VietNetwork.Vn

Tạo ấn tượng đúng đắn ngay từ đầu.

Thư xin việc là một trong những điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy khi bạn nộp đơn xin việc, vì vậy điều quan trọng là bạn phải làm đúng. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một lá thư xin việc tuyệt vời trong Microsoft Word và cung cấp cho bạn một số mẹo chung khác khi chúng ta thực hiện.


1. Những điều cần cân nhắc trước khi bạn bắt đầu

Có một số điều quan trọng bạn nên suy nghĩ trước khi bắt đầu viết thư để tiết kiệm thời gian sửa lại sau này.

1.1. Hãy xem xét cách hệ thống tự động sẽ diễn giải bức thư của bạn

Trước khi quyết định sử dụng một trong các mẫu có sẵn của Microsoft Word hay tự tạo mẫu, bạn nên cân nhắc xem các công ty sử dụng công nghệ như thế nào để sàng lọc nhiều lá thư xin việc được gửi đến hộp thư đến của họ.

Ví dụ, một số công ty sử dụng hệ thống theo dõi ứng dụng (ATS), hệ thống này sẽ tìm kiếm các từ khóa và cụm từ trong tài liệu. Với suy nghĩ này, việc định dạng quá mức thư xin việc của bạn có thể khiến tài liệu khó đọc hơn đối với các quy trình tự động này. Do đó, mặc dù định dạng phức tạp có thể giúp thư của bạn nổi bật về mặt thị giác, nhưng hãy cố gắng không làm mọi thứ trở nên phức tạp quá mức.

1.2. Giữ định dạng của bạn nhất quán

Bám sát chủ đề định dạng, cũng giống như việc giữ cho phông chữ và màu sắc nhất quán trong chính bức thư là điều quan trọng, bạn cũng nên nghĩ đến các tài liệu khác mà bạn đang gửi cùng lúc.

Ví dụ, nếu sơ yếu lý lịch của bạn sử dụng cỡ chữ Calibri là 12, thì việc sử dụng cỡ chữ Times New Roman là 14 trong thư xin việc có vẻ là một lựa chọn kỳ lạ đối với người đọc cả hai cùng lúc. Điều này có vẻ là một điều tầm thường cần cân nhắc, nhưng những thay đổi nhỏ nhất có thể tạo nên sự khác biệt lớn nhất.

1.3. Phù hợp phong cách viết của bạn với công việc

Mặc dù tôi không có ý định viết bài viết này như một bài học về tiếng Anh, nhưng với tư cách là một cựu giáo viên tiếng Anh, tôi cảm thấy cần phải khuyên bạn nên kiểm tra trang web và các kênh truyền thông xã hội của công ty mà bạn đang viết thư.

Nó sử dụng tiếng Anh Mỹ hay tiếng Anh Anh? Ngôn ngữ có nghiêm ngặt về mặt trang trọng hay công ty sử dụng giọng điệu thoải mái hơn? Thậm chí hãy dành một chút thời gian để quan sát cách định dạng nội dung và ghi nhớ điều này khi bạn viết thư. Nếu bạn có thể tạo ra sự nhất quán giữa bản thân và thương hiệu cũng như phong cách của công ty, bạn sẽ có khởi đầu tốt.

1.4. Trí tuệ nhân tạo có đáng sử dụng không?

Cuối cùng, hãy để tôi giải quyết vấn đề nan giải—trí tuệ nhân tạo hay cụ thể hơn là Microsoft Copilot. Mặc dù công cụ này chắc chắn có những lợi ích của nó, chẳng hạn như tạo ra tông giọng phù hợp, tăng tốc quá trình ứng tuyển và giúp bạn vượt qua tình trạng bí ý tưởng, nhưng bạn nên sử dụng nó một cách thận trọng.

Một số công ty có thể sử dụng phần mềm phát hiện AI có thể nhận ra một số từ và cụm từ mà Copilot đã chèn vào thư của bạn và nếu giọng điệu trong thư của bạn không khớp với giọng điệu của các tài liệu khác mà bạn gửi, điều này có thể khiến một số người nghi ngờ.

