VietNetwork.Vn

Bạn có muốn sử dụng WordPress để quản lý tệp và tài liệu của mình không?

Bạn có thể có bảng tính, hình ảnh và các tài liệu khác mà bạn cần chia sẻ với những người còn lại trong nhóm của mình. Bằng cách tải các tệp này lên WordPress, bạn có thể dễ dàng cộng tác với những người khác hoặc chỉ cần giữ các tài liệu này trong tầm tay dễ dàng trên bảng điều khiển WordPress.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng WordPress làm hệ thống quản lý tài liệu hoặc quản lý tệp.

1. Tại sao nên sử dụng WordPress để quản lý tài liệu và tệp?

Rất dễ mất dấu tài liệu khi bạn sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ các bản nháp bằng một nền tảng như Google Drive, theo dõi các chỉnh sửa bằng một công cụ như Asana và giao tiếp với các biên tập viên cũng như khách mời viết blog bằng Slack.

Vấn đề là rất dễ mất dấu dự án khi bạn đang sử dụng quá nhiều công cụ khác nhau. Bằng cách sử dụng WordPress để quản lý tài liệu của mình, bạn có thể giữ mọi thứ ở một nơi. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo bạn không bao giờ bị mất các tệp quan trọng.

Điều đó nói rằng, hãy xem cách sử dụng WordPress để quản lý tài liệu và tệp của bạn một cách dễ dàng.

2. Thiết lập hệ thống quản lý tài liệu WordPress của bạn

Cách dễ nhất để thiết lập hệ thống quản lý tài liệu trong WordPress là sử dụng WP Document Revisions. Plugin này cho phép bạn làm việc trên các tệp với người khác, lưu trữ tài liệu trực tuyến và xem toàn bộ lịch sử sửa đổi cho từng tài liệu.

Điều đầu tiên bạn cần làm là cài đặt và kích hoạt plugin. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn từng bước của chúng tôi về cách cài đặt plugin WordPress.

Sau khi kích hoạt, bạn sẽ thấy tùy chọn 'Tài liệu' mới trong menu bên trái. Để tải tài liệu lên WordPress, hãy truy cập Documents » All Documents. Sau đó, nhấp vào nút 'Thêm tài liệu'.


Tiếp theo, bạn cần đặt tiêu đề cho tài liệu. Đây phải là thứ giúp bạn xác định tài liệu, đặc biệt nếu bạn chia sẻ bảng điều khiển WordPress với những người khác, chẳng hạn như các blogger khách.

Khi đã xong, hãy nhấp vào nút 'Tải lên Phiên bản Mới'.


Thao tác này sẽ mở cửa sổ bật lên 'Tải tài liệu lên', hoạt động tương tự như thư viện phương tiện WordPress tiêu chuẩn.

Bạn có thể kéo và thả tài liệu của mình vào cửa sổ bật lên hoặc nhấp vào 'Chọn tệp' rồi chọn một tệp từ máy tính của bạn.


Bản sửa đổi tài liệu WP hiện sẽ tải tệp lên WordPress.

Sau khi hoàn thành, bạn có thể đặt trạng thái dòng công việc của tài liệu. Nếu bạn chia sẻ trang tổng quan với những người khác thì điều này sẽ cho mọi người biết rằng tài liệu là bản nháp ban đầu, đang được xem xét, đang được xử lý hoặc ở một số trạng thái khác. Điều này có thể giúp bạn tránh hiểu lầm và cải thiện quy trình biên tập trong blog WordPress nhiều tác giả.

Chỉ cần mở danh sách thả xuống bên dưới 'Trạng thái quy trình làm việc', sau đó chọn một tùy chọn từ danh sách.


Tiếp theo, bạn có thể muốn thêm mô tả để giúp người dùng khác hiểu nội dung của tệp.

Để làm điều này, chỉ cần gõ vào trình soạn thảo văn bản. Phần này bao gồm tất cả các tùy chọn định dạng văn bản tiêu chuẩn, vì vậy bạn có thể thêm liên kết và tạo dấu đầu dòng và danh sách được đánh số, cũng như thêm định dạng in đậm và in nghiêng, v.v.


Bạn cũng có thể muốn thêm hình ảnh tài liệu, hình ảnh này có thể giúp người dùng hiểu tệp hoặc cung cấp thông tin bổ sung, tương tự như chỉ mục hoặc phụ lục.

