VietNetwork.Vn

Giải phóng sức mạnh tiềm ẩn của OneDrive!

• Bạn có thể bảo mật các tệp bí mật trong Kho lưu trữ cá nhân của OneDrive, tính năng này bổ sung thêm một lớp bảo vệ. Để truy cập bất kỳ dữ liệu nào trong vault, trước tiên bạn cần xác nhận danh tính của mình.
• Sử dụng tính năng Quét và Lưu để lưu trữ tài liệu được quét trực tiếp trong OneDrive. Ngoài ra, hãy giải phóng không gian lưu trữ cục bộ của bạn bằng tính năng Tệp theo yêu cầu.
• Tận dụng lịch sử phiên bản của OneDrive để hoàn nguyên về các phiên bản tệp trước đó nếu cần. Khi chia sẻ file, liên kết bảo vệ bằng mật khẩu hoặc đặt ngày hết hạn để bảo mật tốt hơn.

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến rộng rãi nhưng nó có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ lưu dữ liệu quan trọng của bạn. Nếu bạn sử dụng OneDrive làm giải pháp lưu trữ đám mây chính thì bạn nên khám phá những tính năng này để tận dụng tối đa giải pháp đó.

1. Đặt tệp vào Kho cá nhân của OneDrive

Kho lưu trữ cá nhân là một tính năng tiện dụng trong Microsoft OneDrive được thiết kế để bảo mật những thông tin nhạy cảm nhất của bạn bằng một lớp bảo vệ bổ sung. Bất kỳ tệp nào được đặt bên trong đều yêu cầu xác minh bổ sung để truy cập, khiến nó trở thành vị trí lý tưởng để lưu trữ các tài liệu pháp lý, giấy tờ tùy thân, hồ sơ tài chính hoặc bất kỳ dữ liệu bí mật nào khác.

Để đặt tệp vào kho lưu trữ của bạn, hãy điều hướng đến tab "Tệp của tôi" ở bên trái, chọn "Hầm cá nhân", sau đó kéo tệp từ PC của bạn vào kho lưu trữ.


Để chuyển các tệp hiện có trong OneDrive sang vault, hãy nhấp vào ba dấu chấm ngang bên cạnh tệp và chọn "Di chuyển đến".


Sau đó, chọn "Vault cá nhân" và nhấp vào "Di chuyển đến đây". Hãy nhớ rằng bạn phải mở khóa Kho lưu trữ cá nhân trước khi có thể chuyển tệp vào đó.


Khi bạn hoàn tất việc thêm tệp vào vault, hãy nhấp vào menu thả xuống "Vault" ở phía trên bên phải và chọn "Khóa".


Điều này sẽ bảo mật kho tiền của bạn và lần sau khi bạn muốn truy cập bất kỳ tệp nào bên trong nó, bạn sẽ được yêu cầu xác minh danh tính của mình.

2. Sử dụng Scan and Save để chuyển đổi tài liệu giấy thành PDF

Nếu bạn thường xuyên phải quét và lưu trữ tài liệu giấy trong bộ nhớ đám mây của mình, hãy cân nhắc sử dụng tính năng quét và lưu của OneDrive. Tính năng này cho phép bạn quét tài liệu, chuyển đổi chúng thành tệp PDF và lưu trữ chúng trực tiếp trong OneDrive, tất cả đều thông qua sự tiện lợi của ứng dụng điện thoại thông minh OneDrive.

Để sử dụng tính năng này, hãy khởi chạy ứng dụng điện thoại thông minh OneDrive, nhấn vào biểu tượng "Camera" nằm ở góc dưới bên phải và đặt camera lên trang đầu tiên của tài liệu cho đến khi máy quét phát hiện ra văn bản. Sau khi tìm thấy văn bản mong muốn, hãy chụp ảnh bằng cách nhấn vào nút chụp ảnh.

Sau đó, để quét các trang tiếp theo, hãy nhấn vào "Thêm", quét trang tiếp theo và lặp lại quy trình cho đến khi bạn quét xong tất cả các trang. Sau khi hoàn tất quá trình quét, chạm vào nút "Xong".


Sau đó, nhập tên tệp mong muốn vào khoảng trống bên dưới Lưu dưới dạng, chỉ định vị trí lưu trữ và xác nhận bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu kiểm ở góc trên bên phải.


3. Sử dụng tệp theo yêu cầu của OneDrive để tiết kiệm dung lượng trên máy tính của bạn

Nếu bạn đã đồng bộ OneDrive với PC để dễ dàng truy cập vào dữ liệu của mình nhưng nhận thấy dữ liệu đó ngốn dung lượng lưu trữ đáng kể, hãy cân nhắc sử dụng tính năng Tệp Theo Yêu cầu của OneDrive. Tính năng này cho phép bạn giữ các tệp OneDrive của mình trực tuyến và chỉ tải chúng xuống khi bạn cần, điều này giúp loại bỏ căng thẳng cho bộ nhớ cục bộ của bạn.

