VietNetwork.Vn

Ưu và nhược điểm của ứng dụng di động Microsoft Word.

Microsoft Word có sẵn trên máy tính để bàn, thiết bị di động và máy tính bảng, nhưng đôi khi có thể khó chọn được phiên bản nào tốt nhất. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận một số ưu và nhược điểm khi sử dụng ứng dụng di động của chương trình, để bạn có thể quyết định xem đó có phải là phiên bản thuận tiện nhất cho mình không.

Một số người thích ứng dụng di động Microsoft 365 vì mọi thứ đều có thể truy cập ở một nơi. Tuy nhiên, tôi thấy rằng có các ứng dụng Microsoft Office độc lập sẽ tốt hơn khi làm việc trên hai tệp cùng một lúc.


Bài viết này đề cập cụ thể đến các tính năng trong ứng dụng Microsoft Word trên iPhone 14. Nhìn chung, những tính năng này cũng áp dụng cho ứng dụng Microsoft Word trên điện thoại Android, mặc dù có một số khác biệt nhỏ.

1. Tại sao Microsoft Word trên thiết bị di động lại tốt cho việc tạo tài liệu?

Đầu tiên, hãy cùng xem xét nhiều lợi ích của ứng dụng di động Microsoft Word.

1.1. Miễn phí cho việc xem, tạo và chỉnh sửa cơ bản

Nếu bạn chỉ muốn sử dụng Microsoft Word trên điện thoại di động cho mục đích sử dụng cơ bản, bạn có thể tải ứng dụng miễn phí—tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Microsoft. Điều này sẽ cho phép bạn xem, tạo và chỉnh sửa tài liệu mà không cần đăng ký, mặc dù bạn sẽ không thể truy cập một số tính năng nâng cao hơn của ứng dụng.

Cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng Word di động miễn phí hay trả phí, bạn đều có thể truy cập tất cả các công cụ chỉnh sửa thông qua thanh ribbon ở cuối màn hình.


1.2. Lưu Tự Động (Và Truy Cập Ngoại Tuyến)

Nếu bạn kết nối Internet khi sử dụng ứng dụng di động Microsoft Word, AutoSave luôn bật và lưu mọi thay đổi bạn thực hiện khi đang di chuyển. Bạn luôn có thể kiểm tra xem AutoSave đã được kích hoạt hay chưa bằng cách chạm vào ba dấu chấm ở góc trên bên phải màn hình.



Việc tích hợp ứng dụng với OneDrive diễn ra liền mạch—ngay khi tôi thực hiện thay đổi trên thiết bị di động, tôi có thể thấy chúng được phản ánh trên phiên bản máy tính để bàn của cùng một tài liệu. Điều này cũng giúp cộng tác hiệu quả theo thời gian thực nếu bạn chia sẻ tài liệu với người khác từ thiết bị di động của mình.

Hơn nữa, ngay cả khi bạn đột nhiên bị ngắt kết nối, mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ được đồng bộ hóa ngay khi bạn thiết lập lại kết nối.

Ứng dụng di động Microsoft Word cũng cho phép bạn tạo một tài liệu trống nếu bạn khởi chạy ứng dụng khi ngoại tuyến, với thanh tiêu đề thay đổi để nhắc bạn rằng hiện tại bạn không có kết nối internet. Bạn cũng có thể mở các tệp được lưu trữ trên điện thoại khi làm việc ngoại tuyến.

1.3. Chế độ xem trên thiết bị di động để xem được tối ưu

Với những hạn chế không thể tránh khỏi khi sử dụng chương trình trên màn hình nhỏ hơn, không cần phải nói rằng việc xem và đọc tài liệu của bạn có thể gặp một số thách thức. Tuy nhiên, Microsoft đã hỗ trợ bạn với Chế độ xem di động của ứng dụng Word. Tương tự như Chế độ xem nháp trên máy tính để bàn, chế độ này loại bỏ những thứ cản trở khi bạn chỉ muốn đọc văn bản, chẳng hạn như ngắt trang tự nhiên, chú thích và số trang. Chế độ này cũng thay đổi kích thước phông chữ để văn bản chạy từ bên này sang bên kia màn hình, nghĩa là lề không ép tài liệu vào một cột nhỏ hơn và bạn có thanh cuộn được mở rộng để điều hướng dễ dàng hơn.


Để truy cập chế độ xem này, hãy chạm vào biểu tượng điện thoại di động ở đầu màn hình khi ở Chế độ in (bạn sẽ biết khi nào mình đang ở Chế độ in vì bạn sẽ thấy toàn bộ chiều rộng lề và ngắt trang tự nhiên).


1.4. Chú thích mực

Có, bạn có thể truy cập Công cụ vẽ thông qua tab Vẽ trong ứng dụng Microsoft Word dành cho máy tính để bàn, nhưng điều này có thể khó sử dụng, đặc biệt là nếu bạn đang sử dụng chuột máy tính để bàn. Tuy nhiên, tùy chọn Bắt đầu viết mực của ứng dụng dành cho thiết bị di động dễ sử dụng hơn nhiều vì nó hoạt động tốt hơn khi bạn sử dụng bút stylus hoặc ngón tay. Điều này rất tiện lợi để thêm chú thích nhanh, tô sáng văn bản hiện có, viết nguệch ngoạc chữ ký của bạn hoặc chỉ đơn giản là ghi chú viết tay.

Để truy cập tính năng này, hãy chuyển đến menu "Vẽ" và chạm vào "Bắt đầu viết".


