3 cách để ngăn chặn các hàm biến động tính toán lại trong Microsoft Excel

[Starlink]

Sửa các giá trị được tạo ra bởi các hàm biến động.

Các hàm biến động trong Microsoft Excel hữu ích khi bạn muốn hiển thị dữ liệu theo thời gian thực, vì chúng tính toán lại bất cứ khi nào một sổ làm việc được mở lại hoặc khi bất kỳ phép tính nào khác được thực hiện. Tuy nhiên, bạn có thể sửa kết quả chúng trả về hoặc tạm thời ngăn chúng tính toán lại.

Ví dụ về các hàm biến động trong Excel bao gồm NOW (trả về ngày và giờ hiện tại), TODAY (trả về ngày hiện tại), RAND (trả về số ngẫu nhiên giữa 0 và 1) và RANDBETWEEN (trả về số ngẫu nhiên giữa hai giá trị bạn chỉ định).

1. Chuyển đổi một hàm biến động thành một giá trị tĩnh khi bạn nhập

Một cách để ngăn chặn hàm biến động tính toán lại là chuyển đổi nó thành giá trị cố định tại điểm nhập.

Trong ví dụ này, hàm NOW được sử dụng để trả về ngày và giờ hiện tại:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=NOW()

Tuy nhiên, hai phút sau, khi tôi chỉnh sửa một ô khác trong bảng tính, thời gian đã được cập nhật.

Để giữ nguyên ngày và giờ ngay từ đầu, hãy nhập công thức và khi chế độ Enter vẫn được kích hoạt, hãy nhấn F9 > Enter.

Để nhập ngày hiện tại bằng phím tắt, hãy nhấn Ctrl+; (dấu chấm phẩy), sau đó nhấn Enter. Đối với thời gian hiện tại, hãy nhấn Ctrl+Shift+;. Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy sử dụng Cmd thay cho Ctrl. Bạn có thể nhập cả ngày và giờ vào cùng một ô bằng cách sử dụng cả hai phím tắt, lần lượt từng phím, cách nhau bằng dấu cách.

Lúc đầu, bạn có thể thấy một số thập phân ngẫu nhiên, nhưng thực tế đây là số sê-ri biểu thị ngày và giờ tại thời điểm bạn nhấn Enter.

Cuối cùng, nhấn Ctrl+1 (hoặc nhấp chuột phải vào ô và nhấp vào "Định dạng ô") để khởi chạy hộp thoại Định dạng ô, nhấp vào "Tùy chỉnh" và trong trường Loại, hãy nêu cách bạn muốn hiển thị ngày và giờ.

Khi bạn nhấp vào "OK", ngày và giờ sẽ xuất hiện trong ô đang hoạt động và sẽ được giữ nguyên cho đến khi bạn thay đổi theo cách thủ công.

Nếu bạn nhập lại một ô chứa hàm biến động và nhấn F9 để làm cho nó tĩnh, ô sẽ cập nhật thêm một lần nữa trước khi chuyển thành giá trị cố định. Nếu bạn muốn sửa lỗi hồi tố một ô chứa hàm biến động mà không ảnh hưởng đến giá trị, hãy xem phương pháp 2 bên dưới.

Trong ví dụ thứ hai, giả sử bạn muốn tạo một số ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 đến 1. Để thực hiện việc này, bạn nhập:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=RAND()
vào ô A1 và nhấn Enter.

Tuy nhiên, vì RAND là một hàm biến động nên một số ngẫu nhiên mới sẽ được tạo ra mỗi khi thực hiện phép tính ở nơi khác trong bảng tính.

Thay vào đó, trước khi nhấn Enter, hãy nhấn F9, hàm RAND sẽ được thay thế bằng một giá trị cố định trong cả ô và thanh công thức.

