VietNetwork.Vn

Tạo biên bản thủ công trong các cuộc họp có thể là một công việc căng thẳng và tốn nhiều công sức. Điều đó đúng cho đến khi bạn phát hiện ra rằng bạn có thể tự động hóa toàn bộ quá trình. Hãy tạm biệt việc gõ gõ bàn phím ở góc phòng và chào tạm biệt tính năng ghi chú tự động trong Microsoft Word.

Là một người được yêu cầu ghi biên bản trong hàng chục cuộc họp trong nhiều năm, sẽ thật thiếu sót nếu tôi không chia sẻ những cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và ghi chú cuộc họp một cách chuyên nghiệp, chính xác và nhất quán.


1. Sử dụng hoặc tạo mẫu

Bạn không bao giờ nên sử dụng tài liệu trống để tạo biên bản cuộc họp, vì sẽ mất nhiều thời gian hơn để định dạng các ghi chú trước khi phân phát chúng và sẽ khó đạt được tính nhất quán hơn mỗi khi bạn tạo tài liệu cho cuộc họp mới. Thay vào đó, hãy sử dụng hoặc tạo một mẫu.

1.1. Sử dụng mẫu hiện có

Có hàng tá mẫu phút họp được tạo sẵn miễn phí trong Word dành cho web và vẫn còn nhiều tùy chọn hơn nếu bạn đang sử dụng ứng dụng trên máy tính. Lợi ích của việc sử dụng các mẫu của Word là mọi thứ đều sẵn sàng hoạt động, tiết kiệm thời gian thực sự nếu bạn đang làm việc với thời hạn chặt chẽ. Tuy nhiên, một số mẫu có thể không chứa mọi phần bạn cần nên có thể yêu cầu những điều chỉnh và bổ sung nhỏ.

Để truy nhập những nội dung này trong Word dành cho web, hãy nhập Biên bản cuộc họp vào thanh tìm kiếm, rồi nhấn Enter.


Sau đó, nhấp vào tab "Mẫu" để xem nhiều tùy chọn có sẵn.


Để thực hiện tương tự trong ứng dụng Word dành cho máy tính để bàn, hãy nhấp vào "Mới", nhập Biên bản cuộc họp vào thanh tìm kiếm và nhấn Enter.


1.2. Tạo mẫu của riêng bạn

Có nhiều lợi ích khi tạo mẫu biên bản của riêng bạn —bạn có thể chọn cấu trúc phù hợp với các cuộc họp điển hình mà bạn đang ghi biên bản, in logo của bạn lên tài liệu và sử dụng lại một số phần nhất định. Hơn nữa, khi bạn phân phối biên bản, đồng nghiệp của bạn sẽ quen với cách bố trí của bạn, vì vậy họ biết nơi cần tìm những mục quan trọng.

Việc tạo mẫu mới có thể mất thời gian, vì vậy hãy đảm bảo bạn thực hiện việc này trước cuộc họp đầu tiên. Mở một tài liệu Word trống và thiết kế mẫu theo yêu cầu của bạn.


Sau đó, để lưu mẫu này làm mẫu có thể sử dụng lại, hãy nhấn F12, đặt tên cho mẫu của bạn và thay đổi Lưu dưới dạng thành "Mẫu Word". Khi bạn bấm vào "Lưu", mẫu sẽ được lưu trong thư mục mẫu chuyên dụng trên máy tính của bạn (và OneDrive của bạn nếu bạn đã thiết lập nó).


Bây giờ mẫu sẽ có sẵn khi bạn mở một tài liệu Word mới.


Nếu bạn không thể nhìn thấy mẫu trong phần hiển thị trong ảnh chụp màn hình ở trên, hãy nhấp vào "Cá nhân" trong ngăn bên dưới và mẫu sẽ ở đó để bạn sử dụng.

1.3. Ghi vào Word hoặc tải lên tệp âm thanh

Trước khi tìm hiểu về công cụ đọc chính tả của Word, tôi thường gõ phút theo cách thủ công. Việc làm này gây ra một số vấn đề—tôi không thể gõ đủ nhanh để nắm bắt một số chi tiết quan trọng, việc gõ ồn ào của tôi làm đồng nghiệp khó chịu và tôi không thể đóng góp vào các cuộc thảo luận vì tôi quá tập trung vào việc giải quyết mọi thứ.

