Google Drive của bạn đang gặp sự cố và cách khắc phục chỉ trong một buổi chiều

[T-X]

Hãy dành một buổi chiều cho Google Drive và xem sự lộn xộn của bạn biến mất như thế nào!

Google Drive là một giải pháp lưu trữ, nhưng hầu hết chúng ta lại coi nó như một ngăn kéo rác kỹ thuật số. Các tập tin được lưu trữ trong các thư mục ngẫu nhiên, các tập tin trùng lặp chồng chất lên nhau, và việc tìm kiếm trở nên vô cùng khó khăn. Tin tốt là gì? Chỉ cần dọn dẹp một chút, bạn có thể sắp xếp lại đống lộn xộn và dọn dẹp kho lưu trữ của mình chỉ trong một buổi chiều.

1. Sắp xếp các tập tin vào một cấu trúc thư mục rõ ràng, hợp lý

Nếu tất cả các tệp cá nhân, tài liệu công việc, dự án phụ và dữ liệu khác của bạn nằm rải rác trong một thư mục "Ổ đĩa của tôi", bước đầu tiên để sắp xếp Google Drive là tạo một cấu trúc thư mục thực sự hợp lý. Hãy bắt đầu bằng cách thiết lập các thư mục cấp cao nhất để đại diện cho các danh mục chính của tệp, chẳng hạn như Công việc, Cá nhân, Dự án, v.v.

Sau khi đã thiết lập xong các danh mục chính, hãy tạo các thư mục con để phân chia nội dung chi tiết hơn. Ví dụ: trong thư mục "Công việc", bạn có thể thêm các thư mục con như Báo cáo, Hóa đơn, Bản trình bày hoặc Cuộc họp. Bạn thậm chí có thể xây dựng một hệ thống phân cấp sâu hơn với nhiều cấp độ, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm tệp chỉ trong vài giây thay vì phải lục tung cả một không gian lộn xộn.

2. Xóa các tập tin bạn không còn cần nữa

Sau khi sắp xếp các tệp vào cấu trúc thư mục phù hợp, bạn có thể sẽ còn lại những tệp không vừa với bất kỳ thư mục nào. Hầu hết trong số này có thể là không cần thiết. Hãy dành thời gian xóa các bản nháp cũ, báo cáo lỗi thời và các tệp tải xuống bị lãng quên mà bạn không còn cần nữa. Việc xóa những tệp này không chỉ giúp giảm bớt sự lộn xộn mà còn giải phóng không gian lưu trữ.

Duyệt qua các tệp còn lại, chọn những tệp bạn muốn xóa và nhấp vào biểu tượng thùng rác ở trên cùng. Khi bạn xóa tệp trong Google Drive, chúng sẽ được chuyển đến thư mục Thùng rác, nơi chúng sẽ ở đó trong 30 ngày trước khi bị xóa vĩnh viễn. Nếu không quan tâm đến dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn giữ lại chúng phòng trường hợp sau này bạn cần khôi phục lại dữ liệu.

3. Đánh dấu các tệp quan trọng để truy cập nhanh

Tất cả chúng ta đều có những tệp tin sử dụng thường xuyên nhất—dù đó là một dự án đang triển khai, một báo cáo quan trọng hay những tài liệu dùng chung mà chúng ta tham khảo hàng ngày. Việc sắp xếp các tệp tin này dễ dàng truy cập sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức, nhờ đó bạn không phải lục tung các thư mục và thư mục con mỗi khi cần. May mắn thay, tính năng Star của Google Drive giúp bạn làm được điều này.

Bạn có thể đánh dấu sao các tệp quan trọng để truy cập nhanh, bất kể chúng được xếp sâu đến đâu trong thư mục. Sau khi sắp xếp thư mục và xóa các tệp không cần thiết, hãy đánh dấu những tệp bạn sử dụng thường xuyên nhất, sau đó nhấp chuột phải và chọn "Thêm vào mục Đã gắn dấu sao".

Sau đó, bạn có thể xem nhanh tất cả các mục được đánh dấu sao bằng cách nhấp vào phần "Đã đánh dấu sao" ở menu bên trái.

