7 thay đổi cài đặt giúp Excel bớt phiền phức hơn

[Starlink]

Đừng để các thiết lập mặc định cản trở bạn.

Cho dù bạn là một chuyên gia Excel giàu kinh nghiệm hay vừa mới chuyển từ một phần mềm bảng tính khác, nhiều thiết lập mặc định khiến chương trình trở nên khó sử dụng. Nhưng bạn không cần phải chấp nhận những thiết lập mặc định này! Dưới đây là một số tinh chỉnh sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn và tăng tốc quy trình làm việc.

1. Bật Focus Cell

Bạn đã bao giờ quên mất cột hoặc hàng chính xác khi đang quét dữ liệu trực quan trong bảng tính Excel chưa? Nếu bảng tính của bạn được thiết lập theo cài đặt mặc định, điều này có thể xảy ra rất nhiều, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trên màn hình rộng với một tập dữ liệu lớn. Điều này có thể khiến việc làm việc trong Excel trở nên đặc biệt khó chịu.

Một tính năng tôi luôn kích hoạt để việc này dễ dàng hơn là Focus Cell, giúp làm nổi bật cột và hàng của ô đang hoạt động. Điều này đảm bảo tôi không vô tình chuyển sang trường hoặc bản ghi khác khi đọc và phân tích dữ liệu.

Focus Cell khả dụng cho những người sử dụng Excel cho Microsoft 365 trên Windows hoặc Mac và Excel cho web.

Để bật Focus Cell, hãy mở tab "View" trên thanh Ribbon và nhấp vào "Focus Cell" trong nhóm Show. Mặt khác, nếu bạn đang sử dụng Excel trên máy tính Windows, hãy nhấn Alt > W > E > F.

Thêm Focus Cell vào Thanh công cụ truy cập nhanh để bạn có thể bật và tắt chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Lưu ý cách ô đang hoạt động giữ nguyên màu của nó, trong khi các ô còn lại dọc theo cột và ngang hàng sẽ áp dụng màu hướng dẫn. Focus Cell chỉ là tính năng trên màn hình—bạn sẽ không thấy nó khi in.

Sau khi kích hoạt tính năng này, nó sẽ vẫn hoạt động trong bất kỳ sổ làm việc mới nào bạn tạo hoặc sổ làm việc hiện có nào bạn mở trên máy tính. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách nhấp vào cùng biểu tượng đó.

Để thay đổi màu dùng để làm nổi bật các cột hoặc hàng có liên quan, hãy nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút đó và di chuột qua "Màu ô tiêu điểm".

2. Giữ nguyên số 0 ở đầu

Theo mặc định, Microsoft Excel sẽ xóa các số 0 đứng đầu khỏi các số. Mặc dù tiện dụng trong nhiều trường hợp, nhưng điều này có thể gây khó chịu nếu bạn thường nhập số điện thoại hoặc số sê-ri bắt đầu bằng số 0.

Mặc dù bạn có thể định dạng từng ô để giữ nguyên số 0 đứng đầu bằng cách áp dụng định dạng số tùy chỉnh hoặc nhập dấu nháy đơn trước số 0 đầu tiên, bạn có thể thiết lập hành vi này thành vĩnh viễn thông qua hộp thoại tùy chọn Excel.

Đầu tiên, nhấn Alt > F > T để mở hộp thoại tùy chọn Excel. Sau đó, chuyển đến tab "Dữ liệu", bỏ chọn "Xóa số 0 đứng đầu và chuyển đổi thành số" và nhấp vào "OK".

Bây giờ, khi bạn nhập một số có số 0 đứng đầu vào ô và nhấn Enter, Excel sẽ chuyển đổi số này thành giá trị văn bản, nghĩa là giữ nguyên tất cả các ký tự bạn đã nhập.

Điều chỉnh cài đặt này chỉ áp dụng cho dữ liệu được nhập sau khi bạn thực hiện thay đổi. Tất cả các số bạn đã nhập có số 0 đứng trước trước khi hủy kích hoạt cài đặt sẽ vẫn được lưu trữ dưới dạng số không đứng trước. Bạn cũng có thể kích hoạt lại cài đặt sau khi nhập xong số sê-ri hoặc số điện thoại để đưa Excel về trạng thái mặc định cho tất cả các số tiếp theo.

