Cách tôi sử dụng bí danh Gmail để tạo địa chỉ email dùng một lần ngay lập tức

[T-X]

Không cần phải tạo ra những email dùng một lần nữa.

Có nhiều lý do khiến bạn muốn nhận hoặc gửi email từ một địa chỉ email không phải là địa chỉ chính của mình. Tuy nhiên, việc tạo các tài khoản Gmail hoàn toàn mới chỉ để sử dụng một lần có thể nhanh chóng trở nên phiền phức.

May mắn thay, nếu bạn sử dụng Gmail, bạn không cần phải làm điều đó. Thay vào đó, một khi bạn đã thành thạo nghệ thuật tạo bí danh email, tài khoản Gmail duy nhất của bạn sẽ là tất cả những gì bạn cần.

1. Tên bí danh Gmail là gì?

Trước hết, bạn có thể thắc mắc Gmail alias là gì. Gmail alias không phải là một tài khoản email riêng biệt, mà là một biến thể chức năng của địa chỉ email chính hiện có của bạn, chuyển tiếp thư đến cùng một hộp thư đến. Gmail khá linh hoạt trong việc sử dụng alias. Aliase đóng vai trò là phương pháp để một tài khoản Google duy nhất nhận thư dành cho nhiều địa chỉ khác nhau.

Trong khi nhiều người có thể tin rằng họ cần tạo các tài khoản hoàn toàn mới để phân tách email công việc, cá nhân hoặc email đăng ký, thì việc sử dụng bí danh cho phép phân chia này mà không cần phải quản lý nhiều thông tin đăng nhập hoặc chuyển đổi giữa các tab trình duyệt khác nhau. Khi bạn sử dụng bí danh, kiến trúc nền tảng của Gmail sẽ xác định chủ sở hữu tài khoản và gửi thư đến hộp thư chính, bất kể những thay đổi về hình thức của địa chỉ.

2. Tại sao bạn lại sử dụng bí danh Gmail?

Vì lý do tương tự như việc bạn tạo một địa chỉ email mới: như một danh tính dùng một lần hoặc có thể theo dõi. Bằng cách cung cấp một biệt danh thay vì địa chỉ email thông thường, bạn tạo ra một kênh liên lạc riêng biệt có thể dễ dàng được giám sát, lọc hoặc chặn. Ví dụ, nếu bạn cung cấp một biệt danh cụ thể cho một nhà bán lẻ trực tuyến, bạn có thể ngay lập tức xác định xem nhà bán lẻ đó có chia sẻ thông tin liên hệ của bạn với các nhà quảng cáo bên thứ ba hay không, vì thư rác đến sẽ được gửi đến biệt danh duy nhất đó. Điều này biến hộp thư đến của bạn từ một nơi chứa thụ động thành một công cụ chủ động để bảo vệ và sắp xếp dữ liệu.

Hoặc có thể vấn đề không phức tạp đến vậy, và bạn chỉ muốn tạo một tài khoản dùng một lần cho ứng dụng như Instagram, và địa chỉ email thông thường của bạn đã bị người khác sử dụng. Điều đó cũng không sao. Vì các địa chỉ email giả này được tích hợp sẵn trên nền tảng Gmail, chúng không yêu cầu tiện ích mở rộng của bên thứ ba hoặc các trang web tạo email tạm thời. Chúng đủ bền để lưu giữ các thông tin quan trọng, chẳng hạn như biên lai hoặc mã xác nhận, nhưng cũng đủ linh hoạt để bị xóa hoặc lọc bỏ nếu lưu lượng truy cập liên quan trở nên quá tải hoặc không còn phù hợp.

3. Cách tạo và sử dụng bí danh dấu cộng

Cách nhanh nhất (và theo tôi, linh hoạt nhất) để tạo địa chỉ email dùng một lần là thông qua tính năng bí danh "dấu cộng". Bạn chỉ cần chèn dấu cộng (+) và bất kỳ sự kết hợp nào của từ hoặc số sau tên người dùng của mình, nhưng trước tên miền @gmail.com. Ví dụ, nếu email thông thường của bạn là [email protected], bạn có thể ngay lập tức sử dụng [email protected] hoặc [email protected] khi điền vào biểu mẫu. Máy chủ email của Google được lập trình để bỏ qua dấu cộng và mọi thứ theo sau nó khi định tuyến email đến tài khoản của bạn, đảm bảo thư đến hộp thư chính của bạn một cách an toàn. Phương pháp này cho phép tạo ra vô số biến thể email độc đáo một cách nhanh chóng, phù hợp với ngữ cảnh cụ thể mà bạn đang chia sẻ thông tin liên hệ của mình.

