Công cụ trong Excel thực hiện các phép toán mà không cần viết bất kỳ công thức

[T-X]

Một cách tốt hơn để tổng hợp dữ liệu mà không làm cho bảng tính trở nên rối rắm.

Gần đây, tôi thấy một đồng nghiệp gõ công thức SUM trong Excel để tính tổng nhanh, nhưng lại xóa ngay sau đó. Khi tôi chỉ cho anh ấy một phím tắt chuyên nghiệp được giấu kín ngay trước mắt, anh ấy nhận ra mình đã lãng phí thời gian vào những công thức "dùng một lần" trong nhiều năm.

Những công thức tạm thời này là một gánh nặng. Không chỉ lãng phí thời gian, chúng còn có nguy cơ để lại dữ liệu rác trong một bảng tính sạch hoặc tệ hơn là đưa ra kết quả sai lệch do chứa dữ liệu ẩn. Đây là công cụ tích hợp mà tôi sử dụng để thực hiện phép toán ngay lập tức mà không cần gõ một ký tự nào.

1. Giải pháp: Thanh trạng thái

Giải pháp cho thói quen sử dụng công thức một lần rồi bỏ trong Excel đã có sẵn trên màn hình của bạn. Ở phía dưới cùng của cửa sổ Excel là một dải mỏng màu xám gọi là thanh trạng thái. Tuy nhiên, nó hoạt động theo ngữ cảnh — nếu bạn chỉ chọn một ô, kết quả toán học sẽ bị ẩn đi.

Ngay khi bạn chọn hai ô trở lên, chương trình sẽ khởi động và hiển thị giá trị trung bình, số lượng và tổng của các ô đó. Hơn nữa, nếu bạn mở rộng hoặc thu nhỏ vùng chọn, các số trên thanh trạng thái sẽ cập nhật theo thời gian thực.

2. Làm việc với các phạm vi không liền kề

Thanh trạng thái đặc biệt mạnh mẽ vì nó không bị giới hạn ở một khối liên tục duy nhất. Nếu bạn cần tổng hợp các giá trị nằm rải rác trên các hàng hoặc cột khác nhau, hãy chọn ô, hàng hoặc cột đầu tiên, giữ phím Ctrl, và chọn bất kỳ ô, hàng hoặc cột nào khác mà bạn muốn bao gồm.

Chỉ cần bạn chọn nhiều hơn một ô, thanh trạng thái sẽ tự động tổng hợp chúng ngay lập tức.

2. Các cách khác để sử dụng thanh trạng thái

Thanh trạng thái không chỉ thay thế cho các công thức dùng một lần mà còn mang lại sự xác nhận đáng kể và những lợi ích thiết thực.

2.1. Kiểm tra lại công thức của bạn

Mỗi khi bạn viết một công thức cố định trong Excel, thanh trạng thái sẽ đóng vai trò như đôi mắt thứ hai của bạn. Ở đây, tôi đã sử dụng công thức COUNTIF để theo dõi số lượng cầu thủ ghi được hơn năm bàn thắng. Để kiểm tra xem công thức của tôi có hoạt động chính xác hay không, tôi có thể sắp xếp bảng theo cột Bàn thắng, chọn tất cả các ô có giá trị lớn hơn năm và nhìn vào thanh trạng thái để xác nhận rằng nó khớp với kết quả công thức của tôi.

2.2. Thủ thuật nhấp chuột để sao chép

Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, thanh trạng thái sẽ có tính tương tác. Nếu bạn cần sao chép một phép tính tổng hợp vào email, tin nhắn trò chuyện hoặc ô khác, bạn không cần phải nhớ số đó hoặc viết nó ra. Chỉ cần nhấp vào đó để sao chép vào clipboard.

Bây giờ, hãy di chuyển đến vị trí bạn muốn dán giá trị và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

2.3. Loại bỏ những ràng buộc về định dạng

Khi bạn sao chép trực tiếp một số từ một ô, bạn thường sao chép cả những "dấu vết" như chữ đậm hoặc đường viền. Thanh trạng thái thì khác—nó chỉ sao chép giá trị số thô.

