VietNetwork.Vn

Đây là lý do.

• Không giống như Word, Docs không yêu cầu cài đặt, do đó bạn có thể bắt đầu làm việc trên tài liệu của mình ngay lập tức từ bất kỳ thiết bị tương thích nào.
• Docs cung cấp giao diện tốt hơn, gọn gàng hơn so với Word, giúp bạn làm việc với các tệp dễ dàng hơn.
• Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu Docs của mình và thậm chí mời mọi người cùng cộng tác vào tài liệu với bạn.

Google Docs và Microsoft Word đều là trình xử lý văn bản, nhưng bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy sự khác biệt trong cách chúng hoạt động khi bạn bắt đầu sử dụng chúng. Tôi thích Docs hơn Word và (có thể) sẽ không bao giờ sử dụng trình xử lý văn bản của Microsoft để tạo tài liệu. Đây là lý do.

1. Docs không yêu cầu cài đặt

Điều tuyệt vời về Docs là bạn không cần phải cài đặt nó. Đây là một công cụ bộ ứng dụng văn phòng dựa trên web, cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu từ bất kỳ trình duyệt web nào. Bạn chọn bất kỳ thiết bị nào, khởi chạy trình duyệt web của thiết bị đó, đăng nhập vào Google và bắt đầu tạo tài liệu mong muốn.

Ngược lại, Word thường cần phải được cài đặt trên máy tính của bạn. Bạn cần tải trình cài đặt ứng dụng, cài đặt công cụ, sau đó khởi chạy công cụ đã cài đặt để tạo tài liệu. Đôi khi, bạn cũng gặp phải sự cố khi cài đặt công cụ hoặc tạo tài liệu—điều này có thể tránh được nếu bạn sử dụng Docs.

Cần lưu ý rằng Word cũng có phiên bản web, nhưng nó không thể so sánh với phiên bản trực tuyến của Docs về tính thân thiện với người dùng. Ví dụ, bạn không thể làm việc ngoại tuyến trong phiên bản web của Word. Ngoài ra, phiên bản web của Word không cung cấp tùy chọn lưu tài liệu của bạn ở nhiều định dạng tệp.

2. Docs có giao diện sạch sẽ, thân thiện với người dùng

Docs cung cấp giao diện sạch hơn và thân thiện với người dùng hơn Word. Ngay khi bạn khởi chạy Docs, bạn sẽ được chào đón bằng giao diện liệt kê các tài liệu gần đây của bạn và các tùy chọn để tạo tài liệu mới.


Khi bạn bắt đầu một tài liệu mới hoặc chỉnh sửa một tài liệu hiện có, Docs có tất cả các tùy chọn cần thiết có sẵn trên thanh công cụ trên cùng. Bạn có thể sử dụng các công cụ này để định dạng tài liệu, thêm mục vào tài liệu và thực hiện các hành động khác.

Với Word, bạn có tùy chọn mở các tài liệu gần đây và tạo tài liệu mới, nhưng giao diện khá lộn xộn. Sau đó, khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ thấy một thanh công cụ trên cùng khó hiểu. Bạn có nhiều tab, mỗi tab cung cấp các tùy chọn khác nhau. Mặc dù điều này tốt cho các tài liệu phức tạp, nhưng bạn có thể không muốn sử dụng chúng hàng ngày.

3. Nó tự động lưu tài liệu của bạn

Khi bạn tạo một tài liệu mới hoặc chỉnh sửa một tài liệu hiện có, Docs sẽ tự động lưu các thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu của mình. Điều này đảm bảo bạn không bị mất công việc của mình trong trường hợp kết nối internet của bạn ngừng hoạt động hoặc xảy ra lỗi khác. Tính năng tự động lưu này được bật theo mặc định, do đó bạn không phải bật thủ công từ bất kỳ đâu.

Ngược lại, Word chỉ tự động lưu tài liệu trong một số trường hợp. Tùy chọn tự động lưu tệp phải được bật thủ công vì mặc định nó bị tắt. Docs không cung cấp nút Lưu, trong khi bạn phải dựa vào nút đó trong Word để lưu tệp.

4. Xuất tài liệu của bạn sang nhiều định dạng khác nhau

Docs cho phép bạn tải xuống các tài liệu đã chuẩn bị của mình ở nhiều định dạng tệp phổ biến, bao gồm nhưng không giới hạn ở PDF, DOCX và TXT. Để lưu tài liệu của bạn ở một trong các định dạng này, bạn chỉ cần truy cập tài liệu của mình, chọn tùy chọn Tệp > Tải xuống và chọn định dạng tệp mong muốn. Bạn không nhận được bất kỳ hộp thoại hoặc xác nhận nào; tài liệu đã chọn sẽ bắt đầu tải xuống ở định dạng đã chọn vào máy tính của bạn.