Bạn có thể kết hợp những điều này với khả năng lọc của Gmail nếu cần. Sau khi bạn bắt đầu sử dụng một địa chỉ email cụ thể, chẳng hạn như username+bills, bạn có thể mở cài đặt Gmail và tạo bộ lọc dành riêng cho địa chỉ đó. Bằng cách cho Gmail tự động gắn nhãn, đánh dấu sao cho tin nhắn hoặc bỏ qua hoàn toàn hộp thư đến đối với bất kỳ email nào được gửi đến địa chỉ email cụ thể đó, điều này giống như việc Gmail tự động sắp xếp email mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào các bộ lọc của Google. Điều này đặc biệt hữu ích để quản lý các đăng ký hoặc dịch vụ gửi thông báo thường xuyên. Nếu một dịch vụ trở nên quá nhiều thư rác, bạn không cần phải hủy đăng ký hoặc đánh dấu tin nhắn là thư rác theo cách thủ công; bạn chỉ cần cập nhật bộ lọc để xóa bất kỳ thư đến nào được gửi đến địa chỉ email cụ thể đó. Điều này mang lại cho bạn mức độ kiểm soát cao, cho phép bạn "xóa" địa chỉ email nếu nó bị xâm phạm hoặc không còn hữu ích, chỉ bằng cách chuyển hướng tất cả lưu lượng truy cập đến nó thẳng vào thùng rác.

4. Cách sử dụng bí danh dấu chấm

Tên người dùng có dấu chấm hoạt động khác với tên người dùng có dấu cộng và dựa trên một lựa chọn kiến trúc độc đáo của Google về cách họ diễn giải dấu chấm trong tên người dùng. Theo quan điểm của Gmail, dấu chấm là ký tự không tồn tại trong phần địa chỉ email trước ký hiệu @. Điều này có nghĩa là [email protected], [email protected] và [email protected] đều được hiểu là cùng một tài khoản.

Nếu bạn vô tình quên thêm dấu chấm khi đăng nhập, hoặc nếu ai đó gửi email đến địa chỉ của bạn có thêm dấu chấm, hệ thống sẽ nhận ra tài khoản của bạn và gửi thư chính xác. Mặc dù tính năng này ban đầu được thiết kế để ngăn ngừa lỗi gửi thư do lỗi chính tả, nhưng nó có thể được tận dụng một cách chiến lược để tạo ra các biến thể địa chỉ email của bạn cho các mục đích khác nhau. Chúng không linh hoạt bằng các bí danh có thêm dấu cộng vì việc chúng có thể được sử dụng làm bí danh chỉ là một hiệu ứng phụ tích cực, nhưng dù sao thì nó vẫn tốt.

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với các trang web cũ hoặc các trình kiểm tra biểu mẫu nghiêm ngặt không chấp nhận dấu cộng được sử dụng trong phương pháp trước đó. Một số biểu mẫu web được thiết kế kém sẽ từ chối địa chỉ email có chứa ký hiệu + vì cho là không hợp lệ, khiến cho địa chỉ email có dấu cộng trở nên vô dụng trong những trường hợp cụ thể đó. Trong những trường hợp như vậy, địa chỉ email có dấu chấm sẽ là một lựa chọn thay thế đáng tin cậy. Bạn có thể sử dụng [email protected] cho các giao dịch ngân hàng và hồ sơ tài chính của mình, trong khi dành địa chỉ [email protected] không có dấu chấm cho mạng xã hội hoặc duyệt web thông thường. Mặc dù địa chỉ email có dấu chấm không cung cấp vô số tổ hợp như địa chỉ email có dấu cộng (vì dù sao cũng chỉ có một số lượng nhất định các tổ hợp dấu chấm bạn có thể đặt trong địa chỉ email của mình), nhưng chúng vẫn cung cấp một cách để phân biệt trực quan giữa các loại thư khác nhau. Giống như với địa chỉ email có dấu cộng, bạn có thể thiết lập bộ lọc dựa trên vị trí cụ thể của các dấu chấm trong trường "Đến". Điều này cho phép bạn, ví dụ, phân tách các thông tin liên lạc chuyên nghiệp quan trọng khỏi các thông báo khác. Khá tuyệt vời.

5. Bạn có thể gửi email từ một biệt danh

Mặc dù việc nhận email thông qua địa chỉ email phụ diễn ra tự động, nhưng việc gửi email từ địa chỉ email phụ đó lại yêu cầu một vài thao tác cấu hình thủ công ngắn gọn trong cài đặt Gmail của bạn. Theo mặc định, ngay cả khi ai đó gửi email cho bạn đến địa chỉ [email protected], thư trả lời của bạn vẫn sẽ được gửi từ địa chỉ email chính [email protected], điều này sẽ tiết lộ danh tính chính của bạn cho người nhận.

Để duy trì sự tách biệt danh tính và đảm bảo biệt danh của bạn hoạt động như một kênh liên lạc hai chiều thực sự, bạn phải cấu hình tính năng "Gửi thư với tư cách". Tính năng này nằm trong tab "Tài khoản và Nhập" trong menu cài đặt Gmail. Tại đây, bạn có thể thêm các biến thể biệt danh của mình, chẳng hạn như địa chỉ có dấu cộng hoặc dấu chấm, về cơ bản là thông báo cho Gmail coi chúng là người gửi được ủy quyền liên kết với tài khoản của bạn.

Khi thiết lập, bạn sẽ được yêu cầu nhập tên bạn muốn liên kết với bí danh và địa chỉ email chính. Điều quan trọng là phải để ô "Xử lý như một bí danh" được chọn, vì điều này sẽ đơn giản hóa quy trình và sử dụng máy chủ SMTP Gmail hiện có của bạn mà không cần xác thực thêm. Sau khi hoàn tất thiết lập một lần này, một menu thả xuống mới sẽ xuất hiện trong trường "Từ" mỗi khi bạn soạn tin nhắn mới hoặc trả lời email. Điều này cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa địa chỉ chính và các bí danh đã cấu hình.