VietNetwork.Vn

Dù bạn có thích hay không thì Microsoft cũng có ứng dụng Outlook mới và hướng dẫn này sẽ giúp bạn bắt đầu.

Trên Windows 11, Microsoft cuối cùng cũng đã loại bỏ các ứng dụng Mail và Calendar cũ (ban đầu được giới thiệu trên Windows 10 ) bằng trải nghiệm hợp nhất mới cho email và lịch. Trải nghiệm mới cuối cùng sẽ thay thế phiên bản máy tính để bàn của ứng dụng Outlook, một phần của ứng dụng Microsoft 365 (Office).


Trải nghiệm mới giống hệt với phiên bản trực tuyến của Outlook nhưng có trình bao bọc ứng dụng được thiết kế riêng cho máy tính để bàn với hỗ trợ ngoại tuyến và nhiều tài khoản. Sử dụng ứng dụng này, bạn có thể kết nối các tài khoản Outlook, Hotmail, Live và các dịch vụ khác, chẳng hạn như Google Gmail, Yahoo và iCloud, và bạn thậm chí có thể đính kèm các tài khoản IMAP.

Ý tưởng của Outlook mới dành cho Windows 11 là chỉ có một trải nghiệm trên các thiết bị và trên web, cho phép công ty cải thiện quá trình phát triển và các tính năng của ứng dụng nhanh hơn.

Ngoài ra, ứng dụng này còn giúp bạn soạn email tốt hơn bằng các tính năng AI và tích hợp Microsoft Editor, bạn sẽ nhận được các gợi ý chỉnh sửa, chính tả và tự động hoàn thành phong phú.

Trải nghiệm lịch giới thiệu nhiều cải tiến khác nhau, chẳng hạn như bổ sung Google Calendar, nhiều múi giờ, thời tiết và hỗ trợ chia sẻ lịch. Tất nhiên, ứng dụng cũng cung cấp quyền truy cập vào danh bạ của bạn với dịch vụ People và các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 (trực tuyến), chẳng hạn như Word, Excel, To Do, v.v.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về ứng dụng email mới dành cho Windows 11 và các bước cấu hình những cài đặt quan trọng nhất.

Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu sử dụng ứng dụng Outlook dành cho Windows 11.

Hướng dẫn này trình bày các bước để chuyển sang phiên bản mới, hướng dẫn chi tiết về giao diện mới và các cài đặt quan trọng nhất cho Tài khoản, Chung, Thư và Lịch.

Nếu bạn có nhiều hơn một tài khoản được kết nối với ứng dụng, bạn phải chọn tài khoản trước khi cấu hình cài đặt cho tài khoản đó.

1. Chuyển sang phiên bản mới

Để chuyển sang trải nghiệm mới, hãy làm theo các bước sau:

• Mở ứng dụng Mail hoặc Outlook.
• Nhấp vào nút chuyển đổi "Thử Outlook mới".

• Nhấp vào nút Tiếp theo.
• Chọn tùy chọn "Không, không gửi dữ liệu tùy chọn" (nếu có).
• Nhấp vào nút Chấp nhận.
• Nhấp vào nút Tiếp tục.
• Nhấp vào nút Mở Outlook.

Sau khi hoàn tất các bước, bạn sẽ có quyền truy cập vào trải nghiệm Outlook mới.

2. Điều hướng Outlook cho Windows 11

Nếu bạn đã sử dụng phiên bản trực tuyến của Outlook hoặc ứng dụng dành cho máy tính để bàn từ gói đăng ký Microsoft 365, bạn đã biết cách sử dụng ứng dụng mới cho Windows 11. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Mail & Calendar cũ, bạn sẽ phải trải qua quá trình học tập.

Sau khi chuyển sang ứng dụng mới, bạn sẽ thấy rằng ứng dụng email này có một ngăn điều hướng bên trái để điều hướng giữa các dịch vụ khác nhau, bao gồm Thư, Lịch, Mọi người, Việc cần làm và một số ứng dụng Microsoft 365, chẳng hạn như Word, Excel và PowerPoint.