Sau đó, tôi đã khám phá ra cách tự động ghi lại nhận xét của mọi người, một tính năng hoạt động trong cả Word dành cho web và ứng dụng Word trên máy tính. Hơn nữa, phương pháp này còn phân biệt giữa các giọng nói khác nhau nên bạn không phải mất thời gian gõ tên những người đóng góp.

Trong tab Trang chủ trên dải băng của Word, nhấp vào mũi tên thả xuống "Ra lệnh" và chọn "Phiên âm" để khởi chạy ngăn Phiên âm.


Từ đây, bạn có thể tải lên tệp âm thanh được ghi sẵn hoặc tạo bản ghi mới trong chính Word. Chúng ta hãy xem xét từng tùy chọn này.

1.4. Tải lên tệp âm thanh

Đây là cách ưa thích của tôi để ghi lại nhận xét trong cuộc họp. Thật tiện lợi khi có thể sử dụng máy ghi âm có thể tạo ra bản ghi chất lượng cao hơn và dễ mang theo hơn micrô của máy tính xách tay hoặc thiết bị được kết nối với máy tính. Điều đó cũng có nghĩa là bạn có thể dành một khoảng thời gian cụ thể trong lịch trình bận rộn của mình để tải dữ liệu lên và phân phối dữ liệu đó cho những người cần.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "Tải lên âm thanh" trong ngăn Phiên âm.


Xác định vị trí tệp âm thanh và nhấp vào "Mở".


Tùy thuộc vào kích thước của tệp, có thể mất vài phút để tải lên Word và tạo bản ghi. Tuy nhiên, quá trình tự động hóa này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể trong quy trình làm việc của bạn. Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy bản phiên âm trong ngăn Phiên âm.


Hãy dành chút thời gian để sửa đổi tên của người phát biểu để biết rõ ai đã nói gì. Để thực hiện việc này, trước tiên hãy nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh một trong các loa.

Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng bút chì để sửa đổi văn bản đã chép lời trong ngăn Ghi chép.


Sau đó, thay đổi tên của người đó, đánh dấu vào hộp kiểm "Thay đổi tất cả người nói 1" và nhấp vào biểu tượng đánh dấu bên dưới hộp phiên âm.


Sau đó, thao tác này sẽ sửa đổi tất cả các phiên bản của người phát biểu 1 trong bản ghi để đại diện cho người đã phát biểu và sau đó bạn có thể lặp lại quy trình cho những người phát biểu khác.


Bây giờ, hãy nhấp vào "Thêm vào tài liệu" và chọn thành phần của bản ghi mà bạn muốn đưa vào biên bản của mình.


Nếu bạn muốn trình bày một khoảng thời gian tối thiểu trong cuộc họp của mình, hãy chèn các đóng góp riêng lẻ bằng cách nhấp vào biểu tượng "+" bên cạnh mỗi dòng phát biểu.

1.5. Ghi âm trong Word

Ngoài ra, nếu bạn muốn thực hiện mọi thứ ở một nơi, bạn có thể tiến hành ghi âm trong chính Microsoft Word bằng cách nhấp vào "Bắt đầu ghi" trong ngăn Phiên âm.


Sau đó, thực hiện theo các quy trình tương tự để sửa đổi tên người phát biểu và chèn nhận xét vào tài liệu.

1.6. Thiết lập Tự động sửa lỗi để gõ tốc ký

Cho dù bạn nhập số phút theo cách thủ công hay sử dụng công cụ đọc chính tả của Word, việc điều chỉnh Tự động sửa lỗi vẫn đảm bảo giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán. Trái ngược với tên gọi của nó, Tự động sửa lỗi không chỉ có chức năng sửa lỗi—bạn còn có thể thiết lập tính năng này để mở rộng khả năng gõ tốc ký của mình.

Ví dụ: trong ngành công nghệ, chúng ta thường nói về AI, nhưng chúng ta có thể muốn điều này được trình bày dưới dạng "trí tuệ nhân tạo" trang trọng hơn trong biên bản cuộc họp của chúng ta. Tương tự, trong giáo dục, thuật ngữ thường xuyên được sử dụng "điều phối viên nhu cầu giáo dục đặc biệt" cần có thời gian để gõ, trong khi gõ từ viết tắt SENCO nhanh hơn nhiều.

