VietNetwork.Vn

Khám phá nội dung của bạn mà không cần mở bất kỳ tệp nào.

Copilot trong OneDrive là một công cụ tuyệt vời để tóm tắt và so sánh các tệp, trích xuất thông tin chính và tạo Câu hỏi thường gặp—tất cả những điều này bạn có thể thực hiện mà không cần mở một tệp nào. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ một số cách để tận dụng tối đa chức năng AI này tại nơi làm việc, trường học hoặc ở nhà.


Tại thời điểm viết bài (tháng 5 năm 2025), bạn chỉ có thể truy cập Copilot trong OneDrive thông qua phiên bản trực tuyến của Microsoft OneDrive. Tính năng này không khả dụng thông qua trình khám phá tệp hoặc ứng dụng OneDrive dành cho thiết bị di động.

1. Tóm tắt các tập tin

Nếu bạn muốn biết nội dung của một tập tin nhưng không có thời gian (hoặc không muốn!) đọc toàn bộ, bạn có thể yêu cầu Copilot tóm tắt nội dung của tập tin đó.

Hãy tưởng tượng bạn muốn ôn tập vào phút chót trước khi thi Văn học Anh. Tuy nhiên, bài thuyết trình PowerPoint về chủ đề siêu nhiên trong Macbeth có 14 slide và bạn không có đủ thời gian để đọc hết. Thay vào đó, hãy để Copilot cung cấp cho bạn bản tóm tắt.

Để thực hiện việc này, hãy di con trỏ qua tệp trong OneDrive trực tuyến, nhấp vào biểu tượng "Copilot" và chọn "Tóm tắt".


Sau đó, Copilot sẽ phân tích nội dung của tệp trước khi đưa ra bản tóm tắt ngắn gọn về thông tin chính, tốn ít thời gian đọc hơn so với toàn bộ bài thuyết trình.


Nhấp vào "Sao chép" ở cuối cửa sổ tóm tắt để sao chép thông tin ở nơi khác, như trong tài liệu Microsoft Word.

Khả năng của Copilot không chỉ giới hạn ở các tài liệu Microsoft. Trong ví dụ này, có một cuộc tổng tuyển cử sắp diễn ra ở Vương quốc Anh và bạn muốn nhanh chóng xem lại những gì Đảng Dân chủ Tự do đề xuất nếu họ thắng cử. Sau khi tải xuống bản tuyên ngôn dài ở định dạng PDF từ trang web của đảng và lưu vào OneDrive của bạn, hãy di chuột qua tệp, nhấp vào biểu tượng "Copilot" và chọn "Tóm tắt".

Lần này, vì đây là một tài liệu dài hơn được chia thành nhiều phần khác nhau nên bản tóm tắt của Copilot có chứa các tiêu đề phụ, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về các cam kết của họ trong các lĩnh vực khác nhau có ý nghĩa đối với người dân.


Copilot trong OneDrive hoạt động với nhiều loại tệp, bao gồm DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, FLUID, LOOP, PDF, TXT, RTF, ASPX, HTM, HTML, ODT và ODP.

2. Đặt câu hỏi về tập tin

Mặc dù công cụ tóm tắt hữu ích khi cần có cái nhìn tổng quan về một tệp, nhưng bạn có thể muốn trích xuất thông tin cụ thể hơn.

Vẫn theo chủ đề bầu cử, lần này, bạn đã tải xuống bản tuyên ngôn của Đảng Xanh ở định dạng PDF và bạn muốn tìm hiểu xem đảng này có kế hoạch triển khai gì cho những người tự kinh doanh. Di con trỏ chuột qua tệp trong OneDrive, nhấp vào biểu tượng "Copilot" và chọn "Hỏi một câu hỏi".


Sau đó, trong trường văn bản của thanh bên xuất hiện, hãy nhập câu hỏi của bạn và nhấp vào mũi tên "Gửi" ở góc dưới bên phải. Trong trường hợp này, bạn có thể hỏi, "Đảng Xanh có kế hoạch gì cho những người tự kinh doanh?"