Hãy cẩn thận khi sử dụng phím tắt F9 trong Microsoft Excel. Nếu bạn không nhập dữ liệu vào hoặc chỉnh sửa ô (nói cách khác, nếu Excel đang ở chế độ Sẵn sàng), việc nhấn F9 sẽ buộc tất cả các hàm biến động phải tính toán lại—hoàn toàn ngược lại với mục đích bạn đang cố gắng đạt được!

2. Chuyển đổi ngược lại các ô có hàm biến động thành giá trị tĩnh

Một cách khác để sửa các giá trị do các hàm dễ bay hơi tạo ra—và có lẽ là phương pháp tôi sử dụng nhiều nhất—là sao chép kết quả và dán nó dưới dạng một giá trị. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn thực hiện hành động này trên các ô đã chứa các hàm dễ bay hơi mà không thay đổi giá trị của chúng hoặc nếu bạn cần sửa nhiều ô cùng một lúc.

Hãy tưởng tượng bạn đã tạo ra một tập hợp các số ngẫu nhiên từ 50 đến 100 bằng cách sử dụng hàm RANDBETWEEN:

Mã nguồn [Chọn] Expand

=randbetween(50,100)

Tuy nhiên, nếu cứ để nguyên như vậy, các số ngẫu nhiên này sẽ tiếp tục tạo lại mỗi khi thực hiện phép tính ở nơi khác trong bảng tính hoặc nếu bạn đóng và mở lại tệp.

Vì vậy, để sửa các giá trị này, trước tiên hãy chọn các ô và nhấn Ctrl+C (hoặc Cmd+C trên máy Mac).

Tiếp theo, với những ô đó vẫn được chọn, hãy nhấn Ctrl+Shift+V (hoặc Ctrl+Cmd+V trên máy Mac) để dán các giá trị ô trong khi buộc Excel bỏ qua công thức được sử dụng để tạo ra chúng.

Bây giờ, các giá trị không cố định trước đó đã được chuyển đổi thành số tĩnh.

3. Tắt tính toán tự động

Một cách khác để ngăn các hàm biến động tự động tính toán lại trong Microsoft Excel là thay đổi cài đặt tính toán. Việc thay đổi này sẽ không thay đổi cách thức hoạt động của các hàm, nhưng sẽ ảnh hưởng đến cách chúng được tính toán và cách kết quả của chúng được hiển thị trên màn hình của bạn.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút "Tùy chọn tính toán" trong tab Công thức và nhấp vào "Thủ công".

Những thay đổi đối với tùy chọn tính toán trong một bảng tính sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bảng tính khác đang mở và bất kỳ bảng tính nào bạn mở sau đó.

Bây giờ, khi thực hiện phép tính trong sổ làm việc, bất kỳ ô nào chứa các hàm biến động không được cập nhật tự động do thay đổi này (còn gọi là giá trị cũ) sẽ được định dạng lại bằng gạch ngang. Điều này nhắc nhở bạn rằng thông tin trong các ô đó không được cập nhật.

Bây giờ, bất kỳ hàm biến động nào cũng chỉ được tính khi:

    Bạn lưu sổ làm việc theo cách thủ công hoặc nhấn Ctrl+S,
    Bạn nhấp vào "Tính toán ngay" hoặc nhấn F9 ở chế độ Sẵn sàng (điều này ảnh hưởng đến tất cả các phép tính trong toàn bộ sổ làm việc và tất cả các sổ làm việc đang mở) hoặc
    Bạn nhấp vào "Tính toán bảng tính" hoặc nhấn Shift+F9 ở chế độ Sẵn sàng (điều này chỉ ảnh hưởng đến tất cả các phép tính trong bảng tính đang hoạt động).

Vì các hàm biến động trong Excel liên tục tính toán lại, việc sử dụng nhiều hàm trong một sổ làm việc có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất của bảng tính. Vì vậy, sử dụng các phương pháp trong hướng dẫn này có thể giúp tăng tốc tệp Excel của bạn. Đơn giản hóa công thức, nén hình ảnh và tránh định dạng quá nhiều là những cách khác để đảm bảo sổ làm việc của bạn chạy trơn tru.