VietNetwork.Vn

Với ứng dụng Phím tắt, bạn có thể thêm dữ liệu tác vụ vào bảng tính Numbers.

Ứng dụng Phím tắt trên máy Mac có một số hành động hữu ích, bao gồm hành động có thể thêm dữ liệu vào đầu hoặc cuối bảng tính Numbers. Tôi sử dụng hành động này để theo dõi thời gian của mình bằng cách ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của các tác vụ trong bảng tính, sau đó tôi có thể phân tích theo bất kỳ cách nào tôi muốn.


1. Cách thiết lập tài liệu số của bạn để theo dõi thời gian

Trước khi tạo phím tắt, bạn sẽ cần tạo một tài liệu Numbers mà phím tắt của bạn có thể thêm dữ liệu vào. Sau đó, phím tắt sẽ thêm thời gian bắt đầu và kết thúc của bạn cho từng tác vụ vào tài liệu này.

Mở tài liệu Numbers mới và thêm tiêu đề cột cho Tên tác vụ, Ngày, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Thời lượng.


Nhấp và giữ biểu tượng đường kẻ đôi ở cuối màn hình và kéo lên để xóa tất cả các hàng bạn có thể. Numbers sẽ không cho phép bạn xóa hàng cuối cùng bên dưới tiêu đề của mình, nhưng bạn có thể xóa sau nếu muốn.


Nhấp vào Tệp > Lưu và mở danh sách thả xuống vị trí. Chọn "iCloud Drive".


Chọn thư mục Phím tắt. Thao tác này sẽ đảm bảo rằng các phím tắt có thể truy cập vào tài liệu Numbers của bạn.


Đặt tên dễ nhớ cho tài liệu và nhấp vào "Lưu".

2. Cách tạo phím tắt để ghi lại thời gian bắt đầu của một tác vụ

Bây giờ bảng tính của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể tạo phím tắt đầu tiên bằng ứng dụng Phím tắt trên máy Mac. Phím tắt này sẽ yêu cầu bạn nhập tên tác vụ bạn đang thực hiện. Sau khi bạn nhập, nó sẽ lấy thời gian và ngày hiện tại, đồng thời thêm tên tác vụ, ngày và thời gian bắt đầu vào một hàng mới ở cuối tài liệu của bạn. Thao tác này sẽ ghi lại nhật ký về thời điểm bạn bắt đầu mỗi tác vụ.

Mở ứng dụng Phím tắt và nhấp vào biểu tượng "+" (dấu cộng) để tạo phím tắt mới. Nhập "Hỏi" vào trường tìm kiếm và kéo hành động "Hỏi để nhập" vào phím tắt của bạn.



Nhấp vào "Nhắc nhở" và nhập lời nhắc yêu cầu nhập tên tác vụ bạn muốn bắt đầu, chẳng hạn như "Bạn đang bắt đầu tác vụ nào?" Nhập "Ngày" vào trường tìm kiếm và kéo hành động "Ngày" vào phím tắt của bạn.



Tìm kiếm "Numbers" và kéo hành động "Add Row to Top or Bottom of Table" vào phím tắt của bạn. Nhấp vào "Date" và chọn "Clear" để xóa. Nhấp vào "Numbers Spreadsheet" và chọn bảng tính đã tạo trước đó.





Giữ phím Control và nhấp vào "Giá trị", chọn "Chèn biến" nếu có tùy chọn này và chọn "Yêu cầu nhập dữ liệu". Thao tác này sẽ thêm tên tác vụ vào cột "Tác vụ" trong bảng tính của bạn.



Nhấp vào biểu tượng "+" (dấu cộng) bên cạnh mục "Thêm để lựa chọn đầu vào" mới, sau đó giữ phím Control và nhấp vào "Giá trị", chọn "Chèn biến" và chọn "Ngày". Nhấp vào menu thả xuống "Định dạng thời gian" và chọn "Không có". Thao tác này sẽ thêm ngày (không có giờ) vào cột "Ngày" trong bảng tính của bạn.





Nếu không thấy nút "+" (dấu cộng), hãy nhập một chữ cái ngẫu nhiên vào hộp Yêu cầu nhập liệu, sau đó hoàn tất phần tiếp theo trước khi quay lại để thêm Yêu cầu nhập liệu vào hộp biến đầu tiên một lần nữa.

Nhấp vào biểu tượng "+" (dấu cộng), giữ phím Control và nhấp vào "Giá trị", chọn "Chèn biến" và chọn "Ngày". Trong mục "Lấy", chọn "Thời gian". Thao tác này sẽ thêm thời gian vào cột "Thời gian" trong bảng tính của bạn.




Nhấp vào tên phím tắt và đổi tên thành tên mô tả, như "Bắt đầu theo dõi thời gian". Phím tắt cuối cùng của bạn sẽ trông giống như ảnh chụp màn hình bên dưới.


Nhấp vào biểu tượng "i" ở ngăn bên phải và chọn "Ghim vào Thanh Menu". Thao tác này sẽ giúp truy cập nhanh phím tắt từ thanh menu. Bạn cũng có thể nhấp vào "Thêm Phím tắt" để thêm tổ hợp phím tùy chỉnh để bắt đầu phím tắt của mình.




3. Cách tạo phím tắt để ghi lại thời gian kết thúc của một tác vụ

Phím tắt ở trên sẽ ghi lại thời gian bạn bắt đầu một tác vụ. Sau đó, bạn có thể tạo một phím tắt khác để ghi lại thời gian bạn dừng lại. Phím tắt này dễ hơn một chút vì bạn không cần phải hỏi tên tác vụ.

