VietNetwork.Vn

Cho dù đó là chuyển nhà, lên kế hoạch cho một chuyến đi lớn hay chuẩn bị thay đổi nghề nghiệp, các ứng dụng quản lý dự án cá nhân có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều. Trello miễn phí, mạnh mẽ và dễ sử dụng—đây là cách để bắt đầu.


1. Tại sao nên sử dụng một ứng dụng?

Có rất nhiều cách để tổ chức cuộc sống của bạn, từ những cuốn sổ tay bằng giấy và bút chì kiểu cũ cho đến các ứng dụng ghi chú, bảng tính, v.v. ( Excel để lập kế hoạch sự kiện, có ai không?). Tôi thậm chí còn sử dụng ứng dụng viết Scrivener làm công cụ lập kế hoạch chung.

Mỗi cách tiếp cận đều có ưu và nhược điểm, và qua nhiều năm, tôi nghĩ có rất ít cách mà tôi chưa thử. Nhưng khi nói đến sự kết hợp giữa tính linh hoạt, dễ sử dụng và tính thẩm mỹ, các công cụ lập kế hoạch chuyên dụng có xu hướng chiếm ưu thế. Chúng ta sẽ tìm hiểu thêm chi tiết cụ thể trong giây lát.

2. Không phải ứng dụng quản lý dự án dành cho công việc sao?

Các ứng dụng quản lý dự án có lẽ không phải là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nghĩ đến việc lập kế hoạch cho các dự án cá nhân. Chúng ta có xu hướng nghĩ về chúng trong bối cảnh công việc và chúng gợi nhớ đến những dự án nhóm quy mô lớn trong các công ty doanh nghiệp.

Bạn cũng có thể đã nghe mọi người đề cập đến trình độ chuyên môn của họ trong các công cụ quản lý dự án, điều này một lần nữa khiến chúng có vẻ phức tạp.

Một số ứng dụng quản lý dự án thực sự phức tạp—nhưng cũng có những ứng dụng rất đơn giản, như Trello.

3. Tại sao Trello?

Mặc dù tôi đã thử nghiệm nhiều cách tiếp cận khác nhau để lập kế hoạch cho cả dự án công việc và cá nhân (bạn có thể sử dụng bất kỳ số lượng ứng dụng nào để lập kế hoạch dự án ), nhưng tôi luôn nhanh chóng quay lại Trello vì năm lý do.

• Dễ sử dụng. Bạn chỉ mất không quá 10-20 phút để hiểu rõ về nó và các quy trình mà nó sử dụng rất trực quan. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tính năng kéo và thả để di chuyển các mục lên hoặc xuống theo mức độ ưu tiên hoặc theo thứ tự hoặc để di chuyển chúng từ cột này sang cột khác.
• Tính linh hoạt. Bạn có thể làm cho Trello hoạt động giống như một danh sách việc cần làm, một ứng dụng ghi chú, một bảng tính, một cơ sở dữ liệu, một ứng dụng nhắc nhở, bạn đặt tên cho nó.
• Nó có tính thẩm mỹ cao hoặc có thể được thực hiện rất dễ dàng. Khi kế hoạch dự án của bạn đẹp mắt, bản thân điều đó không chỉ là điều tốt mà còn có xu hướng khuyến khích bạn dành nhiều thời gian hơn để thực hiện chúng.
• Trello khiến việc cộng tác với người khác trở nên vô cùng dễ dàng.
• Nó miễn phí như miễn phí mãi mãi. Về mặt kỹ thuật, đây là một dự án freemium, có các cấp độ miễn phí và đăng ký, nhưng cấp độ miễn phí thực hiện mọi thứ bạn có thể cần cho các dự án cá nhân. Trong năm hoặc sáu năm sử dụng nó cho hàng chục dự án khác nhau, tôi chưa bao giờ phải chuyển sang cấp độ trả phí.

4. Một vài ví dụ

Tôi hiện đang bán một căn hộ và mua một căn hộ khác. Một bước là liệt kê các giao dịch mua hàng tiềm năng, vì vậy tôi đã tạo một dự án Trello ("bảng" trong Trello speak) cho việc này.

Bất kỳ danh sách nào tôi muốn xem đều được đưa vào cột Chờ. Khi tôi đã sắp xếp chế độ xem, tôi chỉ cần kéo nó vào cột Đã lên lịch. Nếu tôi loại bỏ nó thì tôi chỉ cần lưu trữ nó; nếu nó là một ứng cử viên, tôi đã chuyển nó vào cột Danh sách rút gọn. Và cứ thế đến một lời đề nghị được chấp nhận (điều mà tôi sẽ tin khi đứng trong căn hộ với một tay cầm chứng thư và tay kia cầm chìa khóa, nhưng đó lại là một câu chuyện khác!).


