Cách chuyển ảnh chụp màn hình thành dữ liệu Excel

[Starlink]

Bạn không cần phải sao chép dữ liệu theo cách thủ công!

Làm việc với dữ liệu trong Microsoft Excel có thể tốn thời gian, đặc biệt là nếu bạn sao chép thủ công dữ liệu vào bảng tính của mình từ một nguồn khác. Đây là lúc khả năng nhập dữ liệu từ ảnh chụp màn hình của chương trình trở nên hữu ích. Sau đây là cách sử dụng công cụ vô giá này.

1. Bước 1: Chụp và sao chép ảnh chụp màn hình

Giả sử bạn đã nhận được tệp PDF bên dưới—bản quét của bảng chứa tên và địa chỉ của nhiều nhân vật—và bạn muốn nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong Microsoft Excel.

Để theo dõi khi bạn đọc, hãy tải xuống bản sao miễn phí của tệp PDF này. Sau khi nhấp vào liên kết, bạn sẽ thấy nút tải xuống ở góc trên bên phải màn hình.

Vì tệp là PDF được quét, bạn không thể chỉ cần chọn và sao chép văn bản, vì nội dung được lưu trữ dưới dạng dữ liệu hình ảnh chứ không phải dữ liệu "văn bản thực". Bạn cũng có thể gặp phải vấn đề tương tự khi sao chép dữ liệu từ một trang web—nếu dữ liệu được tải lên dưới dạng hình ảnh, sẽ không có văn bản thực nào để bạn sao chép và dán.

Thay vào đó, bạn có thể chụp ảnh màn hình dữ liệu và nhập vào bảng tính Excel của mình. Khi mở tệp PDF, hình ảnh, trang web hoặc nguồn khác, hãy nhấn PrtScn trên bàn phím Windows của bạn. Nếu bạn không có phím PrtScn, hãy nhấn Win+Shift+S hoặc nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy nhấn Shift+Cmd+4.

Sau đó, nhấp và kéo đường ngắm để chụp vùng bạn muốn sao chép.

Phần cuối cùng của bước 1 bao gồm việc xác định vị trí ảnh chụp màn hình bạn vừa chụp và sao chép ảnh vào bảng tạm. Trong trường hợp của tôi, tôi đang sử dụng trình chỉnh sửa ảnh chụp màn hình mặc định của Windows 11—Snipping Tool—và biểu tượng sao chép nằm ở góc trên bên phải.

Bây giờ, sau khi ảnh chụp màn hình đã được lưu vào bảng tạm, bạn đã sẵn sàng để sử dụng Excel.

2. Bước 2: Nhập hình ảnh dưới dạng dữ liệu

Mở tệp Microsoft Excel nơi bạn muốn dữ liệu đến. Đây có thể là một sổ làm việc hoặc tab mới hoặc một trang tính đã chứa dữ liệu.

Sau đó, với dữ liệu đã sao chép vẫn nằm trong bảng tạm, hãy mở tab "Dữ liệu" trên ruy-băng và nhấp vào "Lấy dữ liệu". Từ đó, di chuột qua "Từ nguồn khác" và "Từ ảnh", sau đó nhấp vào "Ảnh từ bảng tạm".

Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp được mô tả trong hướng dẫn này để nhập dữ liệu từ ảnh chụp màn hình hoặc hình ảnh khác được lưu trên thiết bị của bạn. Để thực hiện, hãy nhấp vào "Ảnh từ tệp" thay vì "Ảnh từ bảng tạm" và sử dụng hộp thoại Chèn ảnh để định vị và chọn hình ảnh có liên quan.

Tại thời điểm này, Excel sẽ phân tích dữ liệu bạn đã chọn làm nguồn trong thanh bên Dữ liệu từ Ảnh. Quá trình này có thể mất thêm vài giây nếu ảnh chụp màn hình chứa nhiều dữ liệu, nhưng ngay cả khi đó, quá trình này cũng không mất quá nhiều thời gian.

3. Bước 3: Giải quyết vấn đề và chèn dữ liệu

Sau khi Excel hoàn tất việc tối ưu hóa ảnh chụp màn hình đã nhập của bạn trong thanh bên Dữ liệu từ Ảnh, Excel sẽ làm nổi bật mọi sự cố tiềm ẩn mà Excel không chắc chắn liệu đã sao chép dữ liệu đúng cách hay chưa. Điều này có nhiều khả năng xảy ra nếu ảnh bạn chụp có văn bản không rõ ràng hoặc dòng bị ngắt quãng.