Word cũng cho phép bạn tải xuống tài liệu của mình ở nhiều định dạng khác nhau, tuy nhiên, quá trình này không được hợp lý hóa. Ví dụ, bạn sẽ thấy giao diện lộn xộn và các bước không thực sự cần thiết để tải tài liệu ở định dạng đã chọn.

Để xuất tệp trong Word, bạn phải nhấp vào menu Tệp, sau đó chọn Lưu dưới dạng, rồi Duyệt, rồi chọn định dạng tệp ưa thích từ menu thả xuống (liệt kê các định dạng tệp mà bạn có thể sẽ không bao giờ sử dụng).


4. Thêm chú thích vào văn bản trong tài liệu của bạn

Nếu bạn có phản hồi cho tác giả tài liệu, Docs giúp bạn dễ dàng thêm phản hồi đó dưới dạng bình luận vào văn bản đã chọn trong tài liệu. Bạn thậm chí có thể đề cập đến mọi người trong bình luận để họ biết rằng bình luận đó dành cho họ.


Word cũng cung cấp tùy chọn bình luận, nhưng việc thêm bình luận không tiện lợi như khi sử dụng Docs. Lý do là vì các bình luận thường không cập nhật theo thời gian thực. Ngoài ra, nếu bạn gắn thẻ ai đó trong bình luận, người đó không thể trả lời bình luận đó từ email của họ (điều này có thể thực hiện được với Docs).

5. Một liên kết là tất cả những gì bạn cần để truy cập vào một tài liệu

Điều tuyệt vời về Docs là việc chia sẻ tài liệu của bạn với người khác rất đơn giản. Khi bạn tạo một tài liệu Google Docs, nó được gán một liên kết cụ thể. Sau đó, bạn có thể lấy liên kết này và chia sẻ với người khác để những người khác có thể truy cập tài liệu của bạn. Bạn có thể xác định các cấp độ truy cập, nghĩa là chọn những người chỉ có thể xem và chỉnh sửa tài liệu của bạn.


Word lưu tài liệu của bạn cục bộ trên máy tính của bạn, nghĩa là bạn cần chuyển tệp tài liệu cho người khác để họ xem và chỉnh sửa. Điều này rất phức tạp và kém tiện lợi hơn nhiều so với những gì Docs cung cấp. Ngoài ra, người mà bạn gửi tài liệu sẽ không thấy những thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu sau khi bạn gửi; điều này là do chia sẻ thủ công không phải là thời gian thực.

6. Mời những người khác cộng tác với bạn

Docs cho phép bạn mời mọi người cộng tác trên tài liệu của bạn với bạn. Bạn có thể mời mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn và xem họ thực hiện thay đổi theo thời gian thực trên màn hình của bạn. Docs thậm chí còn hiển thị con trỏ của người khác khi họ đang chỉnh sửa tài liệu của bạn. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích và tiện lợi cho các tài liệu yêu cầu nhiều người cùng làm việc trên đó.


Word lưu tài liệu cục bộ, do đó bạn không thể để nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Ngay cả khi bạn gửi tài liệu cho người khác, bạn sẽ không thấy những thay đổi họ thực hiện cho đến khi họ gửi lại tệp cho bạn. Tính năng này có trong phiên bản web của Word, nhưng một lần nữa, bạn bị kẹt với các tính năng hạn chế mà phiên bản này cung cấp.

7. Làm việc từ bất kỳ thiết bị nào

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Docs hoạt động trên hầu hết mọi thiết bị hiện có. Bạn có thể truy cập trình xử lý văn bản này bằng trình duyệt web trên máy tính. Nếu bạn đang sử dụng điện thoại iPhone hoặc Android, bạn có thể tải ứng dụng Docs cho thiết bị của mình. Docs đồng bộ hóa mọi thay đổi của bạn theo thời gian thực, nghĩa là thay đổi được thực hiện đối với tài liệu trên web sẽ hiển thị ngay lập tức trong ứng dụng dành cho thiết bị di động và ngược lại.

Word cũng cung cấp ứng dụng di động, nhưng vì ứng dụng máy tính để bàn lưu tài liệu cục bộ nên bạn không thể truy cập các tệp đó trên thiết bị di động của mình. Bạn sẽ phải đưa các tệp đó vào thiết bị di động của mình theo cách nào đó để có thể chỉnh sửa chúng. Bạn có tùy chọn sử dụng OneDrive để đồng bộ hóa các tệp của mình, nhưng đó là một điều nữa bạn cần thiết lập trước khi bắt đầu tạo tài liệu.

Như bạn thấy, Docs dễ sử dụng và tiện lợi hơn nhiều. Nếu bạn chỉ sử dụng Word làm trình xử lý văn bản, hãy thử Docs và xem nó hoạt động như thế nào với bạn.