VietNetwork.Vn

Ngoài lợi ích rõ ràng là có thể truy cập ngoại tuyến, ứng dụng Microsoft Word dành cho máy tính để bàn còn cung cấp nhiều công cụ mà bạn không thể sử dụng trong phiên bản trực tuyến của nó. Hơn nữa, nhiều tính năng trong số đó là những tính năng mà sau nhiều năm sử dụng, tôi vẫn sử dụng hàng ngày và đơn giản là tôi không thể thiếu được.


Đừng hiểu sai ý tôi—đây không phải là lời ca ngợi lý do tại sao Word dành cho web không tốt chút nào. Thật vậy, phiên bản trực tuyến của ứng dụng tốt hơn phiên bản dành cho máy tính để bàn về khả năng cộng tác và giao diện người dùng của nó dễ điều hướng hơn. Chức năng Designer, giúp bạn tạo và sửa đổi các tài liệu đẹp mắt, cũng là một dịch vụ Word tuyệt vời dành cho web. Thay vào đó, tôi sẽ giải thích lý do tại sao tôi thích sử dụng ứng dụng trên máy tính hơn và khi làm như vậy, tôi sẽ cung cấp cho bạn một số gợi ý nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quyết định có nên đăng ký Microsoft 365 hay không.

1. Tôi gặp khó khăn khi sử dụng Word mà không có thanh công cụ truy cập nhanh

Tôi đã quá quen với việc sử dụng Thanh công cụ truy nhập nhanh (QAT) của ứng dụng máy tính để bàn đến nỗi tôi cảm thấy không ổn khi đối mặt với dải băng đơn giản của Word dành cho web.


QAT của ứng dụng dành cho máy tính để bàn cho phép bạn thực hiện các hành động nhanh chóng và lặp đi lặp lại chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp bạn không phải nhớ một trong nhiều phím tắt hoặc duyệt qua các tab, nhóm và menu khác nhau trong dải băng. Hơn nữa, việc có thể tùy chỉnh những gì bạn thấy trong QAT trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn giúp trải nghiệm được cá nhân hóa hơn đáng kể so với trên phiên bản web của chương trình, mang lại cảm giác hợp tác hơn và ít trực quan hơn.

2. Hình mờ được định giá thấp

Hình mờ có giá trị lớn trong tài liệu Word của bạn. Ví dụ: thêm KHÔNG SAO CHÉP vào nền tài liệu của bạn sẽ gửi một thông điệp rõ ràng tới bất kỳ ai đủ may mắn để mắt đến kiệt tác của bạn, đặc biệt nếu tác phẩm đó hay đến mức họ sẽ muốn sử dụng lại nó mà không có sự cho phép của bạn. Tương tự, việc thêm BẢN THẢO sẽ cho người đọc biết rằng công việc vẫn chưa hoàn thành, vì vậy họ có thể quên đi việc chỉ trích những gì bạn đã làm cho đến nay.


Tương tự như vậy, việc thêm logo công ty làm hình mờ sẽ làm cho tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp hơn nhiều đối với khách hàng và đối tác của bạn.

Mặc dù bạn có thể thấy các hình mờ đã được thêm vào tài liệu khi sử dụng Word dành cho web nhưng bạn không thể thay đổi chúng hoặc thêm hình mờ mới. Tùy chọn duy nhất bạn có với tư cách là người dùng Word trực tuyến là thay đổi màu nền của tài liệu.

3. Tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt bằng macro

Trước khi học cách sử dụng chúng, tôi nghĩ macro là những đoạn mã đáng sợ mà bạn phải là chuyên gia mới sử dụng được. Tuy nhiên, sau đó tôi nhận ra không phải như vậy và bây giờ tôi sử dụng chúng mọi lúc.


Macro cho phép bạn tự động hóa các tác vụ mà lẽ ra phải mất vài cú nhấp chuột, điều này thật tuyệt nếu bạn thường thực hiện cùng một loạt lệnh tẻ nhạt trong tài liệu Word của mình. Ví dụ, với tư cách là người hiệu đính, tôi thường nhận được các tài liệu có dấu ngoặc kép và dấu ngoặc kép thẳng, và việc làm cho chúng giống nhau sẽ mất thời gian và chắc chắn sẽ dẫn đến sai sót. Thay vào đó, tôi đã ghi lại một macro đơn giản để biến tất cả các dấu ngoặc kép thành dạng cong, nghĩa là một tác vụ lẽ ra phải mất từ 5 đến 10 phút trong một tài liệu lớn chỉ mất một giây.

Mặc dù bạn có thể xem, chỉnh sửa, in và chia sẻ tài liệu chứa macro trong Word dành cho web nhưng chỉ ứng dụng trên máy tính mới cho phép bạn tạo và chạy chúng. Như Microsoft đã nói, "Trong Word dành cho web, bạn phải thực hiện các tác vụ như vậy một cách thủ công."

