VietNetwork.Vn

Excel dành cho web ngày càng tốt hơn.

Tôi luôn trung thành với ứng dụng Windows của Excel, nhưng tôi thấy mình ngày càng sử dụng ứng dụng dựa trên web này để thực hiện việc tính toán số liệu ở nhà và nơi làm việc. Excel dành cho web không chỉ áp dụng nhiều tính năng dựa trên ứng dụng mà còn có một số lợi ích bổ sung khiến nó nổi bật so với đối tác truyền thống.

1. Lợi ích nổi bật của Excel dành cho web

Trước tiên, hãy xem xét các tính năng trong Excel dành cho web thực sự thuyết phục tôi rằng đó là cách tốt hơn để tạo bảng tính.

1.1. Nó miễn phí

Nếu bạn đang tìm kiếm một chương trình bảng tính dựa trên web, miễn phí hoạt động giống như một ứng dụng trả phí thì bạn sẽ không gặp trục trặc gì với Excel dành cho web. Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Microsoft—bạn có thể tạo tài khoản này bằng địa chỉ email Microsoft, Outlook, Hotmail, Live, Yahoo hoặc Gmail—để truy cập vào Microsoft 365 dành cho web.

Đăng nhập vào trang web Microsoft Office và nhấp vào "Excel." Từ đó, bạn có thể mở và làm việc trên sổ làm việc đã lưu, tạo sổ làm việc trống hoặc sử dụng một trong các mẫu của Excel—tất cả mà không tốn một xu.


1.2. Bạn có thể tự động đồng bộ hóa biểu mẫu với Excel

Excel dành cho web là câu trả lời của Microsoft cho Google Trang tính và điều đó không thể nào đúng hơn việc tích hợp biểu mẫu vào bảng tính của nó.

Mặc dù bạn vẫn có thể tải các mục nhập Microsoft Form xuống bảng tính ứng dụng Excel nhưng nếu muốn có phiên bản cập nhật nhất, bạn sẽ phải tải xuống lại và xóa mọi phiên bản trước đó. Tuy nhiên, nếu bạn chọn mở câu trả lời của biểu mẫu trên Excel dành cho web, bảng tính của bạn sẽ cập nhật các mục nhập mới khi chúng xuất hiện và tự động lưu, giống hệt như khi bạn xuất Biểu mẫu Google sang Google Trang tính.

Khi bạn đã bắt đầu nhận được phản hồi cho Biểu mẫu Microsoft của mình, hãy nhấp vào tab "Phản hồi" và bạn sẽ thấy kết quả chi tiết hơn trong cửa sổ trình duyệt web của mình. Sau đó, để mở kết quả ở dạng bảng trong Excel dành cho web, nơi bạn có thể thao tác với dữ liệu của mình, hãy bấm vào "Mở kết quả trong Excel".


Sau đó, trình duyệt Internet của bạn sẽ mở Excel dành cho web trong một tab mới và kết quả của bạn sẽ xuất hiện trong một bảng. Nếu biểu mẫu của bạn vẫn mở cho các mục nhập mới, chúng sẽ xuất hiện dưới dạng các hàng bổ sung ở cuối bảng ngay khi chúng xuất hiện.


1.3. Excel Online tốt hơn cho việc cộng tác

Chia sẻ sổ làm việc Excel thông qua ứng dụng hoặc Excel dành cho web yêu cầu các bước rất giống nhau. Tuy nhiên, điểm nổi bật của Excel dành cho web là cách nó cho phép hai hoặc nhiều người làm việc trên một bảng tính cùng một lúc (và, như tôi đã đề cập trước đó, việc sử dụng Excel dành cho web là miễn phí).

Bạn có thể thiết lập tính năng đồng tác giả trong ứng dụng Excel của mình nhưng đây là một quá trình mất nhiều thời gian và yêu cầu đăng ký Microsoft 365. Tuy nhiên, sau khi bạn chia sẻ một trang tính trên Excel dành cho web, người mà bạn gửi trang tính đó có thể xem và—nếu bạn cho phép họ—chỉnh sửa sổ làm việc của bạn. Hơn nữa, họ có thể thực hiện việc này mà không cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft.

