VietNetwork.Vn

Nâng cao khả năng viết của bạn trong Microsoft Word!

Tôi đã sử dụng Copilot, một trợ lý AI của Microsoft, kể từ khi nó được giới thiệu. Nó giúp tôi soạn thảo nội dung, tóm tắt tài liệu, điều chỉnh giọng điệu văn bản, viết lại các đoạn văn thành văn xuôi trau chuốt, v.v. Dưới đây, tôi sẽ chia sẻ cách tôi sử dụng Copilot để cải thiện khả năng viết của mình và cách bạn cũng có thể tận dụng nó.


1. Yêu cầu Copilot giúp bạn tạo dàn ý

Mỗi bài viết đều bắt đầu bằng một dàn ý và Microsoft Copilot có thể nhanh chóng tạo ra một dàn ý để giúp tôi bắt đầu soạn thảo tài liệu của mình. Tất cả những gì tôi cần làm là chỉ định chủ đề mà tôi muốn Copilot hỗ trợ.

Ví dụ, tôi muốn viết về "Vai trò của AI trong phát triển kinh doanh". Vì vậy, tôi đã nhắc Copilot rằng "Viết dàn ý nhanh cho bài viết về vai trò của AI trong phát triển kinh doanh". Sau đó, trợ lý AI đã tạo dàn ý sau cho tôi.


Bạn có thể tinh chỉnh dàn ý bằng cách tạo dàn ý mới từ đầu hoặc đưa ra lời nhắc bổ sung để tinh chỉnh.

2. Cải thiện khả năng đọc văn bản bằng cách viết lại nội dung

Đôi khi, tôi hoàn thành việc viết một tài liệu nhưng muốn sửa lại một vài đoạn văn. Trong những trường hợp này, tôi sử dụng tính năng viết lại của Copilot, tính năng này cung cấp ba phiên bản thay thế của văn bản để tôi lựa chọn. Để sử dụng tính năng này, tôi chỉ cần chọn văn bản, nhấp vào biểu tượng Copilot và chọn "Tự động viết lại". Nếu tôi thích bất kỳ tùy chọn nào, tôi nhấp vào nút "Thay thế".


Bằng cách đó, Copilot sẽ tự động thay thế văn bản gốc bằng phiên bản tôi đã chọn. Nếu không hài lòng, tôi sẽ tạo thêm nhiều phiên bản cho đến khi tìm được phiên bản phù hợp.

3. Điều chỉnh tông màu văn bản của bạn với Copilot

Copilot cũng cho phép tôi điều chỉnh tông màu của văn bản để phù hợp với đối tượng mục tiêu cho tài liệu của tôi. Điều này đảm bảo rằng nội dung duy trì tông màu mong muốn trong suốt và loại bỏ nhu cầu phải viết lại cho các đối tượng khác nhau. Copilot cung cấp năm tùy chọn tông màu: Trung tính, Chuyên nghiệp, Thường ngày, Sáng tạo và Ngắn gọn.


Để thay đổi âm điệu, hãy nhấp vào biểu tượng giai điệu, chọn âm điệu ưa thích từ danh sách, nhấp vào "Tạo lại" và chọn một trong những phiên bản mới tạo.

4. Hãy để Copilot đưa ra quyết định thay mặt bạn

Đôi khi, tôi vô tình vượt quá số lượng từ và cần cắt bớt những điểm ít hữu ích hơn và giữ lại những điểm quan trọng. Tương tự như vậy, tôi thường kết thúc với quá nhiều điểm bullet khi tôi chỉ có thể sử dụng một nửa. Trong những trường hợp này, tôi dựa vào Copilot để giúp tôi quyết định những gì cần giữ lại và những gì cần loại bỏ, về cơ bản là đưa ra quyết định thay tôi.

Ví dụ, tôi yêu cầu nó giữ lại sáu ý quan trọng nhất trong một danh sách và nó sẽ tự động giữ lại những ý chính trong khi loại bỏ những ý ít quan trọng hơn.


Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn không nên hoàn toàn phụ thuộc vào Copilot cho các quyết định của mình. Xét cho cùng, đây là một trợ lý AI vẫn còn trong giai đoạn trứng nước.

Nếu bạn sử dụng Microsoft Word trên macOS, hãy xem cách bạn có thể tải trợ lý Microsoft Copilot cho máy Mac của mình.

5. Tóm tắt dễ dàng tài liệu dài

Copilot cũng hỗ trợ tôi tóm tắt tài liệu, vì vậy tôi không phải đọc mọi thứ một cách chi tiết. Nó phân tích tài liệu và tạo ra một bản tóm tắt làm nổi bật các điểm chính, giúp tôi nắm bắt nhanh chóng các ý chính. Tôi cũng có thể yêu cầu Copilot thêm chi tiết, điều chỉnh giọng điệu và sửa đổi bản tóm tắt. Đó là một tính năng của Copilot mà sinh viên nên tận dụng tối đa.


