VietNetwork.Vn

Một trong những hàm tra cứu đơn giản hơn của Excel.

DGET là một hàm tra cứu đơn giản được thiết kế để truy xuất một giá trị duy nhất từ một cột trong bảng hoặc cơ sở dữ liệu. Nó đặc biệt hữu ích để trích xuất một điểm dữ liệu duy nhất từ một bảng tính lớn, giúp bạn không phải cuộn vô tận để tìm thông tin bạn cần.


Trong hướng dẫn này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cú pháp của hàm, cho bạn xem một số ví dụ thực tế và thảo luận về một số ưu và nhược điểm của hàm này.

1. Cú pháp DGET

Sau đây là cú pháp cho hàm này:

=DGET(a,b,c)
Trong đó:

    a là cơ sở dữ liệu—phạm vi các ô (bao gồm tiêu đề cột) mà công thức sẽ lấy dữ liệu. Cơ sở dữ liệu phải được trình bày theo cách mà các danh mục (như tên, địa chỉ và tuổi) nằm trong các cột và dữ liệu (bản ghi) nằm trong các hàng.
    b là trường—nhãn danh mục cột mà Excel sẽ sử dụng để tìm kiếm đầu ra. Đây có thể là một từ hoặc chuỗi từ trong dấu ngoặc kép (DGET không phân biệt chữ hoa chữ thường) hoặc tham chiếu ô.
    c là tiêu chí—phạm vi ô chứa các điều kiện để tra cứu.

Cả ba đối số cho hàm này đều là bắt buộc, nghĩa là nếu bạn bỏ sót bất kỳ đối số nào, Excel sẽ trả về lỗi #VALUE!.

Để tôi có thể giải thích rõ hơn cho bạn, sau đây là một số ví dụ.

2. Ví dụ 1: Một tiêu chí

Chúng ta hãy bắt đầu với ví dụ rất cơ bản này, đó là danh sách ID, tên, phòng ban và thời gian công tác của nhân viên.

2.1. Thiết lập bảng tính

Bảng màu xanh ở trên cùng là bảng truy xuất của tôi và bảng màu xanh lá cây bên dưới là cơ sở dữ liệu của tôi. Mục đích là trả về tên, họ, phòng ban và thời gian phục vụ của nhân viên trong bảng truy xuất màu xanh khi tôi nhập ID của họ vào ô A2.


Trước khi tôi chỉ cho bạn cách kéo dữ liệu từ bảng cơ sở dữ liệu màu xanh lá cây sang bảng truy xuất màu xanh lam, hãy để tôi nêu bật một vài điều quan trọng trong ảnh chụp màn hình ở trên:

    Trong bảng cơ sở dữ liệu màu xanh lá cây của tôi, mỗi cột là một danh mục khác nhau và mỗi hàng là một bản ghi khác nhau.
    Cả bảng cơ sở dữ liệu và bảng truy xuất đều chứa cùng tiêu đề.
    Vì mỗi nhân viên có một ID duy nhất nên tôi biết hàm DGET sẽ không trả về lỗi #NUM!

2.2. Thêm danh sách thả xuống

Để giúp tôi khỏi phải nhập ID nhân viên vào ô A2 mỗi lần, tôi sẽ tạo một danh sách thả xuống gồm những số này.

Nếu bạn muốn làm tương tự, hãy chọn ô có liên quan và nhấp vào "Data Validation" trong tab Data. Sau đó, chọn "List" trong trường Allow và chọn các ô chứa dữ liệu thả xuống trong trường Source. Trong ví dụ của tôi, mặc dù tôi chỉ có 175 ID trong cơ sở dữ liệu của mình, tôi đã mở rộng danh sách xác thực dữ liệu đến ô A236, do đó bất kỳ ID nào tôi thêm vào sẽ được đưa vào danh sách thả xuống của tôi.


Lưu ý ô A2 hiện có mũi tên thả xuống, có thể nhấp vào để hiển thị danh sách đầy đủ ID.


Sau khi chọn một trong những ID này, tôi đã sẵn sàng bắt đầu truy xuất DGET.

2.3. Công thức DGET

Trong ô B2, tôi sẽ nhập:

=DGET($A$4:$E$172,B1,$A$1:$A$2)
vì các ô A4 đến E172 biểu diễn cơ sở dữ liệu của tôi, giá trị trong B1 (tên) là danh mục hoặc trường tôi muốn Excel tìm kiếm và các ô A1 và A2 (tên danh mục "ID" và ID trong ô A2 được chọn từ danh sách thả xuống của tôi) là tiêu chí. Khi tôi nhấn Enter, tôi có thể thấy Excel đã truy xuất thành công tên dựa trên ID trong ô A2.


Đối số a và c chứa các ký hiệu đô la ($) trước các tham chiếu cột và hàng vì chúng là các tham chiếu tuyệt đối. Nói cách khác, các tham chiếu này sẽ không bao giờ thay đổi—tôi sẽ luôn sử dụng ID để tạo tra cứu và cơ sở dữ liệu sẽ luôn nằm trong các ô này. Tôi đã thêm các ký hiệu đô la này bằng cách nhấn F4 sau khi thêm từng tham chiếu vào công thức của mình.

