VietNetwork.Vn

Chúng không liên quan gì đến hóa học hay sự thù địch!

Trong số hàng trăm hàm Excel, có một số hàm được gọi là hàm dễ bay hơi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem hàm dễ bay hơi là gì, ưu và nhược điểm của chúng, cách xử lý nếu chúng gây ra sự cố trong bảng tính của bạn và một số ví dụ đơn giản hơn.


1. Hàm biến động là gì?

Một hàm biến động là một hàm tính toán lại mỗi khi có thay đổi được thực hiện đối với một bảng tính Excel hoặc bất cứ khi nào một sổ làm việc hiện có được mở lại. Tiến thêm một bước nữa, khi một hàm biến động được tính toán lại, bất kỳ ô nào phụ thuộc vào hàm biến động đó cũng được tính toán lại, và bất kỳ ô nào phụ thuộc vào hàm phụ thuộc đó cũng vậy—và cứ như vậy!

Trong ví dụ này, chúng tôi đã sử dụng hàm NOW, hàm này hiển thị ngày và giờ hiện tại (sẽ nói thêm về điều này sau). Bất kỳ khi nào có thay đổi trong bảng tính, Excel sẽ đánh giá lại ô đó để xem có cần cập nhật ngày hoặc giờ mới hay không.


Bất kể bạn sử dụng hàm biến động nào, những gì bạn thấy trong ô đều có thể thay đổi, ngay cả khi các đối số của hàm vẫn giữ nguyên.

2. Lợi ích của việc sử dụng hàm Volatile

Lợi ích lớn nhất—và cũng là chức năng chính—của các hàm biến động của Excel là chúng cung cấp thông tin cập nhật. Điều này hữu ích nếu bạn đang chiếu một bảng tính trực tiếp lên màn hình để khán giả xem, như trong một cuộc họp kinh doanh. Đây cũng là một công cụ tiện dụng nếu bạn có bảng điều khiển Excel và muốn theo dõi tình hình theo thời gian hoặc nếu bạn tham gia vào tài chính và muốn theo dõi những thay đổi của thị trường.

3. Những hạn chế của việc sử dụng hàm Volatile

Các hàm biến động bị nhiều bài viết và hướng dẫn về Excel chỉ trích, chủ yếu là do cách chúng tác động đến hiệu suất của bảng tính. Việc thêm một hàm biến động vào một bảng tính nhỏ không có khả năng gây ra bất kỳ vấn đề lớn nào. Tuy nhiên, trong các bảng tính có bộ dữ liệu lớn và nhiều công thức, một hàm biến động duy nhất có thể làm chậm đáng kể hiệu suất của chương trình.

Trong trường hợp xấu nhất, nó có thể khiến Excel bị sập, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng máy tính có bộ nhớ thấp và bạn có nhiều ô phụ thuộc vào hàm biến động. Ngay cả trên máy tính mạnh, việc sử dụng nhiều hàm biến động trong một bảng tính có thể khiến Excel chạy chậm.

Ngay cả Microsoft cũng khuyên bạn nên giảm số lượng hàm dễ bay hơi mà bạn sử dụng để tăng tốc bảng tính của mình. Cụ thể hơn, nó gợi ý sử dụng các phương pháp thay thế để có được kết quả tương tự hoặc giống nhau, chẳng hạn như INDEX thay vì OFFSET hoặc CHOOSE thay vì INDIRECT.

4. Làm thế nào để ngăn chặn các hàm biến động tính toán tự động

Nếu, như đã đề cập ở trên, một hàm biến động gây ra các vấn đề về hiệu suất, có một số cách để ngăn hàm này tự động tính toán mỗi khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với sổ làm việc của mình. Trước tiên, chúng ta sẽ xem cách tác động đến toàn bộ các hàm biến động của sổ làm việc, sau đó chúng ta sẽ xem xét các cách khác để biến từng hàm biến động thành các hàm thông thường.

