VietNetwork.Vn

Google Trang tính là công cụ tuyệt vời để tính toán và phân tích dữ liệu, nhưng nó cũng cung cấp một số công cụ tích hợp để theo dõi cơ bản các dự án nhóm. Hầu hết mọi người nghĩ về Google Trang tính như một ứng dụng web để tạo và xem bảng tính nhằm phân tích dữ liệu nhưng nó cũng có thể được sử dụng để quản lý dự án cơ bản. Mặc dù Trang tính thiếu các tính năng nâng cao của phần mềm quản lý tác vụ toàn diện nhưng bạn có thể tạo bảng tính để theo dõi tiến độ mà bạn và đồng nghiệp thực hiện trong một dự án nhóm.

Hướng dẫn này trình bày chi tiết về các thành phần trong Google Trang tính mà bạn có thể sử dụng để trợ giúp theo dõi dự án. Điều này bao gồm việc sử dụng các mẫu được thiết kế để quản lý dự án, thêm menu thả xuống với các tùy chọn trạng thái đặt trước mà bạn và đồng nghiệp của mình có thể cập nhật khi hoàn thành nhiệm vụ; và gắn thẻ đồng nghiệp để phân công nhiệm vụ cho họ.

1. Bắt đầu với mẫu quản lý dự án

Google Trang tính bao gồm một số mẫu để quản lý dự án. Tất nhiên, bạn không cần phải sử dụng mẫu nhưng nó có thể giúp bạn bắt đầu thiết kế bảng tính của mình một cách thuận lợi. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh nó theo dự án của bạn.

Từ Google Trang tính: Ở đầu trang chủ Google Trang tính, bạn sẽ thấy tiêu đề "Bắt đầu bảng tính mới" cùng với một hàng hình thu nhỏ bên dưới. Những hình thu nhỏ này là mẫu. Nhấp vào Thư viện mẫu ở phía trên bên phải của hình thu nhỏ và bạn sẽ được đưa đến một trang đầy đủ có các hình thu nhỏ của mẫu.

Từ Google Drive: Trên trang chủ Drive của bạn, nhấp vào nút Mới ở phía trên bên trái. Trên menu xuất hiện, giữ con trỏ lên mũi tên ở bên phải Google Trang tính và chọn Từ mẫu. Bạn sẽ thấy một trang có hình thu nhỏ mẫu.


Trên trang "Thư viện mẫu", cuộn xuống cho đến khi bạn thấy tiêu đề "Quản lý dự án". Có bốn mẫu để lựa chọn: Biểu đồ Gantt, Dòng thời gian dự án, Theo dõi dự án và Dòng thời gian tiếp thị sự kiện. Nhấp vào hình thu nhỏ để bắt đầu bảng tính mới bằng mẫu đó.

Ví dụ: mẫu "Theo dõi dự án" bao gồm các khu vực mà bạn có thể theo dõi một hoặc nhiều giai đoạn của dự án. Trong mỗi dự án hoặc giai đoạn, bạn có thể nhập các nhiệm vụ cụ thể cần thiết để hoàn thành dự án, cùng với trạng thái, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, người được giao, số giờ ước tính, v.v. cho mỗi nhiệm vụ.


Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng tính để bắt đầu điều chỉnh nó cho dự án của riêng bạn.

Để thay đổi bất kỳ trường văn bản nào: Chỉ cần chọn trường đó và bắt đầu nhập.

Để thay đổi trường ngày: Nhập ngày mới hoặc nhấp đúp để hiển thị lịch nhỏ nơi bạn có thể chọn ngày.

Để chọn một tùy chọn khác từ danh sách thả xuống: Danh sách thả xuống có mũi tên xuống nhỏ ở bên phải ô. Bấm đúp vào ô (hoặc bấm vào mũi tên xuống của ô đó) để xem các tùy chọn khác để chọn. Chọn một trong các tùy chọn và nó sẽ xuất hiện trong ô. (Thông tin thêm về danh sách thả xuống sau.)

Để xóa bất kỳ cột hoặc hàng nào bạn không cần: Chọn cột hoặc hàng, nhấp chuột phải và chọn Xóa cột hoặc Xóa hàng.

Để thêm cột hoặc hàng: Thực hiện tương tự và chọn Insert 1 cột left, Insert 1 row right, Insert 1 row Above, hoặc Insert 1 row Below.

