VietNetwork.Vn

Lập kế hoạch trước bây giờ sẽ tiết kiệm thời gian sau này.

Là một người làm việc trên Microsoft Word hàng ngày, tôi tuân theo một thói quen trước khi gõ những từ đầu tiên. Làm điều này có nghĩa là tôi có thể tránh thực hiện các thay đổi lớn về sau và nó cũng đảm bảo tài liệu của tôi được trình bày một cách chuyên nghiệp. Ngay cả khi thỉnh thoảng bạn chỉ sử dụng Word, tôi vẫn khuyên bạn nên làm như vậy.

Quy trình của tôi dành riêng cho ứng dụng Microsoft Word trên máy tính mà bạn có thể tải xuống với tư cách là người đăng ký Microsoft 365. Một số bước không có sẵn trong phiên bản chương trình dựa trên web miễn phí.

1. Đặt tên và lưu tài liệu

Ngay khi mở Microsoft Word, việc đầu tiên tôi làm là đặt tên và lưu tài liệu. Có, nếu bạn đã đăng nhập vào OneDrive trên PC, công việc của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa với đám mây khi bạn tiếp tục, nhưng tính năng này sẽ không kích hoạt cho đến khi bạn lưu công việc của mình theo cách thủ công lần đầu tiên. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tài liệu chưa được đặt tên và tính năng Lưu Tự động bị tắt, nghĩa là nếu máy tính của tôi gặp sự cố , tôi sẽ mất công việc của mình.


Cách nhanh nhất tôi thực hiện việc này là nhấn F12 trên bàn phím, thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ Lưu dưới dạng. Từ đó, tôi có thể đặt tên thích hợp cho tài liệu của mình, lưu nó vào thư mục thích hợp, rồi tiếp tục công việc của mình với kiến thức rằng tài liệu của tôi được sao lưu an toàn vào OneDrive nếu có bất cứ điều gì xảy ra.

2. Xác định kiểu dáng

Việc đi sâu vào tài liệu và gõ vài từ đầu tiên thường rất hấp dẫn, nhưng tôi nhận thấy bước này rất quan trọng trong việc đảm bảo tác phẩm của tôi được trình bày và chỉnh sửa một cách chính xác và nhất quán. Ví dụ: tôi muốn sử dụng phông chữ nào cho nội dung chính của mình? Tôi sẽ sử dụng loại tiêu đề nào ? Tôi muốn Microsoft Word trợ giúp về ngôn ngữ soạn thảo nào ? Những câu hỏi này—trong số những câu hỏi khác—phải được trả lời trước khi tôi gõ từ đầu tiên.

Nhóm Kiểu trong tab Trang chủ là nơi tôi thực hiện những điều chỉnh này.


Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình này, tôi đã đặt văn bản nội dung thông thường của mình là Times New Roman cỡ 12, tiêu đề đầu tiên của tôi là cỡ 14 và được tô đậm, tiêu đề thứ hai của tôi là cỡ 12 và đậm, và tiêu đề thứ ba của tôi là cỡ 12 và in nghiêng. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào tôi muốn thêm tiêu đề mới vào tài liệu Word của mình, tôi có thể nhanh chóng nhấp vào kiểu có liên quan thay vì phải nhớ định dạng từ lần nhập tiêu đề trước đó.

Để sửa đổi kiểu, nhấp chuột phải vào một trong các lựa chọn có sẵn và nhấp vào "Sửa đổi".


Sau đó, trong hộp thoại Sửa đổi Kiểu, nhấp vào "Định dạng" để truy cập các cài đặt khác nhau cho kiểu bạn đã chọn, bao gồm phông chữ, ngôn ngữ và đoạn văn.


Theo mặc định, Word sẽ tự động đề xuất các kiểu thường dùng cho đến khi bạn điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của mình. Ví dụ: tôi biết mình sẽ không cần kiểu tiêu đề thứ tư nên tôi đã giữ nguyên kiểu đó. Nếu bạn muốn giữ cho nhóm Kiểu của mình đẹp và gọn gàng, hãy nhấp chuột phải vào những nhóm bạn biết mình sẽ không sử dụng và nhấp vào "Xóa khỏi Thư viện Kiểu".


Điều này ban đầu có vẻ là một quá trình tẻ nhạt, nhưng sau khi bạn thực hiện nó trong vài lần đầu tiên, nó sẽ trở thành bản chất thứ hai và bạn sẽ đánh giá cao thời gian mà nó tiết kiệm được khi bạn xây dựng tài liệu của mình.

3. Kiểm tra cài đặt tự động sửa lỗi

Mặc dù tôi yêu thích công cụ Tự động sửa lỗi của Word nhưng nó có thể là một cơn ác mộng nếu cài đặt của nó không phù hợp với trải nghiệm đánh máy của cá nhân tôi. Ví dụ: tôi thường nhập danh sách trong đoạn văn bằng cách sử dụng (a), (b), (c), v.v., nhưng tính năng Tự động sửa lỗi của Word nhận ra (c) là nỗ lực chèn ký hiệu © và tự động thay đổi nó. Mặt khác, tôi có thói quen gõ "v.v." thay vì sử dụng một cách trang trọng hơn để diễn đạt rằng có những thứ khác được bao gồm trong danh sách, vì vậy tôi đã buộc Word phải thay đổi từ này thành "và những thứ khác" để tránh phải thay đổi thủ công mỗi lần.

