VietNetwork.Vn

Hãy để Power Automate for Desktop thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại đó!

    Power Automate trên Windows là công cụ cho phép bạn tự động hóa các ứng dụng web và máy tính để bàn.
    Tự động hóa tác vụ trong Power Automate bao gồm việc tạo một luồng và điền các hành động vào đó.
    Hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng các luồng của mình để đảm bảo chúng hoạt động như mong đợi.


Những tác vụ lặp đi lặp lại mà bạn đang thực hiện trên Windows có thể dễ dàng được tự động hóa không? Có thể. May mắn thay, Windows có một công cụ có tên là Power Automate có thể giúp ích, và tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu sử dụng công cụ này để tăng tốc quy trình làm việc của bạn.

1. Power Automate dành cho máy tính để bàn là gì?

Power Automate trên Windows là ứng dụng mô phỏng các hành động của chuột và bàn phím, giúp bạn tự động hóa các tác vụ trong môi trường máy tính để bàn Windows của mình. Các tác vụ có thể được tự động hóa bao gồm sắp xếp và sao lưu tệp, trích xuất dữ liệu từ tài liệu, nhập dữ liệu vào tài liệu, thu thập dữ liệu từ trang web và quản lý email và hộp thư đến của bạn.

2. Cách tự động hóa một tác vụ lặp lại trên Windows

Mặc dù sử dụng Power Automate hết tiềm năng có thể phức tạp, nhưng việc tự động hóa các tác vụ đơn giản và lặp đi lặp lại có thể đơn giản. Bạn tạo một luồng, thêm các hành động cần thiết, chạy thử nghiệm để đảm bảo luồng hoạt động như mong đợi và thực hiện luồng khi cần.

Đối với ví dụ của chúng tôi, tôi sẽ tạo một kịch bản trong đó một tài liệu Word được mở, lưu dưới dạng PDF, sau đó được chuyển đến một thư mục OneDrive được chia sẻ. Như bạn có thể hình dung, điều này có thể hợp lý hóa quy trình nếu bạn là người chịu trách nhiệm cập nhật tài liệu, chuyển đổi thành PDF, sau đó tải lên OneDrive để mọi người truy cập.

3. Cài đặt và khởi chạy Power Automate

Power Automate phải được cài đặt sẵn trên máy tính của bạn nếu bạn đang sử dụng Windows 11. Nếu máy tính chưa cài đặt hoặc bạn đang sử dụng Windows 10, bạn có thể cài đặt Power Automate từ trang Microsoft Store.

Sau đó, bạn có thể khởi chạy Power Automate trực tiếp từ menu Start. Để thực hiện điều đó, hãy nhấp vào thanh Tìm kiếm, nhập power automate và nhấp vào "Power Automate" trong kết quả tìm kiếm.


4. Tạo luồng

Sau khi khởi chạy Power Automate, bạn phải tạo một luồng, một tệp chứa chuỗi hành động.

Để thực hiện điều đó, hãy nhấp vào "Luồng mới" ở góc trên bên trái của màn hình.


Đặt tên cho luồng và nhấp vào nút "Tạo" để mở cửa sổ chỉnh sửa luồng.


5. Thêm hành động

Bây giờ là lúc đưa một số hành động vào luồng, đây là chuỗi các tác vụ trong luồng.

Khi bạn tạo và chỉnh sửa luồng của mình, hãy lưu thường xuyên bằng cách nhấp vào "Lưu"—biểu tượng đĩa mềm—ở góc trên bên trái.

Để thêm hành động mở tệp Word, hãy mở rộng phần "Word" ở thanh bên trái và nhấp đúp vào hành động "Khởi chạy Word".


Đặt menu thả xuống Launch Word thành "And Open the Following Document" và dán đường dẫn tệp của tài liệu vào hộp văn bản Document Path. Sau đó, nhấp vào "Save" để khóa hành động đó.


Thao tác này sẽ tạo ra một biến luồng lưu trữ một phiên bản của tài liệu Word sau khi mở. Bạn có thể thấy nó ở bảng bên phải và đổi tên thành tên mô tả hơn nếu bạn đang làm việc với nhiều biến.


Trong kịch bản của chúng tôi, biến đóng vai trò là cách để Power Automate nhớ rằng nó đã mở một tài liệu Word. Điều này hữu ích vì nó có thể yêu cầu các hành động khác thực hiện một việc gì đó với nó. Điều này sẽ có ý nghĩa hơn trong một vài bước tiếp theo.

Tiếp theo, nhấp đúp vào thao tác "Lưu Word".


Trong menu thả xuống Word Instance, hãy đặt nó thành biến được tạo bởi hành động trước đó. Tiếp theo, đặt menu thả xuống Save Mode và Document Format thành "Save Document As" và "PDF" tương ứng. Cuối cùng, nhập đường dẫn tài liệu, tên và phần mở rộng tệp mong muốn.


Đảm bảo đường dẫn tài liệu là cục bộ—khi tôi thử lưu trực tiếp vào OneDrive, tôi gặp một số lỗi.

Tiếp theo, hãy yêu cầu Power Automate di chuyển tệp PDF vào thư mục OneDrive mong muốn. Để thực hiện, hãy nhấp vào "Files" ở thanh bên trái để mở rộng phần này và nhấp đúp vào hành động "Move File(s)".


Trong hộp văn bản Tệp(s) cần di chuyển, nhập đường dẫn đến tệp PDF và trong hộp văn bản Thư mục đích, nhập đường dẫn đến thư mục OneDrive được chia sẻ. Đặt menu thả xuống Nếu tệp tồn tại thành "Ghi đè" và nhấp vào nút "Lưu".


6. Kiểm tra và chạy luồng

Bây giờ bạn đã thiết lập hành động của mình, luồng đã hoàn tất. Đã đến lúc kiểm tra để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi.

Đóng tài liệu Word nếu bạn đang mở nó, sau đó nhấp vào "Phát"—biểu tượng phát—ở góc trên bên trái.


Bạn sẽ thấy quá trình tự động hóa diễn ra dựa trên các hành động—mở Word và lưu dưới dạng PDF trong OneDrive. Nếu chạy thành công, hãy lưu và đóng luồng.

Bạn sẽ tìm thấy luồng bạn đã tạo trong tab "Luồng của tôi" khi bạn mở Power Automate. Nhấp vào "Chạy" bất cứ khi nào bạn cần thực hiện.


Với kiến thức cơ bản này, bạn có thể khám phá sâu hơn về Power Automate và tạo luồng công việc của riêng mình để cải thiện quy trình làm việc.

Bạn cũng có thể lên lịch cho luồng chạy theo các khoảng thời gian và thời gian cụ thể. Tuy nhiên, tính năng này không được tích hợp trong Power Automate. Bạn phải lên lịch cho luồng chạy bằng một tính năng ít được biết đến trong Windows có tên là Task Scheduler.