Bằng cách này, bạn có thể điều chỉnh mẫu cho phù hợp hoàn hảo với dự án của mình.

2. Tạo hoặc tùy chỉnh danh sách thả xuống

Bạn có thể tạo danh sách thả xuống liệt kê các số hoặc từ cụ thể mà bạn đã nhập làm lựa chọn đặt trước. Hoặc nếu bạn đang làm việc từ mẫu đã bao gồm danh sách thả xuống, bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa tùy chọn trong bất kỳ danh sách thả xuống nào.

Trong bảng tính quản lý dự án, sẽ rất hữu ích khi có danh sách thả xuống trạng thái cho từng nhiệm vụ, với các tùy chọn như Đang chờ, Chưa bắt đầu, Đang tiến hành và Đã hoàn thành, như trong mẫu "Theo dõi dự án" mà chúng tôi đã xem xét trước đó. Bạn có thể nâng cao các menu thả xuống này bằng màu nền biểu thị trạng thái trong nháy mắt.


Chúng tôi sẽ không đi sâu vào tất cả các chi tiết về việc tạo danh sách thả xuống từ đầu ở đây. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng danh sách thả xuống trong Google Trang tính để được hướng dẫn đầy đủ. Thay vào đó, chúng tôi sẽ tập trung vào việc chỉnh sửa danh sách thả xuống hiện có, bao gồm cả việc thêm màu nền.

Để chỉnh sửa danh sách thả xuống: Nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở cạnh phải của ô chứa danh sách, sau đó nhấp vào biểu tượng bút chì ở cuối menu xuất hiện. Thanh bên "Quy tắc xác thực dữ liệu" mở ra ở bên phải bảng tính của bạn, hiển thị các quy tắc cho danh sách thả xuống này.


Mỗi tùy chọn xuất hiện trong danh sách thả xuống nằm trong một hộp văn bản riêng ở thanh bên. Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ mục nào bằng cách nhấp vào mục đó và nhập văn bản hoặc số mới. Để thay đổi màu của một mục trong danh sách thả xuống, hãy nhấp vào biểu tượng vòng tròn ở bên trái và chọn màu.

Nếu danh sách thả xuống là do bạn tự tạo, bạn có thể chỉnh sửa thêm bằng cách thêm nhiều tùy chọn hơn hoặc kéo và thả các tùy chọn để sắp xếp lại chúng. (Xem hướng dẫn thả xuống của chúng tôi để biết chi tiết.) Nếu bạn đang làm việc với một danh sách thả xuống là một phần của mẫu, bạn không thể thêm hoặc sắp xếp lại các tùy chọn.

Để xóa danh sách thả xuống khỏi một ô: Nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở cạnh phải của ô chứa danh sách, sau đó nhấp vào biểu tượng bút chì trong menu. Ở cuối thanh bên "Quy tắc xác thực dữ liệu", hãy nhấp vào nút Xóa quy tắc.

Bạn có thể thực hiện nhiều thao tác khác với danh sách thả xuống có thể hữu ích cho việc quản lý dự án, chẳng hạn như áp dụng định dạng có điều kiện dựa trên các giá trị. Ví dụ: bạn có thể chỉ định thang màu có phạm vi từ màu đỏ cho dự án đã hoàn thành 10% đến màu xanh lục khi dự án đã hoàn thành 100%. Hướng dẫn thả xuống của chúng tôi có hướng dẫn đầy đủ.

3. Gắn thẻ những người bạn đang làm việc cùng

Nhập biểu tượng @ bên trong một ô trong Google Trang tính sẽ mở một bảng liệt kê một số người được đề xuất trong danh bạ của bạn — hoặc bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của người đó để kéo họ lên. Nhấp vào tên của người đó và tên đó sẽ được chèn vào ô dưới dạng một con chip thông minh.


Khi bạn di con trỏ qua ô này, một thẻ hồ sơ nhỏ dành cho chúng sẽ bật lên. Trên đó, bạn và những người khác mà bạn đã chia sẻ bảng tính có thể nhấp vào biểu tượng để gửi email cho người này, bắt đầu tin nhắn văn bản hoặc trò chuyện video với họ hoặc thêm họ vào sự kiện trên lịch của bạn.

