VietNetwork.Vn

Mệt mỏi vì thường xuyên bị mất file trên Google Drive? Những thủ thuật tìm kiếm đơn giản này sẽ giúp bạn tìm thấy bất kỳ tài liệu nào ngay lập tức, tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng.

Khi Google Drive đầy lên, việc tìm kiếm tệp tin bạn cần có thể trở nên khó chịu. Chức năng tìm kiếm cơ bản hoặc không tìm thấy thứ bạn đang tìm hoặc trả về quá nhiều kết quả, khiến việc thu hẹp phạm vi tìm kiếm trở nên khó khăn. Tôi cũng từng gặp khó khăn với điều này, nhưng sau khi học được một vài thủ thuật tìm kiếm, giờ đây tôi có thể tìm thấy tệp tin chỉ trong vài giây.


1. Lọc kết quả tìm kiếm dựa trên loại tệp

Khi tìm kiếm một tập tin, chúng ta thường nhập một truy vấn chung chung, và Google Drive sẽ trả về kết quả dựa trên tên tập tin, bất kể đó là tài liệu, bảng tính, bản trình bày, video hay biểu mẫu. Việc sàng lọc qua các kết quả không liên quan có thể tốn nhiều thời gian. Bằng cách chỉ định loại tập tin, bạn có thể giảm đáng kể sự lộn xộn và tìm thấy những gì mình cần nhanh hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu có tên công ty trong tiêu đề, việc chọn "Tài liệu" làm loại tệp sẽ lọc bỏ tất cả các loại tệp khác. Để có kết quả chính xác hơn, hãy truy cập trang chủ Google Drive, nhấp vào menu thả xuống "Loại" ngay bên dưới thanh tìm kiếm, chọn loại tệp bạn muốn, sau đó nhập truy vấn tìm kiếm. Kết quả sẽ chỉ hiển thị các tệp thuộc loại đã chọn.


2. Lọc tệp theo chủ sở hữu hoặc người tạo

Việc lọc theo loại tệp tin tuy hữu ích khi xử lý một vài tài liệu, nhưng sẽ trở nên phức tạp khi có hàng trăm tài liệu, đặc biệt là khi có nhiều người khác nhau tham gia. Để tinh chỉnh tìm kiếm hơn nữa, bạn có thể chỉ định người sở hữu, người tạo hoặc người đã chia sẻ tệp tin đó, hoặc người mà tệp tin được chia sẻ cùng.

Cách này chỉ hiệu quả nếu bạn biết tên hoặc email của người đó. Để sử dụng, hãy nhấp vào thanh tìm kiếm, mở menu thả xuống "Mọi người", nhập tên người đó, di chuột qua tên và chọn các tiêu chí phù hợp — cho dù họ là "Chủ sở hữu", "Người tạo", người đã chia sẻ tệp hoặc người mà tệp được chia sẻ cùng. Phương pháp này giúp bạn xác định chính xác tệp tin nhanh hơn nhiều.


3. Sắp xếp các tập tin dựa trên thời gian chúng được sửa đổi lần cuối

Ngay cả sau khi lọc theo loại tệp và chủ sở hữu tài liệu, Google Drive vẫn có thể hiển thị các tệp bạn đã chỉnh sửa cách đây nhiều năm. Nếu bạn biết大致 thời điểm tệp được chỉnh sửa lần cuối—có thể là một tuần, một tháng, một năm trước hoặc trong một khoảng thời gian tùy chỉnh—bạn có thể sử dụng thông tin này để thu hẹp tìm kiếm và loại trừ các tài liệu cũ, không liên quan.

Để sử dụng bộ lọc này, hãy mở menu "Đã sửa đổi" và chọn phạm vi ngày mong muốn. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng nếu bạn nhớ không chính xác ngày sửa đổi, tệp sẽ không xuất hiện trong kết quả.


4. Tìm kiếm tệp theo nội dung của chúng

Chúng ta thường dựa vào tên tệp khi tìm kiếm trong Google Drive, mà thường bỏ qua thực tế rằng công cụ này cũng cho phép tìm kiếm theo nội dung thực tế của tệp. Nếu bạn đang cố gắng tìm một tài liệu có tên mơ hồ, không nhất quán hoặc hoàn toàn bị quên, bạn vẫn có thể tìm thấy nó bằng cách nhớ lại một chi tiết cụ thể bên trong tệp — chẳng hạn như một câu, một cụm từ độc đáo hoặc bất kỳ từ ngữ đặc biệt nào.