Vấn đề duy nhất với trang này là các ứng dụng Microsoft 365 mở trên phiên bản web thay vì phiên bản dành cho máy tính để bàn. (Điều này vô nghĩa với tôi vì nếu tôi đã cài đặt các ứng dụng Microsoft 365, có thể cho rằng tôi muốn sử dụng các ứng dụng đó.)

Phía trên cùng là dải ruy-băng với các tab khác nhau, bao gồm "Trang chủ", "Xem" và "Trợ giúp".


Tab "Trang chủ" bao gồm các tùy chọn cơ bản để tạo email mới cũng như các tùy chọn xóa, báo cáo, trả lời và di chuyển cài đặt.

Các tùy chọn khác bao gồm "Các bước nhanh", "Đánh dấu tất cả là đã đọc", "In", "Hoàn tác" và nhiều tùy chọn khác.

Trong tab "Xem", bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau để thay đổi cài đặt cho tin nhắn, bố cục, v.v.


Nếu bạn muốn sử dụng chế độ thu gọn cho ribbon, hãy mở menu "Bố cục" ở bên phải và chọn tùy chọn "Ribbon đơn giản hóa".


Bạn cũng có thể điều hướng qua các tài khoản khác nhau của mình ở phía bên trái. Nếu bạn không thấy ngăn điều hướng, bạn có thể phải bật nút hamburger bên cạnh tab "Trang chủ".


Ở bên phải, bạn sẽ có quyền truy cập vào các mục tùy thuộc vào thư mục bạn chọn ở bên trái. Khi bạn chọn một email, nội dung của email đó sẽ mở khung chính ở bên phải.

Điều quan trọng cần lưu ý là các tùy chọn khả dụng sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang sử dụng phiên bản Outlook miễn phí hay trả phí. Ngoài ra, ngay cả khi bạn đã đăng nhập bằng đăng ký Microsoft 365, bạn sẽ không có quyền truy cập vào Copilot for Outlook vì đó là một đăng ký riêng biệt.

3. Cài đặt tài khoản

Trong phần "Tài khoản", bạn có thể thêm hoặc xóa tài khoản, cấu hình trả lời tự động, chữ ký và danh mục, cũng như xem xét mức sử dụng dung lượng lưu trữ cho các tài khoản được kết nối với Microsoft và các thiết bị đang đồng bộ hóa hộp thư của bạn.

3.1. Kết nối nhiều tài khoản

Nếu trước đây bạn đã sử dụng Mail cũ hoặc phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn, tài khoản sẽ tự động chuyển sang trải nghiệm mới. Tuy nhiên, chỉ những tài khoản từ Microsoft (như Outlook, Hotmail và Live) mới được thiết lập tự động. Nếu bạn có tài khoản Google hoặc dịch vụ khác, bạn sẽ phải đăng nhập lại.

Để kết nối thêm tài khoản, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).

• Nhấp vào Tài khoản.
• Nhấp vào cài đặt Tài khoản email.
• Nhấp vào tùy chọn Thêm tài khoản.

• Xác nhận tài khoản Outlook, Google, Yahoo, iCloud hoặc IMAP của bạn.
• Nhấp vào nút Tiếp tục.

• Tiếp tục làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình thiết lập.

Sau khi hoàn tất các bước, bạn phải lặp lại hướng dẫn để kết nối thêm tài khoản.

3.2. Xóa tài khoản email

Để kết nối thêm tài khoản, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Tài khoản.
• Nhấp vào cài đặt Tài khoản email.
• Nhấp vào nút Quản lý cho tài khoản.

• Nhấp vào nút Xóa.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, tài khoản sẽ bị xóa khỏi ứng dụng.