Để lấy lại dung lượng trên hệ thống của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng OneDrive trong khay hệ thống, sau đó nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn "Cài đặt".


Tiếp tục chuyển đến tab "Đồng bộ hóa và sao lưu", tìm phần Tệp theo yêu cầu và nhấp vào "Giải phóng dung lượng ổ đĩa". Hành động này sẽ đặt tất cả các tệp thành chỉ trực tuyến, xóa dung lượng lưu trữ cục bộ trên ổ đĩa của bạn.


Sẽ cần có kết nối Internet để truy cập các tệp chỉ trực tuyến này. Nếu bạn muốn tải lại các tệp cụ thể xuống máy tính của mình, hãy nhấp chuột phải vào chúng và chọn "Luôn lưu trên thiết bị này".


4. Chia sẻ tệp đã hết hạn liên kết và bảo vệ chúng bằng mật khẩu

Tính năng Hết hạn liên kết trong OneDrive cho phép bạn chia sẻ tệp và thư mục trong một khoảng thời gian cụ thể. Khi thời gian được chỉ định trôi qua, người nhận sẽ mất quyền truy cập vào nội dung được chia sẻ. Ngoài ra, bạn có thể cải thiện tính bảo mật của dữ liệu được chia sẻ của mình bằng cách bảo vệ liên kết bằng mật khẩu và chia sẻ mật khẩu một cách có chọn lọc với một vài thành viên.

Tuy nhiên, xin lưu ý rằng những tính năng này chỉ dành riêng cho người dùng Microsoft 365 cao cấp; những người sử dụng dịch vụ OneDrive miễn phí sẽ không có quyền truy cập.

Để áp dụng hết hạn liên kết và bật bảo vệ bằng mật khẩu, hãy nhấp vào nút "Chia sẻ" bên cạnh tệp mong muốn.


Sau đó, mở Cài đặt liên kết bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng.


Trong cửa sổ Cài đặt liên kết, điều hướng đến phần Cài đặt khác, chỉ định ngày hết hạn, tạo mật khẩu mạnh và cuối cùng, nhấp vào "Áp dụng".


5. Kiểm tra và khôi phục phiên bản cũ của tệp

Tính năng Lịch sử phiên bản của OneDrive cho phép bạn xem và mở các phiên bản trước của tệp. Nếu bạn vô tình thực hiện các thay đổi đối với tài liệu được đồng bộ hóa với OneDrive và ứng dụng Office không cho phép bạn hoàn nguyên những thay đổi này thì bạn có thể tải xuống phiên bản cũ hơn, không bị thay đổi từ lịch sử phiên bản của OneDrive.

Để mở các phiên bản cũ hơn của tệp trong OneDrive, hãy chọn tệp và đi tới "Lịch sử phiên bản" ở thanh menu trên cùng. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy nhấp vào ba dấu chấm ngang và chọn "Lịch sử phiên bản". OneDrive sau đó sẽ hiển thị các phiên bản có sẵn của tệp đã chọn.


Để mở một phiên bản cụ thể, hãy nhấp vào ba dấu chấm dọc và chọn "Mở tệp".

6. Tạo bản sao lưu theo thời gian thực cho các tập tin của bạn

Nếu bạn thường xuyên mất nhiều giờ làm việc do mất điện hoặc ứng dụng Office gặp sự cố, hãy cân nhắc sử dụng tính năng Lưu Tự động. Tính năng này tự động lưu tệp của bạn vào OneDrive, đảm bảo rằng các thay đổi được lưu liên tục trong thời gian thực. Do đó, trong trường hợp xảy ra sự cố vô tình, dữ liệu của bạn vẫn được bảo mật bằng bản sao lưu được lưu trong OneDrive.

Để bật sao lưu theo thời gian thực trong OneDrive, hãy bật tính năng Lưu tự động ở góc trên cùng bên trái của ứng dụng Office trước khi bạn bắt đầu làm việc trên bất kỳ tệp nào.


Khi được nhắc chọn vị trí sao lưu, hãy chọn OneDrive và nó sẽ đóng vai trò là đích sao lưu trong khi bạn làm việc trên tài liệu của mình.

Những tính năng này trong OneDrive có thể cải thiện tính bảo mật cho dữ liệu của bạn, giải phóng không gian lưu trữ cục bộ và tăng năng suất. Nếu bạn chưa khám phá những tính năng này thì bạn nên dùng thử—chắc chắn chúng sẽ gây ấn tượng với bạn. Nếu bạn không sử dụng OneDrive làm giải pháp lưu trữ chính của mình, hãy xem lý do thuyết phục khiến bạn nên cân nhắc việc chuyển đổi.