VietNetwork.Vn

Giữ OneDrive gọn gàng.

• Xóa dữ liệu không sử dụng mà bạn không còn cần nữa, đồng thời tìm và xóa các dữ liệu trùng lặp để giữ cho bộ nhớ OneDrive của bạn luôn gọn gàng. Sử dụng phiên bản tệp để theo dõi các thay đổi được thực hiện trong tài liệu.
• Để sắp xếp các tập tin một cách gọn gàng, hãy tạo một hệ thống phân cấp hợp lý trong cấu trúc thư mục. Ngoài ra, hãy xác định định dạng chuẩn để đổi tên tệp để tìm kiếm chúng dễ dàng hơn.
• Gắn thẻ ảnh và tạm thời đổi tên tệp bằng thẻ mong muốn thay vì tạo thư mục tạm thời cho chúng. Khi bạn không cần dữ liệu nữa, hãy di chuyển nó vào thư mục lưu trữ.

Sau khi sử dụng OneDrive—dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft—trong nhiều năm, tôi đã tìm ra một số phương pháp đơn giản để sắp xếp dữ liệu của mình, giúp tôi dễ dàng tìm thấy những gì mình cần hơn. Cho dù bạn đang sử dụng OneDrive để quản lý dữ liệu cá nhân hay công việc thì những mẹo này sẽ giúp bạn giữ một không gian ngăn nắp, không lộn xộn.

1. Xóa dữ liệu không sử dụng trước

Bước đầu tiên để loại bỏ sự lộn xộn trong OneDrive của bạn là xác định và xóa mọi tệp và thư mục mà bạn không cần nữa. Đây có thể là một dự án cũ từ nhiều năm trước hoặc một tập tin tạm thời mà bạn quên xóa. Hãy dành chút thời gian để sàng lọc các thư mục của bạn và xác định dữ liệu mà bạn có thể loại bỏ một cách an toàn.

Để xóa một tập tin hoặc thư mục, hãy nhấp vào ba dấu chấm ngang bên cạnh nó và chọn "Xóa". Sau đó, xác nhận lựa chọn của bạn bằng cách nhấp vào "Xóa" trong hộp bật lên.


OneDrive sẽ di chuyển các mục đã xóa vào Thùng rác, nơi chúng sẽ tồn tại trong 30 ngày. Nếu bạn không khôi phục những tệp này trong thời gian này, chúng sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn.

2. Tìm và xóa các bản sao

Nếu nhu cầu sắp xếp bắt buộc của bạn buộc bạn phải tạo một bản sao tạm thời của một tệp trước khi chỉnh sửa nó, bạn có thể sẽ có một bản sao. Bạn cũng có thể vô tình tải một số tệp lên nhiều lần, tạo ra các bản sao. Loại bỏ các tệp bổ sung này có thể giúp giải mã không gian của bạn.

Khi bạn tải lên một tệp có cùng tên hai lần và cho phép OneDrive giữ cả hai phiên bản, OneDrive sẽ tự động thêm một số vào cuối tên tệp. Ví dụ: tệp có tên "Dự án" có thể có nhãn trùng lặp là "Dự án (1)" hoặc "Dự án 1". Để xác định vị trí các bản sao này, hãy nhập 1 hoặc (1) vào thanh tìm kiếm trên cùng và nhấn Enter.


Bạn cũng có thể tìm kiếm các dấu hiệu trùng lặp phổ biến khác, chẳng hạn như từ "Sao chép" để tìm và xóa các tệp có "Sao chép" trong tên của chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng phát hiện các bản sao không cần thiết. Sau khi tìm thấy tệp trùng lặp, hãy nhấp vào ba dấu chấm ngang bên cạnh tệp đó và chọn "Xóa". Đảm bảo bạn không xóa bản sao duy nhất của tệp bị nhầm lẫn có các dấu tương tự trong tên của nó.

3. Không lưu trữ nhiều phiên bản của một tệp

Microsoft OneDrive có tính năng lập phiên bản tệp giúp lưu các phiên bản khác nhau của cùng một tệp khi bạn thực hiện thay đổi. Điều này cho phép bạn theo dõi các thay đổi và tải xuống các phiên bản cũ hơn nếu bạn làm hỏng phiên bản mới nhất. Khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ không cần tạo bản sao, giúp không gian lưu trữ của bạn bớt lộn xộn hơn.

Tính năng này được bật theo mặc định cho tài khoản OneDrive cá nhân và người quản trị có thể đặt cấu hình cài đặt lập phiên bản cho OneDrive for Business. Để mở phiên bản cũ hơn của tệp, nhấp chuột phải vào tệp và chọn "Lịch sử phiên bản". Danh sách các phiên bản trước sẽ xuất hiện và bạn có thể xem, khôi phục hoặc xóa các phiên bản khỏi danh sách này.


4. Giữ cấu trúc thư mục sạch sẽ

Tạo hệ thống phân cấp hợp lý và duy trì cấu trúc thư mục gọn gàng cũng có thể giúp bạn sắp xếp OneDrive một cách ngăn nắp. Bạn có thể bắt đầu với các thư mục chính cho các danh mục rộng như Công việc, Cá nhân và Công việc phụ. Trong đó, bạn có thể tạo các thư mục con cho các chủ đề hoặc dự án cụ thể, chẳng hạn như "Dự án bất động sản" và "Dự án tiền điện tử".