3. Ẩn biểu tượng Copilot

Kể từ khi Microsoft tích hợp Copilot vào gói đăng ký Microsoft 365, một biểu tượng đã mặc định xuất hiện bên cạnh ô đang hoạt động trong Excel. Mặc dù đây được cho là một tính năng hữu ích giúp truy cập nhanh vào các công cụ AI, nhưng nó lại gây khó chịu và mất tập trung.

Một cách để loại bỏ lỗi này là tắt Copilot trong Excel, mặc dù điều này có vẻ bất tiện nếu bạn vẫn muốn sử dụng tính năng AI của Microsoft. Thay vào đó, bạn có thể thực hiện một thay đổi nhỏ trong cài đặt Copilot. Trước tiên, nhấn Alt > F > T để mở hộp thoại Tùy chọn Excel. Sau đó, chọn "Copilot" trong menu bên trái, chọn "Chỉ hiển thị biểu tượng Copilot cho các gợi ý có liên quan cao" và nhấp vào "OK".

Giờ đây, thay vì xuất hiện liên tục, biểu tượng sẽ chỉ hiển thị nếu Copilot đưa ra gợi ý hữu ích. Ngoài ra, vì bạn chưa tắt hoàn toàn Copilot, bạn vẫn có thể truy cập chức năng của nó bằng cách nhấp vào biểu tượng "Copilot" trong tab Trang chủ trên thanh Ribbon.

Nếu biểu tượng vẫn xuất hiện sau khi bạn đã thay đổi cài đặt này, hãy khởi động lại Excel và thử lại.

4. Tắt tự động liên kết siêu văn bản

Khi bạn nhập một liên kết hoặc địa chỉ email, chẳng hạn như   Đăng nhập để xem liên kết vào một ô trong Excel và nhấn Enter, nó sẽ biến thành một siêu liên kết. Mặc dù điều này có thể hữu ích nếu bạn định chia sẻ sổ làm việc và muốn cộng tác viên nhấp vào các liên kết, nhưng trong hầu hết trường hợp, nó có thể gây cản trở việc nhập dữ liệu, làm rối định dạng bảng tính và gây khó khăn cho việc sử dụng chung.

Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tính năng tự động tạo siêu liên kết đã chuyển văn bản sang màu xanh và giảm kích thước phông chữ từ 14pt xuống 11pt.

Hơn nữa, để chỉnh sửa ô mà không kích hoạt liên kết, bạn phải nhấp đúp hoặc nhấp giữ vào ô, hoặc sử dụng thanh công thức ở đầu cửa sổ Excel. Tất cả những cách giải quyết này đều làm gián đoạn nghiêm trọng quy trình làm việc của bạn.

Để ngăn Excel biến URL đã nhập thành liên kết có thể nhấp, hãy nhấn Alt > F > T để mở cửa sổ Tùy chọn Excel và trong phần Kiểm tra, hãy nhấp vào "Tùy chọn Tự động sửa".

Sau đó, hãy chuyển đến tab "AutoFormat As You Type", bỏ chọn "Internet And Network Paths With Hyperlinks" và nhấp vào "OK" hai lần để đóng hộp thoại.

Bây giờ, khi bạn nhập một liên kết vào ô và nhấn Enter, liên kết đó sẽ được ghi nhận là một giá trị văn bản thông thường, không phải là một liên kết có thể nhấp vào.

5. Mở một số tệp nhất định khi bạn khởi chạy Excel

Nếu bạn có một tập hợp các bảng tính Excel mà bạn luôn mở vào đầu ngày làm việc, việc thực hiện thủ công có thể chiếm phần lớn thời gian buổi sáng của bạn, ngay cả khi bạn ghim chúng vào danh sách Yêu thích trên trang chào mừng của Excel.

Thay vào đó, bạn có thể buộc Excel mở tất cả các tệp được lưu trong một thư mục được chỉ định mỗi khi chương trình mở. Trước tiên, hãy tạo một thư mục khởi động chuyên dụng và di chuyển tất cả các sổ làm việc đang mở vào thư mục này.

Tiếp theo, nhấp chuột phải vào tên thư mục trên thanh địa chỉ và nhấp vào "Sao chép địa chỉ".

Bây giờ, trong Excel, hãy mở cửa sổ Tùy chọn Excel bằng cách nhấn Alt > F > T và nhấp vào "Nâng cao". Sau đó, cuộn xuống phần Chung, dán (Ctrl+V) đường dẫn tệp bạn vừa sao chép vào trường "Khi khởi động..." và nhấp vào "OK".