Quá trình này tương tự như việc thêm một hình ảnh nổi bật vào các bài đăng và trang WordPress. Chỉ cần chọn 'Đặt hình ảnh tài liệu', sau đó chọn một hình ảnh từ thư viện phương tiện hoặc tải lên một tệp mới từ máy tính của bạn.


Khi bạn tải một tệp lên, WP Document Revisions đánh dấu bạn là chủ sở hữu của tài liệu.

Để chỉ định tệp này cho người khác, chỉ cần mở menu thả xuống 'Chủ sở hữu' và chọn một người dùng mới từ danh sách. Điều này có thể giúp sắp xếp tài liệu của bạn, đặc biệt nếu bạn đã thêm nhiều người dùng và tác giả vào blog WordPress của mình.


Theo mặc định, WP Document Revisions sẽ xuất bản tệp ở chế độ riêng tư, vì vậy chỉ người dùng đã đăng nhập mới có thể xem tệp đó.

Một tùy chọn khác là xuất bản tài liệu lên trang web WordPress của bạn để mọi người có thể truy cập tài liệu mà không cần đăng nhập vào bảng điều khiển.

Ngay cả khi bạn xuất bản tài liệu, bạn vẫn nên thêm mật khẩu bằng cách nhấp vào liên kết 'Chỉnh sửa' bên cạnh 'Hiển thị'.


Sau đó, chọn 'Mật khẩu được bảo vệ' và nhập mật khẩu an toàn vào trường 'Mật khẩu'.

Khi đã xong, nhấp vào 'OK' để lưu các thay đổi của bạn.


Không muốn sử dụng mật khẩu? Sau đó, bạn có thể làm theo quy trình tương tự được mô tả ở trên, nhưng lần này chọn 'Công khai'.

Bất kể bạn xuất bản tệp như thế nào, Sửa đổi tài liệu WP sẽ hiển thị URL của nó ngay bên dưới tiêu đề. Mọi người có thể xem tệp bằng cách truy cập URL này.

Thay vào đó, để tạo một liên kết cố định tùy chỉnh, hãy nhấp vào nút 'Chỉnh sửa'.


Sau đó, nhập URL mới và nhấp vào 'OK.'

Khi bạn hài lòng với thông tin bạn đã nhập, hãy nhấp vào nút 'Cập nhật' để lưu cài đặt của bạn.

3. Quản lý sửa đổi tài liệu và trạng thái quy trình công việc trong WordPress

WP Document Revisions cũng có các tính năng kiểm soát phiên bản mạnh mẽ. Điều này có thể giúp bạn cộng tác với những người khác bằng cách hiển thị toàn bộ lịch sử của tài liệu. Bạn thậm chí có thể mở các phiên bản trước của tệp và khôi phục phiên bản cũ hơn bất kỳ lúc nào.

Mỗi khi bạn tải lên hoặc cập nhật tài liệu, bạn có thể nhập ghi chú vào Tóm tắt sửa đổi.


Những ghi chú này sẽ xuất hiện trong nhật ký sửa đổi ở cuối màn hình, bên cạnh tên của người đã thực hiện cập nhật.

Nếu bản cập nhật bao gồm một tệp mới tải lên thì bạn cũng sẽ thấy liên kết 'Hoàn nguyên'.


Chỉ cần nhấp vào liên kết để khôi phục phiên bản tài liệu này. Ngay cả khi bạn hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn của tệp, lịch sử sẽ vẫn nguyên vẹn nên bạn sẽ không mất bất kỳ thông tin nào.

Trạng thái dòng công việc giúp bạn dễ dàng xem liệu tài liệu là bản nháp ban đầu, đang được xử lý hay một số trạng thái khác. Tương tự như cách bạn lưu các bài đăng trên blog dưới dạng bản nháp hoặc đã xuất bản, trạng thái có thể cải thiện quy trình biên tập.

Bản sửa đổi tài liệu WP đi kèm với bốn trạng thái quy trình công việc mặc định: cuối cùng, đang tiến hành, bản nháp ban đầu và đang được xem xét. Bạn có thể cần thay đổi các trạng thái mặc định này hoặc thêm các trạng thái khác. Ví dụ: nếu bạn đang tạo cổng thông tin khách hàng thì bạn có thể tạo trạng thái 'đang được khách hàng xem xét'.