Để thiết lập những điều này, hãy nhấp vào Tệp > Tùy chọn và mở tab "Kiểm lỗi" trong cửa sổ Tùy chọn Word. Từ đó, nhấp vào "Tùy chọn tự động sửa lỗi".


Mở tab "Tự động sửa lỗi" và sử dụng bảng ở cuối cửa sổ Tự động sửa lỗi để thiết lập chuyển đổi tốc ký của bạn. Nhấp vào "Thêm" cho mỗi quy tắc mới mà bạn thiết lập và nhấp vào "OK" khi bạn hoàn tất.

Đây phải là trường hợp mặc định, nhưng hãy kiểm tra kỹ xem "Thay thế văn bản khi bạn nhập" đã được chọn chưa.


Sau đó, bạn có thể sử dụng các phím tắt này khi nhập hoặc chỉnh sửa biên bản cuộc họp trước khi phân phát.

2. Định dạng Biên bản

Bây giờ bạn đã có bản ghi cuộc họp hoàn chỉnh, bạn đã sẵn sàng chỉnh sửa nội dung của nó. Word rất giỏi trong việc tự động chuyển các ngôn ngữ, giọng và phương ngữ khác nhau thành văn bản, nhưng nếu ai đó ho trong lúc ai đó đóng góp hoặc một chiếc máy bay ồn ào đi ngang qua bên ngoài thì có thể có một số khác biệt nhỏ. Bạn cũng có thể muốn loại bỏ bất kỳ cách nói không lời nào, chẳng hạn như từ đệm và giải quyết mọi phần trùng lặp để tài liệu đọc mạch lạc và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa bản ghi chắc chắn sẽ mất ít thời gian hơn so với việc nhập toàn bộ nội dung theo cách thủ công, vì vậy hãy ghi nhớ điều này khi bạn thực hiện những thay đổi cần thiết.

Nếu bạn cần nghe lại bất kỳ nhận xét nào, hãy bấm vào một trong các dấu thời gian trong ngăn Phiên âm.


Bây giờ bạn có thể quyết định sử dụng bản ghi nguyên văn đầy đủ hay chỉnh sửa biên bản cuộc họp để tài liệu tóm tắt những điểm chính. Dù bằng cách nào, hãy sử dụng chương trình nghị sự (thường được công bố trước khi cuộc họp bắt đầu) để chia biên bản thành các phần có tiêu đề để dễ đọc hơn.


Cuối cùng, sử dụng công cụ đánh dấu của Word để nhấn mạnh bất kỳ ghi chú quan trọng nào trong phút. Tôi thích sử dụng màu vàng cho các điểm hành động và màu xanh lá cây cho ngày hết hạn.


3. Lưu Biên bản dưới dạng PDF

Bây giờ bạn đã có một bộ biên bản chuyên nghiệp, có dấu thời gian, được định dạng hoàn chỉnh từ cuộc họp của mình, bạn đã sẵn sàng chia sẻ nó với những người tham dự và bất kỳ ai khác sẽ được hưởng lợi từ việc truy cập nó. Tùy chọn tốt nhất là lưu tài liệu dưới dạng PDF, để nó không thể sửa đổi và vẫn là bản ghi chính xác về những gì đã thảo luận.

Để thực hiện việc này, khi tài liệu Word của bạn đang mở, hãy nhấn F12, chọn vị trí phù hợp, đặt tên thích hợp cho tài liệu và thay đổi trường "Save As Type" thành PDF.

Nếu bạn muốn cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp âm thanh cùng với số phút được chép lại, hãy lưu và chia sẻ tài liệu dưới dạng tài liệu Word, thay vì dưới dạng PDF. Sau đó, người nhận có thể mở ngăn Phiên âm và truy cập bản ghi bằng các phương pháp tương tự như bạn đã làm để tạo biên bản.

Cho dù tạo biên bản, đánh máy hay viết thư, trước khi bắt đầu làm việc trong Word, bạn nên luôn dành chút thời gian để chuẩn bị tài liệu, sao cho mọi thứ bạn nhập đều được trình bày chính xác như bạn muốn.