VietNetwork.Vn

Hợp tác với nhóm của bạn bất kể bạn ở đâu.

Cộng tác thông qua thiết bị di động chưa bao giờ dễ dàng hơn thế, nhờ ứng dụng Google Drive. Cho dù bạn đang sử dụng thiết bị Android hay iPhone, bạn có thể dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và cộng tác trên các tài liệu theo thời gian thực. Bạn cũng có thể kiểm soát quyền truy cập, tùy chỉnh quyền và giữ cho mọi người trên cùng một trang.


1. Chia sẻ Tài liệu Google Drive bằng cách Gửi Lời mời

Một trong những cách nhanh nhất để cộng tác trên tài liệu Google Drive là gửi lời mời cho người khác. Bạn có thể nhập địa chỉ email của các thành viên trong nhóm mà bạn muốn cộng tác hoặc tạo liên kết mà bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể sử dụng.

Ví dụ, bạn có thể đồng sáng tác bất kỳ tài liệu nào trên ứng dụng Drive, chẳng hạn như Google Docs, với một người bạn đồng hành và cả hai có thể chỉnh sửa tài liệu cùng lúc, cho phép cộng tác suôn sẻ.

Để bắt đầu, hãy tải xuống ứng dụng Drive trên iPhone hoặc Android của bạn. Mở ứng dụng và điều hướng đến tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấn vào ba dấu chấm dọc bên cạnh. Bạn sẽ thấy tùy chọn "Chia sẻ"—hãy nhấn vào đó.


Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời hoặc chỉ cần sử dụng danh bạ từ điện thoại của bạn. Nếu bạn bật tùy chọn "Thông báo cho mọi người", những cá nhân đó sẽ nhận được email thông báo rằng bạn đã chia sẻ tài liệu với họ.


Trước khi gửi lời mời, bạn có thể chỉ định xem bạn muốn họ được phép chỉnh sửa, bình luận hay chỉ xem tài liệu.

Cuối cùng, nhấn vào biểu tượng mũi tên để gửi lời mời và những người cộng tác với bạn sẽ nhận được thông báo qua email có liên kết để truy cập tài liệu.

2. Tùy chỉnh cách chia sẻ tài liệu

Sự cộng tác không phải lúc nào cũng có nghĩa là mọi người đều có cùng mức độ truy cập. Đôi khi, bạn có thể muốn cấp các quyền khác nhau cho những người khác nhau. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc trên một dự án nhóm, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ các thành viên trong nhóm của bạn mới có thể chỉnh sửa, trong khi những người khác chỉ có thể xem hoặc bình luận.

Như đã thảo luận ở phần trước, bạn có thể chỉ định quyền cho từng người tham gia khi chia sẻ tài liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tùy chỉnh quyền sau khi chia sẻ tài liệu.

Để thay đổi quyền, hãy tìm tệp hoặc thư mục trong Drive, nhấn vào ba dấu chấm và chọn "Quản lý quyền truy cập".


Tiếp theo, chạm vào vai trò cấp quyền, chẳng hạn như "Biên tập viên", hiển thị bên dưới tên của người đó để điều chỉnh mức truy cập hoặc xóa quyền truy cập của họ.


Ngoài ra, bạn cũng có thể sửa đổi mức truy cập chung "Hạn chế". Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với người không có tài khoản Google, bạn vẫn có thể chia sẻ tệp và thư mục của mình với họ.

Chỉ cần đi đến menu "Manage Access" của tệp đã chọn nơi bạn muốn thay đổi quyền truy cập. Từ đó, nhấp vào tùy chọn "Change" hiển thị bên dưới cửa sổ General Access.


Tiếp theo, chọn tùy chọn "Bất kỳ ai có liên kết".


Vậy là xong! Bây giờ, bất kỳ ai có liên kết của bạn đều có thể mở và cộng tác trên tài liệu của bạn.

3. Chia sẻ nhiều tập tin và thư mục cùng lúc

Đôi khi, bạn có thể cần chia sẻ không chỉ một tài liệu mà là nhiều tệp hoặc thậm chí toàn bộ thư mục. Trong ứng dụng Drive, bạn không thể chia sẻ nhiều tệp bằng cách chọn từng tệp riêng lẻ và chia sẻ tất cả cùng một lúc. Để chia sẻ nhiều tệp cùng một lúc, bạn cần đặt chúng vào một thư mục rồi chia sẻ toàn bộ thư mục.

