VietNetwork.Vn

Không thể sống thiếu Sheets!

Trong khi làm việc tự do mang lại cho bạn sự linh hoạt, nó cũng mang lại thêm trách nhiệm. Việc xoay xở giao tiếp với nhiều khách hàng, đáp ứng thời hạn, gửi hóa đơn và theo dõi chi phí có thể trở nên quá sức. Để giữ được sự tỉnh táo, tôi sử dụng Google Sheets để quản lý mọi thứ.


1. Theo dõi các nhiệm vụ đang chờ xử lý và đã hoàn thành của tôi

Những người làm nghề tự do thường phải quản lý nhiều dự án cho nhiều khách hàng cùng một lúc. Là một người viết, tôi cũng cần theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang chờ xử lý cũng như mức giá cụ thể cho từng bài viết. Tôi từng thấy nhiệm vụ này rất khó khăn cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Google Sheets, giúp mọi thứ dễ xử lý hơn nhiều.

Tôi tạo một bảng tính riêng cho mỗi khách hàng trong một bảng tính duy nhất. Bất cứ khi nào được giao một nhiệm vụ, tôi ghi lại nhiệm vụ đó với trạng thái "Đang chờ". Khi nhiệm vụ hoàn thành, tôi cập nhật trạng thái thành "Đã hoàn thành". Tôi cũng bao gồm ngày xuất bản, liên kết bài viết và tỷ lệ thanh toán để dễ tham khảo. Để việc quét dễ dàng hơn, tôi cũng mã hóa màu các hàng dựa trên trạng thái của chúng.

2. Lưu giữ hồ sơ khách hàng để tiếp cận

Là một cây viết tự do, tôi luôn tìm kiếm khách hàng mới—vì bạn không bao giờ biết khi nào một trong những khách hàng quen của bạn có thể làm chậm tốc độ xuất bản nội dung của họ. Phần khó khăn là bạn không thể nộp đơn xin việc hoặc liên hệ với khách hàng tiềm năng khi bạn thấy có cơ hội. Tôi đã từng bỏ lỡ những công việc đầy hứa hẹn chỉ vì tôi quên lưu liên kết đến bài đăng việc làm.

Bây giờ, tôi ghi lại mọi cơ hội mà tôi bắt gặp—cho dù đó là bài đăng việc làm trên LinkedIn, một trang web tuyển dụng mà tôi tình cờ tìm thấy hay một công việc tự do được đề cập trong bản tin. Việc lưu giữ tất cả các đầu mối này ở một nơi cho phép tôi tiếp cận theo tốc độ của riêng mình và giúp theo dõi dễ dàng hơn những khách hàng nào đã phản hồi và tôi đang ở đâu trong quá trình ứng tuyển.

3. Theo dõi chi phí làm việc tự do của tôi

Tôi cũng theo dõi các khoản chi phí liên quan đến nghề tự do của mình trong Google Sheets để có mọi thứ ở một nơi. Bao gồm đăng ký phần mềm, nâng cấp thiết bị và thậm chí cả hóa đơn internet. Tôi ghi lại các chi tiết như ngày mua, số tiền đã chi và tên của mặt hàng hoặc dịch vụ. Vì Google Sheets dễ truy cập nên tôi có thể cập nhật khi đang di chuyển, ngay cả từ điện thoại của mình.

Điều này cho phép tôi xem lại chi tiêu của mình trong vài tháng qua và phát hiện bất kỳ khoản chi tiêu không cần thiết nào. Điều này đặc biệt hữu ích để theo dõi các đăng ký định kỳ để tôi có thể dễ dàng hủy bất kỳ đăng ký nào mà tôi không còn cần nữa trước khi bị tính phí. Việc có tất cả thông tin này ở một nơi khiến tôi cảm thấy có tổ chức hơn nhiều và bớt căng thẳng hơn.

