5 cài đặt Outlook giúp hộp thư đến của bạn gọn gàng hơn ngay lập tức

[Skynet]

Mệt mỏi vì hộp thư đến lộn xộn? Năm thủ thuật Outlook này sẽ nhanh chóng loại bỏ những email không cần thiết và giúp bạn tìm thấy những email thực sự quan trọng.

Hộp thư đến Outlook của bạn có quá tải đến mức những email quan trọng bị bỏ sót, khiến bạn cảm thấy choáng ngợp? Nếu vậy, bạn chưa tận dụng các tính năng giúp kiểm soát mọi thứ. Dưới đây là cách bạn có thể lọc bỏ những email không cần thiết, tìm thấy những email thực sự quan trọng và giữ cho hộp thư đến của mình luôn ngăn nắp.

1. Bật Hộp thư đến tập trung

Outlook có tính năng tích hợp sẵn gọi là Hộp thư tập trung (Focused Inbox) giúp tự động dọn dẹp hộp thư đến của bạn. Nó chia email của bạn thành hai tab—Tập trung và Khác. Tab Tập trung hiển thị các tin nhắn bạn tương tác nhiều nhất—chẳng hạn như các cuộc hội thoại quan trọng và các tin nhắn thường xuyên đọc—trong khi các mục ít quan trọng hơn như bản tin và chương trình khuyến mãi được chuyển sang tab Khác.

Điều tuyệt vời nhất là khả năng tùy chỉnh cao. Nếu có thư quan trọng nào đó nằm trong tab Khác, hãy nhấp chuột phải vào thư đó và chọn Di chuyển > Di chuyển đến Hộp thư đến được tập trung. Outlook sẽ ghi nhớ lựa chọn này và sắp xếp các thư tương tự một cách chính xác trong tương lai. Nếu có thư không quan trọng nào đó xuất hiện trong tab Tập trung, hãy nhấp chuột phải vào thư đó và chọn Di chuyển > Di chuyển đến Hộp thư đến khác.

Để bật Hộp thư tập trung trên ứng dụng máy tính để bàn, hãy vào tab "Xem", nhấp vào "Cài đặt xem" và chọn "Sắp xếp tin nhắn thành Tập trung và Khác". Sau đó, nhấp vào "Lưu".

2. Tạo thư mục và sử dụng các quy tắc để lọc email

Nếu mọi email đều đổ thẳng vào hộp thư chính của bạn, việc sắp xếp sẽ trở nên bất khả thi. Đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên tạo các thư mục riêng biệt cho các loại tin nhắn khác nhau. Và đừng lo lắng—bạn không cần phải di chuyển bất cứ thứ gì theo cách thủ công. Outlook có thể tự động sắp xếp email cho bạn bằng các quy tắc tự động chuyển email đến các thư mục phù hợp.

Khi mọi thứ được sắp xếp đúng chỗ, hộp thư đến của bạn sẽ không còn cảm thấy lộn xộn nữa. Ví dụ, tôi chuyển tất cả các bản tin vào thư mục "Đọc sau", đảm bảo thư rác không bao giờ đến hộp thư đến của mình và sắp xếp email theo từ khóa, tiêu đề hoặc người nhận. Để thiết lập quy tắc riêng, hãy nhấp chuột phải vào email, chọn Quy tắc > Tạo quy tắc, và Outlook có thể tự động điền một số tiêu chí quy tắc.

Nhấn vào "Tùy chọn khác" để tinh chỉnh quy tắc hơn nữa. Nếu Outlook vô tình lọc nhầm các email quan trọng, hãy xem lại bộ lọc và điều chỉnh chúng.

3. Dọn dẹp hộp thư đến của bạn bằng công cụ Quét

Nếu việc thiết lập các quy tắc lọc chi tiết khiến bạn cảm thấy quá rắc rối, tính năng Quét của Outlook là một cách dễ dàng và hiệu quả để giữ cho hộp thư đến của bạn luôn được sắp xếp gọn gàng. Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng quản lý email từ một người gửi cụ thể. Bạn có thể tự động chuyển tất cả tin nhắn của người gửi đó vào thư mục bạn chọn, chuyển cả những email trong tương lai vào đó, chỉ giữ lại những email mới nhất hoặc chuyển những email cũ hơn 10 ngày.