Nhập cụm từ đó vào thanh tìm kiếm, và Google Drive sẽ quét văn bản và lọc kết quả cho bạn. Điều này giúp bạn tìm thấy các tệp ngay cả khi tên của chúng không cung cấp bất kỳ manh mối hữu ích nào.

Bạn cũng có thể tìm kiếm trên Google Drive trực tiếp từ thanh địa chỉ của Google Chrome, một tính năng ít người biết đến nhưng rất tiện dụng.

5. Tận dụng chức năng Tìm kiếm nâng cao để tìm những gì bạn cần

Sử dụng tính năng Tìm kiếm Nâng cao của Google Drive, bạn có thể tìm thấy cả những tài liệu bị chôn vùi sâu nhất. Tính năng này cho phép bạn kết hợp các bộ lọc mà chúng ta đã đề cập với các bộ lọc bổ sung, chẳng hạn như tìm kiếm tệp trong một thư mục cụ thể, lọc các tệp bạn đã phê duyệt hoặc yêu cầu phê duyệt, theo dõi các bước tiếp theo, v.v. Việc xác định nhiều tiêu chí cùng lúc giúp thu hẹp kết quả tìm kiếm hơn nữa.

Để sử dụng Tìm kiếm Nâng cao, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở phía ngoài cùng bên phải của thanh tìm kiếm. Thao tác này sẽ mở một bảng hiển thị tất cả các bộ lọc tìm kiếm có sẵn. Chỉ điền những thông tin bạn nhớ rõ và để trống phần còn lại. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào "Tìm kiếm" để hiển thị các tệp phù hợp với tiêu chí của bạn. Nếu bạn đã thêm bất kỳ bộ lọc nào do nhầm lẫn hoặc muốn bắt đầu lại, chỉ cần nhấp vào "Đặt lại" để xóa chúng.


6. Sử dụng các toán tử tìm kiếm để tìm tệp

Nếu bạn không muốn phải tìm kiếm qua các bộ lọc hoặc tinh chỉnh các tùy chọn trong Tìm kiếm Nâng cao, bạn có thể sử dụng một số toán tử tìm kiếm trực tiếp trong thanh tìm kiếm để thu hẹp kết quả. Ví dụ, đặt một cụm từ trong dấu ngoặc kép sẽ tìm thấy các tệp chứa chính xác cụm từ đó. Gõ type:pdfs sẽ giới hạn kết quả chỉ hiển thị các tệp PDF, trong khi sử dụng word1 -word2 sẽ hiển thị các tệp bao gồm một thuật ngữ nhưng không bao gồm thuật ngữ khác.


Bạn cũng có thể lọc tệp bằng cách sử dụng thông tin chia sẻ tài liệu. Sử dụng to:[email protected] để tìm các tệp bạn đã chia sẻ với một người cụ thể, to:me để tìm các tệp được chia sẻ với bạn, hoặc toán tử from—ví dụ như from:me —để tìm các tệp bạn đã chia sẻ với người khác. Nhập các toán tử này vào thanh tìm kiếm, riêng lẻ hoặc kết hợp, để có kết quả chính xác hơn.


Để tìm hiểu thêm về các toán tử tìm kiếm bổ sung và cách sử dụng chúng hiệu quả, hãy xem trang Trợ giúp của Google Drive.

Nếu việc tìm kiếm tệp trong Google Drive khiến bạn cảm thấy nhàm chán, hãy thử các mẹo trên – bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy việc tìm kiếm những gì mình cần trở nên dễ dàng hơn nhiều, ngay cả trong một Drive lộn xộn. Ngoài ra, nếu bộ nhớ của bạn thường xuyên trở thành một "ngăn kéo rác kỹ thuật số", hãy cân nhắc việc mã hóa màu cho các tệp, đánh dấu sao những tệp quan trọng và sử dụng một hệ thống đặt tên nhất quán để giữ cho mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và dễ tìm.