Cuối cùng, hãy đóng và mở lại Excel, bạn sẽ thấy các tệp trong thư mục được chỉ định đều mở ngay lập tức.

Bạn có thể thêm hoặc xóa tệp khỏi thư mục được chỉ định bất cứ lúc nào. Nếu không có tệp nào trong thư mục được chỉ định, một bảng tính Excel trống sẽ mở ra. Để trở về giao diện mở mặc định (nói cách khác, mở màn hình chào mừng khi bạn khởi động Excel), hãy xóa đường dẫn tệp đã dán khỏi cửa sổ tùy chọn Excel.

6. Giữ nguyên ô khi bạn nhấn Enter

Sau khi nhập dữ liệu hoặc công thức vào một ô trong Excel, bạn có thể nhấn Enter để xác nhận. Vì Excel mặc định rằng bạn muốn nhập dữ liệu vào ô tiếp theo, nên ô đó sẽ được kích hoạt.

Tuy nhiên, bạn có thể thấy việc giữ nguyên ô khi nhấn Enter sẽ hữu ích hơn. Ví dụ: nếu bạn đã nhập một công thức, có thể bạn muốn xem lại hoặc sao chép công thức đó trước khi chuyển sang tác vụ tiếp theo. Mặt khác, có thể bạn đang thử nghiệm các số liệu khác nhau cho một phép tính và muốn giữ nguyên ô đó để có thể nhập các mục mới cho đến khi có được số liệu mong muốn.

Mặc dù bạn có thể nhấn Ctrl+Enter để thực hiện việc này một lần, nhưng bạn có thể ghi đè vĩnh viễn hành vi mặc định của hàng tiếp theo chỉ trong vài bước. Trước tiên, nhấn Alt > F > T để mở hộp thoại Tùy chọn Excel, và trong vùng Nâng cao, hãy bỏ chọn hộp thoại bên cạnh "Sau khi nhấn xuống, di chuyển vùng chọn".

Sau khi nhấp vào "OK", hãy nhập giá trị hoặc công thức vào một ô và nhấn Enter. Lưu ý rằng ô bạn vừa nhập vẫn đang hoạt động.

Sử dụng các phím mũi tên để điều hướng đến các ô khác nhau trong bảng tính của bạn.

7. Xác định bố cục PivotTable được cá nhân hóa

Mỗi khi bạn chèn PivotTable, Microsoft Excel sẽ mặc định sử dụng bố cục thu gọn, xếp chồng tất cả các trường hàng thành một cột duy nhất với các khoảng thụt lề để thể hiện mối quan hệ. Việc thay đổi bố cục PivotTable sau đó trong tab Thiết kế trên thanh Ribbon chắc chắn sẽ tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn cần thực hiện cùng một thay đổi mỗi lần.

Để tăng tốc quá trình này, bạn có thể định nghĩa một bố cục được cá nhân hóa mà tất cả các PivotTable trong tương lai sẽ áp dụng. Để thực hiện việc này, hãy mở hộp thoại tùy chọn Excel bằng cách nhấn Alt > F > T. Tiếp theo, trong tab Dữ liệu, hãy nhấp vào "Chỉnh sửa Bố cục Mặc định" trong vùng Tùy chọn Dữ liệu.

Sau đó, có hai cách để xác định lại cài đặt bố cục PivotTable:

    Chọn các tùy chọn khác nhau trong các trường "Tổng phụ", "Tổng cộng" và "Bố cục báo cáo", chọn hoặc bỏ chọn "Chèn dòng trống sau mỗi mục" và sửa đổi thêm các cài đặt trong cửa sổ Tùy chọn PivotTable.
    Sử dụng bố cục của PivotTable hiện có mà bạn đã cấu hình lại bằng cách đặt con trỏ vào trường "Nhập bố cục", chọn một ô trong PivotTable có bố cục mong muốn và nhấp vào "Nhập".

Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, sau khi bạn nhấp vào "OK", tất cả các PivotTable tiếp theo mà bạn chèn sẽ áp dụng bố cục mới.

Trong khi bạn đang mày mò các cài đặt trong Excel, hãy cân nhắc chuyển sang chế độ tối. Nếu bạn dành cả ngày để nhìn chằm chằm vào bảng tính và cảm thấy đau đầu với khung vẽ Excel màu trắng, việc chuyển sang giao diện tối hơn có thể giúp bạn thoải mái hơn.