Trước tiên, hãy nhấp vào "Chia sẻ" ở góc trên bên phải sổ làm việc Excel để xem các tùy chọn chia sẻ của bạn.

• Nhấp vào "Chia sẻ" để thêm địa chỉ email của người nhận. Bạn cũng có thể xem danh sách những người đã có quyền truy cập thông qua tùy chọn này.
• Ví dụ: hãy nhấp vào "Sao chép liên kết" nếu bạn muốn gửi liên kết tới sổ làm việc thông qua một ứng dụng khác hoặc nhúng liên kết đó vào văn bản trong email.
• Nhấp vào "Sao chép liên kết đến trang tính này" để gửi bảng tính đang hoạt động (trang tính bạn đã mở tại thời điểm đó).

Tất cả các tùy chọn này cho phép bạn chọn người có thể chỉnh sửa hoặc chỉ xem sổ làm việc. Sau khi bạn đã chia sẻ trang tính của mình thông qua Excel dành cho web, hãy nhấp vào "Quản lý quyền truy cập" để thay đổi các cài đặt này.

Nếu bạn chia sẻ sổ làm việc của mình với người không có tài khoản Microsoft, họ sẽ không thể truy cập các tính năng nâng cao hơn, chẳng hạn như chèn ảnh. Tuy nhiên, họ có thể thực hiện hầu hết những việc quan trọng mà Excel được sử dụng).

1.4. Bạn có thể kiểm tra hiệu suất của bảng tính của mình

Đôi khi, đặc biệt nếu bạn có sổ làm việc chứa nhiều dữ liệu, bạn có thể thấy Excel bị chậm một chút. Trong trường hợp này, trước tiên bạn nên thử một số cách khắc phục nhanh để tăng tốc máy tính của mình nhưng nếu bạn đã làm điều này thì có thể bảng tính của bạn chứa định dạng hoặc siêu dữ liệu không cần thiết. Thay vì phải tìm kiếm các vấn đề này theo cách thủ công—điều mà bạn sẽ phải làm nếu đang sử dụng ứng dụng Excel 365 PC—bạn có thể buộc Excel dành cho web thực hiện điều đó cho bạn.

Để kích hoạt tính năng này, trong tab Xem lại trên dải băng, hãy nhấp vào "Hiệu suất".


Sau đó, bạn sẽ thấy một thanh bên mở ra ở bên phải cửa sổ chứa mọi vấn đề với sổ làm việc của bạn và tùy chọn giải quyết chúng bằng cách tối ưu hóa công việc của bạn.

1.5. Nhận các bản cập nhật mới nhất về Excel cho web

Khi Microsoft có ý tưởng mới cho các ứng dụng của mình, trước tiên họ sẽ triển khai ý tưởng đó cho các thành viên của chương trình Người dùng nội bộ Microsoft 365. Nói chung, các bản cập nhật cho phiên bản Excel dựa trên web có sẵn cho tất cả những người sử dụng chương trình này nhanh hơn nhiều so với khi Microsoft sửa đổi các ứng dụng đăng ký của mình. Do đó, bạn có nhiều khả năng truy nhập các tính năng mới nhất của Excel bằng cách sử dụng Excel dành cho web. Ngoài các tính năng được đề cập ở trên, hãy theo dõi blog Người dùng nội bộ Microsoft 365 để biết thêm thông tin về những tính năng đang được triển khai.

