sắp xếp dữ liệu và nên là bước đầu tiên bạn thực hiện nếu muốn sắp xếp lại các công thức của mình.

Nếu bạn mặc định sử dụng tọa độ như A1 hoặc C500, điều này buộc bất kỳ ai đọc bảng tính phải tìm nguồn gốc chỉ để hiểu logic. Bằng cách sử dụng bảng và phạm vi được đặt tên, bạn thay thế các tham chiếu lưới trừu tượng đó bằng ngôn ngữ dễ hiểu hơn đối với con người.

Hãy xem xét sự khác biệt về độ rõ ràng. Đây là một công thức chứa các tham chiếu ô từ nhiều bảng tính khác nhau:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=SUM('Sales Data'!C2:C500)*(1-'Rates'!G2)

Khi bạn đặt tên cho dữ liệu của mình, phép tính đó sẽ trở thành:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=SUM(T_Sales[Amount])*(1-Tax_Rate)

Hãy để ý xem công thức thứ hai dễ hiểu hơn nhiều như thế nào. Nó mô tả những gì đang được tính toán, chứ không chỉ đơn thuần là vị trí của các con số. Cách tiếp cận này cũng giúp dữ liệu của bạn có phạm vi toàn cục — vì Excel nhận biết các tên này trên toàn bộ sổ làm việc, bạn có thể loại bỏ những tham chiếu trang tính dài dòng, rắc rối thường làm tắc nghẽn thanh công thức.

Cuối cùng, hãy cố gắng tránh mã hóa cứng các giá trị. Nếu một con số như thuế suất hoặc chiết khấu có thể thay đổi, hãy đặt nó vào một ô riêng, đặt tên cho ô đó và tham chiếu đến nó. Điều này làm cho logic của bạn minh bạch và đảm bảo rằng các cập nhật trong tương lai chỉ mất một giây.

2. Loại bỏ dấu ngoặc kép

Khi bắt đầu sử dụng bảng Excel, bạn sẽ nhận thấy Excel tạo ra các tham chiếu có cấu trúc — một cách đặc biệt để tham chiếu dữ liệu bằng tên bảng và tiêu đề cột (ví dụ: Sales[Amount]) thay vì bằng địa chỉ ô (như C2). Điều này rất tốt cho khả năng đọc hiểu, nhưng chúng có thể nhanh chóng trở nên khó coi nếu tiêu đề của bạn chứa khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt.

Nếu tiêu đề của bạn là "Số lượng bán ra" và "Giá mỗi đơn vị", Excel buộc phải sử dụng cú pháp ngoặc kép để giữ cho logic được thống nhất. Điều này dẫn đến các công thức trông như thế này:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=[@[Units sold]]*[@[Price per unit]]

Tương tự, nếu bạn sử dụng các ký tự đặc biệt, Excel phải bao bọc tiêu đề bằng các lớp dấu ngoặc bổ sung để đảm bảo nó không hiểu nhầm dấu câu là một phần của phép tính. Trong trường hợp này, dấu gạch chéo trong Giá/Đơn vị là nguyên nhân:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=[@Sold]*[@[Price/Unit]]

Bằng cách chỉ sử dụng các ký tự chữ và số, đồng thời tránh sử dụng khoảng trắng, bạn đảm bảo rằng các tài liệu tham khảo có cấu trúc của mình luôn ngắn gọn và dễ đọc nhất có thể.

Nếu tiêu đề bảng của bạn phải chứa nhiều hơn một từ, hãy sử dụng PascalCase, trong đó chữ cái đầu tiên của mỗi từ được viết hoa và không có khoảng trắng.

3. Hãy suy nghĩ theo chiều dọc khi viết các công thức dài

Viết công thức Excel dưới dạng một khối văn bản dài, nằm ngang là một thói quen phổ biến, nhưng nó trở thành một trở ngại lớn khi bạn xử lý các logic phức tạp. Vì vậy, để kiểm soát công việc tốt hơn, hãy áp dụng bố cục dọc.

Bằng cách sử dụng tổ hợp phím Alt+Enter, bạn có thể chèn ngắt dòng trực tiếp vào thanh công thức. Điều này cho phép bạn xếp chồng các phần khác nhau của công thức, chẳng hạn như các điều kiện khác nhau trong câu lệnh IFS hoặc các biến trong công thức LET, lên nhau.