Từ đó, bạn có thể chọn loại bút và bắt đầu chú thích bằng tay.


1.5. Thoải mái và linh hoạt

Có nhiều lợi ích về mặt vật lý khi sử dụng ứng dụng di động Microsoft Word so với ứng dụng máy tính để bàn. Ví dụ, bạn có thể quen với việc gõ trên điện thoại di động hơn là bàn phím máy tính để bàn. Ngoài ra, việc tạo tài liệu trên điện thoại có nghĩa là bạn có thể tránh được chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại, vì bạn có thể chọn một nơi thoải mái hơn bàn làm việc để ngồi và làm việc. Bạn thậm chí có thể cân nhắc sử dụng ứng dụng di động Microsoft Word để đọc một số văn bản khi bạn đang trên đường đến bắt chuyến tàu buổi sáng!

Và nếu bạn không muốn gõ gì cả, tính năng đọc chính tả của ứng dụng di động Microsoft Word hoạt động thực sự tốt, đặc biệt là vì bạn có thể thoải mái đưa điện thoại gần miệng hơn khi nói. Mặc dù bạn không cần phải làm điều này, vì micrô của điện thoại hoạt động tốt trong ứng dụng di động Word, điều đó có nghĩa là bạn có thể đọc chính tả một cách nhẹ nhàng nếu bạn đang ở trong một quán cà phê đông đúc!


2. Nơi bạn có thể gặp rắc rối khi sử dụng ứng dụng Word Mobile

Mặt khác, ứng dụng Microsoft Word dành cho thiết bị di động cũng có một số hạn chế.

2.1. Nó thiếu nhiều công cụ năng suất hữu ích

Ngay cả khi bạn là người đăng ký Microsoft 365, nhược điểm chính của việc sử dụng ứng dụng Word dành cho thiết bị di động là nó thiếu một số tính năng hữu ích nhất mà ứng dụng dành cho máy tính để bàn cung cấp. Sau đây là một số hạn chế gây ra cho tôi nhiều vấn đề nhất:

• Mặc dù bạn có thể chuyển đổi giữa Chế độ xem in và Chế độ xem trên thiết bị di động, nhưng bạn không thể truy cập Chế độ xem dàn ý trên thiết bị di động, nghĩa là bạn không thể thấy các kiểu Word khác nhau mà bạn đã sử dụng trong tài liệu của mình.
• Ứng dụng di động Microsoft Word chỉ có Công cụ Tìm và Thay thế rất cơ bản. Trong ứng dụng máy tính để bàn, bạn có thể tìm và thay thế các ký tự đặc biệt, nhưng không thể thực hiện được trong ứng dụng di động. Điều này có thể gây ra những trở ngại đáng kể nếu bạn đang chỉnh sửa các tài liệu dài.
• Ứng dụng di động cho phép bạn sử dụng các kiểu hiện có trong tài liệu Word, nhưng bạn không thể sửa đổi các kiểu đó. Thay vào đó, bạn phải sử dụng định dạng trực tiếp, có thể mất khá nhiều thời gian nếu bạn đang tạo hoặc chỉnh sửa một tài liệu dài.
• Đôi khi, việc thêm đường viền vào văn bản trong Microsoft Word rất hữu ích. Ví dụ, đường viền dưới cùng có thể đóng vai trò là bộ phân cách trực quan tiện dụng. Thật không may, bạn không thể thực hiện việc này trong ứng dụng di động.
• Mặc dù bạn có thể tạo danh sách nhiều lớp và đánh số tùy chỉnh bằng ứng dụng Microsoft Word trên máy tính, nhưng đây là những đặc quyền bạn không thể sử dụng trên ứng dụng di động.
• Bạn không thể sử dụng tính năng Trộn thư trong ứng dụng Word dành cho thiết bị di động, nghĩa là bạn không thể tạo và in nhiều thư, email và các loại tài liệu khác.
• Bạn chỉ có thể tạo và sử dụng macro khi sử dụng ứng dụng Microsoft Word trên máy tính.

2.2. Không có phím tắt hoặc tùy chỉnh

Điều này có vẻ như là một nhược điểm hiển nhiên, nhưng đây là một trong những lý do chính khiến tôi thích sử dụng ứng dụng trên máy tính để bàn hơn. Microsoft Word nổi tiếng với dải ruy-băng phức tạp với nhiều tab, nhóm và menu. Do đó, nhiều người dùng thành thạo thích tùy chỉnh dải ruy-băng và Thanh công cụ Truy cập Nhanh hoặc tìm hiểu các phím tắt tốt nhất của Microsoft Word để tăng tốc quy trình làm việc và tận dụng tối đa ứng dụng.

Vì các tính năng cá nhân hóa này không có trong ứng dụng di động nên việc làm việc trên một tài liệu dài sẽ mất nhiều thời gian hơn so với ứng dụng trên máy tính.

Nhìn chung, ứng dụng Word dành cho thiết bị di động rất tuyệt nếu bạn chỉ cần các tính năng cơ bản, có khả năng chỉnh sửa tài liệu khi đang di chuyển, muốn sử dụng chương trình như một máy ghi âm kỹ thuật số tạm thời và không thích sử dụng bàn phím máy tính cồng kềnh. Mặt khác, nếu bạn cần truy cập một số tính năng định dạng và chỉnh sửa nâng cao hơn của Microsoft Word và muốn tùy chỉnh giao diện người dùng để tăng tốc quy trình làm việc, thì có lẽ bạn sẽ phù hợp hơn với ứng dụng máy tính để bàn.