Ví dụ, $1,500.50 được sao chép thành 1500.5, có nghĩa là bạn nhận được phiên bản dữ liệu sạch nhất để sao chép vào các ứng dụng khác mà không làm thay đổi định dạng đích.

3. Tùy chỉnh thanh trạng thái

Thanh trạng thái của Excel về cơ bản là một bảng điều khiển được cá nhân hóa. Theo mặc định, nó hiển thị tổng, số lượng và trung bình của các ô được chọn, nhưng nó có thể làm được nhiều hơn thế.

Để thay đổi những gì thanh trạng thái theo dõi, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên thanh để mở menu Tùy chỉnh thanh trạng thái. Ở gần cuối danh sách dài này, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn toán học.

Tôi khuyên bạn nên bật cả sáu tùy chọn này:

    Trung bình
    Đếm
    Số lượng
    Tối thiểu
    Tối đa
    Tổng

Hầu hết các tùy chọn trong menu Tùy chỉnh thanh trạng thái, như Chế độ ô và Trình kiểm tra khả năng truy cập, được hiển thị ở phía bên trái của thanh trạng thái khi được kích hoạt.

Tùy chọn Đếm số (Numerical Count) là một tùy chọn tôi rất thích. Nếu bạn chọn 10 ô và kết quả Đếm hiển thị là 10, nhưng Đếm số lại hiển thị là 9, thì bạn đã tìm thấy một ô văn bản ẩn đang làm sai lệch phép tính của bạn. Đây là cách nhanh chóng để tìm ra những dữ liệu thừa mà không cần sử dụng bất kỳ công thức nào.

4. Ưu điểm của bộ lọc

Thanh trạng thái trong Excel có khả năng nhận biết bộ lọc. Nếu bạn có một phạm vi gồm 1.000 hàng nhưng lọc để chỉ hiển thị 10 mục cụ thể, thanh trạng thái sẽ chỉ tính toán 10 hàng hiển thị đó.

Công thức SUM tiêu chuẩn sẽ tiếp tục cộng tất cả các hàng ẩn, thường dẫn đến những lỗi lớn không được phát hiện trong báo cáo của bạn. Thanh trạng thái cung cấp cho bạn thông tin chính xác về những gì bạn đang thực sự xem trên màn hình, và với tốc độ cực nhanh.

5. Khắc phục sự cố thanh trạng thái

Nếu kết quả phép toán mong muốn không hiển thị khi bạn chọn một số ô, có hai nguyên nhân chính:

    Lỗi định dạng văn bản: Nếu bạn chọn số và thanh trạng thái vẫn trống (hoặc chỉ hiển thị Số lượng), các số của bạn được định dạng dưới dạng văn bản — và Excel không thể cộng các từ! Điều này cho bạn biết rằng bạn nên nhấp vào cảnh báo "Chuyển đổi sang số" hoặc thay đổi định dạng số trong tab Trang chủ.
    Khối lỗi: Nếu vùng chọn của bạn chứa các lỗi như #DIV/0! hoặc #VALUE!, thanh trạng thái thường sẽ không thực hiện tính toán. Để khắc phục điều này, hãy sử dụng Ctrl+Click để chọn các ô không bị lỗi trong phạm vi hoặc đặt công thức trong hàm IFERROR để ẩn hoàn toàn lỗi.

Thanh trạng thái chỉ là bước đầu tiên để kiểm tra tính chính xác của bảng tính. Để kiểm tra kỹ hơn, hãy thử sử dụng công cụ "Đi đến ô đặc biệt" để tìm và điền vào các ô trống, kiểm tra xem các ô cần thiết có chứa hằng số và công thức hay không, và chuyển đổi giữa các ô để sửa các công thức có vấn đề. Bạn cũng có thể sử dụng hàm "FORMULATEXT" để hiển thị công thức của các ô phát hiện có vấn đề.