VietNetwork.Vn

Dừng gửi tệp DOCX cho mọi người.

• Tệp PDF được sử dụng rộng rãi để phân phối các tài liệu chỉ đọc với bố cục được giữ nguyên, khiến chúng trở nên phổ biến cho nhiều mục đích khác nhau như hướng dẫn sử dụng và sách điện tử.
• Nhiều ứng dụng có thể mở tệp PDF, bao gồm trình duyệt web, Adobe Acrobat Reader và hầu hết các ứng dụng xử lý văn bản. Adobe Acrobat Pro được sử dụng để tạo và chỉnh sửa tệp PDF.
• Nhấn Ctrl+P để in tệp thành PDF trên Windows hoặc Command+P để in tệp thành PDF trên macOS.

Các tệp PDF thường được sử dụng để phân phối các tài liệu chỉ đọc nhằm duy trì bố cục của trang. Chúng thường được sử dụng cho các tài liệu như hướng dẫn sử dụng, sách điện tử, mẫu đơn đăng ký, tài liệu được quét và vô số tài liệu khác. Đây là tất cả mọi thứ bạn cần biết.

1. PDF có ý nghĩa gì?

PDF là viết tắt của Định dạng tài liệu di động. Định dạng PDF được Adobe tạo ra vào những năm 1990.

2. Tệp PDF là gì?

Các tệp PDF được tạo ra nhằm đáp ứng hai nhu cầu chính. Đầu tiên là mọi người có thể mở tài liệu trên bất kỳ phần cứng hoặc hệ điều hành nào mà không cần sử dụng ứng dụng để tạo chúng—tất cả những gì bạn cần là trình đọc PDF và ngày nay hầu hết các trình duyệt web đều phù hợp với yêu cầu đó. Thứ hai là bất cứ nơi nào bạn mở tệp PDF, bố cục của tài liệu sẽ giống nhau.

Hai yếu tố đó đã làm cho các tệp PDF trở nên rất phổ biến với nhiều mục đích sử dụng khác nhau, từ các biểu mẫu thuế có thể điền đến tiểu thuyết giả tưởng.

Tệp PDF có thể chứa văn bản, hình ảnh, phông chữ nhúng, siêu liên kết, video, nút tương tác, biểu mẫu, v.v.

3. Cách xem tệp PDF

Vì tệp PDF là định dạng được tiêu chuẩn hóa nên có một số lượng đáng kể các ứng dụng có thể mở tệp PDF. Trình duyệt web, Acrobat Reader chính thức của Adobe, ứng dụng của bên thứ ba và thậm chí hầu hết các ứng dụng xử lý văn bản đều có thể xử lý tệp PDF.

3.1. Cách dễ nhất để xem tệp PDF: Sử dụng trình duyệt web của bạn

Rất có thể nếu bạn đang đọc bài viết này thì trình duyệt web bạn đang sử dụng có khả năng xem tệp PDF và cách thực hiện này hầu như giống nhau trên macOS và Windows.

Nếu bạn không có ứng dụng khác có thể đọc tệp PDF thì rất có thể trình duyệt của bạn đã là ứng dụng mặc định và bạn chỉ cần nhấp đúp vào tệp để mở tệp.

Nếu không, hãy bấm chuột phải vào tệp, trỏ tới menu "Mở bằng", rồi bấm vào trình duyệt yêu thích của bạn.


Kết quả tương tự như bất kỳ chương trình nào khác hiện có.


3.2. Để có nhiều quyền kiểm soát hơn và hỗ trợ tính năng tốt hơn: Sử dụng Trình đọc trên máy tính để bàn

Acrobat Reader của Adobe là công cụ chính thức để đọc các tệp PDF. Nó miễn phí và có sẵn cho Windows, macOS, iOS và Android.

Sau khi cài đặt Acrobat Reader, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp đúp vào bất kỳ tệp PDF nào bạn muốn mở.


Và như bạn có thể thấy, nó có nhiều tính năng hơn để kiểm soát chế độ xem của bạn cũng như khả năng xuất tệp PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa, chẳng hạn như tài liệu Microsoft Office.

Tất nhiên, cũng có các ứng dụng của bên thứ ba để xem tệp PDF, một số ứng dụng này nhanh hơn và ít cồng kềnh hơn Adobe Reader.

4. Cách chỉnh sửa tệp PDF

Nếu bạn cần chỉnh sửa một tệp PDF nhưng vẫn giữ nó ở định dạng PDF thì các tùy chọn của bạn sẽ bị hạn chế. Tiêu chuẩn vàng ở đây là Acrobat DC của Adobe. Thật không may, nó khá đắt tiền. Phiên bản tiêu chuẩn là 12,99 USD mỗi tháng nếu bạn thực hiện cam kết hàng năm hoặc 22,99 nếu bạn trả tiền hàng tháng. Nó cũng chỉ có sẵn cho Windows. Phiên bản chuyên nghiệp có giá 19,99 USD mỗi tháng với cam kết hàng năm và 29,99 USD mỗi tháng nếu thanh toán hàng tháng. Cái đó có sẵn cho cả Windows và macOS.

Có thời gian dùng thử miễn phí bảy ngày dành cho phiên bản Pro, vì vậy nếu bạn chỉ cần chỉnh sửa một hoặc hai tài liệu, điều đó có thể phù hợp với bạn.

