VietNetwork.Vn

Không cần phải ném máy tính ra khỏi cửa sổ!

Một trong những điều khó chịu nhất khi làm việc trong Microsoft Word là xử lý hình ảnh. Chúng dường như luôn làm hỏng cấu trúc của tài liệu, gần như không thể định vị lại và thường hoạt động không nhất quán. Đó là lý do tại sao tôi đã tìm ra cách tốt hơn để xử lý hình ảnh trong Microsoft Word.


1. Làm việc với hình ảnh trong Word có thể là một thách thức

Trước hết, Microsoft Word là một trình soạn thảo văn bản và chương trình tạo tài liệu, không phải là phần mềm xuất bản. Vì lý do này, nó ưu tiên xử lý văn bản trước khi xử lý hình ảnh, đó là lý do tại sao, sau ngần ấy năm, các diễn đàn Microsoft Word vẫn đầy rẫy những người phàn nàn về cách nó xử lý ảnh.

Nhiều người trả lời trên các diễn đàn này thường nói rằng bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn từ các tùy chọn Ngắt dòng văn bản.


Mặc dù đây thực sự là một cách để làm cho hình ảnh trở nên ngoan ngoãn hơn một chút, nhưng vẫn chưa rõ từng tùy chọn thực sự có ý nghĩa gì và chương trình vẫn thỉnh thoảng gặp trục trặc.

Hơn nữa, ngay cả khi bạn thành thạo các thuộc tính bao bọc văn bản, bạn vẫn có thể gặp phải những khó khăn khác khi bạn dám di chuyển hoặc thay đổi kích thước ảnh. Và các công cụ (và hiệu quả của chúng) có thể khác nhau trong các phiên bản cũ hơn của chương trình.

2. Câu trả lời cho mọi vấn đề về hình ảnh của tôi: Bảng vô hình

So với việc xử lý hình ảnh, làm việc với bảng trong Microsoft Word dễ dàng hơn nhiều. Chúng di chuyển dễ dàng, bạn có thể thay đổi kích thước để vừa với chiều rộng của trang và bạn có thể thay đổi cài đặt đoạn văn của bảng để chúng hoạt động đáng tin cậy và chính xác như bạn muốn. Ngoài ra, bảng vẫn giữ nguyên vị trí so với văn bản, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng chúng sẽ không nhảy lung tung khi bạn chỉnh sửa tác phẩm của mình.

Đó là lý do tại sao tôi luôn đặt hình ảnh của mình bên trong bảng trong Microsoft Word—và khi hoàn tất, tôi chỉ cần xóa đường viền của bảng.

Đầu tiên, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn hình ảnh xuất hiện. Sau đó, trong tab Chèn trên ruy-băng, nhấp vào "Bảng" và chọn cấu trúc 1 x 1.


Bây giờ, sau khi đã thêm bảng một hàng một cột và đặt con trỏ vào trong, hãy nhấp vào "Hình ảnh" trong tab Chèn trên ruy-băng, định vị và chèn hình ảnh của bạn.


Bây giờ hình ảnh đã được chèn vào ô của bảng, có một số bước cần thực hiện để tùy chỉnh giao diện và cách hoạt động của hình ảnh.


2.1. Thêm khoảng cách sau hình ảnh

Trong ví dụ trên, không có khoảng cách giữa phần dưới cùng của hình ảnh và dòng văn bản tiếp theo, vì vậy đây là điều đầu tiên cần giải quyết để cải thiện giao diện. Để thực hiện việc này, hãy di con trỏ qua bảng và nhấp vào nút hình chữ thập xuất hiện ở góc trên cùng bên trái để chọn toàn bộ bảng và nội dung của bảng. Sau đó, trong tab Trang chủ trên ruy-băng, hãy nhấp vào trình khởi chạy hộp thoại "Cài đặt đoạn văn".


Bây giờ, trong tab Indents And Spacing của hộp thoại Paragraph, hãy khớp phép đo Spacing After với kích thước phông chữ được sử dụng cho văn bản chính của tài liệu. Làm như vậy giúp đảm bảo khoảng cách giữa các hình ảnh và mỗi đoạn văn là nhất quán. Trong trường hợp của tôi, văn bản theo kiểu bình thường của tôi là 11 pt, vì vậy đó là những gì tôi sẽ nhập vào trường Spacing After. Sau đó, nhấp vào "OK".


Lưu ý rằng bây giờ có một dòng cách để tách hình ảnh khỏi phần văn bản theo sau.


