VietNetwork.Vn

Một trong những vấn đề chính mà mọi người gặp phải khi sử dụng Microsoft Word là cách chương trình xử lý định dạng. Đôi khi, có vẻ như chương trình có một trí óc riêng! Tuy nhiên, nhiều sự thất vọng này có thể được giải quyết bằng cách hiển thị các ký tự không in được.


1. Ký tự không in là gì?

Ký tự không in là dấu định dạng chỉ định cách trình bày tài liệu của bạn. Như tên gọi của nó, ký tự không in chỉ tồn tại để hỗ trợ định dạng trên màn hình của bạn và không xuất hiện trên các phiên bản in của tác phẩm của bạn.

Sau đây là một số ký tự không in được phổ biến nhất:


Ngoài ra, còn có một số ký tự đặc biệt xuất hiện trong bảng để báo hiệu sự kết thúc của một hàng hoặc một số nội dung trong ô.


Theo mặc định, Word chỉ hiển thị các ký tự này khi bạn nhấp vào biểu tượng "Hiển thị/Ẩn" (¶) trong tab Trang chủ trên ruy-băng hoặc nhấn Ctrl+Shift+8. Nhấp vào cùng biểu tượng (hoặc sử dụng cùng phím tắt) để ẩn chúng lần nữa.


Ngoài ra, để hiển thị các ký tự không in được đã chọn vĩnh viễn, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn hoặc nhấn Alt > F > T để khởi chạy cửa sổ Tùy chọn Word. Sau đó, nhấp vào "Hiển thị" trong menu bên trái và chọn hoặc bỏ chọn các dấu định dạng trong danh sách. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "OK".


Tôi thích bỏ chọn tất cả những mục này để có thể bật và tắt chúng thông qua biểu tượng ¶ trong tab Trang chủ. Dù sao thì đôi khi chúng cũng có thể gây cản trở!

3. Xác định các vấn đề định dạng gây khó chịu

Vì các ký tự không in sẽ hiển thị các thành phần trong tài liệu Word thường bị ẩn, chẳng hạn như khoảng trắng, ngắt dòng, ngắt đoạn và tab, nên chúng cho phép bạn thấy cấu trúc khung của tài liệu.

Kết quả là, bạn có thể xác định những phần trong tác phẩm của mình mà khoảng cách, căn chỉnh, ngắt trang và các yếu tố khác đang gây ra sự cố mà nếu không hiển thị các ký tự không in thì sẽ không thể nhìn thấy (và do đó gây ra sự thất vọng lớn).

Ví dụ, các từ ở dòng đầu tiên trong tài liệu này được phân tách bằng khoảng cách lớn bất thường.


Khi tôi bật các ký tự không in, tôi có thể thấy rằng định dạng này là do ngắt dòng sau dấu chấm và vì căn chỉnh văn bản được căn đều nên các từ trên dòng đó phải lấp đầy toàn bộ chiều rộng của trang.


Vì vậy, tôi có thể xóa ngắt dòng này và thay thế bằng khoảng trắng hoặc đoạn văn để khắc phục sự cố này.


Thay vì tốn thời gian cố gắng chẩn đoán nguyên nhân gây ra sự cố định dạng bằng mắt thường, bạn có thể thấy ngay vấn đề bằng cách bật các ký tự không in chỉ bằng một cú nhấp chuột.

4. Tối ưu hóa sự cộng tác

Nếu bạn tự tạo tài liệu từ đầu, với từng từ, ngắt dòng, khoảng cách và đoạn văn do bạn thêm vào, bạn sẽ có nhiều khả năng hiểu được cách thức tác phẩm được ghép lại với nhau.

Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với những người khác trên một tài liệu theo thời gian thực hoặc thêm vào một tài liệu bạn đã được gửi, thì tốt nhất là nên tạo thói quen kích hoạt các ký tự không in. Làm như vậy có nghĩa là bạn có thể đảm bảo mọi người đều tuân theo hướng dẫn về phong cách hoặc ít nhất là sử dụng cùng một "quy tắc" định dạng.

Ví dụ, họ có nhấn Enter hai lần ở cuối mỗi đoạn văn không, hay tài liệu được thiết lập để tự động thêm một khoảng cách có kích thước nhất định sau mỗi đoạn văn không ? Mọi người có sử dụng khoảng cách không ngắt giữa các số và từ trong ngày tháng (để tránh bị chia thành hai dòng) không, hay họ sử dụng khoảng cách thông thường?


Bật các ký tự không in trong các tình huống cộng tác (và khuyến khích những người khác làm như vậy!) có thể giúp tránh sự khác biệt trong cách tiếp cận, nghĩa là bạn (và những người khác) sẽ không phải quay lại và chỉnh sửa tác phẩm của họ sau này.

5. Đảm bảo tính nhất quán của định dạng

Tiếp tục chủ đề về tính nhất quán, chúng ta hãy xem ví dụ này, trong đó dòng đầu tiên của mỗi đoạn văn được thụt lề.


Mặc dù hai đoạn văn có vẻ nhất quán, nhưng phương pháp để đạt được các thụt lề này lại khác nhau. Trong đoạn văn đầu tiên, một nhóm khoảng trắng đã được thêm vào, trong khi ở đoạn văn thứ hai, phím Tab đã được nhấn. Điều này chỉ có thể thấy khi bật các ký tự không in.


Tại sao điều này lại quan trọng? Vâng, nếu tôi tăng kích thước phông chữ của tài liệu, thụt lề được tạo thông qua Tab sẽ vẫn giữ nguyên, mặc dù thụt lề được tạo thông qua khoảng trắng sẽ thay đổi, vì kích thước của khoảng trắng thay đổi theo kích thước của phông chữ. Điều này có nghĩa là tôi sẽ có thụt lề không nhất quán.


Vì vậy, việc cho phép các ký tự không in có nghĩa là tôi có thể xác định và—quan trọng là, sửa chữa—những điểm không nhất quán sớm nhất có thể.

6. Thực hiện chỉnh sửa chính xác

Vậy là bạn đã hoàn thành luận văn dài năm mươi trang của mình và bạn đã sẵn sàng nộp cho giáo viên hướng dẫn. Ngay cả khi tài liệu của bạn hoạt động và hiển thị như bạn mong đợi, bạn vẫn nên đảm bảo tài liệu của mình được trình bày và định dạng sạch sẽ, chuyên nghiệp.

Trong ví dụ này, có hai khoảng trắng không cần thiết ở cuối tiêu đề đầu tiên, chỉ có thể dễ dàng nhận biết khi bật ký tự không in.


Ở đây, các dấu đoạn văn thừa ở cuối tài liệu tràn sang trang tiếp theo, tạo ra một trang trống vô dụng chỉ ảnh hưởng đến cách tài liệu được in. Ngoài ra, nếu tôi lưu tài liệu dưới dạng PDF, trang trống đó sẽ được gắn thẻ vào cuối tệp của tôi.


Vì tôi phát hiện ra những ký tự thừa này nên tôi có thể xóa chúng khỏi tài liệu của mình và do đó, máy in của tôi không cần phải in ra một trang trắng nữa.

Hơn nữa, việc chỉnh sửa tài liệu của bạn bằng các ký tự không in được kích hoạt có thể giúp bạn lấy lại một số ký tự thừa nếu bạn buộc phải tuân thủ giới hạn, vì khoảng trắng và tab được tính vào tổng số ký tự.

Ngoài việc bật khoảng cách không in, còn có nhiều cách khác để cải thiện định dạng Microsoft Word của bạn, như sử dụng danh sách nhiều cấp, thêm mục lục tự động và thêm khoảng cách sau các đoạn văn.