Thư mục đó có thể chứa bất cứ thứ gì phù hợp với quy trình làm việc của bạn—tin nhắn quan trọng, cuộc trò chuyện cá nhân, email công việc, hoặc thậm chí cả mục Đã xóa. Đây là cách dễ dàng và tiện lợi để giữ cho hộp thư đến của bạn không bị quá tải, và bạn sẽ luôn biết chính xác những tin nhắn đó nằm ở đâu. Để sử dụng, hãy chọn một email, nhấp vào ba dấu chấm ngang, chọn "Quét", chọn hành động bạn muốn thực hiện, chọn thư mục và nhấp vào "OK".

4. Loại bỏ những cuộc trò chuyện không cần thiết bằng tính năng Bỏ qua

Nếu bạn từng làm việc trong môi trường công ty, bạn sẽ hiểu chính xác cảm giác "Ngày tận thế của việc trả lời tất cả" là như thế nào. Bạn đăng nhập vào một buổi sáng, và một email từ cả tuần trước đột nhiên nằm ở đầu hộp thư đến của bạn—chỉ vì ai đó đã trả lời bằng một từ duy nhất như "Tuyệt vời!". Nếu các cuộc trò chuyện cứ liên tục xuất hiện trở lại, đó là dấu hiệu cho thấy sự lộn xộn cần được dọn dẹp.

May mắn thay, Outlook có một công cụ tuyệt vời cho việc này: Bỏ qua cuộc hội thoại. Nó tự động gửi mọi tin nhắn trong chuỗi hội thoại đó—cả quá khứ và tương lai—thẳng vào mục Đã xóa. Để sử dụng, hãy mở email trong chuỗi, nhấp vào mũi tên bên cạnh biểu tượng thùng rác (Xóa) và chọn "Bỏ qua". Xác nhận, và thế là xong—bạn đã thoát khỏi chuỗi hội thoại phiền phức đó.

Và nếu bạn đổi ý thì sao? Không vấn đề gì. Chỉ cần vào thư mục "Mục đã xóa", mở lại email, mở menu thả xuống tương tự và chọn "Ngừng bỏ qua" để khôi phục lại.

Hãy nhớ rằng nếu Outlook được thiết lập để tự động xóa thư mục Thùng rác sau một số ngày nhất định, email này có thể bị xóa vĩnh viễn mà không có cách nào khôi phục được.

5. Điều chỉnh mật độ hộp thư đến của bạn

Hầu hết mọi người tập trung vào việc quản lý email để dọn dẹp hộp thư đến, nhưng vấn đề thực sự thường không phải là số lượng thư mà là bố cục. Khi hộp thư đến được sắp xếp quá thưa, nó sẽ chiếm nhiều không gian màn hình và khiến việc xem lướt trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là trên màn hình nhỏ. Outlook khắc phục điều này bằng cách cho phép bạn điều chỉnh mật độ hộp thư đến, kiểm soát độ sát nhau của các thư.

Bạn có thể chọn một trong ba tùy chọn: Rộng rãi, Ấm cúng và Nhỏ gọn. Rộng rãi là bố cục mặc định, cung cấp cho bạn nhiều khoảng trống giữa các tin nhắn và cỡ chữ lớn hơn một chút. Chuyển sang Nhỏ gọn sẽ thu gọn mọi thứ lại và giảm kích thước phông chữ để bạn có thể xem nhiều email cùng một lúc. Khả năng hiển thị tốt hơn này giúp bạn dễ dàng lướt qua, sắp xếp và dọn dẹp mọi thứ nhanh hơn nhiều.

Chế độ "Cozy" nằm ở vị trí trung bình - không quá thưa, cũng không quá chật chội. Để điều chỉnh mật độ hộp thư đến, hãy vào tab "Xem", mở menu thả xuống "Mật độ" và chọn bố cục phù hợp nhất với bạn.

Hộp thư đến lộn xộn không phải do số lượng email mà là dấu hiệu cho thấy Outlook không được thiết kế phù hợp với cách làm việc của bạn. Với những lời khuyên trên, bạn cuối cùng có thể kiểm soát được mọi thứ. Để ngăn chặn tình trạng lộn xộn quay trở lại, hãy tạo thói quen lưu trữ các tin nhắn cũ, chặn những người gửi thư rác thường xuyên và dọn dẹp định kỳ nhanh chóng thay vì chờ đợi hàng tháng trời.