3.3. Thiết lập trả lời tự động

Để thiết lập trả lời tự động, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Tài khoản.
• Nhấp vào cài đặt Trả lời tự động.
• Bật công tắc "Bật trả lời tự động".

• Đánh dấu vào tùy chọn "Chỉ gửi trả lời trong một khoảng thời gian nhất định".
• Xác nhận thời gian bắt đầu và kết thúc để gửi trả lời tự động.
• Soạn tin nhắn để gửi trong khoảng thời gian đó.

• (Tùy chọn) Đánh dấu vào tùy chọn "Chỉ gửi trả lời cho danh bạ".
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, ứng dụng sẽ tự động gửi phản hồi cho bất kỳ ai gửi email cho bạn.

Điều quan trọng cần lưu ý là khi cấu hình lịch trình, bạn có thể chặn lịch của mình trong khoảng thời gian đó, từ chối lời mời và tự động hủy cuộc họp.

Tính năng này hoạt động với tài khoản Microsoft của bạn (trực tuyến), do đó bạn không cần phải mở ứng dụng để sử dụng.

3.4. Cấu hình chữ ký email

Để thiết lập trả lời tự động, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Tài khoản.
• Nhấp vào cài đặt Chữ ký.
• Nhấp vào tùy chọn Chữ ký mới.

• Xác nhận tên cho chữ ký.
• Soạn chữ ký tùy chỉnh của bạn.

• Chọn chữ ký mặc định cho tin nhắn mới, tin nhắn phát lại và tin nhắn chuyển tiếp (nếu có).
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, chữ ký tùy chỉnh sẽ được áp dụng khi soạn tin nhắn mới.

3.5. Kiểm tra dung lượng lưu trữ tài khoản email

Nếu bạn có tài khoản Microsoft được kết nối với ứng dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra mức sử dụng dung lượng lưu trữ của tài khoản theo hướng dẫn sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Tài khoản.
• Nhấp vào cài đặt Lưu trữ.

• Xem lại mức sử dụng dung lượng lưu trữ của bạn.

Trên trang này, bạn có thể xem tổng dung lượng lưu trữ khả dụng cũng như mức sử dụng. Đối với Outlook, điều quan trọng cần lưu ý là tin nhắn và tệp đính kèm được tính vào tổng mức sử dụng.

Nếu bạn có đăng ký Microsoft 365, bạn có thể sử dụng tối đa 100 GB cho tin nhắn và dung lượng lưu trữ. Nếu bạn có phiên bản miễn phí của dịch vụ, bạn có thể sử dụng tối đa 15 GB.

4. Cài đặt chung

Trong phần "Chung", ứng dụng Outlook cung cấp các cài đặt để điều chỉnh ngôn ngữ và thời gian, thông báo, tìm kiếm và cài đặt ngoại tuyến.

Trang "Trợ năng" cho phép bạn chọn loại phím tắt để sử dụng với ứng dụng. Ngược lại, trang "Quyền riêng tư và Dữ liệu" cho phép bạn xuất email, xóa lịch sử và thay đổi các cài đặt quyền riêng tư khác. Ngoài ra, trang "Tìm kiếm" cho phép bạn kiểm soát phạm vi tìm kiếm và trang "Khởi động" cho phép bạn quyết định cách Outlook sẽ mở khi khởi chạy ứng dụng.

Trong phần này, bạn cũng sẽ tìm thấy các thiết lập để tùy chỉnh giao diện, chẳng hạn như chế độ màu, hình nền và chủ đề.

4.1. Cấu hình ngôn ngữ và thời gian

Thông thường, bạn sẽ chọn cài đặt ngôn ngữ và thời gian trong quá trình thiết lập tài khoản email, nhưng nếu bất kỳ cài đặt nào không chính xác, bạn có thể thay đổi chúng theo hướng dẫn sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Chung.
• Nhấp vào cài đặt "Ngôn ngữ và thời gian".

Trên trang này, bạn có thể cài đặt ngôn ngữ, định dạng ngày tháng, định dạng giờ và múi giờ chính xác.