Để thay đổi trạng thái quy trình làm việc, hãy đi tới Tài liệu » Trạng thái quy trình làm việc. Nếu bạn muốn tùy chỉnh trạng thái hiện có, chỉ cần di chuột qua trạng thái đó và nhấp vào nút 'Chỉnh sửa'.


Thao tác này sẽ mở trình chỉnh sửa nơi bạn có thể thay đổi tên, sên và mô tả về trạng thái quy trình làm việc. Điều này tương tự như cách bạn chỉnh sửa danh mục và thẻ trong WordPress.

Khi bạn thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấp vào nút 'Cập nhật'.


Bạn cũng có thể thêm các trạng thái quy trình làm việc mới.

Trong Documents » Workflow States, nhập tên, sên và mô tả mới. Sau đó, nhấp vào nút 'Thêm trạng thái quy trình làm việc mới'.


4. Quản lý vai trò người dùng và quyền truy cập tài liệu trong WordPress

WP Document Revisions chỉ định các khả năng chỉnh sửa tài liệu khác nhau cho mọi người, dựa trên vai trò người dùng của họ. Ví dụ: tác giả không thể chỉnh sửa tài liệu do người khác xuất bản hoặc đọc tài liệu do cá nhân xuất bản.

Các quyền mặc định phải phù hợp với hầu hết các trang web. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem lại và thay đổi bất kỳ cài đặt nào trong số này, thì cách dễ nhất là sử dụng  Thành viên. Plugin này cho phép bạn tùy chỉnh các quyền cho mọi vai trò người dùng và thậm chí tạo các vai trò hoàn toàn mới.

Điều đầu tiên bạn cần làm là cài đặt và kích hoạt Thành viên. Để biết thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn từng bước của chúng tôi về  cách cài đặt plugin WordPress.

Sau khi kích hoạt, hãy truy cập  trang Thành viên » Vai trò  để xem tất cả các vai trò người dùng khác nhau trên trang web WordPress của bạn.


Tại đây, di chuột qua vai trò người dùng mà bạn muốn sửa đổi.

Sau đó, bạn có thể tiếp tục và nhấp vào 'Chỉnh sửa' khi nó xuất hiện, thao tác này sẽ mở trình chỉnh sửa vai trò người dùng.


Cột bên trái hiển thị tất cả các loại nội dung khác nhau, chẳng hạn như  các khối có thể tái sử dụng  và  các sản phẩm WooC Commerce .

Trong menu bên trái, hãy nhấp vào 'Tài liệu'.


Giờ đây, bạn sẽ thấy tất cả các quyền mà vai trò người dùng này có, chẳng hạn như khả năng xóa tệp của người khác hoặc chỉnh sửa tài liệu của chính họ.

Chỉ cần nhấp vào hộp kiểm 'Cấp' hoặc 'Từ chối' cho mỗi quyền.


Khi bạn hài lòng với những thay đổi mình đã thực hiện, hãy nhấp vào 'Cập nhật'.

Để có cái nhìn chi tiết hơn về plugin Thành viên, vui lòng xem hướng dẫn của chúng tôi về cách thêm hoặc xóa khả năng cho vai trò người dùng trong WordPress.


Sau khi cài đặt plugin này, bạn thậm chí có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào từng tài liệu. Chỉ cần truy cập Documents » All Documents.

Tại đây, hãy di chuột qua bất kỳ tệp nào và nhấp vào liên kết 'Chỉnh sửa' khi nó xuất hiện.


Bây giờ, hãy cuộn đến hộp 'Quyền nội dung' mới. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy danh sách tất cả các vai trò người dùng trên blog hoặc trang web WordPress của mình.

Chỉ cần chọn hộp bên cạnh mỗi vai trò cần truy cập tài liệu này.


Trong phần này, bạn cũng sẽ thấy tab Tư cách thành viên trả phí. Điều này cho phép bạn hạn chế quyền truy cập vào các thành viên trả tiền.

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem hướng dẫn cuối cùng của chúng tôi để tạo trang web thành viên WordPress.


Khi bạn hài lòng với những thay đổi, hãy nhấp vào 'Cập nhật' để lưu cài đặt của bạn.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng WordPress để quản lý tài liệu hoặc quản lý tệp. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí và chuyên gia của chúng tôi chọn phần mềm trò chuyện trực tiếp tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ.