Cách xóa các hàng khỏi phạm vi đã lọc mà không làm Excel bị sập

[Starlink]

Chỉ cần tiến thêm một bước nữa thôi là sẽ tạo nên sự khác biệt.

Việc xóa các hàng khỏi một phạm vi lọc lớn trong Microsoft Excel có thể mất nhiều thời gian, tạm thời đưa chương trình vào trạng thái "không phản hồi" hoặc—trong trường hợp xấu nhất—khiến Excel bị sập hoàn toàn. Tuy nhiên, chỉ cần thực hiện một bước đơn giản là Excel có thể tiếp tục chạy trơn tru.

1. Tại sao việc xóa các hàng đã lọc lại làm Excel bị sập

Hãy tưởng tượng bạn muốn dọn dẹp tập dữ liệu gồm 50.000 sản phẩm này bằng cách xóa các hàng chứa các mặt hàng đã ngừng sản xuất.
Bảng Excel chứa ID sản phẩm, giá cho mỗi đơn vị và trạng thái, trong đó các sản phẩm ngừng sản xuất được đánh dấu.

Để theo dõi khi bạn đọc hướng dẫn này, hãy tải xuống bản sao miễn phí của sổ làm việc Excel được sử dụng trong ví dụ. Sau khi nhấp vào liên kết, bạn sẽ thấy nút tải xuống ở góc trên bên phải màn hình.

Một cách để thực hiện tác vụ này là sử dụng các nút lọc xuất hiện theo mặc định khi bạn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel. Ngoài ra, nếu dữ liệu của bạn không được định dạng dưới dạng bảng Excel, hãy chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi và nhấn Ctrl+Shift+L để thêm các nút lọc theo cách thủ công.

Đầu tiên, nhấp vào nút bộ lọc trong cột Trạng thái, bỏ chọn "Đang hoạt động" và nhấp vào "OK" để chỉ những mục đã ngừng hoạt động mới được hiển thị trong bảng.

Tiếp theo, chọn một ô trong phạm vi và nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ phạm vi. Sau đó, nhấp chuột phải vào phạm vi đã chọn và nhấp vào Xóa > Toàn bộ hàng trang tính. Thao tác này sẽ chỉ xóa các hàng đang hiển thị, nghĩa là sau đó bạn có thể xóa bộ lọc để hiển thị lại các mục đang hoạt động.

Tuy nhiên, tại thời điểm này, Excel có thể cảnh báo bạn rằng thao tác này có thể mất nhiều thời gian để hoàn tất.

Và đúng là như vậy—khi tôi nhấp vào "OK", Excel bị treo trong khoảng 42 giây—bao gồm cả trạng thái "không phản hồi"—trước khi cuối cùng kích hoạt lại để hiển thị kết quả mong muốn.

Hơn nữa, khi tôi nhấn Ctrl+Z để hoàn tác thao tác, Excel bị sập hoàn toàn và tôi phải đóng rồi khởi động lại chương trình.

Điều này xảy ra vì hầu hết các hàng bị xóa không nằm cạnh nhau trực tiếp. Thật vậy, khi bạn nhìn vào tiêu đề hàng ở phía bên trái của dữ liệu, bạn có thể thấy một tập hợp các nhãn hàng không liên tục, vì dữ liệu đã lọc chiếm tất cả các hàng khác.

Do đó, khi Excel xóa các hàng trong chương trình, nó phải chạy qua từng nhóm ô liền kề (còn gọi là vùng ) từng cái một. Vì vậy, trong trường hợp này, nó sẽ xóa hàng 4, sau đó là hàng 12 đến 14, rồi hàng 16, v.v. Tổng cộng có 11.873 vùng trong dữ liệu này, vì vậy Excel phải thực hiện thao tác xóa 11.873 lần!

2. Sắp xếp dữ liệu trước để ngăn Excel bị sập

Để ngăn Excel gặp sự cố khi bạn xóa các hàng khỏi một tập dữ liệu đã lọc lớn, trước tiên chỉ cần sắp xếp cột có liên quan.

Tuy nhiên, trước khi thực hiện việc này, bạn nên cân nhắc cách bạn muốn dữ liệu của mình được trình bày sau khi xóa các hàng có liên quan. Trong ví dụ này, các sản phẩm được liệt kê theo thứ tự mà chúng được thêm vào kho lần đầu tiên, vì vậy, điều quan trọng là phải duy trì thứ tự này trong thời gian dài.

Để đảm bảo điều này xảy ra, hãy thêm một cột khác có tên là "Index" và nhập 1, 2 và 3 vào ba ô trên cùng của cột mới này.

Ngay khi bạn nhập tiêu đề cột vào cột D, bảng Excel được định dạng sẽ mở rộng thêm một cột sang bên phải.

Sau đó, chọn ba ô đó và nhấp đúp vào nút điền ở góc dưới bên phải của vùng chọn để áp dụng các số chỉ mục này cho các ô còn lại trong phạm vi.

Tiếp theo, nhấp vào nút bộ lọc trong cột Trạng thái và chọn "Sắp xếp từ A đến Z" hoặc "Sắp xếp từ Z đến A". Khi bạn nhấp vào "OK", các mục có cùng trạng thái sẽ được nhóm lại với nhau.

Bây giờ, hãy nhấp vào nút lọc một lần nữa, bỏ chọn "Đang hoạt động" và nhấp vào "OK" để chỉ những mục đã ngừng hoạt động mới được hiển thị trong bảng.

Lưu ý rằng tất cả các sản phẩm ngừng sản xuất hiện nằm trong các hàng liền kề. Điều này có nghĩa là khi bạn xóa các hàng này trong bước tiếp theo, Excel chỉ phải xử lý một vùng, thay vì 11.873 vùng mà nó phải xử lý nếu bạn không sắp xếp dữ liệu trước.

Do đó, khi bạn chọn tất cả các ô trong phạm vi (Ctrl+A), nhấp chuột phải vào phạm vi đã chọn và nhấp vào Xóa > Toàn bộ hàng trang tính, Excel sẽ thực hiện thao tác này trong chưa đầy một giây.

Bây giờ thao tác đã hoàn tất, hãy nhấp vào nút bộ lọc trong cột Trạng thái, xóa bộ lọc và nhấp vào "OK" để hiển thị lại các mục đang hoạt động.

Cuối cùng, hãy đưa dữ liệu trở lại thứ tự ban đầu bằng cách sắp xếp bảng theo cột Index và xóa cột đó nếu bạn không còn cần đến nó nữa.

Biết được nguyên nhân khiến Excel chạy chậm có thể giúp bạn tránh khỏi việc bực bội với chương trình. Ví dụ, có quá nhiều hàm dễ bay hơi hoặc định dạng quá mức không cần thiết cho bảng tính của bạn khiến Excel (và máy tính của bạn) phải làm việc nhiều hơn mức cần thiết, vì vậy hãy tránh những điều này bất cứ khi nào có thể!