4.2. Chuyển đổi giữa chế độ sáng và tối

Ứng dụng Outlook mới dành cho Windows 11 bao gồm hai chế độ màu, tối và sáng, bạn có thể chuyển đổi thủ công hoặc tự động.

Để thay đổi chế độ màu của ứng dụng Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Chung.
• Nhấp vào cài đặt "Giao diện".
• (Lựa chọn 1) Chọn chế độ Sáng hoặc Tối.

• (Tùy chọn 2) Chọn tùy chọn "Sử dụng cài đặt hệ thống" để tự động thay đổi chế độ khi thay đổi chế độ màu của Windows 11.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, ứng dụng sẽ áp dụng chế độ màu theo cấu hình của bạn.

4.3. Thay đổi hình nền Outlook

Tương tự như phiên bản cũ của ứng dụng email dành cho Windows, bạn vẫn có thể thay đổi hình nền, nhưng bạn chỉ có thể chọn từ một bộ sưu tập hình ảnh nhỏ.

Để thay đổi hình nền cho ứng dụng Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Chung.
• Nhấp vào cài đặt "Giao diện".
• Chọn hình nền cho ứng dụng Outlook trong phần "Hình ảnh".

• (Tùy chọn) Chọn một trong những màu có sẵn trong cài đặt "Màu sắc".

Điều quan trọng cần lưu ý là bạn chỉ có thể chọn một trong những hình ảnh có sẵn. Tại thời điểm viết bài này, bạn không thể chọn hình nền tùy chỉnh.

4.4. Thay đổi chủ đề ứng dụng Outlook

Ngoài việc chọn chế độ màu và hình nền, bạn cũng có thể thay đổi chủ đề ứng dụng để thay đổi giao diện với nhiều phối màu và yếu tố trực quan khác nhau.

Để thay đổi chủ đề ứng dụng Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Chung.
• Nhấp vào cài đặt "Giao diện".
• Chọn chủ đề cho ứng dụng Outlook trong phần "Chủ đề cổ điển".

• (Tùy chọn) Bật hoặc tắt công tắc "Sử dụng biểu tượng ứng dụng nhiều màu" để điều khiển các biểu tượng từ ngăn bên trái.
• (Tùy chọn) Bật hoặc tắt công tắc "Hiển thị tên ứng dụng" để hiển thị hoặc ẩn tên ứng dụng ở ngăn bên trái.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, chủ đề sẽ được áp dụng trong cả phiên bản ứng dụng và phiên bản web của Outlook.

4.5. Cấu hình thông báo Outlook

Outlook, giống như bất kỳ ứng dụng email nào khác, có thể gửi thông báo về email mới, lịch và các tác vụ khác. Cài đặt mặc định sẽ phù hợp với hầu hết mọi người, nhưng bạn có thể chọn cấu hình ưa thích của mình.

Để thay đổi cài đặt thông báo cho Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Chung.
• Nhấp vào cài đặt "Thông báo".
• Bật công tắc chuyển đổi "Thông báo trong Outlook" để bật tính năng trong

• Nhấp vào  cài đặt "Thông báo trong Outlook".
• Đánh dấu vào tùy chọn "Cho phép thông báo phát âm thanh". (Nếu bạn bỏ chọn tùy chọn này, bạn sẽ nhận được thông báo nhưng thông báo sẽ không phát âm thanh.)

• (Tùy chọn) Kiểm tra tùy chọn "Gửi thông báo khi Outlook đóng".
• Bật công tắc "Mail" để nhận thông báo khi có email mới trên Windows 11.

• Mẹo nhanh: Bạn có thể mở cài đặt "Mail" và tùy chỉnh thêm cách hiển thị thông báo.
• Bật công tắc "Lịch" để bật thông báo về các sự kiện lịch.
• Bật công tắc "Tài liệu" để bật thông báo về bình luận, chỉnh sửa và đề cập.
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, cài đặt thông báo sẽ được áp dụng cho ứng dụng.