Nếu bạn khăng khăng muốn sử dụng AI để giúp mình, hãy sử dụng nó như một bản thảo thứ hai—bắt đầu bằng cách ghi lại ý tưởng của bạn trong một tài liệu Word, sau đó nhờ Copilot sắp xếp lại mọi thứ cho bạn nếu bạn không hài lòng với những gì bạn đã tạo ra. Đảm bảo rằng bạn cũng đọc lại thật kỹ, vì bạn không muốn có điều gì đó xuất hiện trong thư mà bạn không thể mở rộng trong một cuộc phỏng vấn.

2. Sử dụng mẫu của Word cho thư xin việc của bạn

Word có hàng ngàn mẫu cho nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm cả thư xin việc. Các mẫu thư xin việc của Word trông chuyên nghiệp và giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tạo thư xin việc từ một trang giấy trắng.

Để truy cập những mục này, hãy mở Word và nhấp vào "New" ở thanh bên trái của màn hình chào mừng của chương trình. Sau đó, cuộn xuống thanh tìm kiếm, đảm bảo "Office" được chọn, nhập Cover letter và nhấn Enter.


Sau đó, bạn sẽ thấy hàng chục hàng tùy chọn để bạn lựa chọn.


Với lời khuyên của tôi về ATS và tính nhất quán, hãy cuộn qua các tùy chọn cho đến khi bạn thấy tùy chọn phù hợp với mình, chọn tùy chọn đó để xem thêm chi tiết trong cửa sổ mới, sau đó nhấp vào "Tạo".

Nếu tất cả các mẫu thư xin việc xuất hiện trong kết quả tìm kiếm quá cầu kỳ, hãy thử nhập Thư xin việc cơ bản vào tìm kiếm. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn đơn giản hơn.


Sau đó, Word sẽ tải mẫu đó lên một tài liệu mới để bạn sử dụng và sửa đổi khi cần thiết. Bạn có thể nhấp vào văn bản trong thư xin việc để thay thế chỗ trống bằng từ ngữ của riêng bạn hoặc—tốt hơn nữa—xóa toàn bộ văn bản và chỉ giữ lại định dạng, để bạn có thể đảm bảo rằng toàn bộ công việc thực sự là của riêng bạn.


3. Tạo một lá thư xin việc từ đầu

Nếu bạn thấy không có mẫu nào phù hợp với mình hoặc nếu bạn có tính sáng tạo và muốn mọi thứ phù hợp hơn với phong cách của mình, hãy tự tạo một lá thư xin việc. Hơn nữa, như tôi đã đề cập trước đó, việc tự thiết kế định dạng thư xin việc có thể giúp bạn nhất quán hơn trong tất cả các tài liệu bạn gửi cho công ty.

3.1. Tạo một tiêu đề thư

Nếu bạn muốn tạo tiêu đề thư để thêm chút phong cách cho đầu thư, hãy nhấp đúp vào bất kỳ đâu trong tiêu đề và chọn "Trang đầu tiên khác nhau" trong tab Đầu trang và chân trang trên ruy-băng.


Sau đó, thiết kế tiêu đề thư ở phần đầu trang và nhấp đúp chuột vào bên ngoài vùng đầu trang khi hoàn tất.

3.2. Xác định các phong cách

Trong khi bạn có thể áp dụng định dạng trực tiếp cho văn bản của mình, sử dụng các kiểu của Word có nghĩa là thư của bạn sẽ được định dạng nhất quán và an toàn. Các kiểu có sẵn trong Style Gallery trong tab Home trên ribbon và bạn có thể sử dụng các kiểu được xác định trước đã có sẵn hoặc nhấp chuột phải vào một kiểu và chọn "Modify" để sửa đổi các thuộc tính của kiểu đó.


Kiểu Bình thường được sử dụng cho phần nội dung chính của bức thư và việc sửa đổi kiểu này sẽ ảnh hưởng đến các kiểu khác.