Bạn có thể tự hỏi tại sao bạn không thể chỉ cần nhấn Enter ở đầu đoạn văn bên dưới bảng để tạo thêm khoảng cách. Lý do để tránh điều này là khi nhấn Enter, bạn đang tạo một dấu đoạn văn trống, điều này có thể ảnh hưởng đến tính toàn vẹn về mặt cấu trúc của tài liệu sau này.

2.2. Bao quanh văn bản xung quanh hình ảnh

Thay đổi tiếp theo tôi muốn thực hiện với hình ảnh của mình là thay đổi cách nó hoạt động trong văn bản. Cụ thể, tôi muốn hình ảnh có chiều rộng bằng khoảng một nửa chiều rộng của các đoạn văn bản và văn bản bao quanh nó. Nếu bạn muốn làm như vậy, hãy chọn hình ảnh và sử dụng một tay cầm góc để thu nhỏ hình ảnh xuống kích thước mong muốn trong khi vẫn giữ nguyên tỷ lệ của nó.


Tiếp theo, nhấp và kéo cạnh của bảng sao cho nó bao quanh gọn gàng kích thước mới của hình ảnh.


Bây giờ, bạn cần điều chỉnh thuộc tính text-wrapping của bảng. Để thực hiện việc này, hãy di chuột qua bảng và lần này, nhấp chuột phải vào nút hình chữ thập ở góc trên cùng bên trái. Sau đó, chọn "Thuộc tính bảng".


Trong tab Bảng của hộp thoại Thuộc tính bảng, chọn "Xung quanh" trong tùy chọn Bao quanh văn bản và nhấp vào "OK".


Bây giờ, văn bản được bao bọc gọn gàng xung quanh hình ảnh và vì hình ảnh được bao bọc trong bảng nên có một khoảng cách thích hợp giữa cạnh phải của hình ảnh và văn bản nằm cạnh nó. Bạn cũng có thể làm cho khoảng cách này lớn hơn hoặc nhỏ hơn bằng cách chỉ cần điều chỉnh lại vị trí của cạnh phải của ô bảng.


2.3. Di chuyển và căn chỉnh hình ảnh

Khi hình ảnh của bạn có kích thước phù hợp, bạn chỉ cần nhấp và kéo biểu tượng đường ngắm ở góc trên bên trái của bảng để định vị lại đến bất kỳ vị trí nào phù hợp nhất với bạn. Có, bạn cũng có thể làm điều này với hình ảnh không nằm trong bảng, nhưng việc có được vị trí chính xác sẽ đơn giản hơn nhiều khi sử dụng phương pháp này.

Trong ví dụ bên dưới, tôi đã di chuyển bảng sang bên phải trang của mình và căn phải hình ảnh trong tab Bố cục bảng trên ruy-băng để nó căn chỉnh chặt chẽ hơn với cạnh phải của văn bản được căn chỉnh.


2.4. Thêm chú thích vào hình ảnh

Tiếp theo, giả sử bạn muốn thêm chú thích bên dưới hình ảnh trong tài liệu Word của mình. Một lần nữa, đây chính là lúc sử dụng bảng có thể cứu cánh.

Có, bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn "Chèn chú thích", nhưng theo kinh nghiệm của tôi với tư cách là người hiệu đính học thuật và biên soạn tài liệu pháp lý, phương pháp này dẫn đến sự không nhất quán nghiêm trọng và các vấn đề định dạng khó xử lý.

Thay vào đó, khi hình ảnh của bạn đã được thêm vào bảng một ô, trong tab Bố cục bảng, hãy nhấp vào "Chèn hàng bên dưới".


Bây giờ, hãy nhập chú thích vào hàng mới mà bạn vừa thêm.


Có hai bước nữa tôi khuyên bạn nên thực hiện ở giai đoạn này.

Trước tiên, bạn muốn đảm bảo rằng hai ô của bảng (ô trên cùng chứa hình ảnh và ô dưới cùng chứa chú thích) nằm cạnh nhau. Nói cách khác, nếu bạn không thực hiện các điều chỉnh sau, ô chú thích có thể di chuyển sang trang tiếp theo, trong khi ô hình ảnh vẫn nằm trên trang trước. Để ngăn điều này xảy ra, hãy chọn hình ảnh và trong tab Trang chủ trên ruy-băng, nhấp vào biểu tượng khởi chạy hộp thoại "Cài đặt đoạn văn".


Bây giờ, hãy mở tab "Dòng và ngắt trang" của hộp thoại Đoạn văn, đánh dấu vào "Giữ với phần tiếp theo" và nhấp vào "OK". Điều này có nghĩa là hình ảnh bạn đã chọn sẽ được dán chặt vào văn bản ở hàng bên dưới, do đó chúng sẽ không bao giờ bị tách ra bởi ngắt trang tự nhiên trong tài liệu của bạn.


