VietNetwork.Vn

Ẩn và hiển thị các mức độ chi tiết khác nhau bằng công cụ Excel hữu ích này.

Trong Microsoft Excel, bạn có thể ẩn vĩnh viễn các cột chứa dữ liệu mà bạn không cần hiển thị. Tuy nhiên, nhóm các cột thường là cách tốt hơn để đạt được cùng một kết quả, đặc biệt nếu bạn đang xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc đang tìm cách làm cho bảng tính của mình linh hoạt hơn.


Hướng dẫn này chỉ cho bạn cách nhóm và hủy nhóm các cột trong Excel, nhưng bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tương tự để nhóm và hủy nhóm các hàng.

1. Tại sao nhóm tốt hơn ẩn

Trước khi hướng dẫn bạn cách tạo nhóm cột trong Excel, tôi sẽ giải thích nhiều lợi ích khi sử dụng phương pháp này so với việc ẩn và hiện cột.

Đầu tiên, khi bạn ẩn các cột trong Excel (bằng cách nhấp chuột phải vào cột hoặc các cột có liên quan và nhấp vào "Ẩn"), bạn hoặc người khác dễ quên rằng bảng tính có chứa dữ liệu ẩn. Mặc dù tiêu đề cột nhắc nhở bạn một cách tinh tế rằng một số cột nhất định bị ẩn, nhưng đây không phải là cách đáng tin cậy để theo dõi bố cục của bảng tính, vì có thể xóa hoàn toàn tiêu đề cột khỏi bảng tính.

Thứ hai, việc mở rộng và thu gọn các cột được nhóm lại nhanh hơn và đơn giản hơn nhiều so với việc ẩn và bỏ ẩn các cột bằng menu chuột phải. Vì vậy, việc nhóm các cột không chỉ giúp tăng tốc quy trình làm việc Excel của bạn và cải thiện tổ chức bảng tính của bạn mà còn giúp bảng tính thân thiện hơn với người dùng nếu những người khác có quyền truy cập vào bảng tính đó.

Phần thưởng thứ ba của việc nhóm các cột trong Excel là bạn cũng có thể tạo các nhóm con, điều mà bạn không thể làm khi ẩn các cột. Do đó, việc nhóm các cột giúp tăng tính linh hoạt cho bảng tính của bạn, cho phép bạn hiển thị hoặc ẩn các cấp dữ liệu khác nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Ẩn các cột có thể là lựa chọn tốt hơn so với việc nhóm các cột trong một số trường hợp rất cụ thể. Ví dụ, giả sử bạn có một cột tính toán có mục đích duy nhất là cho phép các cột khác hiển thị dữ liệu chính xác và không bao giờ cần phải nhìn thấy. Trong trường hợp này, bạn có thể ẩn hoàn toàn cột này khỏi chế độ xem bằng cách nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn "Ẩn".

2. Cách nhóm các cột trong Excel

Việc nhóm các cột trong Excel là một quá trình đơn giản chỉ với một vài bước.

Trong ví dụ này, bạn có tổng doanh số hàng tháng của mười cửa hàng và tổng doanh số cả năm vào cuối năm.


Để phân tích dữ liệu hàng năm và làm cho bảng tính dễ đọc hơn, mục tiêu của bạn là thu gọn các cột B thành Q, chỉ để lại số cửa hàng trong cột A và tổng số hàng năm trong cột R hiển thị. Để thực hiện việc này, hãy chọn các cột B đến Q bằng cách nhấp vào tiêu đề cột B và kéo phần lựa chọn sang cột Q.


Bạn chỉ có thể nhóm các cột nằm cạnh nhau trong Excel. Bạn không thể nhóm các cột không liền kề.

Bây giờ, trong tab Dữ liệu trên ruy-băng, hãy chọn "Phác thảo", sau đó nhấp vào nửa trên của nút "Nhóm". Nếu bạn đang làm việc trên màn hình rộng hơn, nút Nhóm sẽ có thể nhấp được mà không cần bạn phải nhấp vào "Phác thảo" trước.


Nếu bạn muốn sử dụng phím tắt của Excel, sau khi chọn các cột có liên quan, hãy nhấn Alt+Shift+Mũi tên phải.

Lưu ý rằng một đường thẳng và dấu trừ (-) xuất hiện phía trên các cột đó để biểu thị rằng chúng được nhóm lại.


Khi bạn nhấp vào dấu trừ, các cột đó sẽ tạm thời bị ẩn và dấu trừ sẽ biến thành dấu cộng (+), bạn có thể nhấp vào đó để mở rộng lại các cột đó.


3. Cách tạo nhóm con trong Excel

Bây giờ bạn đã tạo một nhóm cho cả năm, mục tiêu tiếp theo của bạn là tạo các nhóm nhỏ cho mỗi quý.