Đầu tiên, hãy mở Drive và tìm kiếm thư mục bạn muốn chia sẻ. Giống như với các tệp riêng lẻ, hãy chạm vào ba dấu chấm dọc bên cạnh tên thư mục và chạm vào tùy chọn "Chia sẻ". Từ đó, bạn có thể mời cộng tác viên qua email hoặc gửi liên kết có thể chia sẻ.

Bây giờ, bất kỳ ai có quyền truy cập vào thư mục sẽ tự động có quyền truy cập vào tất cả các tệp bên trong thư mục đó. Khi bạn tải các tệp mới lên thư mục, chúng cũng sẽ được chia sẻ với những người tương tự.

4. Cộng tác trên một tập tin với nhiều đối tượng

Khi cộng tác trên Google Drive, bạn có thể chia sẻ một tệp duy nhất với tối đa 600 địa chỉ email cá nhân. Ngoài ra, Google giới hạn số lượng người dùng có thể chỉnh sửa tệp đồng thời ở mức khoảng 100. Để chia sẻ và cộng tác vượt quá những giới hạn này, bạn cần sử dụng các phương pháp thay thế, chẳng hạn như xuất bản tệp của mình trên web hoặc sử dụng Google Sites.

Thật không may, bạn chỉ có thể xuất bản tệp của mình lên web thông qua phiên bản web của Google Drive. Để thực hiện việc đó, hãy định vị tệp bạn muốn xuất bản, sau đó vào Tệp > Chia sẻ > Xuất bản lên Web.


Việc xuất bản làm cho tệp có thể truy cập công khai dựa trên cài đặt chia sẻ của bạn. Bạn có thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai trên web, nhóm cụ thể hoặc những người trong tổ chức của bạn.

Điều quan trọng là phải thận trọng khi công bố các tài liệu có chứa thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư, vì tệp tin có thể bị người xem không mong muốn nhìn thấy.

Nếu sau này bạn cần xóa tệp khỏi chế độ xem công khai, bạn cũng có thể hủy xuất bản tệp theo cách tương tự như khi bạn xuất bản.

Hơn nữa, nếu bạn muốn có cách chia sẻ nội dung có cấu trúc và dễ tiếp cận hơn với các nhóm lớn hơn, hãy cân nhắc sử dụng Google Sites. Google Sites cho phép bạn nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày mà nhiều người dùng có thể xem mà không gặp phải giới hạn thông thường về chỉnh sửa hoặc chia sẻ.

Nếu bạn mong đợi lưu lượng truy cập cao, trước tiên bạn có thể xuất bản tài liệu của mình và sau đó chèn liên kết đã xuất bản vào Google Site. Phương pháp này cải thiện hiệu suất và đảm bảo rằng nhiều người có thể truy cập thông tin một cách liền mạch.

5. Chia sẻ toàn bộ Google Drive

Còn nếu bạn muốn chia sẻ quyền truy cập vào toàn bộ Google Drive, không chỉ các tệp hoặc thư mục cụ thể thì sao? Thật không may, không có tính năng tích hợp nào để chia sẻ toàn bộ Google Drive trong một bước. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một thư mục chính, đặt tất cả các tệp và thư mục con của mình vào bên trong và chia sẻ thư mục chính đó với những người cần thiết bằng cách sử dụng lời mời qua email hoặc liên kết có thể chia sẻ.

Mặc dù không hoàn toàn giống như việc chia sẻ toàn bộ Drive, nhưng nó đạt được cùng một mục tiêu là cho phép mọi người truy cập vào toàn bộ nội dung ở một nơi duy nhất và có tổ chức.

Một lựa chọn khác là tải xuống từng tệp và chia sẻ với người khác bằng bất kỳ nền tảng hoặc phương pháp chia sẻ tệp nào khác. Ứng dụng Google Drive dành cho thiết bị di động Android cho phép bạn tải xuống bất kỳ tệp nào trực tiếp vào bộ nhớ trong của thiết bị, tương tự như tải xuống thông thường trên máy tính. Tuy nhiên, ứng dụng iPhone Drive không cung cấp tùy chọn tải xuống trực tiếp.

Để lưu bất kỳ tệp nào vào bộ nhớ trong của iPhone, hãy chạm vào ba dấu chấm (thêm tùy chọn) bên cạnh tệp và chọn tùy chọn "Mở trong".


Sau đó, chạm vào tùy chọn "Lưu vào tệp".


Tính năng này cho phép bạn lưu tài liệu Drive vào thiết bị iPhone của mình.

Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp, tùy chỉnh cài đặt chia sẻ và cộng tác liền mạch với nhóm của mình. Vì vậy, hãy bắt đầu cộng tác!