Cách chia sẻ tệp an toàn bằng liên kết OneDrive

[Skynet]

Đừng vô tình chia sẻ các tài liệu thuế của bạn với toàn bộ internet.

Dịch vụ đám mây là một phần quan trọng trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, nhưng một sai sót bất cẩn có thể dẫn đến việc bạn vô tình chia sẻ các tập tin hoặc tài liệu nhạy cảm với người không phù hợp, hoặc vô tình để lộ tập tin đó cho toàn bộ internet.

Dưới đây là cách bạn có thể chia sẻ tệp tin một cách an toàn bằng OneDrive.

1. Tại sao nên sử dụng liên kết OneDrive?

Ngoại trừ email, vốn vẫn có giới hạn kích thước tệp đính kèm tối đa thấp đến mức nực cười vào năm 2025, hầu hết các dịch vụ bạn sử dụng hiện nay đều hỗ trợ gửi các tệp có dung lượng tương đối lớn. Vậy tại sao lại phải tốn công sử dụng một dịch vụ như OneDrive ngay từ đầu?

Có ba lý do chính.

1.1. Kiểm soát và an ninh

OneDrive, Google Drive, Proton Drive—hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây lớn—đều cho phép bạn chia sẻ tệp của mình với người khác bằng liên kết tải xuống.

Liên kết đó đi kèm với các quyền được thiết lập sẵn, khiến chúng vượt trội hơn so với việc truyền tải tệp thông thường. Ví dụ, bạn có thể hạn chế liên kết để chỉ những người dùng có quyền mới có thể tải xuống nội dung, cho dù đó là tệp hay thư mục. Bạn có thể thêm mật khẩu để chỉ những người bạn tin tưởng mới có thể truy cập. Nếu muốn, bạn thậm chí có thể thiết lập để liên kết tự động hết hạn.

1.2. Thuận tiện tiếp cận

Việc gửi một tập tin cho một vài người cần nó thì không quá bất tiện, nhưng sẽ nhanh chóng trở nên rắc rối khi bạn phải gửi cùng một tập tin cho hơn chục người.

Mọi chuyện còn tệ hơn khi bạn phải đảm bảo rất nhiều người có quyền truy cập vào các tập tin được cập nhật thường xuyên.

OneDrive cho phép bạn chia sẻ một liên kết đến tệp thay vì phải liên tục gửi các phiên bản cập nhật của tệp theo cách thủ công.

1.3. Giới hạn kích thước và băng thông

Mặc dù tốc độ internet tại nhà đã được cải thiện rất nhiều so với thời kỳ kết nối quay số, ngay cả những kết nối nhanh nhất tại nhà—và hầu hết các kết nối văn phòng—cũng không thể sánh được với băng thông của các nhà cung cấp dịch vụ đám mây lớn như OneDrive. Nếu bạn cần di chuyển các tệp lớn, hoặc gửi tệp cho nhiều người, băng thông bổ sung đó là vô cùng quý giá.

Ngoài ra, OneDrive, giống như hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây khác, có dung lượng lưu trữ tối đa khá hào phóng—250 GB. Cho dù bạn đang sử dụng tài khoản email doanh nghiệp hay cá nhân, bạn cũng sẽ không thể sử dụng hết dung lượng đó.

2. Chia sẻ tệp hoặc thư mục một cách an toàn từ OneDrive

OneDrive có hai giao diện chính: giao diện web, có thể truy cập trên mọi trình duyệt, và ứng dụng di động, có sẵn cho hầu hết các hệ điều hành chính.

Giao diện người dùng có đôi chút khác biệt giữa phiên bản web và ứng dụng Windows, nhưng các tùy chọn cơ bản thì hầu như giống nhau.

Để chia sẻ tệp hoặc thư mục từ trang web OneDrive, hãy truy cập   Đăng nhập để xem liên kết và đăng nhập. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng trên máy tính Windows, hãy đảm bảo tệp bạn muốn chia sẻ nằm trong thư mục OneDrive.

Sau khi vào đó, hãy tìm tệp bạn muốn chia sẻ, chọn tệp đó, rồi nhấp vào nút "Chia sẻ" trên thanh công cụ ở phía trên. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tệp và nhấp vào "Chia sẻ" ở đó nếu muốn.

Sau khi nhấn nút chia sẻ, bạn có thể lựa chọn mức độ bảo mật cho tệp tin này. Nếu bạn chọn sử dụng thanh công cụ ở trên cùng, bạn có thể chỉ định những người nào có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp tin.

Ngoài ra, nếu bạn nhấn "Sao chép liên kết" ở phía dưới, tệp sẽ được bất kỳ ai có liên kết đó truy cập theo mặc định. Tuy nhiên, nếu mục tiêu của bạn là bảo mật, tôi khuyên bạn không nên làm vậy. Bạn không thể kiểm soát được việc tệp đó được chuyển tiếp cho ai một khi nó đã được phát tán.

Nếu muốn cẩn thận hơn, bạn có thể yêu cầu mật khẩu để truy cập tệp. Nếu tôi chia sẻ bất cứ thứ gì dù chỉ hơi bí mật, tôi chắc chắn sẽ sử dụng tùy chọn đó. Nếu bạn mở rộng các tùy chọn chia sẻ, bạn sẽ thấy nó ở phía dưới cùng.

3. Bảo mật tệp hoặc thư mục bạn đã chia sẻ

Nếu bạn đã chia sẻ một tập tin hoặc thư mục và muốn ngăn việc chia sẻ đó tiếp diễn, bạn có một vài lựa chọn.

Phương án "cực đoan" là xóa hoàn toàn liên kết chia sẻ. Sau đó, sẽ không ai có thể sử dụng nó nữa. Vì hầu hết các tệp tôi chia sẻ đều không còn hữu ích sau một thời gian ngắn, nên đây thường là phương án tôi sử dụng nhiều nhất.

Nhấp chuột phải vào tệp, sau đó chọn "Quản lý quyền truy cập".

Ngoài ra, nếu bạn chỉ chia sẻ liên kết một cách chọn lọc với những người liên hệ cụ thể qua email, thì bạn có thể xóa từng người một khỏi danh sách chia sẻ.

OneDrive còn có một lợi thế khác: bảo mật. Hoàn toàn có thể tự xây dựng một dịch vụ đám mây thu nhỏ của riêng bạn, và thực tế tôi cũng đang làm điều đó trên mạng nội bộ của mình. Tuy nhiên, việc cung cấp các tệp đó cho nhiều người trên internet mà không ảnh hưởng đến bảo mật của chính bạn là một nhiệm vụ khó khăn.

Microsoft có cả một đội ngũ chuyên gia an ninh mạng chuyên trách đảm bảo OneDrive được bảo mật. Mặc dù bạn có thể tự tạo một giải pháp tương đối an toàn, nhưng có lẽ tốt hơn hết là nên để việc này cho một nhà cung cấp dịch vụ đám mây lớn.