Chìa khóa để đạt được điều này là đảm bảo mỗi nhóm con được phân tách bằng một cột trống hoặc một cột tổng. Thật vậy, nếu bạn cố gắng tạo các nhóm hoặc nhóm con trực tiếp cạnh nhau, Excel sẽ coi chúng như một nhóm liên tục.

Trong ví dụ này, tổng số cột E, I, M và Q sẽ đóng vai trò là rào cản giữa mỗi nhóm con, nghĩa là chúng ta có thể tạo các nhóm con cho các cột từ B đến D, từ F đến H, từ J đến L và từ N đến P.


Để tạo nhóm con đầu tiên cho Q1, hãy chọn các cột B đến D và nhấp vào Phác thảo > Nhóm trong tab Dữ liệu trên ruy-băng.


Bây giờ, Excel đã thêm một đường chỉ báo nhóm và ký hiệu trừ phía trên nhóm con này.


Lặp lại quá trình này cho các quý còn lại cho đến khi tất cả các nhóm con đều có đường chỉ báo và dấu trừ riêng.


Nhấp vào bốn dấu trừ để thu gọn từng nhóm phụ theo quý, chỉ để lại các cột tổng thể. Sau đó, nhấp vào dấu cộng để mở rộng chúng lần nữa.


Các nút số ở bên trái các dòng chỉ báo biểu thị số mức nhóm mà bạn đã áp dụng cho dữ liệu của mình và bạn có thể nhấp vào các nút này để nhanh chóng chuyển giữa các chế độ xem nhóm khác nhau.


Nhấp vào số cấp cao nhất sẽ hiển thị tất cả dữ liệu đã được nhóm, trong khi nhấp vào số cấp thấp nhất sẽ thu gọn dữ liệu thành nhóm cô đọng nhất mà bạn đã tạo.

Nói cách khác, khi bạn nhấp vào cấp số "3", bạn sẽ thấy tổng số (cấp 1), tổng số quý (cấp 2) và tất cả dữ liệu góp phần tạo nên các tổng số này (cấp 3).


Nhấp vào cấp số "2" để thu gọn tất cả các nhóm con lại với nhau, chỉ để lại tổng số (cấp 1) và tổng số quý (cấp 2) hiển thị.


Cuối cùng, nhấp vào cấp độ số "1" để chỉ hiển thị tổng số.


Vì vậy, ngoài việc nhấp vào dấu cộng và dấu trừ để mở rộng và thu gọn các nhóm riêng lẻ, bạn có thể nhấp vào số cấp độ để mở rộng và thu gọn tất cả các nhóm nằm trong mỗi cấp độ cùng một lúc.

Excel cũng có tùy chọn tự động chèn nhóm bằng cách xác định các cột chứa công thức tính tổng phụ trong dữ liệu của bạn. Để kích hoạt tùy chọn này và xem liệu nó có hoạt động với dữ liệu của bạn không (tùy thuộc vào cách trình bày), trong tab Dữ liệu trên ruy-băng, hãy nhấp vào "Phác thảo", sau đó chọn tùy chọn thả xuống "Nhóm" và nhấp vào "Phác thảo tự động".

4. Cách tách nhóm các cột trong Excel

Để trả các cột về trạng thái ban đầu hoặc để lại một số dữ liệu hiển thị khi bạn thu gọn các nhóm khác, bạn có thể sử dụng nút Bỏ nhóm của Excel.

Đầu tiên, hãy chọn các cột đã nhóm mà bạn muốn tách nhóm (ở bất kỳ cấp độ nào). Sau đó, nhấp vào "Tách nhóm" trong menu thả xuống Phác thảo của tab Dữ liệu trên ruy-băng.


Ngoài ra, sau khi chọn các cột đã nhóm, hãy nhấn Alt+Shift+Mũi tên trái.

Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tôi đã tách nhóm dữ liệu cho Q4, vì những con số này hiển thị số liệu thống kê gần đây nhất trong bảng tính. Do đó, mặc dù việc thu gọn nhóm xuống cấp độ 2 sẽ ẩn dữ liệu trong ba quý đầu tiên, nhưng các con số cho Q4 vẫn hiển thị.


Để xóa tất cả các nhóm cột (và hàng) trong bảng tính của bạn, trong tab Dữ liệu, hãy nhấp vào Dàn ý > Bỏ nhóm > Xóa dàn ý.


Nếu bạn xóa một số cột trong một nhóm, các cột còn lại trong nhóm đó sẽ vẫn được nhóm lại với nhau. Tuy nhiên, nếu bạn xóa tất cả các cột trong một nhóm, nhóm đó sẽ biến mất hoàn toàn.

Nhóm các cột lại với nhau chỉ là một cách để làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Ví dụ, bạn có thể đóng băng các hàng và cột tiêu đề trong bảng tính có khối lượng dữ liệu lớn, trực quan hóa số liệu thống kê của bạn dưới dạng biểu đồ hoặc sử dụng ghi chú ô để tránh có quá nhiều văn bản trong bảng tính của bạn.