Ngoài ra còn có một số tiện ích miễn phí có sẵn. Yêu thích của chúng tôi là PDF-XChange Editor, cho phép bạn thực hiện các chỉnh sửa và chú thích cơ bản.

5. Cách tạo một tệp PDF

Có nhiều cách để tạo tệp PDF và cách bạn sử dụng tùy thuộc vào tình huống cụ thể của bạn.

Nếu bạn chỉ cần tạo tệp PDF từ một số phương tiện hiện có—chẳng hạn như Tài liệu Word, trang web hoặc hình ảnh—thì tốt nhất bạn nên sử dụng tùy chọn "In thành PDF". In sang PDF cho phép bạn lưu mọi thứ bạn có thể in dưới dạng PDF.

Cách bạn in sang PDF chính xác tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng và phần mềm bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang cố in thành tệp PDF trên Windows, Ctrl+P để mở cửa sổ in, sau đó chọn "Lưu dưới dạng PDF". MacOS gần như giống hệt nhau: nhấn Command+P để mở cửa sổ in, sau đó chọn "Save as PDF".


Một số ứng dụng, như Chrome, cũng có máy in PDF tích hợp sẵn.


Nhiều ứng dụng cũng có tùy chọn loại tệp PDF trong menu "Save" hoặc "Save As", nhưng tùy chọn này không phổ biến. Nếu bạn đang cố in hình ảnh thành PDF, hãy mở hình ảnh đó trong trình xem hình ảnh mặc định của hệ thống rồi sử dụng hộp thoại in hệ thống để lưu hình ảnh đó dưới dạng PDF. Trên Windows, bạn cần thay đổi thiết bị thành "Microsoft Print sang PDF" và trên macOS, bạn đang tìm kiếm lại "Save as PDF".

Nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn cách hiển thị các tệp PDF của mình (chẳng hạn như nếu bạn đang chuẩn bị thứ gì đó để in chuyên nghiệp), bạn sẽ phải chuyển sang Acrobat DC.

6. Cách chuyển đổi PDF thành nội dung có thể chỉnh sửa

Bạn cũng có thể chuyển đổi PDF sang một số định dạng tệp khác mà bạn có thể chỉnh sửa dễ dàng hơn.

Thông thường, bạn sẽ muốn chuyển đổi tệp PDF của mình thành thứ mà trình xử lý văn bản của bạn có thể xử lý. Chúng tôi đã có các bài viết hay về cách chuyển đổi tệp PDF sang Microsoft Word hoặc Google Docs, vì vậy hãy đọc những bài viết đó nếu đó là điều bạn cần làm. Ngay cả khi bạn sử dụng trình xử lý văn bản khác, nó vẫn có thể xử lý một trong các định dạng đó sau khi chuyển đổi.

Rắc rối duy nhất khi chuyển đổi tài liệu bằng Word hoặc các công cụ tích hợp sẵn của Google là đôi khi chúng có thể gặp khó khăn trong việc duy trì định dạng và bố cục phức tạp. Nếu bạn có một bản PDF phù hợp với yêu cầu đó, bạn có thể muốn dùng thử Acrobat Reader DC của Adobe. Mặc dù ứng dụng này miễn phí nhưng bạn phải trả phí 1,99 USD mỗi tháng nếu muốn ứng dụng có thể chuyển đổi tệp PDF sang các định dạng khác, như Word. Nếu đó là việc bạn cần làm thường xuyên thì khoản phí đó có thể đáng giá vì sử dụng Acrobat là cách đáng tin cậy nhất để thay đổi tài liệu PDF của bạn thành tài liệu Word, vì nó có xu hướng duy trì định dạng khá tốt. Và tất nhiên, phiên bản đầy đủ của Acrobat DC cũng có thể thực hiện công việc này, nhưng sẽ không đáng với chi phí tăng thêm nếu tất cả những gì bạn cần làm chỉ là chuyển đổi tài liệu.

Ngoài ra còn có một số công cụ chuyển đổi trực tuyến mà bạn có thể sử dụng nếu không có công cụ nào phù hợp với nhu cầu của bạn. Vì các giải pháp này dựa trên đám mây và cho phép bạn chuyển đổi bất kỳ tệp PDF nào bạn có mà không cần cài đặt phần mềm vào máy. Tuy nhiên, điều cần thiết cần lưu ý là bạn phải tải tài liệu của mình lên máy chủ của họ trong quá trình này, vì vậy nếu tài liệu của bạn có thông tin nhạy cảm, bạn có thể bỏ qua bước này.

Zamzar là một trong những trang web chuyển đổi tệp trực tuyến phổ biến hơn và nó hoạt động rất tốt với chúng tôi. Dịch vụ miễn phí của họ cho phép bạn chuyển đổi bất kỳ tệp nào có kích thước lên tới 100 MB. Sau khi bạn tải lên và chọn định dạng bạn muốn chuyển đổi sang, tài liệu sẽ được gửi qua email cho bạn kèm theo liên kết để tải xuống.


Một lợi ích bổ sung khi sử dụng Zamzar là nó hỗ trợ rất nhiều định dạng mà bạn có thể chuyển đổi sang, bao gồm nhiều định dạng tài liệu, hình ảnh và thậm chí cả sách điện tử.