4. Định dạng trang khác nhau

Ngắt trang rất cần thiết để cấu trúc và sắp xếp tài liệu Word của bạn chính xác theo cách bạn muốn, chẳng hạn như tách trang tiêu đề khỏi nội dung chính hoặc thêm thư mục vào cuối luận án của bạn. Có lẽ đây là lý do tại sao Microsoft quyết định kích hoạt công cụ này trong Word dành cho web. Suy cho cùng, việc nhấn Enter liên tục để chuyển sang trang tiếp theo là không tốt vì điều này có thể dẫn đến các lỗi định dạng nghiêm trọng về sau.

Phải nói rằng, một công cụ thậm chí còn cần thiết hơn là Phần ngắt. Đúng như tên gọi của nó, Phần ngắt phần cho phép bạn chia tài liệu của mình thành các phần cứng, cho phép bạn thêm các định dạng và bố cục khác nhau vào các phần khác nhau trong tác phẩm của mình.

Ví dụ: bạn có thể muốn có một trang nằm ngang và trang dọc tiếp theo hoặc sử dụng chữ số La Mã cho số trang trên các trang giới thiệu và số Ả Rập cho phần còn lại của tác phẩm. Dấu ngắt phần cho phép bạn thực hiện việc này và chúng chỉ sẵn dùng trên ứng dụng Word dành cho máy tính để bàn.


5. Tiết kiệm thời gian với việc trộn thư

Trộn Thư cho phép bạn tạo và gửi các phiên bản được cá nhân hóa của các tài liệu số lượng lớn, chẳng hạn như thư, email hoặc nhãn. Tôi thậm chí còn sử dụng công cụ này để tạo các báo cáo trường học có tính cá nhân hóa cao với tư cách là một giáo viên. Và chúng không dành riêng cho nơi làm việc—chẳng hạn như bạn có thể sử dụng Trộn thư để tạo thiệp mời đám cưới được cá nhân hóa.


Thật dễ dàng sử dụng thông qua hộp thoại Trộn thư tích hợp của ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Nếu muốn tiến thêm một bước, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Trộn thư của Word kết hợp với các ứng dụng Excel và Outlook trên máy tính để bàn, khiến quy trình thậm chí còn được căn chỉnh chặt chẽ hơn với những gì bạn muốn đạt được.

Phải thừa nhận rằng đây là một công cụ khá thích hợp để chứng minh việc đăng ký Microsoft 365 cho các ứng dụng dành cho máy tính để bàn của nó. Nhưng có lẽ điều này là do mọi người nhận thấy chức năng này vượt quá nhu cầu hoặc khả năng của họ, trong khi trên thực tế, nó có rất nhiều công dụng, lợi ích và không mất nhiều thời gian để làm quen.

6. Các tính năng khác chỉ có trong ứng dụng Word

• Chèn biểu đồ cơ bản —Mặc dù tôi luôn khuyên bạn nên sao chép và dán các biểu đồ phức tạp hơn từ Excel sang Word, nhưng bạn có thể tạo biểu đồ cơ bản trong ứng dụng Word trên máy tính.
• Sử dụng điều khiển ActiveX—Ứng dụng trên máy tính cho phép bạn thêm các thành phần tương tác, chẳng hạn như biểu mẫu và danh sách thả xuống —để làm cho tài liệu của bạn có tính tương tác cao hơn.
• Thêm đối tượng được nhúng—Bạn có thể nhúng trang tính Excel, bản trình bày PowerPoint và tệp PDF vào tài liệu Word trên máy tính của mình.
• Ảnh chụp màn hình—Ứng dụng máy tính để bàn của Word có chức năng chụp màn hình tích hợp sẵn, cho phép bạn chụp bất kỳ cửa sổ nào bạn đang mở tại thời điểm đó và chèn chúng vào tài liệu của mình.
• Thêm thư mục, chú thích và trích dẫn —Nếu bạn đang cố gắng tạo một tài liệu học thuật hoặc bài nghiên cứu được định dạng chính xác, bạn chắc chắn sẽ thấy dễ dàng hơn khi sử dụng ứng dụng Word trên máy tính.
• Sử dụng dòng chữ ký —Tính năng này chủ yếu dành riêng cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp, vì vậy gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp sẽ là lựa chọn tốt nhất ở đây.
• So sánh và hợp nhất các bản sửa đổi —Ứng dụng Word trên máy tính cho phép bạn so sánh và hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu, hiển thị các dấu sửa đổi để thể hiện sự khác biệt.

Cuối cùng, Word trực tuyến là một bản giới thiệu, một phiên bản rút gọn của chương trình dành cho những người dùng thông thường hơn và điều này đi kèm với lợi ích bổ sung là dễ dàng điều hướng hơn đối với những người dùng ít quen thuộc hơn. Word dành cho web cũng tốt hơn cho việc cộng tác trong thời gian thực nhờ chức năng trực tuyến của nó. Nhưng đối với những người cần thực hiện các tác vụ phức tạp và tùy chỉnh hơn, chắc chắn bạn nên trả tiền đăng ký Microsoft 365 để có được ứng dụng dành cho máy tính để bàn.