Nếu bạn muốn hình ảnh và chú thích nằm cùng đoạn văn bên dưới bảng, hãy áp dụng cài đặt Giữ cùng phần tiếp theo cho cả chú thích.

Bước cuối cùng bạn nên thực hiện là thay đổi kiểu chú thích. Với con trỏ ở bất kỳ đâu trong văn bản chú thích, nhấn Ctrl+Shift+S để khởi chạy hộp thoại Apply Styles và trong trường Style Name, nhập một vài chữ cái đầu tiên của từ "Caption".


Sau khi từ "Chú thích" được tự động hoàn thành, hãy nhấp vào "Sửa đổi".


Tiếp theo, hãy thay đổi định dạng phông chữ để chú thích được trình bày khác với kiểu thông thường của bạn. Cá nhân tôi thích chú thích của mình được in nghiêng và màu xanh đậm với căn giữa. Ngoài ra, hãy nhấp vào "Định dạng" ở góc dưới bên trái của hộp thoại Sửa đổi kiểu để điều chỉnh các cài đặt khác, như đảm bảo có khoảng cách sau văn bản chú thích.


Khi hoàn tất, hãy nhấp vào "OK" để xem kiểu mới này được áp dụng cho chú thích bạn đã nhập trước đó.


Bây giờ bạn có thể áp dụng định dạng kiểu này cho bất kỳ chú thích nào khác mà bạn thêm vào hình ảnh trong bảng ở phần còn lại của tài liệu.

Nếu bạn thêm bảng số liệu vào tài liệu của mình bằng cách nhấp vào References > Insert Table Of Figures, nhấp vào "Options", chọn "Style" và đảm bảo "Caption" được chọn. Điều này có nghĩa là khi Word tạo bảng số liệu của bạn, nó sẽ chọn bất kỳ văn bản nào theo kiểu này.

2.5. Chèn một bộ sưu tập hình ảnh

Nếu bạn vẫn chưa tin rằng sử dụng bảng là cách tốt nhất để sắp xếp hình ảnh trong Microsoft Word, tôi thách bạn chèn hình ảnh cạnh nhau mà không làm chúng hoạt động bất thường! Thật khó, phải không? Tất nhiên, câu trả lời cho vấn đề này là sử dụng bảng!

Giả sử bạn muốn có một thư viện gồm sáu bức ảnh trên hai hàng. Đầu tiên, hãy thêm bảng 3x2 của bạn thông qua menu thả xuống Bảng trong tab Chèn trên ruy-băng. Nếu bạn muốn thêm chú thích bên dưới mỗi hình ảnh bằng phương pháp tôi đã nêu ở trên, hãy chọn bốn hàng thay vì hai hàng.


Sau đó, khi bạn đã điều chỉnh Khoảng cách sau và thực hiện bất kỳ thay đổi định dạng và hành vi nào khác cho bảng của mình, chỉ cần chèn ảnh của bạn vào từng ô. Điều quan trọng là đảm bảo mỗi hình ảnh được bao bọc trong một ô riêng biệt, để bạn có thể thay đổi kích thước, hình dạng và định dạng của nó mà không ảnh hưởng đến bất kỳ hình ảnh nào khác mà bạn đã thêm.

Sử dụng công cụ Cắt của Microsoft Word trong tab Định dạng ảnh trên ribbon để thay đổi kích thước hình ảnh theo cùng tỷ lệ khung hình và do đó đạt được sự thống nhất.


2.6. Xóa bỏ các đường viền

Bước cuối cùng để làm cho hình ảnh của bạn trông đẹp mắt là xóa đường viền khỏi bảng. Nhấp vào nút hình chữ thập để chọn toàn bộ bảng và trong tab Thiết kế bảng trên ruy-băng, nhấp vào Đường viền > Không có đường viền.


Bây giờ, hãy dành chút thời gian để xem hình ảnh sẽ trông như thế nào khi bạn in tài liệu.


Để xem đường viền của bảng trên màn hình mà không hiển thị khi bạn in tài liệu, hãy chọn bảng và nhấp vào " Xem đường lưới " trong tab Bố cục bảng trên ruy-băng.

Có nhiều hình ảnh trong một tài liệu có thể làm tăng đáng kể kích thước của tệp và do đó làm chậm hiệu suất của tệp. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể nén hình ảnh trong Microsoft Word để giảm dung lượng chúng chiếm dụng.