Trong hộp thoại Modify Style, hãy chuyển đổi giữa các thuộc tính khác nhau trong menu thả xuống Format. Khi viết thư xin việc, ít nhất bạn nên thiết lập phông chữ và cài đặt đoạn văn, nhưng cũng đáng để kiểm tra các tùy chọn khác, trong trường hợp có bất kỳ điều gì khác bạn muốn xác định.


Sau đó, để áp dụng từng kiểu cho các phần khác nhau của thư xin việc, hãy đặt con trỏ vào đoạn văn có liên quan và nhấp vào kiểu phù hợp trong Thư viện kiểu.

Văn bản trong thư xin việc phải có màu đen và không lớn hơn cỡ 12. Bạn cũng nên cân nhắc kỹ về phông chữ mà bạn muốn sử dụng —tránh phông chữ script và monospacing, chẳng hạn như Lucida Handwriting và Courier New, vì chúng quá giản dị và mang tính phong cách đối với một tài liệu quan trọng như thư xin việc. Các phông chữ serif nổi tiếng như Times New Roman và phông chữ sans serif như Aptos phù hợp hơn cho mục đích này.

3.3. Hãy xem xét cách bố trí của bạn

Thư xin việc phải dễ đọc và chắc chắn không quá dài. Trên thực tế, nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể rằng thư xin việc không được vượt quá một mặt của tờ A4, vì vậy hãy định dạng tác phẩm của bạn sao cho bạn có thể đưa vào càng nhiều thông tin quan trọng càng tốt mà không khiến nó trông quá tải. Tránh sự cám dỗ thu hẹp lề trang—hãy sử dụng các phép đo mặc định của Word, vì làm như vậy sẽ giúp giữ cho bức thư của bạn chuyên nghiệp và trình bày tốt.

Ngoài ra, hãy nghĩ về cách bạn có thể nhấn mạnh những chi tiết quan trọng nhất. Ví dụ, bạn có thể in đậm một số từ khóa hoặc sử dụng công cụ bullet point của Word để liệt kê một số điểm mạnh của mình. Bằng mọi giá, hãy tránh sử dụng các phông chữ màu khác nhau để nhấn mạnh—điều này có thể khiến thư của bạn trông thiếu chuyên nghiệp ngay lập tức và những người bị mù màu có thể thấy một số màu nhất định khó đọc hơn.

4. Một vài lời khuyên cuối cùng trước khi bạn gửi

Được rồi, bức thư của bạn trông ổn và bạn gần như đã sẵn sàng. Nhưng hãy đợi đã! Trước khi gửi, bạn cần làm thêm một vài việc nữa:

• Hãy đọc lại cẩn thận bài viết của bạn: Sử dụng Microsoft Editor để giúp bạn thực hiện việc này. Nhấp vào Review > Editor và nhấp vào các gợi ý trong thanh bên ở bên phải.
• Lưu thư của bạn dưới dạng mẫu : Điều này sẽ giúp bạn không phải bắt đầu lại từ đầu vào lần tiếp theo khi bạn muốn tạo thư xin việc mới. Để thực hiện việc này, hãy nhấn F12 và thay đổi trường Lưu dưới dạng thành "Mẫu". Sau đó, bạn sẽ thấy nó trên màn hình chào mừng khi bạn mở Microsoft Word lần sau và nhấp vào Mới > Cá nhân.
• Sử dụng tên tệp phù hợp: Cuối cùng nhưng có lẽ quan trọng nhất, nếu bạn gửi thư dưới dạng tệp đính kèm email hoặc thông qua biểu mẫu trên trang web tuyển dụng, hãy đảm bảo thư của bạn được lưu dưới tên tệp phù hợp, vì đây sẽ là một trong những điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ thấy!

Và thế là xong! Thư xin việc của bạn đã sẵn sàng! Chúc may mắn!

Ngoài việc giữ cho thư xin việc chỉ trong một trang, hãy thực hiện một số thay đổi định dạng đơn giản cho sơ yếu lý lịch để giữ cho nó ngắn gọn.