VietNetwork.Vn

Cải thiện tính rõ ràng và tính tổ chức của tài liệu Word.

Cho dù bạn muốn sử dụng số trang để phân biệt giữa phần mở đầu và nội dung chính của tiểu thuyết, phần giới thiệu và các chương của luận văn hay nội dung và mục lục của sách giáo khoa, thì công cụ Ngắt phần của Microsoft Word chính là giải pháp phù hợp.


Tất cả ảnh chụp màn hình trong bài viết này đều hiển thị các ký tự không in, vì việc kích hoạt các ký tự này giúp hiểu cấu trúc của tài liệu dễ dàng hơn nhiều. Để tạo cùng một thiết lập trong tài liệu Word của bạn, hãy nhấn Ctrl+Shift+8 hoặc nhấp vào biểu tượng pilcrow ("¶") trong nhóm Paragraph của tab Home trên ribbon.

Giả sử bạn đã hoàn thành việc viết một bài báo học thuật và muốn thêm các hệ thống đánh số trang khác nhau vào mỗi phần trong ba phần:

    Đối với phần giới thiệu (phần 1), bạn muốn số trang được viết hoa theo chữ số La Mã (I, II, III...).
    Đối với phần nội dung chính (phần 2), bạn muốn các trang được đánh số bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3...).
    Đối với phần kết luận (phần 3), bạn nên sử dụng số La Mã viết thường (i, ii, iii...).

Hơn nữa, khi bắt đầu mỗi phần, bạn muốn đánh số trang bắt đầu lại từ 1.

Sau đây là cách bạn có thể thực hiện điều này.

1. Bước 1: Chèn ngắt phần

Đầu tiên, cần phải có một Ngắt phần giữa mỗi phần. Nếu bạn chưa có những mục này, hãy di chuyển con trỏ đến cuối phần giới thiệu và trong tab Bố cục trên ruy-băng, nhấp vào Ngắt > Trang tiếp theo.


Điều này tạo ra một rào cản cứng giữa phần giới thiệu và phần nội dung chính, đồng thời chuyển phần đầu của phần nội dung chính sang trang tiếp theo.

Quá trình này có thể đặt thêm một dòng trống ở đầu nội dung chính, bạn có thể xóa dòng này bằng cách nhấn Delete.


Bây giờ, hãy lặp lại quá trình này ở phần cuối của phần thân bài để tách nó ra khỏi phần kết luận.


2. Bước 2: Hủy liên kết các phần

Hiện tại, mặc dù bạn đã thêm Section Breaks giữa mỗi phần của tác phẩm, header và footer của chúng vẫn được liên kết. Điều này có nghĩa là nếu bạn chèn số trang ngay bây giờ, số trang của mỗi phần sẽ tiếp tục từ số trang của phần trước. Vì vậy, bước tiếp theo liên quan đến việc phá vỡ kết nối này.

Trong hướng dẫn này, tôi sử dụng tiêu đề trang cho số trang của mình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn số trang nằm trong chân trang, hãy làm theo các bước tương tự, nhưng bất cứ khi nào bạn thấy tôi làm gì đó trong tiêu đề, hãy làm trong chân trang.

Đầu tiên, nhấp đúp vào vùng tiêu đề của trang đầu tiên trong phần nội dung chính để kích hoạt nó và trong tab Đầu trang và chân trang trên ruy-băng, nhấp vào "Liên kết đến trang trước" để bỏ chọn.


Tiếp theo, làm tương tự ở phần tiêu đề của trang đầu tiên trong phần kết luận.


3. Bước 3: Thêm và Định dạng Số trang

Bây giờ bạn đã hủy liên kết tiêu đề của từng phần, đã đến lúc chèn và sửa đổi số trang.

Quay lại đầu tài liệu của bạn và nhấp đúp vào tiêu đề của trang đầu tiên trong phần giới thiệu của bạn. Sau đó, trong tab Header And Footer trên ribbon, nhấp vào "Page Number" và di chuột qua "Top Of Page" (hoặc "Bottom Of Page" nếu bạn đang đặt số trang ở chân trang).


Ở đó, chọn kiểu đánh số. Cá nhân tôi thích sử dụng kiểu căn giữa, đơn giản.


Vì bạn muốn đánh số trang trong phần giới thiệu là chữ số La Mã viết hoa, hãy mở rộng menu thả xuống "Số trang" một lần nữa, nhưng lần này, hãy nhấp vào "Định dạng số trang".


Sau đó, trong trường Định dạng số của hộp thoại Định dạng số trang, chọn "I, II, III..." và nhấp vào "OK".


Bây giờ, hãy cuộn qua phần giới thiệu để xem mỗi trang trong phần này có tuân theo định dạng đánh số mới này không. Khi bạn đến phần thân bài, bạn sẽ nhận thấy rằng các trang đó không được đánh số vì bạn đã hủy liên kết các phần trước đó.

Vì vậy, để thêm số trang vào phần này, hãy làm theo quy trình tương tự như khi bạn thêm số trang vào phần trước:

    Nhấp đúp vào tiêu đề của trang đầu tiên trong nội dung chính.
    Nhấp vào "Số trang" trong tab Đầu trang và Chân trang.
    Di chuột qua "Đầu trang".
    Chọn kiểu số.

Theo mặc định, Word sử dụng kiểu đánh số tiếng Ả Rập, phù hợp với kiểu bạn muốn sử dụng cho phần thân chính của luận văn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần thay đổi cài đặt để số đếm bắt đầu lại ở 1.


Để thực hiện điều này, hãy nhấp đúp vào tiêu đề của trang đầu tiên của phần thân chính và mở lại hộp thoại Định dạng số trang qua Số trang > Định dạng số trang. Sau đó, trong hộp thoại, hãy chọn "Bắt đầu tại" để tự động thêm số 1 vào trường Bắt đầu tại và nhấp vào "OK".


Bây giờ, mặc dù phần giới thiệu được đánh số bằng chữ số La Mã viết hoa, nhưng phần nội dung chính (phần 2) được đánh số bằng chữ số Ả Rập và bắt đầu lại từ 1.


Cuối cùng, bạn cần phải đổi số trang của phần kết luận thành số La Mã thường và bắt đầu đếm lại từ 1:

    Nhấp đúp vào tiêu đề của trang đầu tiên của phần kết luận.
    Nhấp vào "Số trang" trong tab Đầu trang và Chân trang.
    Di chuột qua "Đầu trang".
    Chọn kiểu số.
    Nhấp vào "Số trang" trong tab Đầu trang và chân trang một lần nữa, nhưng lần này hãy chọn "Định dạng số trang".

Trong hộp thoại Page Number Format, hãy thay đổi tùy chọn Number Format thành "i, ii, iii" và đánh dấu vào nút radio "Start At". Sau đó, nhấp vào "OK".


Bây giờ, các trang của phần giới thiệu được đánh số là I, II, III, v.v., các trang của phần thân bài được đánh số là 1, 2, 3, v.v., và các trang của phần kết luận được đánh số là i, ii, iii, v.v.




Xem nhanh số trang trong Ngăn dẫn hướng của Word, bạn có thể hiển thị bằng cách chọn "Ngăn dẫn hướng" trong tab Xem trên ruy-băng, rồi nhấp vào "Trang" trong chính ngăn đó.