4.6. Bật chế độ ngoại tuyến của Outlook

Để bật hoặc tắt chế độ ngoại tuyến trong ứng dụng Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Chung.
• Nhấp vào cài đặt "Ngoại tuyến".
• Bật hoặc tắt công tắc chuyển đổi "Bật email, lịch và mọi người ngoại tuyến". Nếu bạn tắt tính năng này, bạn sẽ không thể sử dụng ứng dụng nếu không có kết nối internet.

• (Tùy chọn) Chọn thư mục để lưu bản sao cục bộ, bao gồm tùy chọn "Mặc định", "Mặc định và mục yêu thích" hoặc "Mặc định, mục yêu thích và mục đã sử dụng gần đây".
• Chọn số ngày lưu email, bao gồm 7, 30, 90 hoặc 180 ngày.

• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, ứng dụng Outlook sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả khi không có kết nối email. Tuy nhiên, email sẽ không được gửi và sẽ không có email mới nào đến cho đến khi có kết nối internet.

5. Cài đặt thư

Trong phần "Mail", bạn sẽ tìm thấy phần lớn các thiết lập liên quan đến từng hộp thư được kết nối. Ví dụ, trang "Layout" bao gồm các thiết lập để kiểm soát "Focused inbox", mặc dù có thể là một tính năng hữu ích đối với nhiều người, nhưng tôi không sử dụng vì tôi không bao giờ kiểm tra, và sau đó tôi bỏ lỡ các email quan trọng.

Trên trang "Soạn và trả lời", bạn có thể thay đổi cài đặt cho định dạng tin nhắn, trả lời, xem trước liên kết, hoàn tác gửi và nhiều chức năng khác.

5.1. Tùy chỉnh bố cục Outlook

Cài đặt bố cục cho phép bạn tùy chỉnh nhiều tính năng khác nhau trong ứng dụng Outlook, chẳng hạn như "Hộp thư đến được ưu tiên", văn bản, sắp xếp thư, hình ảnh người gửi, ngăn đọc, v.v.

Để thay đổi cài đặt bố cục trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Bố cục".
• Chọn tùy chọn "Không sắp xếp tin nhắn của tôi" để tắt hộp thư đến Tập trung trên tài khoản.

• (Tùy chọn) Chọn tùy chọn "Nhỏ", "Trung bình" hoặc "Lớn" trong phần "Kích thước và khoảng cách văn bản".
• Chọn tùy chọn "Hiển thị email được nhóm theo cuộc hội thoại" hoặc "Hiển thị email dưới dạng tin nhắn riêng lẻ" trong phần "Quản lý tổ chức".

• Chọn "Mới nhất ở trên cùng", "Mới nhất ở dưới cùng" hoặc "Hiển thị từng tin nhắn riêng biệt" trong phần "Sắp xếp ngăn đọc" để thay đổi bố cục của email.

Ngoài ra, trang "Bố cục" cho phép bạn thay đổi các thiết lập khác, chẳng hạn như định dạng danh sách tin nhắn, văn bản xem trước và tiêu đề ngày. Bạn cũng có thể quyết định xem có nên xem tệp đính kèm nội tuyến và kiểm soát hoạt ảnh hay không.

5.2. Tùy chỉnh định dạng tin nhắn

Bạn cũng có thể tùy chỉnh định dạng mặc định của tin nhắn. Ví dụ, bạn có thể chọn soạn tin nhắn ở dạng HTML hoặc văn bản thuần túy. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước và kiểu phông chữ, cài đặt trả lời, xem trước liên kết, hoàn tác gửi và nhiều hơn nữa.

Để thay đổi định dạng tin nhắn cho Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Soạn và trả lời".
• Thay đổi phông chữ và kích thước mặc định trong phần "Định dạng tin nhắn".
• Chọn tùy chọn HTML hoặc Văn bản thuần túy cho cài đặt "Soạn tin nhắn theo định dạng (...)".