4. Sử dụng mã màu để sắp xếp mọi thứ ngăn nắp

Não bộ của chúng ta nhận biết màu sắc nhanh hơn nhiều so với văn bản, vì vậy việc chỉ dựa vào tên thư mục—kể cả những tên được sắp xếp hợp lý—vẫn có thể làm bạn chậm lại. Để giảm bớt công sức quét qua tên, bạn có thể gán màu riêng biệt cho các thư mục. Khi mỗi thư mục cấp cao nhất và các thư mục con của nó có cùng một màu, bạn có thể xác định những gì mình cần chỉ trong nháy mắt.

Bạn có thể gán màu cụ thể cho các bản thảo khẩn cấp và thay đổi màu đó sau khi hoàn thành công việc, hoặc tạo quy tắc màu riêng dựa trên quy trình làm việc của bạn. Để thêm màu, hãy nhấp chuột phải vào thư mục, mở menu "Sắp xếp" và chọn màu bạn muốn. Áp dụng cùng một bảng màu cho các thư mục liên quan. Những gợi ý trực quan này giúp việc điều hướng Google Drive nhanh hơn nhiều và ít tốn công sức hơn.

5. Áp dụng một hệ thống đặt tên nhất quán

Một phần quan trọng trong việc sắp xếp Google Drive là sử dụng một hệ thống đặt tên rõ ràng, nhất quán—hệ thống này có thể giảm thiểu sự lộn xộn hiệu quả hơn hầu hết các phương pháp khác. Một phương pháp đơn giản là đặt tên theo tiền tố, trong đó mỗi tệp bắt đầu bằng một nhãn ngắn cho biết loại hoặc mục đích của tệp. Ví dụ: HTG-2024-Article12 hoặc RPT_Q3_SalesSummary, sử dụng các tiền tố như HTG hoặc RPT.

Cấu trúc này giúp sắp xếp tệp theo logic, lướt qua danh sách và sắp xếp các tài liệu liên quan theo thứ tự bảng chữ cái dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể tìm kiếm theo tiền tố để nhanh chóng tìm thấy các danh mục tệp cụ thể. Việc thêm ngày tháng, số phiên bản hoặc các mã định danh khác vào tên tệp giúp việc duyệt thủ công và truy xuất dựa trên tìm kiếm hiệu quả hơn nhiều.

Hãy xem lại bất kỳ tệp nào khó tìm hoặc không khớp với quy ước đặt tên của bạn và đổi tên chúng nếu cần. Việc này hơi mất công một chút, nhưng sự khác biệt về mặt tổ chức chắc chắn rất đáng giá.

6. Xóa các tập tin trùng lặp và chặn thư rác

Chúng ta thường tải lên một tài liệu hai lần hoặc tạo một bản sao, khiến cả hai phiên bản đều chiếm dụng không gian lưu trữ như thế nào? Những bản sao này làm gián đoạn việc sắp xếp của Google Drive. Để sắp xếp gọn gàng, hãy tìm và xóa các tệp trùng lặp. Vì Google Drive gắn nhãn các bản sao bằng các dấu hiệu như "(1)" hoặc "Sao chép" trong tên tệp, bạn có thể tìm kiếm các dấu hiệu này và xóa các tệp trùng lặp.

Tương tự, nếu tài khoản Google của bạn được liên kết với Drive bị vô tình công khai, bạn có thể bắt đầu nhận được thư rác. Điều này không chỉ gây ra rủi ro bảo mật mà còn có thể làm lộn xộn các tệp của bạn với nội dung không mong muốn. Thay vì chỉ xóa thư rác, hãy thực hiện các bước để chặn người gửi thư rác : nhấp chuột phải vào tệp và chọn Báo cáo hoặc Chặn > Chặn [email/tên người dùng].

Google Drive của bạn hiện đang lộn xộn không có nghĩa là nó sẽ phải tiếp tục như vậy. Chỉ trong vài giờ, bạn có thể biến sự lộn xộn đó thành một không gian làm việc hiệu quả. Hãy nhớ rằng, việc sắp xếp các tệp chỉ là một phần của quy trình—việc giữ chúng ngăn nắp cũng quan trọng không kém. Vì vậy, hãy tạo thói quen xóa các tệp trùng lặp, xóa các tệp không cần thiết và thường xuyên lưu trữ các tài liệu cũ.