Điều này đặc biệt hữu ích trong tình huống quản lý dự án vì bạn có thể lắp chip thông minh của đồng nghiệp để giao nhiệm vụ cho họ. Nếu những cộng tác viên khác cần tìm hiểu thêm thông tin về nhiệm vụ đó, họ sẽ có thể liên hệ trực tiếp với người được giao ngay trong bảng tính theo dõi dự án.

4. Chia sẻ và cộng tác trên bảng tính quản lý dự án

Bạn có thể sử dụng bảng tính để theo dõi các dự án cá nhân của riêng mình nhưng giá trị thực sự sẽ đến khi nhiều người có thể xem và cộng tác trên bảng tính để theo dõi chung một dự án nhóm. Để làm điều đó, trước tiên bạn cần chia sẻ bảng tính với họ.

Khi bạn đang xem bảng tính của mình, hãy nhấp vào nút Chia sẻ ở phía trên bên phải. Hoặc từ trang chủ Google Drive của bạn, hãy nhấp để đánh dấu bảng tính bạn muốn chia sẻ. Sau đó, về phía trên bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ (hình bóng đầu và vai có dấu +).

Thông qua một trong hai phương pháp, bảng Chia sẻ sẽ mở ra.


Trong hộp nhập, nhập địa chỉ email (hoặc tên trong Danh bạ Google của bạn) của những người mà bạn muốn chia sẻ. Theo mặc định, những người bạn mời vào bảng tính của mình có thể chỉnh sửa và chia sẻ lại bảng tính với người khác.

Để thay đổi quyền truy cập cho những người được mời của bạn: Nhấp vào Trình chỉnh sửa ở bên phải hộp nhập và chọn Người xem hoặc Người nhận xét từ menu thả xuống. Người xem có thể xem tất cả dữ liệu trong bảng tính nhưng không thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về nó. Người nhận xét có thể đính kèm nhận xét vào các ô cụ thể nhưng nhận xét của họ sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu trong bảng tính của bạn.

Đối với bảng tính quản lý dự án, bạn hầu như muốn một số đồng nghiệp có thể chỉnh sửa bảng tính - ví dụ: thay đổi trạng thái thả xuống khi nhiệm vụ được hoàn thành và cập nhật các trường khác với thông tin bổ sung. Tuy nhiên, việc cho phép bất kỳ ai xem bảng tính thay đổi tất cả các khía cạnh của bảng tính có thể dẫn đến sự hỗn loạn, vì vậy, nên giới hạn quyền của Người chỉnh sửa cho một nhóm nhỏ cộng tác viên cốt lõi, sau đó chỉ định quyền của Người xem hoặc Người nhận xét cho bất kỳ ai khác.

Cách dễ nhất để chỉ định các cấp độ quyền khác nhau cho các nhóm người khác nhau là gửi các lời mời khác nhau. Trước tiên, hãy mời những người bạn muốn có trạng thái Biên tập viên: thêm tên hoặc địa chỉ email của họ vào hộp nhập, nhập tin nhắn cho họ và nhấp vào Gửi. Tiếp theo, nhấp lại vào nút Chia sẻ, thêm nhóm tên hoặc địa chỉ email khác vào hộp nhập, thay đổi Trình chỉnh sửa thành Người xem hoặc Người bình luận, nhập tin nhắn. và nhấp vào Gửi.

Để quản lý quyền truy cập bất kỳ lúc nào: Khi bạn đang xem bảng tính của mình, hãy nhấp vào nút Chia sẻ ở phía trên bên phải. Hoặc, từ trang chủ Google Drive của bạn, hãy nhấp để đánh dấu bảng tính của bạn và nhấp vào biểu tượng ảnh chụp chân dung hình bóng. bảng mở ra liệt kê tất cả những người có quyền truy cập vào bảng tính. Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải tên của bất kỳ người nào và trên menu thả xuống mở ra, hãy thay đổi quyền truy cập của họ thành Người xem, Người bình luận, Người chỉnh sửa hoặc Xóa quyền truy cập.


Để biết thêm thông tin về cách chia sẻ trên bảng tính, bao gồm cách ngăn không cho tải xuống, in hoặc chia sẻ lại bảng tính, hãy xem bảng tóm tắt Google Trang tính của chúng tôi. Và để biết thông tin chi tiết về cách cộng tác trên bảng tính, bao gồm cả cách cộng tác trong thời gian thực, hãy xem "Cách cộng tác trên tài liệu" trong bảng tóm tắt Google Drive của chúng tôi.