Bên trong các thư mục con đó, bạn có thể có các thư mục con khác cho các loại nội dung khác nhau liên quan đến từng dự án, như "Hồ sơ tài chính" và "Chi tiết xây dựng". Tôi thậm chí còn tạo nhiều thư mục con hơn trong các thư mục con này. Điều quan trọng là giữ mọi thứ trong các thư mục riêng biệt, được dán nhãn rõ ràng để bạn có thể dễ dàng tìm thấy tệp mình cần mà không làm xáo trộn không gian của mình.

5. Thiết lập quy ước đặt tên rõ ràng và nhất quán

Việc thiết lập quy ước đặt tên rõ ràng và nhất quán giúp tôi định vị, sắp xếp và quản lý các tệp của mình trong OneDrive. Nếu tuân thủ nghiêm ngặt, nó có thể cải thiện đáng kể việc quản lý dữ liệu. Bắt đầu bằng cách xác định một định dạng phù hợp với bạn. Tôi sử dụng định dạng này: [Dự án][Mô tả][Ngày]_[Phiên bản], giúp tôi tìm thấy các tệp tôi cần chỉ bằng một lần tìm kiếm.

Tôi luôn sử dụng các tên cụ thể cho biết loại nội dung của tệp, chẳng hạn như "Lương của nhân viên" thay vì các thuật ngữ mơ hồ như "thanh toán". Tôi thêm số phiên bản vào cuối tên file để dễ dàng theo dõi các thay đổi. Việc xác định danh mục giúp tôi lọc ra tất cả các tệp thuộc một dự án cụ thể và việc thêm ngày cho phép tôi sắp xếp các tệp theo thứ tự thời gian.

Tôi cũng tránh sử dụng các ký tự đặc biệt và làm theo định dạng tương tự. Bạn có thể yêu cầu nhóm của mình sử dụng quy ước đặt tên tương tự khi chia sẻ tệp qua OneDrive.

6. Thêm thẻ để lọc dễ dàng

Việc thêm thẻ để dễ dàng lọc có thể giúp bạn sắp xếp OneDrive một cách ngăn nắp. Việc sử dụng các thẻ như "khẩn cấp" hoặc "đang chờ xem xét" cho phép bạn phân loại tệp tốt hơn. Bạn có thể gán nhiều thẻ cho một tệp hoặc gắn thẻ tệp với tên dự án hoặc tên thành viên nhóm cụ thể. Thẻ có thể loại bỏ nhu cầu tạo nhiều thư mục con và cho phép bạn tìm thấy tệp mong muốn chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tại thời điểm viết bài, OneDrive chỉ cho phép bạn thêm thẻ vào ảnh. Để gắn thẻ ảnh, hãy di chuột qua ảnh đó, nhấp vào biểu tượng thông tin (ⓘ), sau đó nhấp vào "Thêm thẻ", nhập thẻ và nhấn Enter.


Mặc dù bạn không thể thêm thẻ trực tiếp vào các tệp khác nhưng có một giải pháp thay thế: tạm thời đổi tên tệp có gắn thẻ. Ví dụ: nếu bạn muốn gắn thẻ một tài liệu để chờ xem xét, hãy đổi tên tệp thành "Đang chờ xem xét" ở cuối. Bằng cách này, bạn có thể tìm thấy tệp bằng cách tìm kiếm thẻ này mà không cần tạo các thư mục tạm thời để giữ các tệp đang trong giai đoạn xem xét.


7. Thường xuyên lưu trữ dữ liệu cũ

Tôi có một thói quen hữu ích là thường xuyên lưu trữ các tệp dự án cũ và dữ liệu tạm thời vào một thư mục lưu trữ chuyên dụng khi tôi nhận ra rằng mình không còn cần đến chúng nữa. Việc di chuyển những tệp không sử dụng này khỏi các thư mục chính của tôi sẽ giúp không gian lưu trữ của tôi luôn gọn gàng. Ngoài ra, tôi không phải xóa tập tin và có thể dễ dàng truy xuất chúng nếu cần.

Để tạo thư mục lưu trữ, hãy nhấp vào nút "Thêm mới" ở góc trên cùng bên trái, chọn "Thư mục" và đặt tên là Lưu trữ. Sau đó, để di chuyển các tệp không sử dụng vào thư mục này, hãy nhấp vào ba dấu chấm ngang bên cạnh các tệp, chọn "Chuyển đến", sau đó mở thư mục Lưu trữ và nhấp vào "Di chuyển đến đây".


Nếu bạn tuân thủ nghiêm ngặt các mẹo được đề cập ở trên, không gian lưu trữ OneDrive của bạn sẽ được sắp xếp ngăn nắp hơn rất nhiều, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp mình cần. Hãy nhớ rằng, bạn không nên tổ chức OneDrive một lần rồi quên nó đi. Thay vào đó, hãy thường xuyên xem xét dữ liệu của bạn và thực hiện bảo trì cần thiết để sắp xếp không gian lưu trữ đám mây của bạn.