Một bảng khác là thiết kế căn hộ. Tôi sử dụng điều này để làm rõ mục tiêu cho ngôi nhà mới của mình, đối chiếu các ý tưởng, liệt kê những thứ chính tôi mang theo, lưu liên kết cho những thứ tôi muốn mua, liệt kê những thứ tôi định bán—và phác thảo bộ đồ dùng nhà thông minh mà tôi dự định để sử dụng cùng với những cảnh tôi muốn tạo.


Một trong những mục tiêu của tôi khi chuyển đi là quay trở lại lối sống tối giản hơn mà tôi đã có cho đến khi tôi chuyển đến sống với một người không phải là người theo chủ nghĩa tối giản. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ tôi cần giải quyết là xem xét từng tủ và quyết định nên giữ cái gì, bán cái gì và cho đi cái gì.

Tôi chia nhỏ mọi thứ theo từng phòng, rồi theo tủ hoặc ngăn kéo riêng lẻ. Tôi đang sử dụng một hệ thống mã hóa màu đơn giản để theo dõi tiến trình của mình, trong đó màu đỏ/hổ phách/vàng biểu thị quy mô của nhiệm vụ [còn lại] (màu đỏ nghĩa là có những quyết định quan trọng cần đưa ra), trong khi màu xanh lá cây nghĩa là nó đã hoàn thành.


5. Cách sử dụng Trello

Ở đây tôi đang minh họa phiên bản web của Trello, vì cá nhân tôi thích nó hơn, nhưng ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động hoạt động theo cùng một cách.

5.1. Tạo một bảng

Truy cập   Đăng nhập để xem liên kết và sử dụng liên kết "Tạo tài khoản" để đăng ký. Nếu được yêu cầu chọn gói của bạn, hãy chọn gói "Miễn phí". Sau khi bạn đã đăng ký, hãy chọn "Bảng" từ menu bên trái, sau đó nhấp vào dấu "+" lớn màu xanh lam ở trên cùng để thêm bảng.

Bạn sẽ được yêu cầu chọn giữa "Tạo bảng" và "Bắt đầu bằng mẫu". Cá nhân tôi thấy việc sử dụng tùy chọn đầu tiên để tạo thứ gì đó từ đầu sẽ dễ dàng hơn.

Bạn có thể chọn một trong các hình nền tiêu chuẩn—màu hoặc hình ảnh—hoặc "Tùy chỉnh" để tải lên hình nền của riêng bạn. Sở thích cá nhân của tôi là có một nền tảng tối giản nhưng thú vị, vì vậy tôi tìm kiếm các hình ảnh có sẵn miễn phí trên Unsplash và sử dụng một trong số đó.

5.2. Tạo danh sách

Tôi khuyên bạn nên đóng menu bên bằng cách nhấp vào nút "<" hiển thị bên dưới. Điều đó mang lại cho bạn một màn hình sạch hơn nhiều.


Bây giờ bạn sẽ có nút "Thêm danh sách" ở trên cùng bên trái. Nhấp vào đó và đặt tên cho nó, sau đó nhấp vào "Lưu". Thao tác này sẽ nhắc bạn về danh sách tiếp theo, vì vậy hãy lặp lại cho đến khi bạn có đủ số danh sách như mong muốn.


5.3. Thêm thẻ

Bây giờ bạn sẽ thấy mỗi danh sách đều có nút "Thêm thẻ", vì vậy chỉ cần nhấp vào đây để làm như vậy. Một lần nữa, lặp lại nhiều lần nếu muốn để thêm số lượng thẻ cần thiết vào mỗi danh sách.


5.4. Thêm ảnh

Nhấp vào bất kỳ thẻ nào để mở thẻ đó và bạn sẽ thấy tất cả các tùy chọn có sẵn. Nếu bạn muốn có một bức ảnh hiển thị trong phần tổng quan của mình, như trong ví dụ về tìm căn hộ của tôi, thì đây được gọi là ảnh bìa. Nhấp vào nút "Bìa" và tải ảnh của bạn lên.


Sau đó, ảnh sẽ hiển thị trên thẻ ở chế độ xem chính:


Thay vào đó, nếu bạn chỉ muốn hiển thị ảnh khi mở thẻ, hãy sử dụng nút "Đính kèm".

5.5. Thêm liên kết

Nhấp vào thẻ để mở thẻ, sau đó nhấp vào nút "Mô tả".