Để kiểm tra các cài đặt Tự động sửa lỗi này và các thay đổi khác mà Word sẽ thực hiện theo mặc định, hãy nhấp vào "Tệp" ở góc trên cùng bên trái và chọn "Tùy chọn" ở cuối menu xuất hiện ở bên trái. Sau đó, trong cửa sổ Tùy chọn Word, nhấp vào "Proofing" và sau đó nhấp vào "Tùy chọn tự động sửa lỗi".


Đi tới nửa dưới của hộp thoại, nơi bạn có thể thêm hoặc xóa những thay đổi cụ thể mà bạn muốn Word thực hiện khi bạn nhập. Bạn cũng nên nhấp qua các tab khác để kiểm tra xem mọi thứ khác có như bạn mong muốn hay không.


4. Thêm biểu tượng tùy chỉnh vào Thanh công cụ truy cập nhanh

Các ứng dụng của Microsoft 365 có Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT), chính xác là những gì bạn mong đợi—một thanh công cụ nơi bạn có thể thực hiện các hành động chỉ bằng một cú bấm chuột, bất kể bạn đã mở tab nào trên dải băng. Việc thiết lập những điều này trước khi bắt đầu nhập Word giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian vì tôi không phải duyệt qua nhiều tab và menu của Word để tìm hành động tôi muốn thực hiện.

Nếu bạn không thể thấy QAT, hãy nhấp chuột phải vào tab "Trang chủ" trên dải băng và nhấp vào "Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh".

Trong trường hợp của tôi, tôi đã thêm các biểu tượng Lưu, Danh sách đa cấp và Hiển thị/Ẩn (¶) vào QAT của mình, vì tôi biết tôi sẽ sử dụng những biểu tượng này thường xuyên.


Bạn cũng có thể nhận thấy hai nút màu xanh lục trong QAT của tôi—nhấp vào các nút này sẽ chuyển tất cả các dấu nháy đơn thẳng và dấu ngoặc kép thành dấu nháy đơn vì tôi thường gửi các tài liệu chứa định dạng dấu câu không nhất quán và tôi đã thêm chúng bằng trình tạo macro của Word.

Để tùy chỉnh những gì bạn thấy trong QAT , hãy nhấp vào "Tệp" ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Word và chọn "Tùy chọn". Sau đó, trong cửa sổ Tùy chọn Word, nhấp vào "Thanh công cụ truy cập nhanh". Để xác định lệnh bạn đang muốn thêm vào QAT dễ dàng hơn, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới Chọn lệnh từ.


Khi bạn tìm thấy lệnh liên quan, hãy nhấp vào "Thêm" rồi nhấp vào "OK" khi bạn hoàn tất.

Miễn là bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft OneDrive trên PC của mình, các biểu tượng QAT bạn thêm sẽ ở đó mỗi khi bạn mở tài liệu Word.

5. Lưu thiết lập dưới dạng mẫu

Tùy thuộc vào loại công việc tôi đang làm trên Microsoft Word, đôi khi tôi dừng lại ở đây và lưu thiết lập dưới dạng mẫu. Ví dụ: nếu tôi đang tạo tài liệu cho một trong các khách hàng của mình và biết rằng tôi sẽ phải sử dụng lại các kiểu và bố cục giống nhau trong tương lai, tôi có thể tránh phải thực hiện quy trình trên mỗi lần.

Để lưu thiết lập của bạn làm mẫu, hãy nhấn F12 và trong hộp thoại Lưu dưới dạng, hãy thay đổi tùy chọn Lưu dưới dạng thành "Mẫu Word".


Để sử dụng mẫu trong tương lai, hãy mở Word, nhấp vào "Mới" rồi mở tab "Cá nhân", nơi bạn sẽ thấy bất kỳ mẫu nào bạn đã tạo và lưu.


6. Điều chỉnh thu phóng

Bây giờ tài liệu của tôi đã sẵn sàng để sử dụng, điều cuối cùng tôi đảm bảo là điều chỉnh mức thu phóng. Điều này giúp tôi làm việc thoải mái hơn, đồng nghĩa với việc tôi không phải cong lưng hay cổ để nhìn màn hình rõ hơn và không bị mỏi mắt vì chữ quá nhỏ.

Bạn có thể kéo thanh trượt thu phóng sang trái hoặc phải, nhấp vào biểu tượng "+" hoặc "-" ở hai đầu của thanh trượt thu phóng hoặc—nếu bạn đang sử dụng chuột có bánh xe cuộn—giữ Ctrl và cuộn lên hoặc xuống.


Trong khi bạn đang suy nghĩ về những cách tốt nhất để sử dụng Microsoft Word, có một số tính năng giúp công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp nhất có thể.