2. Excel cho web có nhiều tính năng dựa trên ứng dụng truyền thống

Trong những năm qua, mọi người đã phàn nàn rằng Excel dành cho web có ít chức năng hơn so với phiên bản dựa trên ứng dụng của nó. Mặc dù điều này có thể đúng khi Microsoft ra mắt Ứng dụng web Office vào năm 2010 nhưng ngày nay, Excel dành cho web đã áp dụng nhiều tính năng từ người anh em dựa trên ứng dụng của nó:

• Kéo và thả —Bạn có thể kéo và thả toàn bộ cột và hàng bằng cách nhấp và kéo từ chữ cái cột hoặc số hàng (bạn sẽ thấy con trỏ chuyển sang biểu tượng bàn tay).
• Tự động điền —Tận dụng tối đa tính năng tự động điền của Excel để thêm dữ liệu tuần tự vào bảng tính của bạn. Để dùng thử, hãy nhập Tháng Giêng vào ô A1 và Tháng Hai vào ô A2, đánh dấu cả hai ô rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới cùng bên phải của ô A2. Bạn sẽ thấy con trỏ thay đổi thành dấu +, bạn có thể nhấp và kéo xuống dưới để hoàn thành cột tháng của mình.
• Tùy chọn dán —Ctrl+C và Ctrl+V có lẽ là phím tắt nổi tiếng nhất hiện nay. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn dán một số nội dung nhất định từ nội dung bạn đã sao chép—chẳng hạn như định dạng hoặc giá trị ô—hãy nhấp chuột phải vào ô nơi bạn muốn dán, di chuột qua "Dán Đặc biệt" và chọn từ sáu tùy chọn có sẵn.
• Xuất và mở tệp CSV —Ứng dụng Excel đã hỗ trợ các tệp CSV—hữu ích như một định dạng trung gian nhẹ để di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng—trong nhiều năm, nhưng giờ đây bạn cũng có thể tận dụng khả năng này trong Excel dành cho web.

3. Có chỗ để cải thiện

Mặc dù Excel dành cho web thực sự có một số điểm vướng mắc nhỏ nhưng chúng không khó khắc phục. Dưới đây là một số ví dụ:

• Bạn không thể lưu công việc của mình nếu không có kết nối Internet. Tuy nhiên, đừng lo lắng—ngay khi bạn thiết lập lại kết nối Internet, công việc bạn đã thực hiện trên Excel dành cho web sẽ tự động đồng bộ với tài khoản OneDrive của bạn.
• Không có tùy chọn để chèn ký hiệu vào bảng tính của bạn. Thay vì tìm kiếm cách nhúng trong Excel để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng phím tắt. Nếu bạn đang sử dụng máy tính Windows, hãy nhấn Windows+. (phím Windows và phím dấu chấm). Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, hãy nhấn Ctrl+Cmd+Space. Thao tác này sẽ hiển thị biểu tượng và bàn phím biểu tượng cảm xúc để bạn lựa chọn.
• Một số chức năng hoạt động khác nhau. Tùy thuộc vào những gì bạn muốn làm trên trang tính của mình, phần lớn các chức năng hoạt động giống hệt nhau trong cả hai phiên bản của chương trình. Trên thực tế, một số khác biệt có liên quan hữu ích đến ngữ cảnh của bạn. Ví dụ: hàm NOW sẽ trả về ngày giờ trên máy tính của bạn nếu bạn đang sử dụng Excel dành cho máy tính để bàn hoặc ngày giờ trên máy chủ của bạn nếu bạn đang sử dụng Excel trực tuyến.

Mặc dù bạn có thể thấy các cách khác mà ứng dụng Excel trên máy tính vẫn phù hợp hơn cho một số mục đích sử dụng nhất định nhưng có khả năng Microsoft sẽ tiếp tục thêm các tính năng trực tuyến vào Excel theo thời gian. Không có dấu hiệu nào cho thấy Office sẽ biến mất hoàn toàn, mặc dù thực tế là Microsoft đã thay đổi tên gói từ Office 365 thành Microsoft 365 để chuyển sang nền tảng dựa trên đám mây cho thấy công ty đang có kế hoạch tiếp tục đẩy mạnh các chương trình trực tuyến của mình.