VietNetwork.Vn

Gây ấn tượng với bạn bè và đồng nghiệp của bạn bằng mẹo hữu ích này.

Một cách để hiển thị số liệu trong bảng Excel theo các khoảng thời gian nhất định là sử dụng các nút lọc. Tuy nhiên, cách tốt hơn để thực hiện việc này là sử dụng dòng thời gian, tùy chọn bộ lọc động cho phép bạn nhanh chóng hiển thị dữ liệu từ từng ngày, tháng, quý hoặc năm.


1. Bước 1: Biến dữ liệu của bạn thành PivotTable

Bước đầu tiên là chuyển dữ liệu Excel thô của bạn thành PivotTable. Để thực hiện việc này, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu đã định dạng hoặc chưa định dạng của bạn và nhấp vào "PivotTable" trên tab Insert trên ribbon.


Sau đó, trong hộp thoại, hãy kiểm tra xem toàn bộ phạm vi dữ liệu đã được chọn chưa, bao gồm cả tiêu đề, và chọn "New Worksheet" hoặc "Existing Worksheet", tùy thuộc vào nơi bạn muốn dữ liệu và dòng thời gian của mình nằm. Tôi thích tạo PivotTable trên các worksheet mới, để tôi có một canvas trống để sử dụng các công cụ và tính năng của nó. Sau khi bạn đã lựa chọn, hãy nhấp vào "OK".


Bây giờ, trong ngăn PivotTable Fields, hãy kiểm tra các trường mà bạn muốn PivotTable của mình hiển thị. Trong trường hợp của tôi, tôi muốn xem cả tổng doanh số tháng và doanh số bán hàng, vì vậy tôi sẽ kiểm tra cả hai trường.


Vì Excel nhận ra rằng dữ liệu của tôi bao gồm tháng và giá trị nên nó sẽ tự động đặt trường Tháng vào hộp Hàng và trường Tổng doanh số vào hộp Giá trị.


Lưu ý, Excel đã thêm năm và quý vào hộp Rows của PivotTable trong ảnh chụp màn hình ở trên. Điều này có nghĩa là PivotTable của tôi đã được cô đọng thành đơn vị thời gian lớn nhất (trong trường hợp này là năm) và tôi có thể nhấp vào biểu tượng "+" và "-" để mở rộng và thu hẹp PivotTable để hiển thị và ẩn các số liệu hàng quý và hàng tháng.


Tuy nhiên, vì tôi muốn PivotTable của mình luôn hiển thị dữ liệu hàng tháng đầy đủ, tôi sẽ nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh mỗi trường khác trong ngăn Trường PivotTable và nhấp vào "Xóa trường", chỉ để lại trường Tháng ban đầu trong hộp Hàng. Việc xóa các trường này giúp dòng thời gian hoạt động hiệu quả hơn và tôi có thể thêm lại chúng trực tiếp thông qua dòng thời gian của mình khi nó đã sẵn sàng.


Bây giờ, PivotTable của tôi hiển thị từng tháng và tổng doanh số tương ứng.


2. Bước 2: Chèn Bộ lọc Dòng thời gian của bạn

Bước tiếp theo là thêm một dòng thời gian được liên kết với dữ liệu này. Với bất kỳ ô nào trong PivotTable được chọn, hãy mở tab "Chèn" trên ruy-băng và nhấp vào "Dòng thời gian".


Trong hộp thoại xuất hiện, hãy chọn "Tháng" (hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào bạn có trong bảng) và nhấp vào "OK".


Bây giờ, hãy định vị lại và thay đổi kích thước dòng thời gian trên bảng tính của bạn để nó nằm gọn gàng gần PivotTable của bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi đã chèn thêm một số hàng phía trên bảng của mình và di chuyển dòng thời gian lên đầu bảng tính của mình.


Ẩn đường lưới của bảng tính Excel để làm nổi bật đồ họa và cải thiện thêm giao diện của bảng tính.

Bây giờ bạn có thể sử dụng dòng thời gian để hiển thị dữ liệu đã chọn trong PivotTable của mình. Ví dụ, nếu tôi nhấp vào "JUL" bên dưới nhãn 2024, chỉ dữ liệu từ tháng 7 năm 2024 mới hiển thị trong bảng.


Để hiển thị nhiều hơn một tháng cùng một lúc, hãy nhấp và kéo các tay cầm ở cạnh trái và phải của thanh màu trong dòng thời gian. Hoặc, nhấp vào một tháng, giữ Shift và nhấp vào một tháng khác để hiển thị hai tháng đó và tất cả các tháng ở giữa. PivotTable của bạn cũng sẽ hiển thị một hàng tổng cộng để phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.