4. Hợp tác với khách hàng và các thành viên trong nhóm

Tôi thường xuyên cần đưa ra ý tưởng nội dung và chia sẻ chúng với các khách hàng hoặc đầu mối SEO để nhận phản hồi hoặc phê duyệt. Việc trao đổi qua lại qua các chuỗi email vô tận có thể tốn thời gian và gây bực bội. Đó là lý do tại sao tôi thích sắp xếp tất cả các ý tưởng của mình trong Google Sheet và chia sẻ tài liệu duy nhất đó với đúng người để dễ dàng thu thập ý kiến đóng góp của họ.

Tôi cũng sử dụng Google Sheets để theo dõi hiệu suất của các bài viết đã xuất bản của mình thông qua Google Analytics, quản lý thông tin chi tiết về thanh toán (như số tiền khách hàng nợ tôi) và thu thập phản hồi—tất cả ở một nơi. Nó giúp mọi thứ được sắp xếp và hiệu quả. Thêm vào đó, tôi có thể kiểm soát quyền—cho dù ai đó có thể chỉ xem, bình luận hay chỉnh sửa trang tính như tôi.

5. Tạo hóa đơn trông chuyên nghiệp

Mọi người đều mong chờ đến ngày trả lương, và khi công ty của bạn xử lý mọi thứ tự động, và tiền được chuyển thẳng vào tài khoản ngân hàng của bạn, thì mọi thứ diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Nhưng với tư cách là một người làm việc tự do làm việc trực tiếp với khách hàng, đó không phải là cách tôi làm. Tôi phải tạo hóa đơn cho một số khách hàng, điều này có thể hơi rắc rối. Rất may, Google Trang tính đơn giản hóa toàn bộ quy trình.

Tôi đã thiết lập một mẫu hóa đơn có thể tái sử dụng bao gồm mọi thứ: tên khách hàng, chi tiết bài viết, giờ làm việc, tỷ lệ và tổng số tiền phải trả. Vào đầu mỗi tháng, tôi sao chép mẫu và bắt đầu điền thông tin chi tiết bằng cách sử dụng bảng tính nơi tôi theo dõi tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành của mình. Đến cuối tháng, tôi đã có một hóa đơn được đánh bóng sẵn sàng để sử dụng.

6. Tổ chức danh sách việc cần làm và lập kế hoạch dự án

Vì tôi dựa vào Google Trang tính cho hầu hết các hoạt động theo dõi của mình, nên nó tự nhiên trở thành một phần cốt lõi trong quy trình làm việc hàng ngày của tôi. Tôi sử dụng nó để chia nhỏ từng bài viết thành các bước có thể thực hiện được—như phác thảo dàn ý, thu thập liên kết nghiên cứu, v.v. Tôi cũng theo dõi mọi dự án khi nó trải qua các giai đoạn khác nhau, chẳng hạn như ý tưởng được đưa ra, đang chờ phê duyệt, đã được phê duyệt, đã gửi hoặc cần sửa đổi.

Tôi có một bảng tính riêng cho từng khách hàng, nơi tôi quản lý các dự án của họ. Và vì tôi thường xuyên phải cộng tác với khách hàng, tôi sử dụng cùng một bảng tính để chia sẻ các bản cập nhật và thu thập phản hồi—không cần phải tạo các phiên bản riêng biệt. Cùng với các bảng tính dài hạn này, tôi cũng duy trì một trình theo dõi hàng ngày, nơi tôi ghi lại các tác vụ, theo dõi tiến độ và đánh dấu các mốc quan trọng để luôn có trách nhiệm.

Đó là cách Google Sheets trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy trong hành trình làm việc tự do của tôi. Nếu bạn đang phải xử lý nhiều ứng dụng để xử lý các tác vụ tương tự, Google Sheets có thể cải thiện quy trình làm việc của bạn và có khả năng thay thế chúng. Chỉ cần nhớ rằng—khi chia sẻ các trang tính của bạn, hãy chỉ định đúng quyền. Việc cấp nhiều quyền truy cập hơn mức cần thiết có thể gây ra sự cố sau này.