• Mẹo nhanh: Bạn cũng có thể thay đổi màu mặc định cho phông chữ.
• Chọn tùy chọn "Viết nội tuyến" hoặc "Mở ra cửa sổ mới" trong phần "Cài đặt mở ra" để chọn hành động khi bạn soạn email.
• Chọn tùy chọn "Trả lời" hoặc "Phát lại tất cả" làm hành động mặc định khi trả lời email trong phần "Trả lời hoặc Phát lại tất cả".

• (Tùy chọn) Bỏ chọn tùy chọn "Xem trước liên kết trong email" để ngăn ứng dụng nhúng bản xem trước của liên kết bạn đang chèn vào email.
• Sử dụng thanh trượt để chọn khoảng thời gian (tối đa 10 giây) để hủy email đã gửi bằng cài đặt "Hoàn tác gửi".

• Nhấp vào nút Lưu.

Trên trang này, bạn cũng có thể kiểm soát thời gian hủy email đã gửi, hình ảnh động vui nhộn và thông tin chuyến bay.

5.3. Cấu hình gợi ý thông minh

Trong Outlook, "Gợi ý thông minh" cho phép hai tính năng nhắn tin. Đầu tiên, bạn có thể cho phép Outlook đề xuất trả lời email. Thứ hai, ứng dụng email cũng có thể hiển thị dự đoán văn bản khi bạn nhập.

Để bật hoặc tắt gợi ý thông minh trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Bắt đầu đề xuất".
• Đánh dấu hoặc bỏ chọn tùy chọn "Hiển thị câu trả lời được đề xuất" để bật hoặc tắt gợi ý trả lời.
• Chọn hoặc bỏ chọn tùy chọn "Gợi ý từ hoặc cụm từ khi tôi nhập" để bật hoặc tắt tính năng dự đoán văn bản.

• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, cấu hình mới sẽ được áp dụng cho ứng dụng email.

5.4. Thiết lập quy tắc Outlook

Quy tắc Outlook cho phép bạn kiểm soát cách ứng dụng xử lý email đến. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để bắt email từ một địa chỉ cụ thể và chuyển đến một thư mục cụ thể, nhưng bạn có thể chọn từ một loạt các điều kiện.

Để thiết lập quy tắc Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Quy tắc".
• Nhấp vào tùy chọn "Thêm quy tắc mới".

• Xác nhận tên mô tả cho tình trạng bệnh.
• Chọn điều kiện.

• Lưu ý nhanh: Outlook cung cấp nhiều điều kiện và một số danh mục bao gồm "Người", "Tên", "Chủ đề", "Từ khóa", "Được đánh dấu bằng", "Bao gồm tin nhắn", "Kích thước tin nhắn", "Đã nhận" và "Tất cả tin nhắn".
• Chọn hành động ("Tổ chức", "Đánh dấu tin nhắn" và "Định tuyến") cho điều kiện.
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, quy tắc sẽ chạy và khi có email mới đến, chúng sẽ áp dụng các quy tắc của bạn để áp dụng đúng điều kiện.

5.5. Thiết lập định dạng có điều kiện của Outlook

Định dạng có điều kiện tương tự như các quy tắc, nhưng chúng có mục đích khớp với một điều kiện và áp dụng định dạng cho email đó.

Để cấu hình định dạng có điều kiện trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Định dạng có điều kiện".
• Nhấp vào tùy chọn "Tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới".

• Xác nhận tên mô tả cho quy tắc.
• Chọn một điều kiện từ những người, tên của tôi là và danh mục chủ đề.

• Nhấp vào nút Chọn màu.
• Chọn màu để định dạng email.
• Nhấp vào nút OK.
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, các email phù hợp với điều kiện của bạn sẽ thay đổi định dạng theo cấu hình của bạn.