Nhấp và kéo cạnh của thanh bên Dữ liệu từ Ảnh sang bên trái để phóng to thanh này và do đó, có thêm không gian để làm việc với dữ liệu.

Nhấp vào "Xem lại" để giải quyết vấn đề đầu tiên và nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy chọn ô có liên quan trong thanh bên và chỉnh sửa trường văn bản xuất hiện. Khi bạn hài lòng với thay đổi này (hoặc nếu không cần thay đổi), hãy nhấp vào "Chấp nhận" và chuyển sang truy vấn tiếp theo bằng cách nhấp vào mũi tên phải.

Sau khi bạn đã xem xét tất cả các vấn đề, nút Xem lại sẽ chuyển sang màu xám và dữ liệu đã sẵn sàng để chèn vào bảng tính của bạn. Để kích hoạt quy trình này, sau khi chọn ô trong bảng tính nơi bạn muốn ô trên cùng bên trái của dữ liệu đã sao chép sẽ đi đến, hãy nhấp vào "Chèn dữ liệu".

Nếu Excel phát hiện dữ liệu được nhập sẽ ghi đè lên dữ liệu hiện có trong bảng tính của bạn, chương trình sẽ tự động chèn thêm cột hoặc hàng để ngăn điều này xảy ra.

4. Bước 4: Định dạng và sử dụng dữ liệu

Đến đây, quá trình nhập dữ liệu đã hoàn tất!

Bây giờ tùy thuộc vào bạn quyết định cách sử dụng dữ liệu này. Cá nhân tôi, điều đầu tiên tôi luôn làm ở giai đoạn này là định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel, để tôi có thể dễ dàng lọc thông tin và sử dụng tên cột trong công thức. Bạn cũng có thể thay đổi định dạng số của ô, để Excel nhận dạng số là số, ngày là ngày, văn bản là văn bản, v.v.

5. Những điểm cần lưu ý khi chuyển đổi ảnh chụp màn hình sang dữ liệu Excel

Trước khi tiếp tục chuyển đổi ảnh chụp màn hình sang dữ liệu Excel bằng phương pháp này, hãy dành chút thời gian để lưu ý những điểm sau:

    Dữ liệu được nhập vào Excel từ ảnh chụp màn hình sẽ áp dụng bất kỳ định dạng nào bạn đã áp dụng cho các ô có liên quan trong bảng tính.
    Khi tôi thử nghiệm phương pháp này trong nhiều tình huống khác nhau, tôi thấy rằng quy trình này hoạt động tốt nhất khi dữ liệu được sao chép có đường viền rõ ràng giữa mỗi ô.
    Bất kỳ ô nào trong hình ảnh được sao chép có chứa dữ liệu chạy trên một dòng trong cùng một ô sẽ chuyển thành một dòng liên tục trong Excel. Để khắc phục điều này, hãy sử dụng hàm TEXTSPLIT hoặc công cụ Text To Columns của Excel.
    Nếu bảng nguồn được định dạng dưới dạng văn bản, chẳng hạn như trong tệp PDF được lưu qua Microsoft Word, hãy sử dụng chuột để chọn dữ liệu bạn muốn sao chép và nhấn Ctrl+C để sao chép. Sau đó, trong Excel, hãy nhấn Ctrl+Alt+V nếu bạn đang sử dụng máy tính Windows hoặc Ctrl+Cmd+V nếu bạn đang sử dụng máy Mac và nhấp vào "Văn bản" trong hộp thoại Dán dưới dạng đặc biệt.
    Luôn kiểm tra các hạn chế về bản quyền hoặc yêu cầu tham khảo trước khi sao chép tác phẩm của người khác.

Một cách khác để nhập bảng từ nguồn trực tuyến vào Microsoft Excel là nhấp vào "From Web" trong nhóm Get And Transform Data của tab Data. Sau đó, bạn có thể sử dụng Power Query Editor của Excel để quản lý và chuyển đổi dữ liệu đã nhập và đặt chế độ tự động làm mới để thích ứng với những thay đổi trong nguồn.