Để sử dụng tính năng này, hãy nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên bên phải của dải băng Trang chủ. Thao tác này sẽ mở hộp thoại ở thanh bên phải. Tại đó, hãy nhấp vào nút "Tóm tắt tài liệu này".

Copilot có thể bỏ sót những chi tiết quan trọng khi tóm tắt một tài liệu. Vì vậy, hãy xem lại nội dung để xác nhận rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót.

6. Lấy thông tin có liên quan từ tài liệu

Tôi cũng có thể trích xuất thông tin có liên quan từ một tài liệu bằng cách đặt các câu hỏi cụ thể. Đây là một trong những tính năng yêu thích của tôi trong trợ lý AI. Tôi có thể đặt các câu hỏi tiếp theo cho mỗi phản hồi để tinh chỉnh câu trả lời hơn nữa. Ví dụ, nếu đồng nghiệp gửi cho tôi một kế hoạch dự án, tôi có thể yêu cầu Copilot xác định các nhiệm vụ được giao cho tôi.

Copilot sẽ xác định các mục hành động từ tài liệu. Sau đó, tôi có thể hỏi về thời hạn hoặc các chi tiết khác mà không cần phải tự mình xem xét toàn bộ tài liệu.


Theo kinh nghiệm của tôi, Copilot luôn tìm thấy thông tin có liên quan dựa trên lời nhắc của bạn. Tuy nhiên, bạn nên xem lại kết quả theo cách thủ công để đảm bảo không bỏ sót thông tin nào.

7. Hiển thị văn bản dưới dạng bảng bằng Copilot

Copilot cũng cho phép tôi tự động chuyển đổi văn bản đã viết thành bảng. Chỉ cần chọn văn bản bạn muốn chuyển đổi và nó sẽ tự động xác định số cột và hàng thích hợp để tạo bảng. Nếu kết quả không hoàn toàn đúng, bạn có thể điều chỉnh số cột hoặc hàng và tùy chỉnh bảng để đáp ứng nhu cầu của mình.

Để sử dụng tính năng này, hãy chọn văn bản, nhấp vào biểu tượng Copilot và chọn "Visualize as a Table" từ menu thả xuống. Sau đó, văn bản của bạn sẽ được chuyển đổi thành bảng.


8. Sử dụng Copilot để tạo ý tưởng nội dung

Là một người viết, tôi thường xuyên cần tìm chủ đề mới và Copilot giúp tôi thực hiện nhiệm vụ này dễ dàng hơn nhiều. Sau khi hoàn thành một bài viết, tôi yêu cầu Copilot tạo ý tưởng nội dung dựa trên các khái niệm hoặc chủ đề mà tôi chỉ đề cập sơ qua. Nó cũng có thể tạo ra các ý tưởng tương tự như bài viết hoặc dựa trên bất kỳ gợi ý sáng tạo nào khác mà bạn cung cấp.

Ví dụ, sau khi viết bài viết về "Những lý do thuyết phục để ngừng sử dụng mạng xã hội", tôi đã yêu cầu Copilot đưa ra thêm các ý tưởng nội dung và đây là những gì họ đưa ra:


9. Tạo nội dung bằng cách tham chiếu đến một tệp khác

Microsoft Copilot cũng cho phép bạn tạo nội dung bằng cách tham chiếu đến một tệp khác. Ví dụ, nếu bạn có một tài liệu Word về một chủ đề mà bạn muốn đưa vào tài liệu chính của mình, bạn có thể sử dụng Copilot để tóm tắt nội dung đó. Chỉ cần tham chiếu đến tệp và Copilot sẽ đọc qua tệp đó và cung cấp bản tóm tắt mà bạn có thể thêm vào tài liệu chính của mình.

Bạn cũng có thể yêu cầu Copilot điều chỉnh độ dài và giọng điệu của nội dung tóm tắt cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Để sử dụng tính năng này, hãy nhập yêu cầu của bạn, chẳng hạn như "tóm tắt nội dung trong", sau đó nhấp vào "Tham chiếu tệp" và chọn tệp bạn muốn đưa vào. Sau đó, nhấp vào "Tạo".

Đây là một số tính năng của Copilot hỗ trợ tôi viết trong Microsoft Word. Nếu bạn chưa sử dụng Copilot, bạn đang bỏ lỡ sự hỗ trợ có giá trị. Hãy thử và xem nó cải thiện trải nghiệm của bạn như thế nào. Chỉ cần lưu ý rằng đầu ra từ Copilot có thể chứa lỗi, vì vậy bạn nên xem xét cẩn thận.