5.6. Cấu hình cài đặt email rác

Mặc dù các dịch vụ email thường kiểm soát lưu lượng email rác, ứng dụng Outlook cung cấp cài đặt để kiểm soát tính năng này trên máy tính của bạn.

Để cấu hình cài đặt email rác trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Email rác".
• Chọn tùy chọn "Chuẩn" hoặc "Nghiêm ngặt" trong phần "Xử lý thư đến".

• Lưu ý nhanh: Tôi thường khuyên bạn nên sử dụng tùy chọn "Chuẩn" vì tùy chọn "Nghiêm ngặt" yêu cầu bạn phải thiết lập địa chỉ email được phép gửi email cho bạn.
• Nhấp vào tab "Người gửi và tên miền an toàn" trong phần "Người gửi".
• Nhấp vào nút "Thêm người gửi an toàn".

• Xác nhận email hoặc tên miền được phép gửi email cho bạn.
• Nhấp vào nút OK.
• Mẹo nhanh: Để thêm nhiều bộ lọc hơn, bạn có thể cần lặp lại các bước từ 6 đến 8.
• (Tùy chọn) Nhấp vào tab "Người gửi và tên miền bị chặn".
• Nhấp vào nút "Thêm người gửi bị chặn".

• Xác nhận email hoặc tên miền không được phép gửi email cho bạn.
• Nhấp vào nút OK.
• Đánh dấu vào tùy chọn "Chặn tệp đính kèm, hình ảnh và liên kết [...]" trong phần "Tùy chọn bảo mật".

• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, số lượng thư rác sẽ giảm đi.

5.7. Tùy chỉnh hành động nhanh của email

Trong Outlook, bạn có thể chọn các tùy chọn nhanh xuất hiện khi di chuột qua email và thực hiện như sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Tùy chỉnh hành động".
• Chỉ chọn các hành động nhanh mà bạn muốn sử dụng, chẳng hạn như "Xóa", "Lưu trữ", "Ghim", "Đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc", "Đánh dấu" và "Di chuyển đến thư mục".

• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi hoàn tất các bước, khi di chuột qua email từ ngăn bên trái, bạn sẽ thấy các nút hành động nhanh mà bạn đã chỉ định trong phần cài đặt.

5.8. Thay đổi cài đặt xử lý tin nhắn

Mặc dù cài đặt xử lý tin nhắn mặc định phải tối ưu cho hầu hết người dùng, Outlook cũng cung cấp cho bạn quyền kiểm soát chi tiết hơn. Ví dụ: bạn có thể chọn hành động cho tin nhắn đã xóa, đánh dấu là đã đọc, biên lai đã đọc, mua sắm, xác nhận hành động và bản dịch.

Để thay đổi cài đặt xử lý tin nhắn, hãy sử dụng các bước sau (tùy chọn):

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Xử lý tin nhắn".
• Chọn tùy chọn "Xóa thư mục mục đã xóa của tôi" trong phần "Tùy chọn tin nhắn" để xóa các mục đã xóa khi bạn đăng xuất khỏi ứng dụng.
• Đánh dấu tùy chọn "Đánh dấu các mục hiển thị là đã đọc khi lựa chọn thay đổi" trong phần "Đánh dấu là đã đọc".
• Chọn tùy chọn "Không bao giờ gửi phản hồi" trong phần "Xác nhận đã đọc" để ngăn người khác biết khi bạn mở tin nhắn của họ.

• Lưu ý nhanh: Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn "Hỏi tôi trước khi gửi phản hồi", nhưng tôi khuyên bạn không nên tự động gửi phản hồi.
• Xóa tùy chọn Mua sắm.
• Nếu bạn nhận được email bằng ngôn ngữ khác, bạn có thể chọn tùy chọn "Luôn dịch".
• Mẹo nhanh: Nếu bạn biết song ngữ, bạn có thể chọn tùy chọn "Không bao giờ dịch".
• Chọn ngôn ngữ để dịch tin nhắn.
• Chọn ngôn ngữ bạn không muốn dịch.

