5 mẹo sử dụng Microsoft Excel có thể khiến bạn phải kinh ngạc

[Starlink]

Gây ấn tượng với đồng nghiệp của bạn bằng những mẹo hữu ích này.

Làm chủ các công cụ của Microsoft Excel là một quá trình không bao giờ kết thúc, ngay cả với những người đã sử dụng chương trình này tại nơi làm việc hoặc ở nhà trong nhiều thập kỷ. Với suy nghĩ này, sau đây là một số mẹo Excel yêu thích mà tôi đã thu thập được trong nhiều năm mà bạn có thể áp dụng để tăng tốc quy trình làm việc với bảng tính của mình.

1. Bạn không cần phải đóng băng hàng đầu tiên của bảng

Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính Excel chứa nhiều hàng dữ liệu, bạn có thể muốn đóng băng hàng đầu tiên thông qua tab Xem trên ruy-băng để khi bạn cuộn xuống, tiêu đề vẫn hiển thị.

Tuy nhiên, bạn không cần thực hiện bước này nếu bạn định dạng dữ liệu của mình dưới dạng bảng Excel. Để thực hiện việc này, trước tiên, hãy đảm bảo dữ liệu của bạn có tiêu đề cột ở hàng trên cùng. Sau đó, chọn dữ liệu của bạn và trong tab Chèn trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Bảng".

Nếu bạn có nhiều hàng dữ liệu, thay vì chọn chúng theo cách thủ công bằng chuột, hãy kích hoạt ô trên cùng bên trái (trong trường hợp của tôi là ô A1), nhấn Ctrl+Shift+Phải để chọn toàn bộ hàng, sau đó nhấn Ctrl+Shift+Xuống cho đến khi chọn hết dữ liệu.

Bây giờ, hãy đảm bảo thông tin trong hộp thoại Tạo Bảng là chính xác và nhấp vào "OK".

Cuối cùng, chọn bất kỳ ô nào trong bảng và cuộn xuống. Lưu ý rằng các tiêu đề cột (A, B, C, v.v.) được thay thế bằng tên cột bạn đã chỉ định lúc đầu.

Thủ thuật này chỉ hiệu quả nếu bảng của bạn chứa nhiều hàng hơn số hàng có thể hiển thị trên màn hình. Nếu không, tiêu đề bảng luôn hiển thị, do đó không cần tiêu đề bảng tính phải lặp lại các nhãn đó.

2. Sao chép và truy cập nhiều mục cùng lúc

Hầu hết mọi người đều biết về các phím tắt nổi tiếng để sao chép (Ctrl+C) và dán (Ctrl+V) các mục trong Excel. Tuy nhiên, ít người biết rằng bạn có thể sao chép nhiều mục từ nhiều nguồn khác nhau cùng một lúc và dán chúng vào bảng tính chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Giả sử bạn đang tạo bảng tính hồ sơ cầu thủ cho đội bóng đá yêu thích của mình. Đối với mỗi cầu thủ, bạn muốn có ID, ảnh và liên kết đến tiểu sử trực tuyến của họ.

Mặc dù ID người chơi nằm trên một bảng tính riêng, ảnh của họ nằm trong tài liệu Microsoft Word và URL tiểu sử trực tuyến của họ có thể truy cập được trong trình duyệt web, bạn vẫn có thể tiếp tục và sao chép từng mục một.

Sau đó, quay lại bảng tính nơi bạn muốn các mục đã sao chép đến và nhấp vào biểu tượng khởi chạy Bảng tạm trong tab Trang chủ trên ruy-băng để xem các mục bạn vừa sao chép trong ngăn Bảng tạm. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng mỗi mục có một biểu tượng bên cạnh để nhắc bạn về vị trí ban đầu của mục đó.

Bây giờ, hãy chọn ô mà bạn muốn dán mục đầu tiên và nhấp vào mục đó trong ngăn Bảng tạm. Lặp lại quy trình này cho các mục khác mà bạn đã sao chép.

Sau khi dán ảnh vào Microsoft Excel, hãy nhấp chuột phải vào ảnh và chọn "Đặt vào ô" để nhúng ảnh vào trong ranh giới của ô.

Sau đó, bạn có thể nhấp vào "Xóa tất cả" trong ngăn Bảng tạm trước khi chuyển sang nhóm mục tiếp theo mà bạn muốn sao chép và dán.

Bảng tạm của Microsoft Excel có thể chứa tối đa 24 mục. Điều này có nghĩa là khi bạn sao chép mục thứ 25, mục đó sẽ thay thế mục cũ nhất trên bảng tạm.