Bây giờ, Copilot sẽ quét toàn bộ tệp để tìm tất cả thông tin liên quan đến từ khóa trong câu hỏi của bạn và đưa ra phản hồi hoàn chỉnh chỉ trong vài giây.


Ngoài việc đặt câu hỏi, bạn cũng có thể nhập lệnh. Ví dụ, lệnh "Tạo tóm tắt về các kế hoạch của Đảng Xanh dành cho những người tự kinh doanh" tạo ra kết quả giống hoặc tương tự như câu hỏi "Các kế hoạch của Đảng Xanh dành cho những người tự kinh doanh là gì?"

3. Tạo các câu hỏi thường gặp chuẩn và tùy chỉnh

Copilot có thể tạo hai loại Câu hỏi thường gặp cho một tài liệu trong thư mục OneDrive của bạn: Câu hỏi thường gặp tiêu chuẩn và Câu hỏi thường gặp tùy chỉnh.

3.1. Câu hỏi thường gặp tiêu chuẩn

Trong ví dụ này, bạn đã hoàn thành luận văn học thuật có tiêu đề "Luồng dữ liệu xuyên biên giới trong thương mại dịch vụ quốc tế do AI thúc đẩy" trong Microsoft Word và giai đoạn tiếp theo là bảo vệ luận văn, bao gồm việc trả lời các câu hỏi do hội đồng chuyên gia và giảng viên đưa ra.

Để chuẩn bị cho việc này, bạn có thể yêu cầu Copilot tạo một bộ Câu hỏi thường gặp. Di con trỏ chuột qua tệp trong tài khoản OneDrive trực tuyến của bạn, nhấp vào biểu tượng "Copilot" và chọn "Tạo Câu hỏi thường gặp".


Sau khi phân tích nội dung luận án của bạn, Copilot sẽ đưa ra một loạt câu hỏi và câu trả lời toàn diện có thể giúp bạn sẵn sàng bảo vệ luận án!


3.2. Câu hỏi thường gặp tùy chỉnh

Bên cạnh công cụ FAQ tích hợp của Copilot, bạn cũng có thể sử dụng công cụ AI để tạo ra một bộ FAQ cụ thể hơn.

Hãy tưởng tượng bạn vừa lắp một máy in mới trong văn phòng và bạn muốn ghim một tấm áp phích lên tường cho đồng nghiệp để giải thích cách photocopy và quét tài liệu màu. Tuy nhiên, hướng dẫn sử dụng có tới 141 trang, do đó việc tìm và sao chép thủ công các chi tiết liên quan sẽ mất quá nhiều thời gian.

Thay vào đó, sau khi tải xuống hướng dẫn ở định dạng PDF và lưu vào OneDrive, hãy di chuột qua tài liệu, nhấp vào biểu tượng "Copilot" và chọn "Đặt câu hỏi".


Tiếp theo, trong trường văn bản của thanh bên, hãy nhập Tạo câu hỏi thường gặp về quét và photocopy tài liệu màu và nhấp vào mũi tên "Gửi".


Sau đó, Copilot sẽ đưa ra một loạt các câu hỏi và câu trả lời dễ hiểu liên quan cụ thể đến lệnh của bạn.


Bây giờ, hãy nhấp vào "Sao chép" ở cuối phản hồi của Copilot.


Cuối cùng, dán phản hồi vào tài liệu Word, chỉnh sửa và định dạng nội dung rồi in áp phích.


4. So sánh các tập tin tương tự hoặc khác nhau

Ngoài việc sử dụng Copilot trong OneDrive để tóm tắt, đặt câu hỏi và tạo Câu hỏi thường gặp cho từng tệp, bạn có thể sử dụng công cụ AI của Microsoft để so sánh tối đa năm tệp khác nhau mà không cần phải mở từng tệp một.

Trong ví dụ này, giả sử bạn muốn so sánh các bản tuyên ngôn của hai đảng phái chính trị mà bạn đã tải xuống ở định dạng PDF và lưu vào OneDrive của mình. Trước tiên, hãy chọn các tệp bằng cách kích hoạt dấu kiểm của chúng. Sau đó, nhấp vào "Copilot" trong ruy-băng dọc theo đầu cửa sổ OneDrive và chọn "So sánh tệp".