Tuy nhiên, tôi cố tình để đối số b làm tham chiếu tương đối, vì bây giờ tôi sẽ sử dụng công thức điền của Excel để áp dụng cùng công thức cho các danh mục còn lại trong bảng truy xuất của mình (họ, phòng ban và thời gian phục vụ).


Lưu ý cách công thức trong ô E2 lấy tên trường từ ô E1, trong khi các tham chiếu cơ sở dữ liệu và tiêu chí vẫn cố định.


Bây giờ tôi có thể chọn một ID khác trong ô A2 bằng cách sử dụng menu thả xuống mà tôi đã tạo để lấy thông tin chi tiết của những nhân viên khác.

Nếu bạn đã định dạng cơ sở dữ liệu của mình bằng công cụ định dạng bảng của Excel, đối số a sẽ là tên bảng (còn gọi là tham chiếu có cấu trúc ) thay vì tham chiếu ô của bảng.

3. Ví dụ 2: Nhiều tiêu chí

Để tra cứu cụ thể hơn—hữu ích nếu DGET của bạn liên tục trả về lỗi #NUM! do có nhiều hơn một kết quả trùng khớp—bạn có thể sử dụng nhiều hơn một tiêu chí trong đối số c.

Ở đây, tôi muốn trả về ID, tên và họ của một nhân viên mà tôi biết đã làm việc tại phòng Nhân sự trong mười năm nhưng tôi không nhớ tên anh ấy.


Đầu tiên, trong ô A2, tôi sẽ nhập:

=DGET($A$4:$E$172,A1,$D$1:$E$2)
trong đó các ô A4 đến A172 chứa cơ sở dữ liệu của tôi, ô A1 là danh mục và các ô D1 đến E2 chứa hai tiêu chí của tôi. Trên thực tế, Excel đang tạo một chuỗi logic AND giữa các ô D2 và E2 để xác định tiêu chí của tôi.
Công thức DGET trong Excel dùng để truy xuất ID dựa trên hai tiêu chí trong bảng truy xuất.


Vì tôi đã sửa tham chiếu cơ sở dữ liệu và tiêu chí của mình nhưng vẫn để tham chiếu danh mục là tương đối, nên tôi có thể sao chép công thức trong các ô còn lại của bảng truy xuất để nhớ tên nhân viên này.


Nếu bạn quen thuộc hơn với VLOOKUP, bạn có thể nhận thấy rằng bạn có thể sử dụng DGET để lấy dữ liệu từ bên phải hoặc bên trái nơi bạn nhập công thức, một tính linh hoạt mà VLOOKUP không cung cấp.

Bạn cũng có thể tạo chuỗi logic OR bằng cách thêm một hàng khác vào bảng truy xuất của mình. Ví dụ, nếu tôi biết rằng ai đó đã làm việc trong một hoặc hai năm, nhưng tôi không nhớ tên của họ, tôi sẽ nhập 1 vào ô E2, 2 vào ô E3 và mở rộng đối số c để bao phủ các ô từ E1 đến E3. Sau đó, Excel sẽ tìm kiếm và trả về một mục có 1 hoặc 2 là thời gian phục vụ. Tuy nhiên, nếu có nhiều hơn một người đáp ứng các tiêu chí này, Excel sẽ trả về lỗi #NUM!.

4. Ưu điểm của việc sử dụng DGET

Bạn có thể thắc mắc, "Tại sao tôi phải sử dụng DGET khi có những chức năng khác tiên tiến hơn?" Sau đây là một số lợi ích khi sử dụng công cụ này:

    DGET chỉ có ba đối số, khiến nó dễ sử dụng hơn nhiều so với các hàm tra cứu khác trong Excel.
    Hàm DGET là một công cụ cũ! Điều này có nghĩa là, không giống như một số hàm hiện đại hơn (như XLOOKUP ), nó tương thích với các phiên bản Excel cũ hơn.
    Trong khi VLOOKUP chỉ có thể thực hiện tìm kiếm theo hướng phải thì DGET có thể trả về giá trị ở bên trái cột tra cứu.
    DGET thích ứng ngay lập tức với những thay đổi về tiêu chí.
    Chức năng này hoạt động với cả văn bản và số.

5. Nhược điểm của việc sử dụng DGET

Mặt khác, mặc dù tính đơn giản của DGET giúp dễ sử dụng, nhưng cũng có một số nhược điểm cần lưu ý:


Trong bài viết này, tôi đã thảo luận về DGET, VLOOKUP, HLOOKUP và XLOOKUP, một số hàm tra cứu nổi tiếng nhất của Excel. Tuy nhiên, sẽ là thiếu sót nếu tôi không đề cập đến INDEX và MATCH, khi kết hợp lại, chúng là những lựa chọn thay thế mạnh mẽ, linh hoạt và có thể thích ứng.