• Nhấp vào nút Thêm.
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, các thiết lập mới sẽ được áp dụng ngay lập tức theo cấu hình của bạn.

5.9. Cấu hình chuyển tiếp Outlook

Cuối cùng, ứng dụng Outlook cũng cho phép bạn tự động chuyển tiếp email đến các địa chỉ khác và cách thực hiện như sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Thư.
• Nhấp vào cài đặt "Chuyển tiếp".
• Bật tùy chọn "Bật chuyển tiếp".
• Xác nhận địa chỉ email để chuyển tiếp email.

• (Tùy chọn) Đánh dấu vào tùy chọn "Giữ bản sao của tin nhắn đã chuyển tiếp".
• Nhấp vào nút Lưu.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, Outlook sẽ bắt đầu chuyển tiếp email mới đến địa chỉ mới mà bạn đã chỉ định.

6. Cài đặt lịch

Phần "Lịch" bao gồm các tùy chọn khác nhau để điều chỉnh chế độ xem cũng như các tính năng khác cho lịch.

Bạn có thể kiểm soát giao diện, sự kiện, thông tin thời tiết, hành động của lịch và cách chia sẻ lịch với người khác.

6.1. Tùy chỉnh cài đặt cơ bản của lịch

Ứng dụng Outlook cũng bao gồm trải nghiệm lịch bao gồm tất cả các tính năng cơ bản mà bạn mong đợi. Các thiết lập mặc định sẽ phù hợp với hầu hết mọi người, nhưng bạn luôn có thể tùy chỉnh nhiều thiết lập khác nhau; ví dụ, bạn có thể thiết lập các ngày trong tuần làm việc, hiển thị thời tiết trong lịch, thay đổi thiết lập sự kiện, v.v.

Để thay đổi cài đặt lịch cơ bản trong trải nghiệm lịch của Outlook, hãy làm theo các bước sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Lịch.
• Nhấp vào cài đặt "Xem".
• Chọn ngày đầu tiên của tuần.
• Chọn ngày làm việc trong tuần.

• (Tùy chọn) Kiểm tra tùy chọn "Hiển thị số tuần" để xem số tuần trong lịch.
• Nhấp vào nút Lưu.
• Nhấp vào Sự kiện và lời mời.
• Thay đổi lời nhắc mặc định cho các sự kiện bạn tạo.
• Nhấp vào nút Lưu.
• Nhấp vào Thời tiết.
• Bật hoặc tắt tính năng Thời tiết cho lịch.

• Chọn độ F hoặc độ C.
• Nhấp vào nút "Thêm vị trí khác" để cài đặt vị trí thời tiết cho lịch.
• Nhấp vào Sự kiện từ email.
• Chọn xem có nên thêm dịch vụ giao hàng, chuyến bay, khách sạn và đặt chỗ thuê xe vào lịch hay không.

• Nhấp vào Thư chương trình nghị sự.
• (Tùy chọn) Tắt tùy chọn "Gửi cho tôi email lịch trình hàng ngày" để ngăn ứng dụng gửi cho bạn email hàng ngày có sự kiện và nhiệm vụ.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, cài đặt mới sẽ được áp dụng vào lịch.

6.2. Chia sẻ lịch Outlook

Nếu muốn, bạn cũng có thể chia sẻ lịch với người khác và thực hiện như sau:

• Nhấp vào nút Cài đặt (hình bánh răng).
• Nhấp vào Lịch.
• Nhấp vào cài đặt "Lịch chia sẻ".
• Chọn lịch trong phần "Chia sẻ lịch".
• Nhấp vào nút Chia sẻ.

• Xác nhận địa chỉ email để chia sẻ lịch.
• Nhấp vào nút Chia sẻ.

Sau khi bạn hoàn tất các bước, lịch sẽ có sẵn cho người nhận.