Bạn có thể chỉ cần dán vào một liên kết hoặc bạn có thể thực hiện theo kiểu HTML: Trước tiên hãy nhập mô tả của bạn, sau đó đánh dấu mô tả đó và nhấn vào nút liên kết được đánh dấu bên dưới—điều này mang lại giao diện gọn gàng hơn.


Bạn cũng sẽ thấy các tùy chọn ở đây để liên kết với các thẻ hiện có.

5.6. Thêm danh sách kiểm tra

Mọi thứ khác từ thời điểm này đều được thêm vào theo cách tương tự: Mở thẻ, sau đó chọn tùy chọn từ menu bên phải mà chúng tôi đã sử dụng để thêm ảnh bìa. Tôi sẽ bỏ qua các ảnh chụp màn hình vì đây chỉ là cùng một hình ảnh.

Để thêm danh sách kiểm tra, chỉ cần nhấp vào nút Danh sách kiểm tra.

5.7. Thêm thời hạn

Nếu thẻ đại diện cho một nhiệm vụ, bạn có thể đặt thời hạn bằng cách nhấp vào nút "Ngày". Theo mặc định, bạn sẽ nhận được lời nhắc vào ngày trước khi đến hạn nhưng bạn có thể thay đổi điều này từ menu thả xuống.

Lưu ý rằng thời hạn không phải là cách duy nhất bạn có thể sử dụng ngày tháng. Ví dụ, đối với việc tìm căn hộ của tôi, tôi đã sử dụng ngày để chỉ ngày của cuộc hẹn xem nhà.

5.8. Sử dụng mã màu

Để mã hóa thẻ màu, hãy nhấp vào nút "Nhãn". Bạn sẽ nhận được một tập hợp các màu mặc định nhưng cũng có thể chỉnh sửa các màu này. Chỉ cần chọn hộp bên cạnh một màu để thêm màu đó vào thẻ. Nếu bạn muốn đặt tên cho nhãn được mã hóa bằng màu, hãy nhấp vào nút bút chì (chỉnh sửa) bên cạnh màu và nhập tên của bạn.


Tùy thuộc vào cách bạn sử dụng tính năng này, đôi khi bạn có thể muốn áp dụng nhiều màu cho thẻ và Trello cho phép bạn kiểm tra bao nhiêu màu tùy thích.

Bạn có thể thấy những màu này hiển thị như thế nào trong bảng thu nhỏ của tôi:


5.9. Di chuyển mọi thứ xung quanh (Danh sách và thẻ)

Cho dù bạn muốn di chuyển thẻ lên hay xuống danh sách, di chuyển thẻ từ danh sách này sang danh sách khác hay di chuyển danh sách sang trái hoặc sang phải, bạn đều có thể thực hiện tất cả chỉ bằng cách kéo và thả, chọn thẻ lên theo cạnh của nó..

Tuy nhiên, có một điều khó hiểu cần chú ý. Trello cũng cho phép bạn kéo một thẻ vào trong một thẻ khác bằng cách nhặt nó lên ở giữa, nơi nó được thêm dưới dạng tệp đính kèm (thực chất là một siêu liên kết từ thẻ này sang thẻ khác). Nếu thẻ vẫn giữ nguyên kích thước và hình tròn khi bạn kéo thì bạn đang kéo thẻ—nhưng nếu thẻ thay đổi thành hình vuông nhỏ thì bạn đang ở chế độ chèn. Nếu bạn nhận được thứ đó và không muốn nó, thì chỉ cần kéo nó vào bất kỳ đâu ngoài danh sách của bạn và để nó đi.

5.10. Hợp tác với gia đình và bạn bè

Điều cuối cùng cực kỳ dễ dàng trong Trello là cộng tác với những người khác. Chỉ cần nhấn vào nút Chia sẻ ở trên cùng bên phải và nhập địa chỉ email của họ. Sau đó, họ sẽ được cấp toàn quyền truy cập vào bảng và có thể sử dụng cũng như chỉnh sửa bảng giống như bạn.

Có một số tính năng chỉ dành cho đăng ký, nhưng cá nhân tôi chưa bao giờ cần bất kỳ tính năng nào trong số đó. Bạn bị giới hạn tối đa 10 bảng đang hoạt động cùng một lúc, nhưng nếu cần nhiều hơn, bạn có thể đóng các bảng để nhường chỗ cho nhiều bảng hơn. Đối với hầu hết mọi người sử dụng Trello cho các dự án cá nhân, nó sẽ miễn phí mãi mãi.