Một cách khác để sử dụng dòng thời gian là chọn các đơn vị thời gian khác nhau, như quý hoặc năm. Mặc dù bạn đã xóa những đơn vị này trong ngăn PivotTable Fields trước đó, chúng vẫn xuất hiện dưới dạng bộ lọc trong dòng thời gian của bạn.

Chỉ cần nhấp vào mũi tên hướng xuống ở góc trên bên phải của hộp dòng thời gian và nhấp vào "Quý". Trong trường hợp của tôi, tôi muốn bảng của mình hiển thị dữ liệu cho từng tháng trong ba quý đầu tiên của năm 2023, vì vậy tôi đã chọn những dữ liệu này trên dòng thời gian của mình.


Chọn dòng thời gian và nhấn Alt+C để xóa các ngày đã chọn và hiển thị lại toàn bộ dữ liệu. Hoặc, nhấp vào biểu tượng bộ lọc có dấu thập đỏ, nằm ở góc trên bên phải của hộp dòng thời gian.

3. Bước 3: Định dạng Bộ lọc Dòng thời gian của bạn

Ngoài việc thay đổi kích thước và định vị lại dòng thời gian, bạn cũng có thể định dạng nó để trông giống như vậy. Khi bạn chọn dòng thời gian, Excel sẽ thêm tab Dòng thời gian vào ribbon. Tại đó, bạn có thể chọn nhãn nào sẽ hiển thị bằng cách chọn và bỏ chọn các tùy chọn trong nhóm Hiển thị hoặc chọn một thiết kế khác trong nhóm Kiểu dòng thời gian.


Mặc dù không có cách nào để định dạng lại các kiểu dòng thời gian được cài đặt sẵn, bạn có thể tạo một bản sao của một kiểu và định dạng lại kiểu đó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào kiểu bạn đã chọn và nhấp vào "Sao chép".


Sau đó, trong hộp thoại Sửa đổi kiểu dòng thời gian, hãy đổi tên kiểu mới của bạn trong trường "Tên" và nhấp vào "Định dạng".


Bây giờ, hãy chạy qua các tab "Phông chữ", "Viền" và "Điền" để áp dụng thiết kế của riêng bạn vào dòng thời gian và nhấp vào "OK" hai lần khi hoàn tất để đóng cả hai hộp thoại và lưu kiểu mới.


Cuối cùng, khi đã chọn dòng thời gian, hãy nhấp vào kiểu dòng thời gian mới mà bạn vừa tạo để áp dụng định dạng của nó.

Để điều chỉnh thêm thiết kế cho kiểu dòng thời gian mới, hãy nhấp chuột phải vào kiểu trong nhóm Kiểu dòng thời gian của tab Dòng thời gian và nhấp vào "Sửa đổi".

4. Tiến thêm một bước nữa: Thêm PivotChart

Bước cuối cùng để tận dụng tối đa dòng thời gian của bạn là thêm PivotChart, PivotChart sẽ cập nhật theo ngày bạn chọn trong dòng thời gian của mình. Chọn bất kỳ ô nào trong PivotTable của bạn và trong tab Chèn trên ruy-băng, hãy nhấp vào "PivotChart".


Bây giờ, trong hộp thoại Insert Chart, hãy chọn một loại biểu đồ trong menu bên trái và một biểu đồ trong vùng chọn bên phải. Trong trường hợp của tôi, tôi đã chọn một biểu đồ cột nhóm đơn giản. Sau đó, nhấp vào "OK".


Thay đổi vị trí và kích thước biểu đồ, nhấp đúp vào tiêu đề biểu đồ để đặt tên mới và nhấp vào nút "+" để chọn nhãn sẽ hiển thị.


Bây giờ, hãy chọn một khoảng thời gian trên dòng thời gian của bạn và xem cả PivotTable và PivotChart hiển thị dữ liệu có liên quan.

Một cách khác để lọc dữ liệu nhanh trong bảng Excel là thêm một bộ lọc dữ liệu Excel, một loạt các nút biểu diễn các danh mục hoặc giá trị khác nhau trong dữ liệu của bạn. Lợi ích bổ sung của việc sử dụng bộ lọc là chúng không yêu cầu bạn phải chuyển đổi dữ liệu của mình thành PivotTable—chúng hoạt động hiệu quả như với các bảng Excel thông thường.