Mã nguồn [Chọn] Expand

=IFS([@Revenue]>2000,"High",[@Revenue]>1000,"Mid",[@Revenue]>0,"Low",TRUE,"No Sales")

Cách bố trí theo chiều dọc này không chỉ giúp sắp xếp bố cục gọn gàng hơn mà còn làm nổi bật ngay lập tức dấu phẩy bị thiếu hoặc dấu ngoặc đặt sai vị trí. Nó cũng giúp bạn cân bằng các dấu ngoặc bằng cách cho phép bạn căn chỉnh dấu ngoặc đóng với các hàm đã mở chúng.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+U để mở rộng thanh công thức. Thao tác này giúp bạn dễ dàng quan sát toàn bộ logic của mình cùng một lúc.

4. Hiện đại hóa việc sử dụng chức năng của bạn

Việc dựa vào các hàm cũ là một trong những cách nhanh nhất để tạo ra mớ hỗn độn công thức. Nhiều vấn đề phổ biến nhất trong Excel—như chỉ số bị lỗi hoặc vòng lặp lồng nhau vô tận—đã được giải quyết bằng các hàm mới hơn, hiệu quả hơn. Nâng cấp vốn từ vựng công thức của bạn là điều cần thiết để giữ cho logic của bạn gọn gàng và mạnh mẽ.

4.1. XLOOKUP so với VLOOKUP

Một trong những nguyên nhân chính khiến công thức khó đọc là số chỉ mục cột trong công thức VLOOKUP. Nếu bạn đã từng thấy một công thức kết thúc bằng:

Mã nguồn [Chọn] Expand

,4,FALSE)
Bạn biết cảm giác khó chịu khi phải nhớ số 4 thực sự tương ứng với cột nào. Hàm XLOOKUP loại bỏ điều này bằng cách sử dụng tham chiếu phạm vi trực tiếp. Hơn nữa, nếu bạn chèn một cột vào dữ liệu của mình, XLOOKUP sẽ tự động điều chỉnh, trong khi VLOOKUP lại bị lỗi.

4.2. IFS so với IF lồng nhau

Các câu lệnh IF lồng nhau nổi tiếng với "cơn ác mộng" dấu ngoặc đơn — chuỗi dài các dấu ngoặc đóng ở cuối công thức mà bạn phải đếm thủ công. Hàm IFS cho phép bạn kiểm tra nhiều điều kiện trong một danh sách tuyến tính duy nhất.

4.3. LET

Hàm LET là một công cụ đột phá cho các phép tính dài. Nó cho phép bạn gán một tên cho kết quả tính toán một lần, và sau đó sử dụng lại tên đó trong suốt công thức. Thay vì lặp lại một hàm VLOOKUP phức tạp ba lần trong cùng một chuỗi, bạn có thể đặt tên cho nó và tham chiếu đến tên đó.

5. Đừng ngại sử dụng các cột hỗ trợ

Thường thì người ta hay bị cám dỗ chứng tỏ khả năng sử dụng Excel thành thạo bằng cách thu gọn toàn bộ quy trình làm việc vào một công thức duy nhất. Tuy nhiên, nếu một công thức dài đến 500 ký tự, nó không phải là một kiệt tác mà là một điểm yếu. Việc chia nhỏ một phép tính khổng lồ thành hai hoặc ba cột phụ trợ là dấu hiệu của một người xây dựng chuyên nghiệp, người ưu tiên tính minh bạch hơn sự phức tạp.

Ở đây, thay vì sử dụng một công thức dài duy nhất để tính phí quá hạn:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=IF([@Status]="Unpaid",IF(TODAY()>[@Due],[@Amount]*0.05,0),0)
Tôi đã sử dụng ba công thức riêng biệt trong các cột E, F và G.

Điều này mang lại một số lợi ích:

    Việc tách riêng các bước cụ thể giúp việc kiểm chứng kết quả cuối cùng dễ dàng hơn nhiều.
    Nếu dữ liệu có vẻ không chính xác, tôi không cần phải mất thời gian gỡ lỗi một công thức dài dòng — tôi chỉ cần xem các cột phụ trợ để biết chính xác logic bị lỗi ở đâu.
    Các cột phụ trợ cung cấp cho tôi nhiều thông tin hơn so với một cột đơn lẻ.

Nếu bạn bắt buộc phải giữ logic của mình trong một ô duy nhất, hãy sử dụng hàm N() để thêm các bình luận nội bộ theo kiểu lập trình viên.

Việc làm cho các công thức dễ đọc là bước đầu tiên tuyệt vời, nhưng đó không phải là ưu tiên duy nhất khi xây dựng một bảng tính chuyên nghiệp. Sau khi đã sắp xếp lại logic, hãy dành chút thời gian để làm cho bảng tính dễ đọc bằng cách tinh chỉnh định dạng trực quan. Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, bạn cũng nên đảm bảo bảng tính được chia sẻ dễ điều hướng để những người khác có thể tìm thấy những gì họ cần mà không gặp khó khăn.