Tại sao bạn nên luôn đổi tên trang tính trong Excel

[Starlink]

Hỗ trợ điều hướng và khả năng tiếp cận.

    Đổi tên bảng tính Excel hỗ trợ điều hướng, sắp xếp và tham chiếu chéo bảng tính.
    Tên trang tính mang tính mô tả giúp tăng khả năng truy cập bằng cách giúp người dùng sử dụng trình đọc màn hình điều hướng trong bảng tính.
    Tên bảng tính phải là duy nhất, không có ký tự đặc biệt và ngắn gọn nhưng rõ ràng.

Mỗi sổ làm việc Microsoft Excel có thể chứa một số trang tính và chúng được truy cập thông qua các tab ở cuối cửa sổ Excel. Theo mặc định, các trang tính được đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3, v.v., nhưng việc thay thế các tên này bằng các nhãn cụ thể hơn có nhiều lợi ích.

1. Tại sao bạn nên đổi tên trang tính Excel

Lý do rõ ràng nhất để đổi tên worksheet trong Excel là để làm rõ workbook chứa những gì. Thật vậy, những cái tên như Sheet1 và Sheet2 không hữu ích, đặc biệt nếu tệp của bạn bao gồm nhiều tab.

Thay vào đó, sử dụng tên theo nội dung cụ thể như "Bảng điều khiển", "Doanh số" và "Dự báo" có nghĩa là bạn và bất kỳ ai có quyền truy cập vào sổ làm việc của bạn đều có thể dễ dàng xem những gì có trong sổ làm việc ngay khi mở ra và chuyển thẳng đến đúng bảng tính.

Một lý do khác khiến việc đặt tên tab bảng tính là một bước quan trọng cần thực hiện, đặc biệt là nếu bạn dự định chia sẻ tệp với người khác, là vì trình đọc màn hình sẽ đọc tên bảng tính để những người khiếm thị hoặc có một số khuyết tật học tập nhất định có thể điều hướng bảng tính.

Xóa bất kỳ trang tính trống nào để giúp những người sử dụng trình đọc màn hình hiểu rõ hơn về cấu trúc của sổ làm việc. Thực hiện bước này cũng làm giảm kích thước tệp, do đó, đây là cách tốt để đảm bảo bảng tính của bạn chạy mượt mà hơn.

Cuối cùng, nếu bạn đổi tên các tab, các công thức tham chiếu đến các ô trong các bảng tính khác sẽ dễ hiểu hơn. Tương tự, nếu có lỗi trong phép tính chéo bảng tính, bạn có nhiều khả năng khắc phục sự cố công thức và chẩn đoán sự cố nếu các bảng tính được đặt tên.

2. Cách đổi tên trang tính Excel

Có ba cách để đổi tên trang tính trong Excel.

Cách nhanh nhất và dễ nhất là nhấp đúp vào tab bảng tính và chỉ cần thay thế tên giữ chỗ bằng tên phù hợp hơn.

Ngoài ra, nếu bạn thích sử dụng phím tắt Microsoft Excel, hãy nhấn Ctrl+Page Down hoặc Ctrl+Page Up để điều hướng đến tab tiếp theo hoặc trước đó và nhấn Alt > H > O > R để kích hoạt tên tab bảng tính. Sau đó, chỉ cần nhập tên mới.

Cuối cùng, nhấp chuột phải vào tab trang tính không chỉ cho bạn tùy chọn đổi tên mà còn thực hiện các hành động khác, như xóa, đổi tên hoặc ẩn trang tính.

Di chuột qua "Màu tab" trong menu chuột phải của tab và chọn màu tab để phân biệt rõ hơn giữa mỗi trang tính trong sổ làm việc.

3. Các quy tắc và mẹo cần tuân theo khi đặt tên cho bảng tính Excel

Khi đổi tên bảng tính Excel, hãy ghi nhớ các quy ước đặt tên và gợi ý sau:

    Các tab trong bảng tính không được để trống.
    Mỗi tên trang tính trong một sổ làm việc phải là duy nhất và Excel không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường.
    Cố gắng cân bằng giữa sự ngắn gọn và rõ ràng. Nói cách khác, tên của bảng tính phải nêu rõ nội dung mà không quá phức tạp.
    Bạn không thể đưa các ký tự đặc biệt (/ \ ? * : [ ]) vào tên của bảng tính. Nếu bạn muốn văn bản trong tab là ngày viết tắt, hãy sử dụng dấu gạch ngang (2025-11-04).
    Tên bảng tính không thể bắt đầu hoặc kết thúc bằng dấu nháy đơn (').
    Không thể đặt tên cho một bảng tính là "Lịch sử" vì đây là một từ dành riêng mà Excel sử dụng trong các ngữ cảnh khác để theo dõi những thay đổi của bảng tính.
    Nếu bạn sử dụng nhiều hơn một từ trong tên của một bảng tính, hãy cân nhắc việc phân tách các từ bằng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu cách. Làm như vậy có nghĩa là các công thức tham chiếu đến tên bảng tính dễ đọc hơn, vì bạn có thể thấy rõ các từ được liên kết với nhau.
    Để tăng tính chuyên nghiệp và rõ ràng cho tên bảng tính của bạn, hãy bắt đầu bằng chữ in hoa.

Ngoài việc đặt tên cho các tab bảng tính để cải thiện khả năng điều hướng và sắp xếp, hãy đảm bảo bạn đặt tên cho bất kỳ bảng nào mà bảng tính chứa. Thực hiện thêm bước này sẽ hỗ trợ điều hướng sổ làm việc và giúp các công thức tham chiếu đến bảng dễ hiểu và phân tích hơn.