Lợi ích của việc sử dụng clipboard của Microsoft Excel, thay vì clipboard của Windows (Windows+V), là nó vẫn hiển thị trong cửa sổ Excel cho đến khi bạn đóng nó theo cách thủ công. Mặt khác, clipboard của Windows biến mất ngay khi bạn nhấp ra khỏi nó.

3. Xem tất cả các công thức được sử dụng trong bảng tính của bạn

Theo mặc định trong Excel, các ô trang tính hiển thị kết quả công thức, trong khi thanh công thức hiển thị công thức bạn đã sử dụng để có được kết quả đó.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiển thị công thức trong chính các ô. Để thực hiện việc này, hãy nhấn Ctrl+` (phím dấu huyền, thường nằm ở góc trên bên trái của bàn phím).

Khi bạn sử dụng phím tắt này, bạn có thể nhanh chóng xem ô nào chứa công thức, hiểu cách tính toán được thực hiện và kiểm tra bất kỳ lỗi nào. Hơn nữa, khi tùy chọn này được kích hoạt, việc chọn ô chứa công thức sẽ tô màu cho các ô mà nó tham chiếu, giúp việc khắc phục sự cố trở nên đơn giản hơn.

Nhấn Ctrl+` lần nữa để đưa bảng tính về trạng thái mặc định.

4. Xem tất cả các tab trang tính bằng cách nhấp chuột phải

Một trong những tác vụ gây khó chịu nhất trong Excel là điều hướng trình quản lý tab ở cuối màn hình, đặc biệt là nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình. Thật vậy, việc nhấp vào các mũi tên nhỏ ở góc dưới bên trái của cửa sổ Excel để cuộn qua các tab chiếm quá nhiều thời gian quý báu của bạn.

Nhấp và kéo ba dấu chấm bên cạnh bên phải các tab bảng tính để tạo thêm không gian cho tên của chúng.

Một cách để tăng tốc quá trình này là nhấn Ctrl+Page Down để chuyển đến tab tiếp theo hoặc Ctrl+Page Up để quay lại tab trước đó.

Tuy nhiên, phương pháp tôi thích là nhấp chuột phải vào mũi tên điều hướng tab. Làm như vậy sẽ khởi chạy cửa sổ Kích hoạt và sau đó bạn có thể nhấp đúp vào trang tính bạn muốn điều hướng đến (hoặc sử dụng các phím mũi tên và nhấn Enter).

Công cụ này đặc biệt hữu ích nếu bạn dành thời gian đặt tên ngắn gọn nhưng dễ hiểu cho các trang tính của mình, thay vì sử dụng tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3, v.v.

5. Sử dụng Thanh trạng thái để tính toán nhanh

Một trong những công cụ đơn giản nhất nhưng có lẽ ít được sử dụng nhất trong Excel là Thanh trạng thái, nằm ở góc dưới bên phải của cửa sổ Excel.

Cụ thể, khi bạn chọn một số dữ liệu trong bảng tính, Thanh trạng thái sẽ cung cấp các phép tính để phân tích tức thời mà không cần thêm công thức.

Trong ví dụ này, bảng được sắp xếp theo thứ tự xuất hiện giảm dần và tôi muốn nhanh chóng xem tổng số và số bàn thắng trung bình được ghi bởi bất kỳ ai đã chơi 100 trận trở lên.

Mặc dù tôi có thể sử dụng công thức để tạo thông tin này, nhưng tôi không muốn kết quả xuất hiện trong bảng tính - mục đích của tôi ở đây chỉ là xem qua các số liệu để phân tích nhanh.

Vì vậy, ngay khi tôi chọn tổng số bàn thắng cho những cầu thủ có liên quan, số trung bình, số đếm và tổng của các ô đã chọn sẽ xuất hiện trên Thanh trạng thái.

Nếu bạn không thấy các tổng này trong phiên bản Excel của mình sau khi chọn hai hoặc nhiều ô chứa dữ liệu, hãy nhấp chuột phải vào Thanh trạng thái và kiểm tra các phép tính tổng hợp mà bạn muốn hiển thị từ sáu tùy chọn—Trung bình, Đếm, Đếm số, Tối thiểu, Tối đa và Tổng.

Hơn nữa, tôi có thể nhấp vào bất kỳ phép tính nào trong Thanh trạng thái để sao chép các giá trị vào bảng tạm, sẵn sàng dán vào nơi khác khi cần.

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel, cũng như sử dụng các mẹo mà tôi đã chia sẻ trong hướng dẫn này, hãy tận dụng hộp tên để tăng tốc độ điều hướng và cá nhân hóa Thanh công cụ truy cập nhanh để thực hiện các lệnh thường dùng nhất của bạn ngay lập tức.