Mở Phím tắt và nhấp vào biểu tượng "+" (dấu cộng) để tạo phím tắt mới. Tìm kiếm "Ngày" và kéo hành động "Ngày" vào phím tắt của bạn.



Tìm kiếm "Numbers" và kéo hành động "Add Row to Top or Bottom of Table" vào phím tắt của bạn. Nhấp vào "Date" và chọn "Clear" để xóa biến. Nhấp vào "Numbers Spreadsheet" và chọn bảng tính mà bạn đã tạo ở đầu bài viết.





Nhấp vào "Giá trị" và nhập "X" sẽ là một trình giữ chỗ mà chúng ta sẽ xóa ngay. Nhấp vào biểu tượng "+" (dấu cộng), sau đó giữ Control và nhấp vào "Giá trị". Chọn "Chèn biến" và chọn "Ngày". Nhấp vào menu thả xuống "Định dạng thời gian" và chọn "Không có". Thao tác này sẽ thêm ngày kết thúc cho tác vụ của bạn vào cột "Ngày" trong bảng tính.






Nhấp vào "+" (dấu cộng) và nhập "Y" làm trình giữ chỗ khác. Nhấp vào "+" (dấu cộng) và giữ Control khi nhấp vào "Giá trị". Chọn "Chèn biến" và chọn "Ngày". Trong phần "Lấy", chọn "Thời gian". Thao tác này sẽ thêm thời gian hiện tại vào cột "Thời gian kết thúc" trong bảng tính của bạn.





Xóa các chỗ giữ chỗ "X" và "Y" cần được thay thế bằng từ "Giá trị". Điều này đảm bảo rằng không có nội dung nào được nhập vào các cột "Tên tác vụ" và "Thời gian bắt đầu" trong bảng tính của bạn bằng cách truyền các giá trị trống cho các cột này.



Nhấp vào tên phím tắt và nhập thông tin mô tả, như "Theo dõi thời gian kết thúc". Phím tắt hoàn chỉnh của bạn sẽ trông giống như ảnh chụp màn hình bên dưới.


Nhấp vào biểu tượng "i" ở khung bên phải và chọn "Ghim vào thanh menu". Bạn cũng có thể nhấp vào "Thêm phím tắt" nếu muốn thêm tổ hợp tùy chỉnh cho phím tắt của mình.




4. Sử dụng các phím tắt theo dõi thời gian của bạn

Bây giờ bạn đã tạo các phím tắt theo dõi thời gian, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng chúng. Khi bạn bắt đầu một tác vụ, hãy nhấp vào biểu tượng Phím tắt trên thanh menu (bạn có thể cần phải bỏ ẩn thanh menu nếu bạn đã ẩn nó). Chọn phím tắt bắt đầu theo dõi thời gian. Một hộp thoại sẽ xuất hiện hỏi bạn đang bắt đầu tác vụ nào. Nhập tên tác vụ và nhấp vào "Xong".




Tên tác vụ, ngày hiện tại và thời gian bắt đầu sẽ được thêm vào một hàng mới trong bảng tính của bạn. Nếu muốn, tại thời điểm này, bạn có thể xóa hàng trống mà chúng tôi không thể xóa trước đó bằng cách nhấp chuột phải vào số hàng và chọn "Xóa hàng".



Khi bạn ngừng làm việc trên tác vụ của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Phím tắt trên thanh menu và chọn phím tắt bạn đã tạo để kết thúc theo dõi thời gian. Ngày và giờ kết thúc sẽ được thêm vào bảng tính của bạn. Bạn có thể tiếp tục sử dụng phím tắt của mình để ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi tác vụ.




5. Tính toán thời gian của một nhiệm vụ bằng số

Biết khi nào bạn bắt đầu và kết thúc một tác vụ là hữu ích, nhưng có lẽ bạn cũng muốn biết thời lượng. Thật đơn giản để tính toán điều này trong bảng tính của bạn. Nhấp vào ô thứ hai của cột "Thời lượng". Nhập "=" sau đó nhấp vào giá trị trong cột "Thời gian kết thúc". Nhập "-" (trừ) và chọn giá trị trong cột "Thời gian bắt đầu". Nhấn Enter và thời lượng sẽ được tính toán.





Theo thời gian, bảng tính của bạn sẽ chứa ngày càng nhiều dữ liệu. Bạn có thể kéo thanh điều khiển điền cho công thức thời lượng xuống để áp dụng cho tất cả các ô trong cột thời lượng, giống như bạn có thể làm trong Excel. Thao tác này sẽ tính toán thời lượng của tất cả các tác vụ đã ghi nhật ký của bạn.

Sau đó, bạn có thể sử dụng Numbers để thực hiện hầu hết mọi thứ bạn muốn với thông tin này, chẳng hạn như tạo biểu đồ hình tròn về các nhiệm vụ của bạn hoặc tìm các nhiệm vụ mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Sau khi đưa dữ liệu vào bảng tính bằng các phím tắt, bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với dữ liệu đó.

Numbers thường bị bỏ qua, vì mọi người thích sử dụng các ứng dụng như Excel hoặc Google Sheets. Tuy nhiên, khả năng thêm dữ liệu vào bảng tính của bạn thông qua các hành động trong ứng dụng Phím tắt khiến Numbers trở thành một công cụ rất hữu ích trong kho vũ khí của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là quyết định cách sử dụng tốt nhất.