VietNetwork.Vn

Giảm thời gian bạn dành cho việc điều hướng menu.

Bạn có thấy mệt mỏi khi phải lục tung thanh công cụ lộn xộn của Microsoft Word để tìm các tính năng bạn cần không? Tôi cũng vậy—cho đến khi tôi tùy chỉnh thanh công cụ để phù hợp với quy trình làm việc của mình. Bây giờ, mọi lệnh tôi cần chỉ cách bạn một cú nhấp chuột. Sau đây là cách làm cho giao diện của Word phù hợp hoàn hảo với phong cách làm việc hiệu quả của bạn.


1. Ribbon trong Microsoft Word là gì và tại sao bạn cần tùy chỉnh nó?

Ribbon trong Microsoft Word là thanh dài có tab ở đầu màn hình của bạn, chứa các tab như Home, Insert và Design. Mỗi tab chứa các nhóm lệnh liên quan—như Font, Paragraph và Styles—giúp bạn tạo, chỉnh sửa và định dạng tài liệu của mình.

Mặc dù Ribbon được thiết kế để dễ sử dụng, nhưng thiết lập mặc định của nó có thể không đáp ứng được nhu cầu cụ thể của bạn. May mắn thay, bạn có thể tùy chỉnh Ribbon và ưu tiên các lệnh được sử dụng nhiều nhất, giúp công việc của bạn nhanh hơn và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn tập trung, cho phép bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách dễ dàng với ít gián đoạn hơn.

Là một người viết nội dung, tôi dành nhiều giờ làm việc trên Microsoft Word, vì vậy ngay cả những cải tiến nhỏ như tùy chỉnh giao diện cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

2. Tùy chỉnh các Tab và Nhóm của Ribbon

Các tab mặc định của Microsoft Word bao gồm nhiều công cụ, nhưng bạn cũng có thể thêm các tab mới và sắp xếp các tab hiện có. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng, bạn có thể tạo một tab Bảng chuyên dụng với các lệnh như Chèn Bảng, Thiết kế Bảng và Tùy chọn Bố cục. Bây giờ, thay vì nhảy quanh Dải băng, bạn có một vị trí tập trung chỉ dành cho bảng.

Để bắt đầu tùy chỉnh Ribbon, hãy điều hướng đến File > Options > Customize Ribbon hoặc chỉ cần nhấp chuột phải vào Ribbon và chọn "Customize The Ribbon".


Thao tác này sẽ mở menu Tùy chọn Word, nơi bạn có thể xem cấu hình Ribbon hiện tại ở bên phải và các lệnh có sẵn ở bên trái.


Trong menu Tùy chỉnh Ribbon, bạn có thể thêm hoặc xóa các tab chỉ bằng cách đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các hộp. Ngoài ra, bạn có thể di chuyển các tab hoặc nhóm xung quanh bằng cách kéo và thả chúng hoặc đổi tên các tab và nhóm để mô tả tốt hơn chức năng của chúng, giúp bạn dễ dàng xác định chúng hơn trong khi làm việc.

3. Tạo nhóm tùy chỉnh trong tab tùy chỉnh

Nhóm về cơ bản là một phần nhỏ hơn trong một tab nhóm các lệnh tương tự lại với nhau. Để kiểm soát Ribbon chính xác hơn, bạn có thể tạo các nhóm tùy chỉnh trong các tab tùy chỉnh, cho phép bạn sắp xếp các tập lệnh cụ thể thành các danh mục hợp lý.

Là một người viết, tôi có tab "Viết" tùy chỉnh của riêng mình với các nhóm Công cụ chỉnh sửa, Tùy chọn định dạng và Kiểm tra cuối cùng. Trong mỗi nhóm, tôi đã đặt các lệnh hỗ trợ tôi trong suốt quá trình viết.

Để tạo một tab tùy chỉnh mới, hãy vào danh sách Tùy chỉnh Ribbon và nhấp vào "Tab mới". Bạn cũng có thể chọn một tab tùy chỉnh hiện có và nhấp vào "Nhóm mới" để thêm một nhóm vào đó.


Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào tab tùy chỉnh và chọn "Thêm nhóm mới". Sau đó, kéo và thả các lệnh từ danh sách bên trái vào nhóm mới.


Bạn có thể xây dựng nhiều nhóm trong tab tùy chỉnh của mình.

�����4. Thêm lệnh vào Ribbon

Như đã thảo luận trước đó, sau khi bạn đã tạo các tab hoặc nhóm tùy chỉnh, bước tiếp theo là điền vào chúng các công cụ và lệnh cụ thể mà bạn sử dụng nhiều nhất. Đôi khi, các lệnh mặc định là không đủ và bạn thường cần một lệnh được chôn sâu trong menu. Thêm các lệnh này vào Ribbon có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.

Một cách nhanh chóng để thêm lệnh là kéo và thả, nhưng cũng có một phương pháp có cấu trúc hơn. Đầu tiên, chọn tab hoặc nhóm tùy chỉnh mà bạn muốn thêm lệnh. Sau đó, từ menu thả xuống "Chọn lệnh từ", chọn lệnh từ các danh mục như "Lệnh phổ biến" hoặc "Tất cả lệnh".


Đánh dấu lệnh bạn muốn và nhấp vào "Thêm" để di chuyển lệnh đó vào tab hoặc nhóm tùy chỉnh của bạn.


Sau khi thêm, bạn có thể kéo lệnh đến vị trí mong muốn trong nhóm.