Sau vài giây, Copilot sẽ tạo ra một bảng với tên tệp là tiêu đề cột và mỗi hàng chứa một so sánh ngắn gọn và trực tiếp. Vì hai tệp chứa nội dung và chủ đề tương tự nhau nên kết quả sẽ đi sâu vào chi tiết của chúng.


Hơn nữa, bạn có thể so sánh các tệp ở nhiều định dạng khác nhau và có nội dung đa dạng. Ví dụ, kết quả này cho thấy điểm giống và khác nhau giữa tệp PowerPoint dài về chủ đề siêu nhiên trong Macbeth và tài liệu Word chứa đoạn văn ngắn về chủ đề quyền lực trong cùng một vở kịch.


5. Cải thiện nội dung tập tin

Một khả năng ít rõ ràng hơn nhưng cũng hữu ích không kém của Copilot trong OneDrive là khả năng đề xuất cải tiến cho một tệp. Điều quan trọng ở đây là đảm bảo lệnh của bạn cụ thể, bao gồm cả việc giới hạn số lượng đề xuất để tránh bị quá tải.

Hãy tưởng tượng bạn có một tệp Excel chứa chín tab với nhiều số liệu thống kê khác nhau liên quan đến đội bóng đá yêu thích của bạn. Tuy nhiên, bạn cảm thấy sổ làm việc có thể được sắp xếp hợp lý để phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.

Để thực hiện việc này, hãy di chuột qua tên tệp trong OneDrive trực tuyến, nhấp vào biểu tượng "Copilot" và chọn "Đặt câu hỏi".


Bây giờ, trong trường văn bản của thanh bên, hãy nhập lệnh cụ thể, như Gợi ý 3 cách để thu gọn sổ làm việc này thành ít trang tính hơn và nhấn Enter.


Vì bạn đã hướng dẫn Copilot chỉ đưa ra ba gợi ý nên chúng dễ quản lý và thực hiện.


Mặt khác, một lệnh ít cụ thể hơn—như "Gợi ý cách cải thiện bảng tính này"—sẽ trả về phản hồi dài hơn nhiều với các gợi ý rộng và phức tạp hơn.

6. Những điểm cần lưu ý

Trước khi bạn tiếp tục và sử dụng công cụ AI mạnh mẽ này với các tệp OneDrive của mình, đây là một số điểm cần lưu ý:

    Tính năng Copilot trong OneDrive chỉ khả dụng thông qua phiên bản trực tuyến của Microsoft OneDrive.
    Bạn có thể sử dụng Copilot trong OneDrive nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản công ty, trường học, cá nhân hoặc gia đình được liên kết với Microsoft 365. Tuy nhiên, với tài khoản Microsoft 365 Family, chỉ người sở hữu đăng ký mới có thể truy cập công cụ này.
    Copilot chỉ hoạt động với các tệp trong tài khoản OneDrive mà bạn có quyền truy cập.
    Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng này trên các tệp văn bản. Tại thời điểm viết bài, Copilot trong OneDrive không hỗ trợ hình ảnh, video và các loại tệp khác.
    Mặc dù Copilot và các công cụ AI khác hữu ích trong việc tạo thông tin nhanh chóng, bạn nên luôn xác minh độ chính xác của chúng. AI được sử dụng tốt nhất cùng với trí thông minh của con người, thay vì thay thế hoàn toàn.
    Hãy dành thời gian xem xét các chính sách về quyền riêng tư cá nhân và tổ chức của Microsoft nếu bạn dự định sử dụng Copilot thường xuyên.

Ngoài khả năng giúp bạn tiết kiệm thời gian trên OneDrive, Copilot còn có thể giúp bạn cải thiện khả năng viết trên Microsoft Word, sắp xếp dữ liệu trên Microsoft Excel và tạo email hoàn hảo trên Microsoft Outlook.