4.1. Ngăn chặn tất cả các hàm biến động khỏi việc tính toán tự động

Tùy chọn đầu tiên là thay đổi cài đặt tính toán trong Excel. Điều này sẽ không thay đổi cách thức hoạt động của các hàm, nhưng sẽ ảnh hưởng đến thời điểm chúng được tính toán. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút "Tùy chọn tính toán" trong tab Công thức trên ruy-băng và chọn "Thủ công".


Cài đặt thay đổi này ngay lập tức áp dụng cho tất cả các bảng tính bạn đã mở, cũng như tất cả các sổ làm việc bạn mở sau đó, cho đến khi bạn thay đổi lại. Ngoài ra, các ô chứa các hàm dễ bay hơi chưa được cập nhật tự động do thay đổi này sẽ được định dạng lại bằng gạch ngang (còn được gọi là giá trị cũ ). Điều này nhằm nhắc nhở bạn rằng thông tin trong ô đó không được cập nhật.

Bây giờ, các hàm biến động sẽ chỉ được tính khi bạn nhấp vào "Tính toán ngay" để tính toán toàn bộ sổ làm việc và tất cả các sổ làm việc đang mở hoặc "Tính toán trang tính" để tính toán trang tính đang hoạt động. Cả hai tùy chọn đều có thể tìm thấy trong tab Công thức trên ruy-băng. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt F9 của Excel để thực hiện cùng một hành động như Tính toán ngay hoặc Shift+F9 để thực hiện cùng một hành động như Tính toán trang tính.


4.2. Đóng băng một hàm thời gian hoặc ngày tháng dễ bay hơi

Nếu bạn có hàm ngày tháng hoặc thời gian không ổn định trong bảng tính, nghĩa là hàm này tự động cập nhật theo ngày tháng và thời gian trên máy tính của bạn, bạn có thể biến nó thành hàm ngày tháng hoặc thời gian cố định.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp đúp vào ô chứa hàm, đặt con trỏ vào phần công thức chứa hàm thời gian hoặc ngày tháng và nhấn F9. Sau đó, thao tác này sẽ chuyển thời gian hoặc ngày tháng thành số sê-ri và khi bạn nhấn Enter, nó sẽ chuyển đổi số sê-ri đó thành thời gian hoặc ngày tháng tĩnh.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng hàm này sẽ không cập nhật khi thời gian hoặc ngày tháng thay đổi và sẽ không áp dụng định dạng gạch ngang vì đây không còn là hàm thay đổi nữa.

4.3. Sao chép và dán giá trị ô

Một cách khác để chuyển một hàm biến động thành giá trị chuẩn là sao chép ô chứa kết quả của hàm biến động và chỉ dán giá trị đó vào cùng ô đó.

Ví dụ, nếu bạn có một ô chứa số ngẫu nhiên được tạo thông qua hàm biến động, hãy chọn ô đó, nhấn Ctrl+C, rồi nhấn Ctrl+Shift+V trong cùng ô đó. Thao tác này sẽ dán số ngẫu nhiên biến động thành số ngẫu nhiên cố định và vì ô đã được định dạng chính xác nên giá trị sẽ xuất hiện chính xác như khi nó biến động.

5. Ví dụ về các hàm biến động

Sau đây là một số hàm biến động cơ bản nhất của Excel:


Excel cũng có một số hàm biến động nâng cao hơn, chẳng hạn như OFFSET và INDIRECT. Để sử dụng các hàm này, hãy vào Excel, nhấp vào biểu tượng " fx " bên cạnh thanh công thức và sử dụng hướng dẫn Chèn hàm của Excel để thử chúng.


Ngoài việc giới hạn số lượng hàm biến động mà bạn sử dụng trong Excel để đảm bảo hiệu suất của bảng tính, còn có nhiều cách khác để tăng tốc bảng tính của bạn, bao gồm giảm định dạng, đơn giản hóa công thức và nén mọi hình ảnh.