5. Tạo nhóm trong các tab hiện có

Đôi khi bạn không cần một tab hoàn toàn mới—chỉ cần một phiên bản được tổ chức tốt hơn của một tab hiện có. Bạn có thể thêm các nhóm tùy chỉnh vào bất kỳ tab nào, ngay cả những tab tích hợp sẵn. Tôi đã làm điều này với tab Trang chủ, tạo một nhóm "Định dạng nhanh" kết hợp các lệnh định dạng được sử dụng nhiều nhất của tôi ở một nơi.

Để tạo nhóm trong tab hiện có, hãy mở menu Tùy chỉnh Ribbon. Nhấp chuột phải vào tab cụ thể và chọn "Nhóm mới". Sau đó, bắt đầu thêm lệnh vào nhóm mới.


Chìa khóa là hãy nghĩ về những lệnh bạn thường sử dụng cùng nhau. Ví dụ, tôi đã nhóm tất cả các kiểu tiêu đề của mình với các lệnh mục lục, vì tôi thường sử dụng chúng theo trình tự.

6. Ẩn hoặc Thu gọn Ribbon

Nếu bạn thích không gian làm việc tối giản, bạn có thể ẩn hoặc thu gọn ribbon. Bạn có thể chỉ hiển thị các tab hoặc thu nhỏ ribbon thành một dòng duy nhất ở đầu cửa sổ, chỉ mở rộng khi bạn nhấp vào.

Tôi chuyển đổi giữa ẩn và thu gọn ribbon tùy thuộc vào những gì tôi đang làm. Khi tôi đang viết, tôi giữ nó thu gọn; khi tôi đang định dạng, tôi ghim nó mở. Tất cả là về việc tìm ra sự cân bằng phù hợp cho nhiệm vụ hiện tại của bạn.

Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc trên bên phải của Ribbon. Thao tác này sẽ hiển thị menu Show Ribbon với nhiều tùy chọn. Theo mặc định, tùy chọn Always Show Ribbon được chọn. Để ẩn hoàn toàn Ribbon, hãy chọn "Full Screen Mode". Để chỉ hiển thị các tab, hãy nhấp vào "Show Tabs Only".


Bạn có thể mở lại bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào bất kỳ tab nào hoặc thiết lập phím tắt (Alt+H) để bật hoặc tắt ruy-băng ngay lập tức.

Một cách khác để thu nhỏ và khôi phục lại thanh Ribbon là nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào (như Home hoặc Insert) và chọn "Thu gọn thanh Ribbon".


Để hiển thị lại ribbon, hãy nhấp vào một tab cụ thể. Tuy nhiên, sau khi bạn bắt đầu viết, nó sẽ biến mất lần nữa. Để giữ ribbon mở vĩnh viễn, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào và bỏ chọn "Thu gọn Ribbon" hoặc chỉ cần nhấn Ctrl+F1.

7. Đặt lại Ribbon về Cài đặt Mặc định

Nếu thiết lập mới không hiệu quả hoặc làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn, bạn có thể dễ dàng đặt lại tùy chỉnh của một tab cụ thể hoặc tất cả các tab về cài đặt mặc định.

Nhấp vào menu thả xuống "Đặt lại" ở cuối hộp thoại và chọn "Chỉ đặt lại tab Ribbon đã chọn" hoặc "Đặt lại tất cả tùy chỉnh" tùy thuộc vào những gì bạn muốn khôi phục.


Sau khi xác nhận, thao tác này sẽ khôi phục ribbon của bạn về cài đặt gốc của Word để bạn có thể bắt đầu lại nếu cần. Đây là cách nhanh chóng, tiện lợi để hoàn tác các thay đổi mà không gặp rắc rối.

Tôi khuyên bạn nên xuất các tùy chỉnh của mình trước khi đặt lại (thông tin chi tiết hơn ở bên dưới), phòng trường hợp bạn muốn khôi phục một số thay đổi sau này.

8. Chia sẻ Ribbon tùy chỉnh của bạn

Sau khi hoàn thiện ribbon tùy chỉnh của mình, bạn có thể chia sẻ nó với người khác để họ có thể nhập cấu hình của bạn vào thiết lập Word của riêng họ. Microsoft Word cho phép bạn xuất các thiết lập ribbon tùy chỉnh của mình dưới dạng tệp XML (thường có phần mở rộng EXPORTEDUI), sau đó có thể nhập vào phiên bản Word khác.

Để chia sẻ ribbon tùy chỉnh của bạn, hãy quay lại Customize Ribbon và nhấp vào nút "Import/Export". Tiếp theo, chọn "Export All Customizations" và chọn nơi mong muốn để lưu tệp.


Để nhập một ribbon tùy chỉnh, hãy làm theo các bước tương tự, nhưng chọn "Nhập tùy chỉnh" và chọn tệp ".exportedUI" đã lưu. Tôi lưu tệp tùy chỉnh của mình trong bộ nhớ đám mây, vì vậy tôi luôn có quyền truy cập vào thiết lập ưa thích của mình, cho dù tôi đang sử dụng máy tính xách tay làm việc hay máy tính để bàn tại nhà.

Tùy chỉnh thanh công cụ Microsoft Word có vẻ như là một thay đổi nhỏ, nhưng nó có tác động rất lớn đến năng suất và tính dễ sử dụng. Bạn có thể khiến Ribbon hoạt động cho mình bằng cách điều chỉnh nó cho phù hợp với sở thích của bạn.